运营管理手册 - 天津建华工程咨询管理公司

JHZX/YYGLSC A.0 企业宗旨：提升服务品质，为客户创造价值经营理念：诚信、专业，全方位、全过程经营理念企业精神：学习、吸收、创新、卓越企业使命：保证企业增值 体现员工价值企业定位建华工程咨询管理公司是天津市建筑设计院在工程管理、咨询业务方面系统化、规范化的下属企业。在院设计主业环境下，着眼于工程管理和咨询业务的建设与发展；以项目管理、总承包管理、工程监理的工程管理为业务主体，将咨询业务作为企业发展的技术基础，同时在工程前期策划、工程顾问、设计管理及咨询方面形成企业特色，与设计院设计业务形成差别的同时，又相互补充。发展思路为实现企业定位，在业务的建设中遵循：以项目管理为业务主体，兼顾工程监理和工程顾问多元化发展，主要体现在1. 工程监理要做精；2. 项目管理、总承包管理规模化和规范化；3. 实现设计人员以工程设计为主导向设计管理和工程顾问为主导的转型。管理思路1.实行事业部制，将公司业务划分为三个业务部：工程监理事业部；项目管理事业部；工程咨询事业部；2.以业务建设为主线，完善管理构架，企业推动和业务部自主发展相结合。实行以事业部为核算考核中心，建立相适应的不同绩效考核制度；3.统筹建立支持保障体系。目 录第一章 前言 1第二章 组织系统 1 2.1 公司组织机构图 2 2.2 工作组织系统职能 3第三章 各部门工作职责、流程 1 3.1 总经理、书记 2 3.2 综合办公室 4 3.3 总工办 6 3.4 市场部 8 3.5 财务部 9 3.6 设计咨询分公司 10 3.7 项目管理分公司 11 3.8 工程监理分公司 15第四章 管理制度 1 4.1 发文及文件管理制度 2 4.2 印章管理规定 17 4.3 通讯费补助办法 26 4.4 车辆管理规定 28 4.5 交通费补助办法 35 4.6 办公用品、设备采购及领用（使用）管理规定 371（目录） JHZX/YYGLSC A.0 4.7 低值易耗品报废管理规定 51 4.8 办公会议制度 544.9 人才引进及试用管理规定 584.10 人力资源管理工作制度 714.11 劳动合同订立规定 744.12 考勤制度 794.13 劳动合同解除和终止管理办法 814.14 技术支持、技术培训规定 884.15 财务管理规定 944.16 日常费用报销管理规定 101 4.17 公司财务分列管理规定 12（目录）第一章 前言1（前言）前 言天津建华工程咨询管理公司，经过多年的发展，企业规模、员工队伍都在不断壮大。为适应激烈的市场竞争，便于公司员工能进一步了解和遵守公司的规章制度，也便于更好地管理、规范指导员工的日常工作与行为，保证员工队伍的优化、高效，现结合公司的有关规定，制定本管理手册。 本管理手册是天津建华工程咨询管理公司所有员工必须了解和遵守的管理制度、行为准则和最基本的管理规定。制定一套统一、规范、系统和具有广泛实用性的管理制度，有利于促进企业管理工作的科学化、标准化，提高企业的服务质量、提升企业的管理形象，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。希望全体员工认真学习本管理手册，对在实施过程中发现的问题提出合理化建议，便于及时修改、补充和完善。 天津建华工程咨询管理公司 2页（前言）第二章 组织系统1页（组织系统）决策层2.1公司组织机构图董事会、院领导项目经理部预算成本部项目管理办公室前期部工程监理分公司监理办公室工程管理部采购合约部运营管理层业务管理层项目管理分公司财务部总经理、书记设计咨询分公司总工办综合办公室市场部业务管理事业部2页（组织系统）2.2公司组织系统职能2.2.1决策层（董事会、院领导）a)组织系统建设。b)企业目标的制定。c)企业投资决策。2.2.2运营管理层2.2.2.1总经理、书记a)企业年度计划，发展规划的制定；b)企业管理体系建设；分权与授权；c)人事任免；d)企业战略资源管理：资质建设与维护；企业外部环境建设；企业文化建设； e)行政管理：办公环境资源规划；大型办公设备设施建设决策；行政职能管理；f)业务管理层目标考核和激励；g)财务监控；年度预算安排和审批；h)业务发展与协调；i)企业形象建设与宣传；j)技术支持与管理； k) 维护职工权益。2.2.2.2综合办公室a)综合管理；3页（组织系统）b)宣传报道；c)落实公司重要工作部署；d)人事管理；e)后勤总务；f)会议及活动组织。2.2.2.3总工办a)设计阶段协调工作；b)设计评估、咨询与优化工作；项目运行中的技术指导与服务工作；c)员工技术培训工作；d)技术研发工作。2.2.2.4市场开发部a)前期工作：信息收集、市场分析、目标选择、跟踪b)投标策划、组织、管理、实施；c)合同管理：合同准备、洽商、签订；备案、管理；d)合同执行跟踪；合同变更管理；e)经营业务能力建设和提高；2.2.2.5财务部a)预算编制；b)收支管理；帐簿管理；c)会计核算；成本核算；d)薪酬发放；4页（组织系统）e)财务监控；2.2.3业务管理层2.2.3.1分公司经理、事务所所长a)业务组织系统的建设；b)经营目标分解与落实；c)业务经营与市场开拓；d)业务系统内的人员管理、招聘、培训；e)业务系统内职能管理；监督、考核；f)薪酬标准和激励方案的制定、申报；g)业务建设与提高；h)生产组织和监控；i)工作环境建设；j)组织协调。2.2.3.2项目管理办公室（项目管理分公司）a)开发和维护项目管理标准、方法和程序；b)标准化中心职能；c)知识管理中心职能；d)学习中心职能； e)服务中心职能；f)项目部间的协调职能；g)对项目经理的监控职能。2.2.3.3预算成本部（项目管理分公司）5页（组织系统）a)工程造价信息管理；b)编制项目估算、概算、预算和投标价格；c)价格谈判和合同谈判；d)项目成本计划；e)审核采购部提交的采购合同、采购清单价格；f)审核项目过程签证和变更、及时调整成本计划；g)组织工程结算、决算工作，审核分包商的结（决）算；h)编制项目成本计划执行报告。2.2.3.4采购合同部（项目管理分公司）a)制定采购方案和计划；b)明确采购范围；c)建立采购工作程序；d)进行资格预审；e)编制采购文件；f)实施采购活动；g)合同的签署；h)落实采购合同的执行情况；i)会同相关部门核查材料设备供应情况。2.2.3.5前期部（项目管理分公司）a)熟悉建设程序，建立和维持良好的沟通渠道；b)根据项目需要进行规划手续、建设程序的办理；c)根据需要办理各项配套手续；6页（组织系统）d)协助项目处理外部工作关系，创造项目实施外部环境；e)协助市场部进行项目经营工作。2.2.3.6项目经理部（项目管理分公司）2.2.3.7监理办公室（工程监理分公司）a)行政文秘；b)人事管理；c)后勤总务；d)财务管理；e)质量安全体系建设和标准化建设管理；f)教育、学习、考试；2.2.3.8工程管理部（工程监理分公司）a)技术管理、监督、检查和验评；b)履行监理合同，编制监理规划、监理细则；c)对施工图纸及相关资料进行审查；d)工程质量评估报告、参加工程验收；e)监理资料管理；f)协调参建各方的工作关系；g)检查记录监理服务质量；h)管理制度制定和执行；2.2.3.8设计部（设计咨询分公司）7页（组织系统）第三章 各部门工作职责及工作流程1页（职责）3.1总经理、书记3.1.1企业年度计划，发展规划的制定； 负责制定企业年度计划、发展规划。3.1.2企业管理体系建设；分权与授权； 负责对企业管理体系进行建设。3.1.3人事任免； 确定企业人员的任免。3.1.4企业战略资源管理：资质建设与维护；企业外部环境建设；企业文化建设； 负责对企业战略资源的管理、企业资质的建设与维护；负责企业外部环境及企业文化的建设。3.1.5行政管理：办公环境资源规划；大型办公设备设施建设决策；行政职能管理； 负责企业行政管理，办公环境资源规划，大型办公设备设施建设决策；负责企业行政职能的管理。3.1.6业务管理层目标考核和激励； 负责对企业业务管理层的目标进行考核和激励。3.1.7财务监控；年度预算安排和审批； 负责对企业财务的监控，负责企业年度预算安排和审批。3.1.8业务发展与协调； 负责企业业务的发展与协调。3.1.9企业形象建设与宣传； 负责企业形象的建设与宣传。3.1.10技术支持与管理。负责企业的技术支持与管理。2页（总经理、书记职责）3.1.11维护职工权益a)做好先进工作者、标兵的评选、表彰和管理工作；b)督促办好职工福利，关心职工生活，改善职工工作和生活条件； c)做好职工婚、丧、嫁、娶、病的慰问及处理工作。3页（总经理、书记职责）3.2综合办公室3.2.1职能分配表（ 主责 次责 ） 责任人部门职能及内容主任人事专员岗位1岗位21综合管理1.1公司制度建设； 1.2印章管理；1.3整理、起草行政综合文件和年度工作计划总结；1.4公司内和呈报上级单位各类文件的编排、发送工作；2宣传报道对内、对外宣传报边工作，加强内部信息交流；3落实公司重要工作部署董事会的组织、记录、纪要和督察催办；4人事管理4.1对员工的招聘、考核和培训； 4.2人员档案管理；4.3职称评定；4.4资质申报和注册；5后勤总务5.1文印、办公用品管理及通信、通讯管理； 5.2图书管理；5.3车辆管理；5.4办公环境建设；6会议及活动组织6.1公司会议筹办和公共接待； 6.2大型活动的组织协调工作；4页（综合办职责）3.2.2 综合管理公司制度建设；印章管理；整理、起草行政综合文件和年度工作计划总结；公司内和呈报上级单位各类文件的编排、发送工作；3.2.3宣传报道对内、对外宣传报边工作，加强内部信息交流；3.2.4落实公司重要工作部署董事会的组织、记录、纪要和督察催办；3.2.5人事管理对员工的招聘、考核和培训；人员档案管理；职称评定；资质申报和注册；3.2.6后勤总务文印、办公用品管理及通信、通讯管理；图书管理；车辆管理；办公环境建设；3.2.7会议及活动组织公司会议筹办和公共接待；大型活动的组织协调工作；5页（综合办职责）3.3总工办3.3.1职能分配表（ 主责 次责 ） 责任人部门职能及内容主任总工职员1设计阶段协调工作1.1负责与设计单位的联系，及时掌握设计的进度1.2公司项目在推进过程中与设计有关的内容变更情况1.3对项目计划安排表中的设计时间节点进行跟踪，督促并辅助各项目按进度表如期完成2技术支持2.1设计评估、咨询与优化工作2.1.1根据公司业务范围及发展方向，建立专家库2.1.2需要时，组织专家对设计进行评估、优化2.2项目运行中的技术指导与服务工作2.2.1为项目实施过程中出现的技术问题提供论证2.2.2协助分公司解决技术问题，优化工作成效、工作质量2.2.3在进行技术论证时填写技术论证记录表3员工技术培训工作3.1按照公司对员工的培养目标，及公司业务对员工技术方面的需求，组织员工进行培训3.2组织培训时要做好3.2.1培训前，做好培训内容相关资料的整理汇总3.2.2培训时，做好参加培训人员的签到及培训内容的记录4技术研发工作4.1根据公司业务发展方向，选择对公司业务实施有益的课题进行前瞻性的研究讨论，使公司在同行业中具有竞争优势6页（总工办职责）3.3.2设计阶段协调工作3.3.2.1负责与设计单位的联系，及时掌握设计的进度；3.3.2.2公司项目在推进过程中与设计有关的内容变更情况；3.3.2.3对项目计划安排表中的设计时间节点进行跟踪，督促并辅助各项目按进度表如期完成。3.3.3技术支持3.3.3.1设计评估、咨询与优化工作根据公司业务范围及发展方向，建立专家库；其中包括公司内专家及外聘专家，将专家信息收集整理汇总，建立专家库。3.3.3.2需要时，组织专家对设计进行评估、优化。3.3.3.3项目运行中的技术指导与服务工作a)为项目实施过程中出现的技术问题提供论证；b)协助分公司解决技术问题，优化工作成效、工作质量；3.3.4员工技术培训工作按照公司对员工的培养目标，及公司业务对员工技术方面的需求，组织员工进行培训。3.3.5技术研发工作根据公司业务发展方向，选择对公司业务实施有益的课题进行前瞻性的研究讨论，使公司在同行业中具有竞争优势。7页（总工办职责）3.4市场部3.4.1前期工作：信息收集、市场分析、目标选择、跟踪3.4.2投标策划、组织、管理、实施；3.4.3合同管理：合同准备、洽商、签订；备案、管理；3.4.4合同执行跟踪；合同变更管理；3.4.5经营业务能力建设和提高；8页（市场部职责）3.5财务部3.5.1预算编制；编制和执行预算、财务收支计划，拟定资金筹措和使用方案。3.5.2收支管理；帐簿管理；3.5.2.1按照国家会计制度的规定，进行记账、复帐、报账。3.5.2.2按照国家税法规定，及时计算并缴纳各项税款。3.5.2.3妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料。3.5.2.4建立健全现金出纳账目，严格审核现金收付凭证。3.5.2.5积极配合银行做好对账、报账工作。3.5.3会计核算；成本核算；3.5.3.1进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核。3.5.3.2建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析。3.5.4薪酬发放；按主管经理审核后的工资资料编制工资发放明细表，做好工资核算按期发放。3.5.5财务监控； 按照经济核算原则，定期检查、分析公司财务、成本和利润的执行情况，考核资金使用效果。9页（财务部职责）设计信息收集(市场部、所)3.6设计咨询分公司3.6.1设计工作识别： 设计业务走访(市场部、所)设计项目征询(设计所)合同商签(市场部、所)方案设计(所)设计条件收集(设计所)业务意向洽商(市场部、所)方案出图(所)方案评审(院、所)协作平台各专业配合初步设计、施工图(所)协助报审(所)出图院审所审自校、互校、汇审概算机电土建主要分部验收现场服务变更竣工验收10页（设计分公司职责）3.7项目管理分公司3.7.1项目管理办公室3.7.1.1 开发和维护项目管理标准、方法和程序；编制项目部、项目组项目管理工作流程和工作标准，并不断完善和改进；协助公司进行贯标工作；落实和完善认证标准工作。3.7.1.2标准化中心职能；建立和发布施工监理和项目管理工作模版和作业指导书；3.7.1.3知识管理中心职能；收集、整理工作所需资料和知识，建立可供查询的资料库；提供项目所需知识和技术，为项目解决技术问题；负责组织项目技术咨询工作；协调和协助公司总工办技术工作。提供安装项目工作软件和提升；3.7.1.4学习中心职能；编制学习培训计划；准备和组织学习；组织人员考试和资质认证；协助公司办理人员职称和注册；编制学习基金预算，管理和审查学习基金的使用；参加外部学习和培训；3.7.1.5服务中心职能；编制工程管理部设备、设施计划；建立设备设施台帐；编制工程管理部物质保障预算；调配、维护设备和设施；采购和分发办公耗材，建立管理台帐；管理领用额度，协助财务进行成本核算。3.7.1.6项目部间的协调职能；11页（项目管理分公司职责）3.7.1.7对项目经理的监控职能。3.7.2预算成本部（项目管理分公司）3.7.2.1工程造价信息管理；a）每月收集土建和房屋修缮工程造价信息，每半年装订一次。b）对出现预算政策和规定不明确指出，及时向定额站咨询，对定额站的解答及时向所有工作人员进行宣贯。c）材料价格信息，询价途径：采购部、采购名录内厂家、中国建材网。3.7.2.2编制项目估算、概算、预算和投标价格；a）制定编制计划时间安排、落实工作人员分工。b）对编制成果部门先进行审核，设备预算由采购部审核。c）建立编制成果评估制度，项目管理公司组织公司相关部门进行评估，并邀请专业公司参加。3.7.2.3价格谈判和合同谈判； 充分了解项目内容并做好谈判预案，完成谈判前数据的测算工作，协助编制合同和协议文本。3.7.2.4项目成本计划；a）将成本按工程费用、开办费用、二类费用进行第一次分解。b）工程费用按照主体工程（按楼层分解）、基础工程、装饰工程、外檐装修工程、机电工程按专业材料和机电设备采购进行分解、制定目标值。3.7.2.5审核采购部提交的采购合同、采购清单价格；12页（项目管理分公司职责）参加采购合同的谈判，对采购清单价格进行询价并参与价格谈判。将采购确认事项和价格提交采购委员会确认，协助采购招标评标程序的执行。3.7.2.6审核项目过程签证和变更、及时调整成本计划； 对拆改项目进行现场跟踪并收集相关证据，编制审核报告，协助项目经理对变更项目进行确认，对不合格变更项目联系相关人员进行洽商并做更改，调整成本计划控制报表。3.7.2.7组织工程结算、决算工作，审核分包商的结（决）算； 编制工程结（决）算计划及明细账目，提出工程结（决）算审核报告，协助财务部编制决算报表。3.7.2.8编制项目成本计划执行报告。 根据工程结（决）算报告，编制成本计划执行报告并按项目成本分析计划作出项目盈亏分析报告，并将项目成本计划执行报告按目标分解值提供采购部、前期部、财务部进行分析总结。3.7.3采购合同部（项目管理分公司）a)制定采购方案和计划；根据总包合同、工作方案、成本控制计划、进度计划制定采购方案和计划，明确采购项目、采购时间、采购方式、采购目标以及风险控制方案；b)明确采购范围；策划工程采购和分包的策略，明确清晰采购范围；c)建立采购工作程序；13页（项目管理分公司职责）建立采购工作程序，批准后按程序组织进行采购；d)进行资格预审；收集汇总合格供应商资料，进行资格预审，建立企业认可的供货商、分包商名单；e)编制采购文件；编制采购文件，组织文件评审；f)实施采购活动；实施采购活动，组织采购评审，编制采购报告予以审批；g)合同的签署；起草分包合同、采购合同予以报审，组织采购合同的洽商，办理合同的签署；h)落实采购合同的执行情况；跟踪落实采购合同的执行情况；i)会同相关部门核查材料设备供应情况。3.7.4前期部（项目管理分公司）a)熟悉建设程序，建立和维持良好的沟通渠道；b)根据项目需要进行规划手续、建设程序的办理；c)根据需要办理各项配套手续；d)协助项目处理外部工作关系，创造项目实施外部环境；e)协助市场部进行项目经营工作。3.7.5项目经理部（项目管理分公司）14页（项目管理分公司职责）3.8工程监理分公司3.8.1监理工作流程图获取项目招标信息提交标书评审签订委托监理合同合同组建项目监理部进驻现场参加业主组织的竣工验收进行保修期工程监理工作投标合同评审确定监理目标监理实施编制监理实施细则编制监理规划整理监理资料提交监理工作总结监理服务交付,合同终止项目监理部按委托监理合同 从事监理工作 未中标 中标15页（监理管理分公司职责）3.8.2经理、副经理（工程监理分公司）3.8.2.1分公司组织系统的建设；组织策划监理分公司整体运作，完善管理模式，对各部门工作进行了解和监督。3.8.2.2分公司经营目标的分解和落实；a) 编制分公司年度经营计划及经营费用、内部利润指标等计划及年度经营工作总结。b) 编制每月合同签订、履行情况及指标完成情况、每月资金回收情况，进行合同管理。3.8.2.3拟定市场开发规划；拟定分公司经营、市场开发方面的发展规划，做好市场统计分析和预测工作。3.8.2.4业务建设和提高；a) 主持参与（审查）重大项目的施工方案、监理规划。b) 负责处理重大质量、安全事故和客户对监理工作的投诉。c) 负责在工程项目竣工后，组织对顾客进行回访，征集对公司监理服务的意见。3.8.2.5人员管理；负责项目部组建及人员调配。3.8.2.6组织协调； 负责传达总公司决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况。3.8.3监理办公室（工程监理分公司）16页（监理管理分公司职责）3.8.3.1行政文秘；a) 负责汇总分公司年度综合性资料，编写分公司年度大事记。b) 负责分公司往来文件、资料登记、分类、送达、传递，并做好文书档案材料的收集、整理、立卷归档工作。c) 负责分公司会议纪要的记录及整理工作，及文件、表格的校对、打印、复印和分公司的保密工作。3.8.3.2人事管理； 负责分公司人员的考勤工作。3.8.3.3后勤总务a) 根据分公司经理意见，组织召开办公、总监会议和其他有关会议，并检查督促会议决议的贯彻实施。b) 负责做好分公司来宾的接待安排及公司的宣传报道工作。c) 负责与分公司业务有关的技术资料、期刊及报纸的征订工作。d) 负责所有分公司固定资产的建档和公司机关固定资产的保养。e) 负责编制分公司和项目设备及工程检测设备的采购计划，按总公司有关政策组织采购，并进行借用登记、使用、维护和定期检定校验工作。f) 负责保管及按规定发放分公司办公用品。3.8.3.4财务管理； 负责分公司内部财务事宜的管理。3.8.3.5质量安全体系建设和标准化建设管理；负责监理协会电子报表的录入上传工作。17页（监理管理分公司职责）3.8.3.6教育、学习、考试；负责分公司对上级业务主管部门联系、咨询及教育、学习、考试等业务的组织实施。3.8.4工程管理部（工程监理分公司）3.8.4.1技术管理、监督、检查和验评；a) 负责对分公司的监理工作提供技术支持和技术服务。b) 督促项目监理组严格执行监理工作制度，经常检查项目监理组的工作情况。c) 负责处理监理项目的工程技术问题和工程事故。d) 负责不合格品的控制，并制定纠正和预防措施。e) 负责质量管理体系的测量、分析和改进方面的控制和管理工作。f) 负责组织在公司范围内开展专业技术交流和举办技术讲座，及时收集和传达工程建设领域中新材料、新技术、新工艺的应用信息。g) 负责编制规范标准管理办法，编制技术标准、规范、图集和技术图书的采购计划，定期发布技术标准的有效版本目录。3.8.4.2履行监理合同，编制监理规划、监理细则； 负责督促检查监理合同的履行情况，并对项目总监理工程师主持编写的监理规划、监理细则进行审定。3.8.4.3对施工图纸及相关资料进行审查； 对分公司所监理项目的施工图纸及相关工程资料进行审查。18页（监理管理分公司职责）3.8.4.4工程质量评估报告、参加工程验收； 审查和整理项目监理组提交的各项报表和报告。3.8.4.5监理资料的管理； 负责对已竣工工程项目的监理资料进行统计及管理。3.8.4.6协调参建各方的工作关系； 协调各项目监理组之间业务工作，帮助协调项目监理组内部工作关系以及项目监理部与建设单位、承包单位的工作关系。3.8.4.7检查记录监理服务质量；负责汇总重大质量事故和顾客重大投诉、并提出处理意见。3.8.4.8管理制度的制定和执行；制定本部门的各项工作制度。19页（监理管理分公司职责）第四章 管理制度1页（制度）4.1发文及文件管理规定4.1.1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。4.1.2各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交综合办公室审核，重要决议应该经过总经理或其授权人审核才能落实。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司名义发文。4.1.3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，需由分管领导会签，总经理或其授权人核准签发。其余文件由分管领导核准签发。4.1.4发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、工作通报、编写的会议纪要和简报，均属发文范围。4.1.5发文内容及格式：4.1.5.1公司下发文件主要用于： 公布公司规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布公司性的重大开发项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报；2页（发文制度） 其他有关公司的重大事项。党口文件由书记签发，“文件审批单”需按规定填写，见附件一。注文建华党字，由综合办公室统一编号，格式见附件二。行政文件由总经理或其授权人签发，“文件审批单”需按规定填写，见附件一。注文建华政字，由综合办公室统一编号，格式见附件三。分公司文件为监理分公司：注文建华监字（见附件四）；项目管理分公司：注文建华管字（见附件五）；设计咨询分公司：注文建华咨字（见附件六）。分公司文件由各分公司综合办公室统一编号，分公司主管经理核准，报总经理及其授权人批准后签发。文件签发流程图（见图一）主责人拟稿部门领导签字判定授权范围是分管领导批准总经理或其授权人签发否分管领导会签图一 文件签发流程图执行执行3页（发文制度）4.1.5.2 公司下发通知主要用于：各种会议通知、待办事宜等，由综合办公室签发。4.1.5.3公司下发工作通报主要用于：转发院或公司领导在重要会议上的讲话，由总经理或其授权人签发。格式见附件七。4.1.5.4公司下发简报主要用于：公司重大事件的报道。由各部门拟稿，报综合办公室审核，由总经理或其授权人批准签发。格式见附件八。4.1.6公司上行文、外发文主要用于：4.1.6.1对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；4.1.6.2同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。由总经理或其授权人签发。4.1.7在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。4.1.8凡各业务部门如开专题会议应形成记录，以备查考，必要时形成会议纪要，可不做发文处理。4.1.9各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。4.1.10文件的传阅4页（发文制度）4.1.10.1各部门要设一名文件兼管人员，负责文件登记、传阅、收回、存档工作。4.1.10.2 文件传达范围党字、行字文件及工作通报必须在本部门班子成员中传阅，并下发各分公司1份。文件有明确要求传达到全体职工的，必须组织好传达贯彻，无明确要求的，可视本部门工作需要自行决定传达范围。其他编号文件按文件要求传达到有关人员或全体职工。公司文件总公司领导各分公司领导总公司各职能部门传阅分公司各职能部门传阅图二 文件传阅流程图4.1.10.3 文件传阅流程图（见图二）4.1.10.4 各分公司、各部门应据文件传阅范围填写文件传阅单（见附件九）。4.1.11文件的立卷与归档4.1.11.1文件的归档范围4.1.11.1.1 凡下列文件统一由综合办公室负责归档： 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通5页（发文制度）知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等； 董事会、中层干部会以及各种专业例会记录； 公司一级组织召开的代表大会所形成的工作通报、简报、会议记录等； 有保存价值的员工意见和来信，来访记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； 公司日志和大事记； 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。4.1.11.1.2业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务部门、群众团体负责立卷归档。4.1.11.2 立卷要求4.1.11.2.1 文件立卷应按照内容、名称、部门、时间顺序，分门别类地进行整理归档。4.1.11.2.2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。4.1.11.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工6页（发文制度）作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4.1.11.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。4月份正式存档。4.1.12文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。7页（发文制度）附件一：文件审批单（举例） YYGLSC-001缓急程度特急、急件、平件机密程度绝密、机密、普通天津建华工程咨询管理公司 发文审批单签发： 月日 会签：月日 核稿：月日 主办单位：综合办公室拟稿人：王颜 发文：第号打字：校对：主 送 各分公司、各部门标 题 关于建华工程咨询管理公司基层干部的聘任抄 报 建院附 件正文附后填制要求：1、 文件签发由分管领导签字。2、 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，需须由分管领导会签，总经理或其授权人核准签发。3、 核稿处由部门负责人签字。4、 主办单位、拟稿人、校对处必须落实到部门和人员。5、 发文号由公司综合办公室统一排号。6、 文件正文全文附后。8页（发文制度）附件二：党口发文 YYGLSC-002天津建华工程咨询管理公司（2010年1月1日）建华党字（2010）第1号 签发人：叶展聪 标题：二号、宋体、加粗、居中正文：三号、仿宋9页（发文制度）附件三：行政发文 YYGLSC-003天津建华工程咨询管理公司（2010年1月1日）建华政字（2010）第1号 签发人：郑国华 标题：二号、宋体、加粗、居中正文：三号、仿宋10页（发文制度）附件四：监理分公司发文 YYGLSC-004天津建华工程咨询管理公司（2010年1月1日）建华监字（2010）第1号 签发人：赵军 标题：二号、宋体、加粗、居中正文：三号、仿宋11页（发文制度）附件五：项目管理分公司发文 YYGLSC-005天津建华工程咨询管理公司（2010年1月1日）建华管字（2010）第1号 签发人：郑国华 标题：二号、宋体、加粗、居中正文：三号、仿宋12页（发文制度）附件六：设计咨询分公司发文 YYGLSC-006天津建华工程咨询管理公司（2010年1月1日）建华设字（2010）第1号 签发人： 标题：二号、宋体、加粗、居中正文：三号、仿宋13页（发文制度）附件七：工作通报 YYGLSC-007第 1 期工 作 通 报 2010 年1 月1日 天津建华工程咨询管理公司标题：二号、宋体、加粗、居中正文：三号、仿宋14页（发文制度）附件八：简报 YYGLSC-008第1期简 报2010年2月1日 天津建华工程咨询管理公司标题：二号、宋体、加粗、居中正文：三号、仿宋15页（发文制度）附件九：文件传阅单 YYGLSC-009文 件 阅 办 单文件字号收文日期来文编号来文单位（部门）文件标题传阅情况签 字阅 件日 期签 字阅 件日 期签 字阅 件日 期承办责任人负责完成或落实事项责任人责任人签字日期 项目（单位）负责人：16页（发文制度）4.2印章管理规定为加强公司印章管理，使印章的使用管理规范化、制度化，保证公司各项业务活动的合法性和有效性，制定本规定。4.2.1印章种类和适用范围4.2.1.1企业公章主要指公司的印章，名为：天津建华工程咨询管理公司。公司的公章：主要用于签发文件、及确须以公司名义出具的文件和函件等。4.2.1.2合同专用章：主要指公司对外签订合同专用印章，名为：天津建华工程咨询管理公司合同专用章。公司的合同章：主要用于签订各类合约、协议等业务文件。4.2.1.3财务章：主要指公司的财务章，名为：天津建华工程咨询管理公司财务专用章。公司的财务章：主要用于报表、收讫账单等事宜或其他相关的财务经济业务等。4.2.1.4技术专用章：主要指公司技术文件使用的专用章，名为：天津建华工程咨询管理公司技术专用章。技术专用章：主要用于公司对外相关技术文件的使用。4.2.1.5企业法定代表人名章。企业法定代表人名章是指公司法定代表人刻制的个人名章，属公务用章，对外具有法律效力，适用于需由公司法定代表人签章的文件、证书、授权委托书、报表、专用票据等。4.2.1.6各分公司专用章。主要指各分公司使用章，分别名为：天津17页（印章制度）建华工程咨询管理公司工程监理专用章、天津建华工程咨询管理公司项目管理专用章、天津建华工程咨询管理公司工程咨询专用章。各分公司的专用章。主要用于分公司与有关单位部门间的业务往来，经分公司经理签署，可用于分公司内部发文及对外业务往来函件、文件，不可用于签订合同和往来款项、对外代表总公司的事宜。4.2.1.7各项目专用章。主要用于与有关单位的一般问题沟通及现场工作相关文件的签发，不能用于工程款申请、竣工验收、合同签订、重大质量安全问题的处理。4.2.2刻制印章的审批权限4.2.2.1所有印章统一由公司综合办公室归口管理。其刻制，应遵从印章刻制申请表的程序要求（见附件一）。4.2.2.2印章的刻制采取分级审批的原则。4.2.2.2.1公司印章刻制审批权限。企业公章、公司合同专用章、财务专用章、技术专用章、各分公司专用章的刻制，由综合办公室审定，报公司总经理或其授权人批准后，由综合办公室向当地公安机关申请刻制。公司企业法定代表人章由公司综合办根据工作需要提出刻章要求，经总经理或其授权人批准，报企业法定代表人批准后，由综合办公室负责刻制。各项目专用章的刻制，由各分公司申请，提交公司综合办公室审定，公司总经理或其授权人批准后，由各分公司刻制。18页（印章制度）4.2.3印章的使用和管理各类印章变更管理人，必须在“企业证章交接收书”（见附件四）上进行交接登记，明确交件人、收件人和证明人2人。各类印章作废后都必须交公司综合办公室，注明交回时间和经办人。4.2.3.1企业公章的管理。4.2.3.1.1企业公章在公司综合办公室管理，由主管人员负责。4.2.3.1.2使用企业公章时应先填写“用章申请单”（见附件二），然后在“公章使用记录簿”上填写用章记录。4.2.3.1.3使用企业公章时，审核人员应审查“用章申请单”上是否有用章人的部门主管和总经理或其授权人的签字同意，审查合格以后方可盖章。4.2.3.1.4企业公章管理人员在使用印章时要确切了解用印内容，防止只看签字，不看用印内容就盲目盖印。4.2.3.1.5不得在空白凭证或便条上盖章。严禁在空白信函中盖印，若遇特殊情况，必须由公司授权领导签字确认。4.2.3.1.6企业公章管理人员必须严格履行职责，确保一切用印都要履行批准手续；不得擅自委托他人代行管理和执行，因事离岗应由总经理或其授权人指定授权人代理执行。4.2.3.1.7使用公章要在规定的办公室内进行，不得随意将公章带出。公章应放在保险柜内，并做到随用随锁，严防丢失或被盗用。4.2.3.2法定代表人名章管理。4.2.3.2.1法定代表人名章由公司综合办公室保管。19页（印章制度）4.2.3.2.2使用法定代表人名章时，必须有法定代表人的授权人在“用印申请单上”批准并登记。4.2.3.3合同、财务、技术专用章的管理。4.2.3.3.1合同专用章由公司综合办公室保管，技术专用章由总工办保管。使用时审核人员应先审查“用印申请单”上是否有用章人的部门主管领导和总经理或其授权人的签字同意，只有当审查合格以后方可盖章。其中，合同专用章需与企业法定代表人章一同使用方为有效，技术专用章需与技术负责人签字一同使用方为有效。4.2.3.3.2财务专用章由公司财务部保管，用章规定按相关财务制度执行。4.2.3.4各分公司的专用章的管理。4.2.3.4.1各分公司的专用章在各分公司办公室管理，由主管人员负责。4.2.3.4.2使用分公司的专用章，必须由分公司经理签认后，相关人员方可盖章，并登记在册。4.2.3.5各项目专用章的管理。4.2.3.5.1各项目章由项目经理委派专人管理，各项目申请借用，需由各分公司办公室做好登记工作。使用时，必须经项目经理或总监签认后方可，具体管理办法由各分公司制定。4.2.3.6向院申请用章的管理。4.2.3.6.1对于需要使用院各类图章的文件，必须经公司总经理或其授权人、或书记在院因公（私）用印登记表（见附件三）上签字，方20页（印章制度）可去院综合办公室盖章。4.2.4企业公章的使用流程（见图一）使用印章单位填写“用印申请单”部门或分公司领导审核签认总经理或其授权人审核批准综合办公室用印并登记综合办公室留存“用印申请单”图一 印章使用流程4.2.5印章的启用与废止4.2.5.1公章和专用章的启用和废止由综合办公室统一管理，发启用、废止通知。印章启用前、废止后统一由综合办公室封存管理。公章及专用章废止后，如公安机关规定应交回的，要交回公安机关；其他印章应交回原领用处，作废停止使用。废止印章应保留36月。印章销毁应由综合办公室负责组织，销毁时必须坚持多人监销。4.2.6附则4.2.6.1本规定自发布之日起执行4.2.6.2本规定由公司综合办公室负责解释。21页（印章制度）附件一 印章刻制申请表 YYGLSC-010印章刻制申请表 年 月 日申请部门经手人刻章名称部门领导签署意见年 月 日总经理签署意见年 月 日印章留印