办公室工作手册的作用[办公室工作手册]

办公室工作手册的作用办公室工作手册深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QR/B够改犬态A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第1页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数01HFWY.QP-5.5.1-07办公室岗位设置及职责 0402HFWY,WI/BG01 会议管理规程0303HFWY.QR/TY022会议（培训）签到表 0104HFWY.QR/TY023会议记录0105HFWY.QR/TY-024会议记录（续页） 0106HFWY.WI/BG02 公文管理规程 0307HFWY.QR/TY025文件签收登记表 0108HFWY.QR/TY026文件传阅办理登记表0109HFWY.QR/TY027送达回证0110HFWY.QR/TY028文件签发单 0111HFWY.QR/TY029发文登记表0112HFWY.QR/TY030收文登记处理表0113HFWY.QR/TY031公文批办单0114HFWY.QR/TY032工作联系函0115HFWY.QR/TY033发送传真审批单 0116HFWY.WI/BG03 合同管理规程 0317HFWY.QR/TY034合同审批表 0118HFWY.WI/BG04档案管理规程0319HFWY.QR/BG001档案借阅审批表 0120HFWY.QR/BG002档案销毁登记表 0121HFWY.WI/BG-05公章管理规程 0222HFWY.QR/BG003公章使用登记表 0123HFWY.WI/BG-07车辆管理规程 0324HFWY.QR/TY-035用车单01深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QR/B够改犬态A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第 2页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数25HFWY.QR/BG-004B车记录表 0126HFWY.WI/BG-08员工行为规范 0527HFWY.WI/BG09福利管理规程0228HFWY.WI/BG10保险办理规程0329HFWY.WI/BG11考勤管理规程 0430HFWY.QR/TY036请假单 0131HFWY.QR/TY-037调休单0132HFWY.QR/TY-038年月份管理（部门）考勤统计表0133HFWY.WI/B&2人员定编规程 0334HFWY.QR/TY039人员增补申请表 0135HFWY.WI/BG-13人员招聘程序 0936HFWY.QR/TY040面试人员登记表0137HFWY.QR/TY041招聘新人员测试总评汇总表 0138HFWY.QR/BG005背景调查意见书 0139HFWY.QR/BG006请求协助函0140HFWY.QR/BG007背景调查表 0141HFWY.WI/BG-14员工入职与试用规第4 页共116 页程0242HFWY.QR/BQD08 员工花名册0143HFWY.QR/BG009员工登记表0144HFWY.QR/BG010押金通知0145HFWY.QR/BG011新聘员工报到通知书0146HFWY.QR/BG012 新员工报到表 0147HFWY.WI/BG-15行政奖罚规程 0448HFWY.QR/TY042奖惩建议申请书01深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QR/B够改犬态A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第3页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数49HFWY.QR/TY-043a工违规警告通知书 0150HFWY.QR/BQD13 解聘通知书0151HFWY.WI/BG16转正、晋升、降级、调薪规程 0352HFWY.QR/B14员工试用/晋职考核表 0153HFWY.QR/BQD15月份人员第5 页共116 页0154HFWY.WI/BG-17转正情况汇总表 员工离职、调动规程0355HFWY.QR/TY044辞工申请单0156HFWY.QR/TY045员工自动离职通知书 0157HFWY.QR/TY046员工离职移交表 0158HFWY.QR/BG-016离职咨询表 0159HFWY.QR/BG017离职咨询表（续页）0160HFWY.QR/TY047员工工资结算单0161HFWY.QR/TY048公司内部人事调动函 0162HFWY.QR/TY049公司内部人事借调函 0164HFWY.QP7.4.1-01采购控制程序0465HFWY.QR/BG018供应商调查表 0166HFWY.QR/BG019合格供应商清单 0167HFWY.QR/TY050月份第6 页共116 页采购计划表 0168HFWY.QR/TY052零星物品采购申请表 0169HFWY.QR/BG020送货清单0170HFWY.QR/BG021订货清单 0171HFWY.QP7.5.3-01标识制作程序0272HFWY.QR/TY-053标识制作申请单01深圳某物业管理公司文件编号HFWY.QR/B修改犬态A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第 4页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数73HFWY.WI/BG-1哈理化建议奖励规程 0274HFWY.QR/TY-053合理化建议提请单 0175HFWY.WI/BG19 员工中诉规程02深圳某物业管理公司文件编号HFWY.QP-5.5.1-07修改状态A版第0次修改标题办公室岗位设置及职责页码第1页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某1.0岗位设置办公室主任1人行政秘书1人总机接待1人美工1人采购员1人人事秘书1人司机2人编制：共8人2.0办公室职责2.1传达、贯彻公司的决议、会议精神和领导指示。2.2 公司的合同、档案、文件管理和保密工作。2.3 负责核定各部门人员编制。2.4 公司的人事管理工作（人力资源的开发、运用、人员选拔、任命、考评等） 。2.5 负责公司各类保险的办理和理赔工作。2.6 供应商评审、市场价格调研及公司所需物品的采购工作。2.7 公司办公环境的管理。深圳某物业管理公司文件编号HFWY.QP-5.5.1-07 修改状态A 版第 0 次修改标题办公室岗位设置及职责页码第 2 页共 4 页编制何某某审核杨某某批准卜某某2.8 制定公司各项规章制度并监督执行。2.9 组织实施公司新员工的入职培训。2.10 统筹、管理公司的车辆、信息及其他行政事务。2.11 组织、策划公司有关活动，创建良好的企业文化。2.12 协调公司各部门间的联系，建立良好外部公共关系。2.13 设计、制作公司的各种标识。 I2.14 完成领导交办的其它工作。3.1 办公室主任岗位职责 3.1 办公室主任在公司总经理的领导下，主持办公室的全面工作，并对总经理负责。3.2 安排、督促、检查办公室各岗位的工作。3.3 贯彻公司会议精神、决议和指令。3.4 负责公司公文的处理，规范公司行文格式。3.5 协调公司各部门之间关系以及公司与政府主管部门之间的联络沟通。3.6 处理来信来访。3.7 分析、掌握员工思想动态，为公司决策提供依据。3.8 负责组织员工的考核工作。3.9 分析、掌握公司人力资源状况，定期制定公司人力发展规划方案，并实施监督。3.10 负责公司车辆的管理。3.11 负责本部门的费用控制和审核。3.12 负责完成总经理交办的其他工作。4.1 行政秘书岗位职责4.1行政秘书在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。4.2 负责公司档案管理工作。4.3 负责公司文件的拟稿、打印、文面设计、校对、送审、编号、下发、签收、归档及其它部门文件的办理。深圳某物业管理公司文件编号HFWY.QP-5.5.1-07 修改状态A 版第0 次修改标题办公室岗位设置及职责页码第 3 页共 4 页编制何某某审核杨某某批准卜某某4.4 负责信、函、公文的登记和传阅。4.5 负责会议的准备、记录，会议纪要的整理。4.6 负责印章管理。4.7 负责公司车辆的出车统计。4.8 完成办公室主任交办的其他事项。5.1 人事秘书岗位职责 5.1人事秘书在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。5.2 负责人事资料的建立、保存及档案管理。5.3 负责人事招聘。5.4 负责办理员工入职、离职、晋职、调动、任免、考核手续。5.5 负责公司考勤的监督、汇总。5.6 负责人力资源的统计、分析。5.7 负责劳动用工年审、招（调）干、暂住证办理。5.8 负责公司各类保险的投保及理赔工作。5.9 掌握员工思想动态，收集整理合理化建议。5.10 完成办公室主任交办的其他工作。6.1 前台接待员岗位职责6.1 前台接待员在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。6.2 负责总经理办公室环境卫生。6.3 负责来宾的服务。6.4 负责报刊、杂志的征订及报刊、杂志、信件分发、登记。6.5 负责电话总机话务、交换机保养，长途电话管理及传真的收发。6.6 负责会议室、办公室的卫生及秩序管理。6.7 负责工作餐的统计及联系。6.8 完成办公室主任安排的其他工作。深圳某物业管理公司文件编号HFWY.QP-5.5.1-07 修改状态A 版第0 次修改标题办公室岗位设置及职责页码第 4 页共 4 页编制何某某审核杨某某批准卜某某7.0 司机岗位职责7.1 司机在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。7.2 保障正常出车。7.3 遵守交通规则。7.4 负责车辆使用证件的保管、审验、更换。7.5 负责车辆的使用、清洁、保养。7.6 完成领导交办的其他工作。8.1 美工岗位职责 8.1美工在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。8.2 负责公司形象标识设计、制作、维护、更换。8.3 负责公司办公环境的监管工作。8.4 公司会务、公益活动、社区文化现场布置策划、设计工作。8.5 负责标识制作成本的计费和费用分摊。8.6 负责美工专用设施、设备的管理养护工作。8.7 负责员工工作牌的制作。8.8 完成办公室主任安排的其他工作。9.1 采购员岗位职责 9.1采购员在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。9.2 每月汇总管理处的月份采购计划表 ，报公司审批，再递送给定点供应商。9.3 对供应商供应的材料质量、价格进行检查、监督。9.4 负责采购定点供应商不能供应的材料。9.5 审查定点供应商所送材料的送货单和发票。9.6 负责收集各部门的使用信息，统计并反馈给相关人员。9.7 及时了解市场行情，就某些材料价格的上浮、下浮与供应商协商，作相应的调整。9.8 完成办公室主任安排的其它工作。深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-01修改状态A版第 0 次修改标题会议管理规程页码第 1 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某1.0 目的规范公司内部会议管理。2.0 适用范围适用于公司内部所有会议。3.0 职责 3.1 总经理负责主持公司总经理办公会议、公司办公例会。3.2公司各部门经理（主任）负责召开本部门相关专题会议、工作例会。4.0工作程序4.1 总经理办公会议 4.1.1 总经理办公会议的主要任务是讨论、决策公司重大问题、事项。A. 公司的经营方针、远景规划、重大改革方案、年度工作计划及目标的制定；B. 重大投资项目和商贸活动；C. 公司各部门的设置、编制、撤销或重要岗位人员调整；D. 公司部门副经理以上人员（含副经理级）任职和辞退；E. 公司工资调整、下属单位承包方案或经营目标责任的制定。4.1.2 总经理办公会议每月根据需要和工作安排不定期召开。4.1.3 总经理因事不能主持，可书面或口头委托办公室主任主持召开。4.1.4 总经理办公会议参加人员一般为总经理以及办公室、财务部、品质部等部门经理（主任） ，若因工作需要，可通知其他相关部门经理（主任）参加。4.1.5 办公室做好会议记录，对重大问题的研究、讨论要形成会议纪要，以便贯彻实施。4.2 公司办公例会4.2.1 办公例会的主要内容：A. 各部门汇报工作：a) 上阶段工作完成情况，以介绍经验和案例为主；b) 提出需要公司和其他部门协助解决的问题；深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-01修改状态A版第 0 次修改标题会议管理规程页码第 2 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某c) 下一步工作计划和完成的时间。B. 总经理落实、安排工作：a) 落实上次例会所安排的工作完成情况；b) 解决部门提出的问题；c) 安排下一步的工作或通报相关情况。1.1.2 办公例会根据公司运作需要决定具体召开时间，一般定为每月两次，由办公室负责通知召集。1.1.3 会议由总经理主持，总经理因事不能参加，可书面或电话委托有关负责人主持召开。1.1.4 办公例会参加人员一般为总经理及各部门主要负责人，若因会议需要，可通知相关部门的主管人员参加。1.1.5 办公例会由办公室做好记录，对重大问题的研究讨论要形成会议纪要，以便贯彻实施。4.3 专题会议 4.3.1 专题会议的主要任务是汇报、总结、交流各部门专项工作及讨论解决有关问题，并由公司布置专项具体工作。4.3.1 公司各类专题会议由职能部门不定期组织召开，由组织部门负责通知召集。4.3.2 专题会议由组织部门经理（主任）主持，重要事项可邀请总经理参加，做好会议记录，重要会议形成会议纪要，并报办公室存档。4.3.3 专题会议参加人员由组织会议的部门确定参会人员名单，并报办公室备案。4.4 各部门工作例会4.4.1 各部门工作例会的任务是听取上周的工作汇报，交流经验，处理问题，布置下一周的具体工作。4.4.1 例会正常情况下每周一召开，遇节假日顺延，特殊情况可作临时调整。4.4.2 例会由本部门经理（主任）主持召开，负责人因事不能参加，可委托其他人员召集。4.4.3 各职能部门参加例会人员为本部门全体人员，各管理处参加人员为管理处负责人、主管、班长。深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-01修改状态A版第 0 次修改标题会议管理规程页码第 3 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某4.4.5 工作例会要作好会议记录，以便贯彻实施。4.5 会议组织原则 4.5.1 会议主题（议题）明确。4.5.1 会议通知：公司会议提前一天通知；部门例会时间固定，不另行通知。4.5.2 会议准备：包括有关会议资料、安排发言人准备等。4.5.3 会议签到：准时到会，并在会议（培训）签到表上签到。4.5.4 纪要整理：公司办公例会纪要两个工作日内整理并发放至各部门，其它会议纪要视情况而定。4.5.5 会场纪律：A. 参会人员必须准时到会，因故不能参会者必须于会前向召集人请假；B. 未经批准，不得中途离场，特殊情况应向主持人请假；C. 会议期间手机、传呼机一律关机或调到振动状态；D. 非会议人员不得滞留会场。5.0 相关文件和记录5.1 会议（培训）签到表HFWY.QR/TY-0225.2会议记录HFWY.QR/TY-0235.3会议记录（续页） HFWY.QR/TY 024 深圳某物业管理公司会议（培训）签到表编号：HFWY.QR/T Y 022版本：A/0 序号：会议议题会议时间会议地点主持人记录人应到人数实到人数缺席序号姓名签到时间序号姓名签到时间时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分深圳某物业管理公司会议记录编号： HFWY.QR/TY 023 版本：A/0 序号：会议议题会议时间会议地点会议主持会议记录会议内容深圳某物业管理公司会议记录编号：HFWY.QR/T Y 024 版本： A/0序号：会议内容（续上页）深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-02医改犬态A版第0次修改标题公文管理规程页码第 1 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某1.0 目的规范公司公文运作，理顺公文管理流程，确保公文严谨、实用、规范、科学，提高工作效率。1.1 适用范围适用公司及各部门公文管理工作。1.2 职责 3.1 总经理负责公司文件审批。1.3 各部门经理（主任）负责本部门文件的拟制和审核。1.4 办公室主任负责公司文件格式及内容的审核。1.5 办公室行政秘书负责公司文件的草拟、收发、办理、归档、打印、用印及文号管理。1.6 工作程序 4.1 上行文的办理4.1.1 部门向公司呈文 A.公司办公室收到各部门上报的文件以后，行政秘书对文件进行签收并登记，填写文件批办单交办公室主任；B. 办公室主任对文件提出批办意见：a) 需其他部门会签的公文，交相关部门会签。b) 不同意或修改内容较多的公文，返回呈文部门，重新拟文上报。C. 行政秘书将呈文报总经理审批；D. 办公室主任根据总经理批示办理；E. 将批文复印件返回呈文部门和相关部门，原件存办公室。4.1.2 公司向集团或行业主管单位、政府机关呈文 A. 以公司名义上报的文件，由办公室负责草拟或审核，呈总经理签发后上报；1.1.2 办公室负责跟踪上报文件的处理情况。1.1.3 平行文的办理深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-02医改犬态A版第0次修改标题公文管理规程页码第 2页共 3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某4.2.1 公司内各部门之间的工作以工作联系函的方式进行。4.2.2 公司与没有隶属关系的单位之间工作联系以函的形式进行，由办公室进行审核，总经理审批。第 18 页 共 116 页4.3 下行文的办理4.3.1 由办公室负责或组织相关部门拟制公文，填写文件签发单后，交给行政秘书。4.2.3 行政秘书对呈文的文字、格式、语法等进行初审，交办公室主任。4.2.4 办公室主任审核，根据实际情况，签署具体意见。4.2.5 行政秘书将呈文报总经理处，由总经理签发。4.2.6 行政秘书给出文号，并在发文登记表中登记。4.2.7 发文部门进行文件打印和最后校对。4.2.8 办公室将文件发送各部门，并登记在文件签收登记表中。A. 各部门签收文件，相关人员要做好文件的传阅及承办工作，部门资料员将文件及时归档；B. 办公室将文件原件进行存档。4.4 外来公文办理4.4.1 办公室行政秘书对收到的外来公文进行签收、登记和编号；并填写公文批办单交办公室主任。4.4.2 办公室主任根据公文内容签署具体批办意见，呈总经理批示。4.4.3 办公室根据总经理的批示交相关部门传阅和办理。4.4.4 办公室将公文进行存档。5.0 相关文件和记录5.1 文件签收登记表HFWY.QR/T Y第 20 页 共 116 页0255.2 文件传阅办理登记表HFWY.QR/T Y 0265.3 文件签发单HFWY.QR/TY 0285.4 发文登记表HFWY.QR/TY 029深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-02医改犬态A版第0 次修改标题公文管理规程页码第 3 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某5.5 收文登记处理表HFWY.QR/T Y0305.6 公文批办单HFWY.QR/T Y 0315.7 工作联系函HFWY.QR/T Y 0325.8 送达回证HFWY.QR/T Y 0275.9 发送传真审批单HFWY.QR/T Y 0335.10 公章管理规程HFWY.WI/BG-055.11档案管理规程 HFWY.WI/BG-04菜圳某物业管理公司文件签收登记表编号：HFWY.QR/T Y 025 版本：A/0 序号：序号来文单位文件名称文件签收办理备注部门签收人日期深圳某物业管理公司文件传阅办理登记表编号：HFWY.QR/TY026 版本：A/0 序号：文件名称拟文部门传阅情况传阅部门传阅人收文时间归还时间备注办理结果：深圳某物业管理公司文件传阅办理登记表编号：HFWY.QR/T Y 026版本：A/0 序号：文件名称拟文部门传阅情况传阅部门传阅人收文时间归还时间备注办理结果:恒丰物业深圳某物业管理公司送达回证编号： HFWY.QR/TY 027 版本：A/0 序号：递送文件名称附件递送单位送达单位递送人收文（件）人递送时间收文（件）时间恒丰物业深圳某物业管理公司送达回证编号：HFWY.QR/T Y 027版本：A/0 序号：递送文件名称附件递送单位送达单位递送人收文（件）人递送时间收文（件）时间深圳某物业管理公司文件签发单编号：HFWY.QR/TY028 版本：A/0 序号：标题附件发文字号份数签发人：拟文部门拟稿人校对人部门负责人会签：审核人主题词主送抄报抄送备注深圳某物业管理公司发文登记表编号：HFWY.QR/TY 029版本：A/0 序号：文件编号文件名称发文部门拟稿人签发人秘级及紧急程度发文日期归档日期备注深圳某物业管理公司收文登记处理表编号：HFWY.QR/T030 版本：A/0 序号：序号来文部门文件名称来文字号收文日期办公室批办会签总经理批示批示下发归档日期备注深圳某物业管理公司公文批办单编号：HFWY.QR/TY 031 版本：A/0 序号：文件标题附件拟文部门拟文人收文时间返文时间办公室意见：相关部门意见：总经理意见：备注：深圳某物业管理公司工作联系函编号：HFWY.QR/TY 032版本：A/0 序号：发函部门发函时间发函经办人收函部门收函时间收函经办人发函内容收函部门回复要求回复时间 200 年月日实际回复时间 200 年月日协调事宜：发函部门经理（主任）签名回函部门经理（主任）签名深圳某物业管理公司发送传真审批单编号：HFWY.QR/T Y 033版本：A/0 序号：部门姓名职务申请时间传真标题页数接收部门传真号接收人部门经理（主任）审批时间完成时间备注深圳某物业管理公司发送传真审批单编号：HFWY.HFWY.QR/T Y033 版本：A/0 序号：部门姓名职务申请时间传真标题页数接收部门传真号接收人部门经理（主任）审批时间完成时间备注深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-03医改犬态A版第0次修改标题合同管理规程页码第 1 页共 3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某1.0 目的规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作，确保公司利益和信誉。1.1 适用范围适用于公司所有合同的管理工作。1.2 职责3.1 总经理负责公司合同的审批和签署。1.3 办公室负责公司合同的评审、管理和归档。1.4 与合同内容有关的部门负责按合同条款执行。1.5 财务部负责合同的监督执行, 凭合同原件收款或付款。1.6 工作程序4.1合同的起草4.1.1合同的起草原则A.符合国家合同法的规定，遵循合法、真实、平等、协商的原则。B. 凡标的金额较大的非即时结清的经济交易行为，及其他要明确权利、义务及责任的经济交易行为，皆应签订文书化的合同，以保证其顺利履行。C. 合同起草前应对市场价格、对方的主体资格、对方的履约能力及信誉等收集足够的信息，做好充分的准备。D. 标的金额较大的建筑工程合同，应通过议标或招标订立。4.1.2 合同必备条款A.标的；B. 数量和质量；C. 价款或酬金；D. 履行期限、地点和方式；E. 违约责任；F. 争议解决办法；深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-03医改犬态A版第 0 次修改标题合同管理规程页码第 2 页共 3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某4.1.3 公司各类合同由经办部门或公司领导指定部门起草。1.2 合同的评审与审批4.2.1 由起草部门填写合同审批表 ，交办公室。1.2.2 办公室根据合同标的情况认真审核后，呈公司总经理审批。如合同标的金额较大，需召集相关部门进行评审。1.2.3 凡属集团公司规定要法律主管审核的合同，一律送集团公司法律主管审核同意后再行签署合同。1.3 合同的签订4.3.1 签订合同的原则 A. 公司所有合同统一由总经理签字，加盖公司公章；B. 一般由对方先签字盖章后，再呈总经理签字，盖章；如对方要求同时签约，可由办公室确定时间、地点，作好相关签约准备；C. 合同原则上要求加盖骑缝章。1.1.2 合同约定担保的，必须由担保单位法定代表人或授权委托人签字，并加盖担保单位公章或合同专用章。1.1.3 根据法律规定或实际需要应呈报主管机关鉴证或批准、工商行政管理部门鉴证、公证处公证的合同，应在合同签字后及时办理相关手续。4.4 合同的存档合同原件由办公室统一存档，合同附件及相关资料应与合同原件一并保存（实物样品、样板应由执行部门保存） ，合同执行部门、财务部存复印件。4.5 合同的履行4.5.1 合同签订后，经办部门应认真负责保证其顺利履行。4.5.2 在合同履行过程中，确需变更、解除或签订补充协议的，应由经办部门提出书面申请，按原合同审批程序办理审批手续，并积极采取措施防止或减少经济损失。4.6 合同纠纷处理深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-03医改犬态A版第0次修改标题合同管理规程页码第 3页共 3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某4.6.1 合同纠纷处理的原则 A 坚持以事实为依据，以合同条款为准则，采用友好协商方式加以解决。B 因对方责任引起的纠纷，经办部门必须坚持原则，保障我方合法权益；因我方责任引起的纠纷，应主动与对方协商，并承担相应的责任，尽量采取补救措施，减少我方损失。C 在处理纠纷时，各部门应协调一致，积极配合，坚持统一行动，一致对外，不互相推诿、指责、埋怨。4.6.2 发生合同纠纷应按以下程序进行处理：A 纠纷发生后，经办部门在处理未果的情况下，应及时以书面报告报公司。B 经办部门按公司批示意见，会同相关部门和人员进行取证，并和对方进一步商谈，将双方谈判结果整理汇总，报公司审批。C 经办人员按批示意见和对方商定最终处理方案，如双方达成一致，签定书面文件；如双方无法达成一致，则采用法律手段加以解决。5.0 相关文件和记录5.1 合同审批表HFWY.QR/T Y0345.2公文管理规程HFWY.WI/BG-025.3公章管理规程HFWY.WI/BG-055.4档案管理规程HFWY.WI/BG-04菜圳某物业管理公司合同审批表编号：HFWY.QR/TY034 版本：A/0 序号：合同名称申报单位申报人合同双方甲方：联系人联系电话乙方：联系人联系电话合同主要条款（事项） ：（ 1）标的（2）数量与质量要求（3）价款酬金（4 ）履行期限、地点与方式（5）违约责任申报部门意见相关部门意见办公室意见总经理意见深圳某物业管理公司修改编号HFWY/WI/BG-04医改犬态A版第0次修改标题档案管理规程页码第 1 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某1.0 目的建立和健全公司档案管理制度，确保档案的齐备和完整，更好地为公司的经营发展、科学决策和管理工作服务。2.0适用范围适用于公司档案管理工作。3.0职责3.1 办公室主任负责审批档案资料的借阅。3.2行政秘书负责公司档案资料的管理。3.3各部门资料管理员负责本部门档案资料的整理和存档管理工作。4.0工作程序4.1 档案资料的收集和整理 4.1.1办公室行政秘书负责公司公文资料的收集，将分散在各部门和个人手中的文件、资料集中整理：其中包括呈文资料、收文资料、发文资料、公司各种荣誉证书、上报资料、书籍、胶卷、照片、录音带、录相带等的收集。4.1.2 各部门资料管理员负责本部门档案资料的收集整理。4.2 档案资料的分类A. 行政档案；B. 人事档案；C. 会计档案（参照公司会计档案管理规程 ） ；D. 工程档案；E. 其它档案。1.3 档案资料的归档 4.3.1 行政秘书或部门资料管理员将公司或部门经领导批示的呈文、收文和发文资料进行科学分类和立卷，拟写案卷标题、卷内文件排列与编号，填写卷内目录、案卷封面和装订案卷。深圳某物业管理公司修改编号HFWY/WI/BG-04医改犬态A版第 0 次修改标题档案管理规程页码第 2 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某4.3.2 将相应标题、编号和内容录入电脑存档。1.4 档案资料的保管4.4.1 档案资料的保管期限A. 政府机关和行业主管部门的批文、公司董事会的各种决议、公司的各种证件以及公司获得的各种荣誉证书应永久性保存；B. 各种建筑工程图纸在建筑物移交出去之前应妥善保管；C. 各部门要指定专人，妥善保管好本部门的档案资料；D. 一般的档案资料应保管3 年（质量体系的记录保存期限按记录控制程序执行） ， 3 年后视情况而定：a） 无查考价值的，进行销毁；b） 有查考价值的，重新进行分类、归档、保管。4.4.2 各档案保管人员做好档案资料的防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温，定期检查档案保管状况，对破坏或 变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。4.4.3 档案保管人员调动工作和辞职时，应在离职前办理好交接手续。4.4.4 公司下属各部门撤销时，应将本部门全部的档案资料认真整理，妥善保管，并向公司办公室移交；各种临时机构撤销时，其档案资料也应向公司办公室移交。4.5 档案资料借阅 4.5.1 各部门档案资料的借阅 A. 借阅人填写档案借阅审批表 ，写明借阅用途、借阅文件名称和编号、归还日期等情况。B. 档案保管部门经理（主任）审批，同意后方可借出。4.5.2公司档案资料的借阅A.借阅人填写档案借阅审批表 。B. 借阅人所在部门经理（主任）签署借阅意见，同意后方可报办公室审批。C. 办公室主任审批，重要档案资料的借阅需经公司总经理批示，批示同意后，方可办理深圳某物业管理公司修改编号HFWY/WI/BG-04医改犬态A版第0次修改标题档案管理规程页码第3页共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某 D.档案的借阅手续。E. 行政秘书根据审批意见办理借用手续，并作好记录。4.5.3档案借阅的其他要求A.档案资料一般不向外单位借阅。集团所属单位借阅本单位与业务有关的档案文件时，需公司总经理批示后，方可借阅。B.阅读C.机密以上文件，只限在档案室查阅。确因工作需要必须携出的（只限于本集团内部） ，需经总经理同意，并应按时归还注销，注意保密。D. 借阅的档案文件，一般不许摘抄。借阅人要对借阅档案严加爱护，不得拆卸、调换、涂改、污损、转借、遗失、不得带出所在部门。E. 借阅人应定期归还借阅档案，借出档案的期限最长不得超过一周，如因工作需要，可办理续借手续。档案管理人员或借阅人员因不按规定办理借阅手续而造成不良后果，应该按公司规定追究责任，并进行严肃处理。4.6 档案资料销毁4.6.1 公司无查考价值档案资料的销毁，由办公室行政秘书提出，办公室主任审核后报总经理批准。4.6.2 各部门无查考价值档案资料的销毁，由资料保管员提出，报部门经理（主任）批准后执行。4.6.3 档案资料的销毁由专人负责，一般为办公室行政秘书和各部门资料管理员。同时，要有专人进行监督，防止档案遗失和泄密。4.6.4 档案资料销毁时，原保管人要做好所销毁档案资料的登记工作。5.0 相关文件和记录5.1 档案借阅审批表HFWY.QR/B G0015.2 档案销毁登记表 5.3 行政奖罚规程 HFWY.WI/BG-15深圳某物业管理公司档案借阅审批表编号：HFWY.QR/B G001 版本：A/0 序号：文件名称文件编号文件数量（）页（）本（）套申请部门借阅原因：借阅人：年月日借阅部门意见档案管理部门意见总经理意见办理结果归还时间深圳某物业管理公司档案销毁登记表编号：HFWY.QR/BG002 版本：A/0 序号：序号文件名称页数存档时间销毁时间销毁人见证人备注深圳某物业管理公司修改编号HFWY/WI/BG-0醪改犬态A版第0次修改标题公章管理规程页码第 1 页共 2 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某1.0 目的规范公章的刻制、用印、保管与废止工作。2.1 适用范围适用于公司所有公章的管理工作。2.2 职责3.1 总经理负责公司公章使用的审批。2.3 办公室主任负责公司及管理处公章的刻制、发布、废止、监督管理，行政秘书负责公司公章的管理。2.4 财务部经理负责财务专用章、发票专用章的管理和使用审批。2.5 管理处负责人负责管理处公章使用的审批。2.6 管理处综合事务部主管负责管理处公章的管理。4.1 工作程序 4.1 公章刻制 4.1.1 部门经理（主任）提出公章刻制申请报办公室。4.2 .2办公室主任审核公章是否符合规定，报总经理同意后，送公安机关批准。4.3 .3办公室负责联系公章的刻制。4.4 .4办公室将公章交给相关部门保管。4.5 .5任何人不得私自刻制公章。4.2 公章使用 4.2.1 公章使用范围 A. 公章保管人不得私用公章；B. 部门公章主要用于公司内部联系和通知通报、合同协议管理处一般性的对外通知、通告；C. 公司公章主要用于公司各种行文、上报材料、合同、协议以及对外业务往来等；D. 公章一般不得携带外出。特殊情况需携带外出使用时，须经总经理批准。深圳某物业管理公司修改编号HFWY/WI/BG-05医改犬态A版第 0 次修改标题公章管理规程页码第 2 页共 2 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某4.2.2公章使用程序A.使用人在公章使用登记表签字登记；B. 使用公司公章需报总经理签字，使用管理处公章需报管理处负责人签字，使用财务专用章、发票专用章须报财务部经理签字；C. 公章管理人员做好登记，并核对文件份数。4.3 损坏、遗失处理4.3.1 公章遗失、损坏后，公章保管人员应立即写出事故经过和书面检查，报部门经理，部门经理要立即查清原因，及时报公司总经理处理4.3.2 办公室及时将报告转呈总经理审批，由办公室备案，须登报声明的由办公室办理。4.3.3 对相关责任人予以处罚。4.3.4 使用部门提出重新刻制申请，并经审批、刻制。4.3.5 使用部门到公司办公室领取新公章。4.3.6 如公章损坏，办公室要收回旧章并登记。4.4 公章的废止 4.4.1 相关部门提出废止公章的请示，报办公室。4.4.3 办公室签署意见。4.4.4 总经理审批。4.4.5 办公室发出收回废止公章通知并派专人收回。4.4.6 办公室归档相关资料。5.1 相关文件和记录5.1 公章使用登记表HFWY.HFWY.QR/BG0035.2 行政奖罚规程HFWY.WI/BG-155.3公文管理规程HFWY.WI/BG-025.4合同管理规程HFWY.WI/BG-03菜圳某物业管理公司公章使用登记表编号：HFWY.HFWY.QR/BG003 版本：A/0 序号：序号名称印数验印单位用印部门用印时间申请人批准人经办人备注深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-07修改状态 A 版第0 次修改标题车辆管理规程页码第 1 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某1.0 目的保证车辆完好、安全，降低使用、维修费用。5.2 适用范围适用于公司内部车辆管理工作。5.3 职责 3.1 总经理负责车辆保养、维修计划的审批。5.4 办公室主任负责公司车辆的调度、监督及紧急事件处理。5.5 用车部门经理（主任）负责用车的审核。5.6 司机负责车辆的行驶及日常保养工作。4.0 工作程序 4.1 车辆安排 4.1.1 用车人填写用车单 报部门经理（主任）审核。5.7 .2部门经理（主任）签署意见后由用车人报办公室审批。5.8 .3办公室主任依据以下情况给予审批意见，同意用车的按正常手续办理；不同意用车的须向用车人说明：A. 出车时机是否恰当；B. 有无更经济、快捷的交通办法；C. 有无可供使用的车辆。5.9 .4 办公室主任同意派车的，由用车人持用车单出车办事。5.10 5司机每次出车要将有关出车情况登记在出车记录表里。5.11 6司机于每周一将上周出车记录表报办公室主任审核以下内容，发现问题按行政奖罚规程办理：A. 依据用车单 、车辆里程表审核司机记录是否属实；B. 司机有无私自用车现象。4.2 车辆加油 4.2.1 车辆的日常用油须到公司指定的定点油站加油（外出深圳公务或特殊情况下的加油深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-07改犬态A版第0次修改标题车辆管理规程页码第 2 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某除外） ；4.2.2 加油本由司机向办公室主任申领，加盖公章后生效；4.2.3 司机不能将油本转借或提供其它车辆使用，每次加油应如数填写加油量并签名；4.2.4 加油本用完后，司机须凭旧本存根向办公室主任领取新本；4.2.5 加油费结算时，财务部根据定点油站提供的经司机签名的车辆加油单证与油本存根4.2.6 核对无误后，才可进行结算。4.3 车辆保养：司机按计划及时进行车辆维修养护。4.3.2 司机根据车辆使用说明书制订保养计划，内容包括：A. 车辆概况；B. 保养时间；C. 保养项目；D. 保养费用预算。4.3.3 办公室审核保养计划后报总经理审批。经总经理批准同意后，由办公室负责联系 3 个以上车辆保养服务商。4.3.4 总经理审批确定车辆保养服务商。4.4 安全行驶：4.4.2 司机要坚持出车前、出车后例行检查，确保行车安全。4.4.3 出车途中, 如有异味、异响等情况，应及时停车检查，把事故隐患消灭在萌芽状态。4.5 事故处理 4.5.1 如发生交通事故，司机须与交管部门迅速联系，并通知办公室主任。4.5.2 办公室主任应立即派人前往肇事地点协助处理。4.5.3 司机须在事故发生两天内以书面形式向公司详细汇报事故发生经过，经交管部门处理后再将处理结果向公司汇报。4.5.4 由司机或保险经办人在规定时间内向投保公司报案4.5.5 车辆事故责任按国家有关规定执行。事故责任属我司的，按购买车辆全保核算，免赔额部分由当事人承担。深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-07医改犬态A版第 0 次修改标题车辆管理规程页码第 3 页共 3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某5.0 相关文件和记录5.1 用车单HFWY.QR/T Y 0355.2 出车记录表HFWY.HFWY.QR/BG0045.5行政奖罚规程HFWY.WI/BG-15菜圳某物业管理公司出车记录表编号：HFWY.HFWY.QR/B G004 版本：A/0 序号：车牌号码司机日期出车时间出车前里程数入库时间入库时里程数行驶里程目的地途经地点用车人签名备注深圳某物业管理公司用车单编号：HFWY.QR/T Y 035版本： A/0 序号：用车部门用车人等人用车事由预计用车小时到达地点车辆型号出车时间行驶公里公里（司机填写）司机签名用车部门领导签名年月日审批意见同意号车出车。签名：年月日附注深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-08修改状态 A 版第 0 次修改标题员工行为规范页码第 1 页共 5 页编制何某某审核杨某某批准卜某某1.0 目的规范公司员工的言行举止，树立良好的企业形象。2.0适用范围适用于公司全体员工。3.0职责3.1 部门经理（主任）负责本部门员工行为规范的监督、检查。3.2全体员工按照本行为规范开展日常工作。4.0工作程序4.1 仪容仪表 4.1.1 着装：A. 上班时间必须穿工作服（若无工作服须着职业装） ，工作服要整洁，领带端正，扣齐钮扣。不得敞开外衣，不得卷起衣袖、裤管；B. 上班统一佩戴工作牌；C. 鞋袜整齐，须穿规定用鞋，若无规定，须穿皮鞋，禁止穿拖鞋、波鞋；D. 在任何工作场合，不得穿背心、短裤；E. 上班时间不得戴有色眼镜。4.1.2 头发：A. 不梳、不染奇异发型；B. 头发应保持干净、整洁，男士不留长发、大鬓角和胡须。4.1.3 个人卫生：A. 保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物，不涂有色指甲油；B. 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁。4.1.4 女士应淡妆打扮，不得浓妆艳抹，避免使用味道浓烈的化妆品、香水，不得佩戴款式夸张的首饰。4.1.5 上班前应注意检查自己的仪表。上班时不能在客人面前或公共场所整理仪容。深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-08医改犬态A版第 0 次修改标题员工行为规范页码第 2 页共 5 页编制何某某审核杨某某批准卜某某4.2 举止要求 4.2.1 在服务过程中实行“微笑服务”，热情主动为顾客服务。4.2.2 站立要端正。挺胸收腹，眼睛平视，嘴巴微闭，面带笑容，双臂自然下垂，双手不叉腰。第 41 页 共 116 页4.2.3 坐姿要端正。入座轻缓，上身要直，人体重心垂直向下，腰部挺起，手自然放在双膝上，双膝并拢；目光平视，面带微笑。就座时不许有以下几种姿势：A. 双手抱于胸前，坐在椅上前俯后仰摇腿跷脚；B. 趴在工作台上；C. 晃动桌椅发出声音。4.2.4 行走：A. 行走时走姿端庄，身体稍向前倾，挺胸收腹、两肩放松、上体正直、两臂自然前后摆动，步伐轻快稳重。B. 行走时不得把手放入衣袋里，也不得双手抱胸或背手走路；不许摇头晃脑、吹口哨、打响指、吃零食。C. 在工作场合与他人同行时，不得勾肩搭背、嬉戏打闹。D. 行走时，不得随意抢道穿行。在特殊情况下，应向他人示意后，方可越行；在走廊、过道、电梯或活动场所与顾客相遇时，应主动致意，礼让顾客先行。E. 在指引方向时，应将手臂伸直，五指并拢，手掌向上，自然伸向需指引的方向，并注意对方是否已看清目标。4.3 用语礼貌 4.3.1 称呼语：小姐，夫人，太太，先生，同志，女士，首长，大姐，阿姨等。第 42 页 共 116 页4.3.2 问候语：您好，早安，午安，早，早上好，下午好，晚上好，路上辛苦了，您回来了等。4.3.3 欢迎语：欢迎您来我们小区，欢迎您入住本楼，欢迎光临等。4.3.4 祝贺语：恭喜，祝您节日愉快，祝您圣诞快乐，祝您新年快乐，祝您生日快乐，祝深圳某物业管理公司文件编号HFWY.WI/BG-0醪改犬态A版第0次修改标题员工行为规范页码第 3 页共 5 页编制何某某审核杨某某批准卜某某4.3.5 您新婚愉快，祝您新春快乐，恭喜发财等。4.3.6 告别语：再见，晚安，明天见，祝您路平安，欢迎您下次再来。4.3.7 道歉语：对不起，请原谅，打扰您了，失礼了。4.3.8 道谢语：谢谢，非常感谢。4.3.9 应答语：是的，好的，我明白了，谢谢您的好意，不要客气，没关系，这是我应该做的。4.3.10 征询语：请问您有什么事?我能为您做什么吗?需要我帮您做什么吗？您还有别的事吗？请您好吗？4.3.11基本礼貌用语 10 字：您好，请，谢谢，对不起，再见。4.4 服务要求 4.4.1 与顾客交谈时，应注意：A.对熟悉的顾客应称呼其姓氏，如：X先生，X小姐；在首次与顾客见面时，应注意记住对方姓名。B. 与顾客谈话时，手势不宜过多，幅度不宜过大；应停下手中的工作，专心倾听客人的意见。眼神应集中，不可中途随意打断对方的讲话。C. 应在不泄露公司机密的前提下，圆满答复顾客的问题，若有困难时应积极查找有关资料或请示领导后答复客人，不可不懂装懂。D. 在与顾客谈话时，如遇另一顾客插话问询，应注意掌握谈话时间，尽量不让其中一方久等。E. 当顾客提出的要求超出服务范围时，应礼貌回绝。F. 在服务中，处理问题要简洁明快，不要拖泥带水。G. 在顾客面前不吸烟、掏鼻孔、掏耳朵、搔痒，不得脱鞋、卷裤脚衣袖、不得伸懒腰、哼小调、打哈欠。H. 三人以上的对话，要用互相都懂的语言，不得模仿他人的语言、声调和谈话。I. 不得在任何场合以任何借口顶撞、讽刺顾客。深圳某物业管理公司文