办公自动化OA方案书

办公自动化(OA)管理信息系统方案书二零一二年二月 73 / 73文档可自由编辑目 录一、系统简介3二、系统设计模式3三、系统特点43.1.系统特点43.2.产品富有竞争力的特征5四、系统主要功能描述74.1.系统概述74.2.系统功能74.3.系统各模块功能介绍104.3.1.个人事务模块114.3.2.工作流程模块224.3.3.公共事务模块294.3.4.信息交流模块344.3.5.人力资源模块384.3.6.档案管理模块424.3.7.知识管理模块464.3.8.报表中心模块494.3.9.附件程序模块504.3.10.系统管理模块514.3.11.系统左侧菜单564.4.系统架构和运行环境574.5.系统应用环境584.5.1.硬件环境584.5.2.软件环境594.6.系统的安全分析与设计59五、应用价值61六、系统实施规划626.1.项目组织阶段626.2.需求调研阶段636.3.二次开发阶段636.4.项目准备阶段646.5.项目上线阶段656.6.系统验收阶段66七、售后服务保障68一、 系统简介OA办公自动化系统是适用于企业、事业单位、政府机关用户的协同办公系统。除具有处理传统的OA所具有的公司邮件、公文流转等功能外，本系统还具有合理化建议以及工作计划考核，本系统强大的功能和简单方便的操作更深受用户喜爱。 OA办公自动化系统，是在公司多年的开发和布署经验基础上，总结了多个客户的实际需求，采用模型组件与WEB技术结合的方式，具有强大的功能，广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。采用OA办公自动化系统，不仅能快速提高企业的运作效率，节省大量的办公费用，而且能全面提升企业的核心竞争力和生产力。二、 系统设计模式本系统采取B/S设计模式。B/S（Browser/Server）结构即浏览器和服务器结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种变化或者改进的结构。在这种结构下，用户工作界面是通过WWW浏览器来实现，极少部分事务逻辑在前端（Browser）实现，但是主要事务逻辑在服务器端（Server）实现。这样就大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本（TCO）。以目前的技术看，局域网建立B/S结构的网络应用，并通过Internet/Intranet模式下数据库应用，相对易于把握，用户使用成本也是较低的。它是一次性到位的开发，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（比如LAN, WAN, Internet/Intranet等）访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。综上所述，B/S设计模式主要具有以下几大优势：u 维护和升级方式简单u 客户端零配置，用户使用成本较低u 计算机网络安全u 基本不受地域限制，人在国外也可以做审批、统计等工作u 易于管理三、 系统特点3.1. 系统特点1、系统采用B/S模式，充分考虑了系统的柔性、开放性、异地审批的方便性以及审批工作流程定义的灵活性，同时对数据库、页面、用户权限等安全性做了多方面的处理，保证系统正常运行。2、不仅包含传统 OA 的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化。应用完全集成，无需企业重复购置。3、智能化工作任务提醒功能。系统通过信息提醒页，以及可选短信插件的形式对待处理事务进行提醒，提高信息传达的及时性。4、审批流程的灵活自定义。根据用户的实际工作情况，用户可以自己定义审核流程，支持会签、一票否决、指定下一级审批节点，同时可以控制审批工作中用户修改数据的权限。5、方便、强大的数据汇总功能。根据不同的条件查询，可以对报销的费用以及网上提报的现场数据进行汇总统计。6、系统提供可选择的用户签名以及盖章功能。通过国家CA认证的数字签名以及公章，用户可以远程签署意见或盖章。7、办公系统与项目管理系统的完美结合，用户可以在办公系统即可对合同、资金等进行审核或审批。3.2. 产品富有竞争力的特征1、采用硬件短信猫，无需连接外网即可与手机短信收发双向结合。 2、客户机无需安装专用软件，使用浏览器即可实现全球办公。 3、OA新概念，即时通讯、内部消息实现办公应用。 4、支持任意多级部门/成员单位模式，灵活定义角色权限，全面面向集团应用。 5、内置工作流系统，通过傲视同群的“智能表单设计”、灵活的自定义流程，实现各项业务流程的管理，文件流转及审批。 6、完善灵活的菜单自定义机制，方便挂接外部的B/S系统，具有良好的扩展性。 7、内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，电子印章。8、集成Internet邮件管理组件，提供 web方式的远程邮件服务。9、集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案。10、集成商业管理组件，轻松的管理客户、供应商资料和产品销售记录。11、集成新闻、邮件、短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种途径。12、集成人事档案、考核、考勤、工资管理、办公用品、通讯簿、日程安排、工作日志、会议管理、车辆管理、工作计划等模块，提供企业管理者全新的管理工具。13、完善的绩效考核系统，改善员工工作表现，提高工作质量，加强和提升员工绩效和公司绩效，合理配置岗位和人员，促进经营目标的完成。14、支持外部人员管理，OA可作为企业对外的窗口和与业务伙伴联络的纽带(须将系统置于外网)。15、通过系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理，确保系统稳定安全运行。16、开放的系统平台架构，完善的二次开发支持，无限扩展可能。17、图形化工作流集成完善的工作委托机制，完善的报表管理功能。四、 系统主要功能描述4.1. 系统概述OA办公自动化系统是公司推出的适用于企业、事业单位、政府机关用户的协同办公系统。本系统除具有处理传统的OA所具有的公司邮件、公文流转、固定资产、办公用品管理等功能外，还具有手机短信、即时通讯、网络会议、绩效考核以及报表管理功能，本系统强大的功能和简单方便的操作更深受用户喜爱。OA办公自动化系统，是在公司多年的开发和布署经验基础上，总结了多个客户的实际需求，采用模型组件与WEB技术结合的方式，具有强大的功能，广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。采用OA办公自动化系统，不仅能快速提高企业的运作效率，节省大量的办公费用，而且能全面提升企业的核心竞争力和生产力。4.2. 系统功能系统总体结构图：本系统主要包括的功能有：个人事务、工作流程、公共事务、信息交流、人力资源、档案管理、知识管理、附件程序和系统管理等。系统通过WEB信息平台把我们平时工作的很多看是不关联的信息有机的管理起来。客户机IEHTTPOA办公自动化系统运行服务器ASP.NET引擎应用逻辑层数据库客户机IE客户机IE平台架构系统具体功能如下：用户只需要输入用户名和密码就可以直接登陆系统： 登陆界面如下：在用户登录进系统以后，首先可以看到的就是自己需要处理的工作以及公司的最新的通知公告，选中某条记录点击进入后就可处理，界面如图：4.3. 系统各模块功能介绍在服务器上安装了OA系统之后，局域网(Intranet)上的其它机器（也可以是在Internet上）只需打开浏览器（IE6.0以上），输入服务器的网址，形如 http:/主机名(也可以是Internet域名) 或 地址 即可进入网络办公系统。输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入办公系统主界面。主菜单有二种显示的方式：1. 刚登录系统时，只显示单一的模块菜单，点击屏幕上方的模块名，系统的左侧显示对应本模块的菜单选择项。2. 进入系统后，点击全部菜单，系统会自动加载所有的菜单显示于左侧。便于分类管理。系统默认的主菜单主要由10大部分组成，分别是个人事务、工作流程、公共事务、信息交流、人力资源、档案管理、知识管理、报表中心、附件程序、系统管理。不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置，具体详见后面说明，用户授权。4.3.1. 个人事务模块个人事务包括：部门通知、公司通知、电子刊物、个人考勤、日程安排、工作日志、我的会议、通讯录管理、个人文件柜、个人设置。1、部门通知部门通知位于“个人事务”主菜单下，包括两个菜单选项：“部门通知浏览”，“部门通知管理”。（1）部门通知浏览部门通知浏览是部门内部直接下发通知、信息的一个窗口，例如“召开部门会议”，“部门通知”等事情可以由处查看，如果系统设置了弹出提示，则在登录系统时候就可以接收到信息(后面详细介绍)，或是在工作台处查看到信息(后面详细介绍)。图5.3.1.1-1（2）部门通知管理顾名思义，这部分就是发布部门通知消息的窗口，有权限的用户，可以在此对信息进行增、删、改的操作。 图5.3.1.1-22.公司通知公司通知位于“个人事务”主菜单下，同样包括两个菜单选项：“公司通知浏览”，“公司通知管理”。（1）公司通知浏览公司通知浏览是公司内部直接下发通知、信息的一个窗口，例如“召开公司会议”，“公司通知”等事情可以由处查看，如果系统设置了弹出提示，则在登录系统时候就可以接收到信息(后面详细介绍)，或是在工作台处查看到信息(后面详细介绍)。图5.3.1.2-1（2）公司通知管理顾名思义，这部分就是发布公司通知消息的窗口，有权限的用户，可以在此对信息进行增、删、改的操作。 图5.3.1.2-23.电子刊物电子刊物位于“个人事务”主菜单下，包括“电子刊物的浏览”和“电子刊物管理”,此模块用于电子书刊、杂志的存放，可以自建分类书架，将相应的书刊、杂志存入不同的书架中，便于管理。图5.3.1.3-1图5.3.1.3-24.个人考勤个人考勤位于“个人事务”下，是一个重要的模块，此模块下分5个子模块，分别是“”上下班登记，“出差登记”，“加班登记”，“病假登记”和“事假登记”。此功能实现了个人5种情况下的相应管理，在需要的时候，可以直接通过此方式将信息传达给相应的权限用户进行审批，信息的传播方式是以短信和工作台两种方式进行通知相应人进行审批。或是直接在“人力资源”模块下的“考勤批示”下进行审批。（1）上下班登记个人上下班考勤为自己管理。个人上下班考勤是实现的三班制考勤时间填写模式，相关人员可通过此时间来进行相应的设置。图5.3.1.4-1（2）出差登记个人递交上去审批的出差登记实现了统一的管理，需要出差的个人通过此登记可以迅速的将待办事情上报进行审批，简化了审批流程，减少了中间待办时间。在此模块下，相应用户可以查看到自己递交的待办事情的审批结果，例如：已通过审批的事情，未通过审批的事情，并可以进行查找、修改、添加新出差待办事情等等。包括审批后的出差天数都有相应的显示查看。图5.3.1.4-2（3）加班登记、病假登记、事假登记相关操作同上，审批流程同出差审批相同，同样可以在工作台与内部短信息通知获得。加班登记图5.3.1.4-3.1病假登记图5.3.1.4-3.2事假登记图5.3.1.4-3.35.日程安排日程安排分为日历模式和列表模式，日历模式可以直接点击相应的月日进行提前安排事情提醒，在日期下填写需要提醒的事件后，相应日期改变颜色，说明此日期下有已经填写的日程安排事件。或是使用列表模式，查询相应的日期有何安排事件。添加日程时，可以根据具体情况选择是否需要提醒。图5.3.1.5-1图5.3.1.5-2 6.工作日志填写个人工作日志，主要作用起到一个备忘的作用，给自己安排好一天的工作计划，方便查询。可以增加、查询、删除、修改。图5.3.1.67、我的会议此模块下分为个人会议记录与网络会议安排，个人会员主要是查看自己所参与的会议，会议的开始与结束时间是什么时候，出席的人员有那些（分外部人员和内部人员）。网络会议，主要是同过网络进行的会议，通过Windows自带的NetMeeting进行网络通讯。(需要在本机安装此插件)进行会议。网络会议：点击进入呼叫进入，就可以进行会议了注：使用网络会议需要管理员在“公共事务”模块下的“网络会议”中填写相应内容。图5.3.1.78、通讯录管理通讯录下分四个子模块，分为：“公司通讯录”“个人通讯录”“公共通讯录”“通讯录类别”。(1) 公司通讯录公司通讯录内部是公司内部所有人员的通讯录，可以在此查看、增加、删除、修改。便于查询相关联系方式。图5.3.1.8-1（2）个人通讯录单用户通讯录设置，可以放置自己好友或是经常联系的客户通讯地址，只有自己可以查看。保密性较好。图5.3.1.8-2（3）公共通讯录此模块下的通讯信息，是在个人通讯录中第一个选项进行设置，如果在个人通讯录中的第一项设置为公开(如图)，那么在公共通讯录中就可以进行信息共享。方便其他人查询，此主要应用于部门客户通讯信息。图5.3.1.8-3（4）通讯录类别此处主要设置为通讯录的类别,例如：朋友、客户、家人等等。主要用于个人通讯录中的分类，让个人通讯录中可以将相应的通讯信息分类存放，便于查找。图5.3.1.8-49、个人文件柜将自己的文件，分门别类的存入系统中，方便自己可以在任何地区登录系统进行查询，实现了文件即时存放，即时下载查询功能。同时只有个人查询，其于人员无法得到、查询您的文件信息。图5.3.1.910、个人设置此模块主要用于个人模块的设置，例如：短信的通知时间、邮件的相关参数设置、用户密码修改等等。（1）用户提醒设置此模块主要用于个人模块的设置，例如：短信的通知时间、邮件的相关参数设置、用户密码修改等等。图5.3.1.10-1（2）密码修改修改当前登录的用户密码，修改时必须填写原来的旧密码，否则不允许修改，保证非此用户修改密码的安全性。图5.3.1.10-2（3）邮件参数设置主要是设置外部邮件收发功能参数，设置外部邮件收发，需安装JMail插件和设置的邮箱是否支持外部邮件介入。图5.3.1.10-3（4）常用审批备注用于设置审批时候的批注文字。图5.3.1.10-4（5）常用模板设置用于统一文件的一种格式，无其他意义，可共享给其他人，统一按照一种模板样式进行文件格式的统一管理。图5.3.1.10-54.3.2. 工作流程模块工作流程包括：印章管理、表单定义、工作流管理、工作管理。1、印章管理印章管理主要包括：我的印章和印章使用记录。（1）我的印章此功能是上传个人印章之用，将印章图片通过此处保存至数据库，可以设置个人印章使用密码。放置被其他人使用。如果印章需要修改的话，在此页面是不能进行印章图片修改，只能删除原印章后重新上传印章等待管理员的审批通过才可以使用。本页面只可以修改印章使用密码。图5.3.2.1-1（2）印章使用记录此页面为使用印章的记录，并可以查看使用着的IP地址。和使用人是哪些用户。图5.3.2.1-22、表单定义表单定义主要包括：表单设计和表单类别。（1）表单设计自定义设计各种文件表单、红头文件样式，不需要写任何代码，不需要任何专业知识，可以自由的设计各式各样的表单供公司使用。图5.3.2.2-1（2）表单类别定义表单是用什么地方，统一管理表单文件类别。做到表单模板一次成型多次使用管理。图5.3.2.2-23、工作流管理对工作流程做一个全面的布局，可以通过列表模式一项一项的查看，也可以通过流程图有一个全面的了解，在工作流中的表单对应的是表单设计中设计好的表单，在图形化的流程图中，可以自定义流程图的模式，不用打字，直接完成流程图的设计。图5.3.2.3-1图5.3.2.3-2新建步骤：图5.3.2.3-3图5.3.2.3-4流程图显示界面：图5.3.2.3-5列表视图显示界面：图5.3.2.3-64、工作管理根据表单设计的内容进行工作上的管理，并且可以随时查询自己的待办工作，工作监控等，对自己工作的流程有一定的安排。（1）新建工作在已经设计过的表单模板上，建立自己的工作审批。图5.3.2.4-1（2）待办工作通过新建工作递交上来的工作，可以在这里进行办理或委托或是导出工作信息，在步骤与流程图下可以查看工作步骤，图形化界面，非常直观。图5.3.2.4-2（3）工作查询已经提交的工作信息，在这里可以选择是否进行办理、委托、查看、点评、导出等操作。图5.3.2.4-3（4）工作监控对工作进程进行监控，可以实现点评、导出、删除等功能。图5.3.2.4-4（5）归档工作将工作信息存档，可以自建子分类，在子分类下进行工作信息保存。图5.3.2.4-5（6）委托设置设置委托人员。图5.3.2.4-64.3.3. 公共事务模块工作流程包括：工作计划、办公用品管理、图书信息、会议管理、车辆管理、固定资产管理。1、工作计划填写工作计划，并可以加入此计划的相关部门、人员共同参与。设置工作计划的类型，例如：日计划、周计划、月计划、年计划等，统筹管理，方便快捷；上级领导可以查看下级的计划，并作出相应的补充。图5.3.3.12、办公用品管理此功能实现办公用品的统一管理，统一领用审批，做到统筹化管理，使原本复杂的工作变的简单明朗化。（1）办公用品管理可以设置库警(库存警戒线)参数，随时查看物品的库存量。做到及时保障。图5.3.3.2-1（2）办公用品登记包括对办公用品的入库、领用、借用、归还、报废的登记，该部分包括了办公用品从入库到报废的全过程。图5.3.3.2-2（3）办公用品登记审批包括入库登记审批、领用登记审批、借用登记审批、归还登记审批、报废登记审批，对应上面的办公用品登记5项的审批工作，只有在此审批过的项，才可以去操作相应的物品。图5.3.3.2-23、图书信息包括：图书查询、图书类别维护、图书信息管理，方便对整个公司所藏各类图书进行管理。图5.3.3.34、会议管理在个人事务中的“我的会议”模块中已介绍。本模块主要是对本地会员地点，会议室有个统一的管理，包括会议的申请、管理、会议室设置、会议室的管理员设置、会议纪要、网络会议。个人事务中的网络会议，将有此处进行会议设置，包括会议的IP地址、出席人员、开始结束时间等等。会议的设置只有相应的管理员可以设置。图5.3.3.45、车辆管理包括车辆使用申请、使用查询、使用管理、维护管理、信息管理、人员管理和车辆的类型管理，对单位内的车辆进行统一化管理，解决公司、企业车辆管理上的缺陷。图5.3.3.56、固定资产管理包括固定资产购置申请、固定资产购置审批、固定资产登记、固定资产审批、固定资产报表。（1）固定资产购置申请实现固定资产购置申请功能。图5.3.3.6-1（2）固定资产购置审批实现固定资产购置审批功能。图5.3.3.6-2（3）固定资产登记包括对已有和购置到位的固定资产的入库、调拨、借用、归还、报废的登记，该部分包括了固定资产从入库到报废的全过程。另外，对于贵重物品，该部分也实现了借用、归还的登记功能图5.3.3.6-3（4）固定资产审批对上面的固定资产及贵重物品的审批工作，只有在此审批过的项，才可以去操作相应的资产。图5.3.3.6-4（5）固定资产报表对所有类型、类别的固定资产及相应的贵重物品汇总生成报表，方便统计、便于管理。图5.3.3.6-54.3.4. 信息交流模块信息交流包括：内部消息、内部邮件、外部邮件、内部讨论区、互动聊天、网络硬盘、投票管理、文件传阅、手机短信管理。1、内部消息用户间发送消息，并有相应的消息提示框，实现系统用户即时消息。当系统设置不弹出信息提示时，使用者可以在此处查看相应的通知信息详情。图5.3.4.12、内部邮件类似于内部消息。即时发布信息，即时收到信息。针对独立用户，可将信息存放与收件箱，并可查看所有的内部邮件信息或已经发送过的信息。图5.3.4.23、外部邮件可以接收、发送本网外邮件，可以将自己的邮件地址绑定到内部OA系统中，实现外部邮件的发送与接收，方便管理者即时查看外部邮件箱内的邮件信息，做到信息及时化。图5.3.4.34、内部讨论区相当于论坛BBS系统，一个内置的小型BBS讨论模块，针对某一个问题进行讨论。可以发布主题贴，可以进行回复讨论。图5.3.4.4-1图5.3.4.4-25、互动聊天类似于网络上的Chat聊天室，即时在线交流，增加公司员工之间的工作默契。图5.3.4.56、网络硬盘可以在此功能上进行文件的存储，保存相关信息文件，便于管理，防止丢失。此功能可以自建分类，同时也可以实现文件共享与他人。图5.3.4.67、投票管理发布投票信息，可以用在公司人员投票、项目投票等。权限用户可以发布信息，删除、修改投票的主题。实现对某一观点的调查。图5.3.4.78、文件传阅文件内部传阅，如果此文件发布时，允许被相应人看到，将在接收文件处可以看到此文件，点击阅读，可以阅读此文件信息。并给出相应的意见与建议。图5.3.4.88、手机短信管理实现了在线发送手机短信的功能。图5.3.4.94.3.5. 人力资源模块人力资源包括：人事档案、考勤批示、考勤统计、薪资管理、培训记录、奖惩记录、绩效考核、基础设置。1、人事档案针对公司所有人员登记注册，统一管理，使管理者对自己的员工有充分的了解，方便管理，同时可以保存相应员工的资料信息与人事合同。图5.3.5.12、考勤批示/考勤统计对个人事务中个人考勤的四种审批批示，只有相关权限人员在此审批同意后，个人考勤中才会通过，并进行相应的出差、加班、请假等，否则事情不通过。解决了现在企业中的繁琐申请制度。无纸化申请、批示及审核。并针对个人考勤有一定的统计。图5.3.5.2-1图5.3.5.2-23、薪资管理对于员工的薪资录入、管理、审批、工种的的名称，计算方式统一管理，各种工种的工资待遇，计件工资的支付等。方便人员薪资管理，从个人薪资的录入到工种计件工资的支付，都直接在系统中反应出来，减少了相关人员的工作量，减少了错误几率。图5.3.5.34、培训记录任何一个公司在新招聘或新进入的员工都需要有针对性的培训，此模块就是对培训的人员、培训的项目进行统一管理。同时也为以后的员工培训留下了第一手的材料。图5.3.5.45、奖惩记录公司员工犯错或是奖励某位员工，在此模块中进行管理，不论是奖励还是惩罚，都可以保存于系统中，对于许多企业年底核算、分红、考核有了重要的依据。提升企业的管理水平。图5.3.5.56、绩效考核绩效考核管理系统主要是为了改善员工工作表现，提高工作质量，加强和提升员工绩效和公司绩效，合理配置岗位和人员，促进经营目标的完成。同时为确定员工工资、奖惩、岗位变动、升降、教育培训、解聘等重要的人力资源管理工作提供公正、客观的依据。该模块主要分为：构建考核指标库、设置考核方案、考核评分、考核结果汇总查询。（1）构建考核指标库对考核指标进行管理。主要分为绩效考核大类、大类下面的具体指标。图5.3.5.6-1（2）设置考核方案考核方案管理是对绩效考核计划方案的管理。主要包括考核对象管理、考核指标管理，考核方案管理、考核方案设置。图5.3.5.6-2.1图5.3.5.6-2.2（3）考核评分考核的主体部分，考核人对被考核人的各个指标进行考核。图5.3.5.6-1（4）考核结果汇总查询对考核结果总体汇总。图5.3.5.6-17、基础设置分为考勤中人员的上下班时间设置和薪资的帐套设置。上下班设置分几个权限，例如：老总、科长、员工等。考核设置主要是最考核指标大类进行维护。薪资设置主要是针对员工薪资的账号分配。4.3.6. 档案管理模块档案管理包括：卷库管理、案卷管理、文件管理、案卷借阅、档案统计、档案销毁、基础数据设置。1、卷库管理增加卷库，对案卷按卷库分类管理。此处为档案管理的第一级划分，可根据子公司或下属单位来划分卷库。图5.3.6.12、案卷管理增加案卷，添加案卷编号、名称、所属卷库、归卷年代、开始日期、终止日期、所属部门等信息，实现对档案文件的按照案卷分类进行管理。此处为档案管理的第二级划分，可按部门划分，按部门将档案文件归类。图5.3.6.23、文件管理增加文件号、文件主题词、文件标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分类、公文类别、所属案卷等信息，并添加上传附件。图5.3.6.34、案卷借阅案卷借阅包含案卷借阅和借阅审批功能，通过借阅审批可进一步保证档案的借阅权限。（1）案卷借阅当档案文件处于拆封状态时，拥有借阅权限的人员可以借阅该档案。图5.3.6.4-1（2）借阅审批拥有借阅权限的人员，借阅某一档案资料时，需要通过借阅审批才可以阅读该档案资料。图5.3.6.4-25、档案统计档案统计分为借阅统计和案卷统计，为客户统计档案借阅情况，方便用户对档案状态的查询监控。（1）借阅统计统计查询所有档案资料的借阅状态及借阅次数。图5.3.6.5-1（2）案卷统计统计查询所有案卷的信息及状态，包含的文件数以及借阅次数。图5.3.6.5-26、档案销毁销毁需要销毁的档案资料。图5.3.6.67、基础数据设置基础数据设置包含案卷密级、凭证类别、密级、紧急等级、文件分类、公文类别相关信息的设置。4.3.7. 知识管理模块知识管理包括：知识大类、知识小类、我的知识、知识排行、知识地图、知识检索、知识互动、知识审批、知识管理员。1、知识大类对知识进行分类，本系统采用二级分类对知识进行管理，此处为第一级分类。图5.3.7.12、知识小类对知识进一步划分，此处为第二级分类。图5.3.7.23、我的知识发布新知识：添加小类名称、知识名称、知识描述、关键字以及设置阅读权限。图5.3.7.34、知识排行通过点击数、推荐数、订阅数、收藏数、最新知识、强力推荐次数等系统自动统计相关知识的排行。图5.3.7.45、知识地图对知识大小类及知识内容汇总。图5.3.7.56、知识检索对知识按知识标题、知识描述、作者、关键字进行快速检索，快书查找需要查看的知识。图5.3.7.67、知识互动对某一知识发帖进行讨论，功能类似于前面的内部讨论区，也类似于bbs论坛。图5.3.7.78、知识审批用户发布新知识后，需要由知识管理员审批后方可查看、与其他用户分享，对不允许发布的知识不予审批。图5.3.7.89、知识管理员设置知识管理员，由设定的知识管理员对知识进行管理以及新知识的审批。图5.3.7.94.3.8. 报表中心模块系统报表功能提供强大的报表自定义查询、浏览及导出功能，系统能够完成复杂而美观的各类统计报表和分析报表的设计，使得平时复杂的统计工作能够轻松快捷的完成，强大的报表功能为管理数据统计、分析及数据挖掘提供了坚实的基础，给各级管理者科学决策提供依据。该部分主要分为三个模块：工作审批流中业务数据汇总（如费用报销报表）、其他业务数据报表（如资金日报表）、与工程软件结合报表。报表样式如下：图5.3.84.3.9. 附件程序模块附件程序包括：万年历、世界时间、常用网址浏览、邮编区号。通过附件程序子模块可以很方便的查找当前的日期，世界各地时间对照表，常用网址中可以将您经常浏览的网页地址保存于系统中，下次如果想访问可以直接打开此模块进行浏览网页。如果您对中国各地的区号或邮编不清楚，不要急，系统中已经集成了此部分功能，可以通过邮编区号，很方便的查找中国各地的邮政编码和电话区号，节省了您办公的时间。4.3.10. 系统管理模块系统管理包括：印章管理、红头文件管理、用户管理、角色管理、部门管理、职位管理、附件类型、系统日志、手机短信管理。1、印章管理在系统管理的印章管理子模块中，分为三个功能，印章的审批、印章的维护、印章使用日志。（1）印章审批印章审批是指将使用印章的用户递交上来的印章进行审核，审核通过，用户才可以使用此印章进行相应的操作，否则不能使用。必须需要相关人员审核才可使用。图5.3.10.1-1（2）印章维护印章维护中分为私章和公章两种维护模式，公章是由权限用户添加审核，其他权限用户方可使用。管理员可以在此进行对私公章的权限进行管理，停止使用或将印章使用密码修改。图5.3.10.1-2（3）印章使用日志印章使用日志，顾名思义，就是看看各个印章的使用在什么地方的一个记录信息。放置印章的滥用。图5.3.10.1-32、红头文件管理设置红头文件，一般用于公司领导发布的文件，给出的相应的模板格式，可以存入此处，以供下载对照使用。另外，该部分还实现了对office文档的在线编辑功能。图5.3.10.2-1图5.3.10.2-23、用户管理权限用户可以在此管理所有使用系统的用户，并可以给所使用系统的用户进行权限的分配。例如给某用户授权限，则在列表内某用户前打钩，然后点击授权，将会出现(如图)所示的权限分配页面，打钩，表示可以使用此功能，否则将不能操作此功能。后面的公司、个人，分别代表此功能可以是公司使用，也可以是个人使用。图5.3.10.34、角色管理给用户的上一级增加一个权限的设置，比如属于部门、管理员、演示用户等，此处设置完毕，可以将用户归入其中的一个角色中去。分门别类，统一管理。图5.3.10.45、部门管理可以设置每个部门下面的子部门，从上到下原则进行分配，树形结构，一目了然。图5.3.10.56、职位管理设置公司每个职位的名称，后将人员归于其中，例如：总裁、CEO、总经理、副总经理、科长等等职位名称。图5.3.10.67、附件类型此处是限制系统上传文件的类型后缀名，为了系统的安全，上传附件需要增加对上传文件的控制，不是什么样的附件都可以上传的，通过此处可以限制上传类型。增强安全性。图5.3.10.78、系统日志管理人员通过此处可以查看登录系统的用户都做了哪些系统操作，如果系统某一模块出现了问题，管理人员可以通过此处检查是哪些用户的操作造成了错误。相当于系统操作的一个跟踪记录管理。图5.3.10.89、手机短信管理管理人员通过此处可以查看手机短信的相关信息。4.3.11. 系统左侧菜单1、在线人员/全部人员通过此处可以查看当前系统登陆的人员有哪些，方便管理者的人员调度，发布即时消息。可以快速的联系这些用户。全部人员就是指的是本系统目前为止所有的注册用户，同时可以发布离线消息。当对方上线后，会直接有提示对方查看信息。2、windows快捷组此模块设计初衷是让用户可以设置自己经常启动的软件快捷键，可以在WEB程序中直接打开运行本机上的windows应用程序。方便快捷。容易管理。3、个人资料/其他设置系统使用人员可以在个人资料中填写入个人的详细资料，方面系统其他用户查找到自己，进行通讯。其他设置中，主要是设置系统左边菜单的弹出方式，如果选择不弹出，则点击左边菜单时，相应页面会在右边框架内显示，否则，则会新弹出一个IE窗口进行显示。在其他设置中还有一项是设置系统提示音的声音，可以根据自己的喜好选择其中的一种声音。此声音应用于系统短信、内部短信、审批提醒等提示操作上。4、导航栏此四个选项分别为1.关于：介绍程序开发公司、版本等信息。2.插件：系统中使用到的插件将在此下载，需要下在的物品在系统跟目录下的down文件夹内。3.桌面：直接转到工作台的模块设置页面。4.权限：查看当前用户的系统使用权限，不可更改。1.工作台：点击直接转到工作台页面，在这里可以查看相应的信息。2.后退：退回到上一个页面。3.前进：退回后可以前进到刚开始的页面。4注销：退出OA办公自动化系统。5登录RTX：实现与RTX接口。4.4. 系统架构和运行环境总体采用服务器/浏览器的模式，这样在企业内部用户可以直接访问，企业外部通过VPN（虚拟专用网络）服务而访问， 此应用模式的优点：在保留了企业各地分支机构网络系统的独立性，实现了全企业的信息互动。可以充分利用企业现有的网络系统，节约了实施的成本。另外提高了企业信息的安全性。4.5. 系统应用环境4.5.1. 硬件环境最低配置：服务端：CPU：Pentium 300以上内存：256M以上硬盘：至少1G可用空间客户端：CPU：Pentium166以上内存：64M以上建议配置：服务端：CPU：Pentium 1G以上内存：512M以上硬盘：2G可用空间以上客户端：CPU：赛扬500以上内存：128M以上4.5.2. 软件环境服务端：WINDOWS 2000(任意版本) 或WINDOWS 2003或 WINDOWS XP SP1 或 WINDOWS NT4 SP6，建议使用WINDOWS 2000 Server。客户端：Windows 98/ME/NT/2000/XP/2003操作系统IE5.0以上版本的浏览器（建议使用IE6.0 SP1）4.6. 系统的安全分析与设计由于本系统的特殊应用，安全性是本系统最关键的问题之一，安全威胁来自各个方面，主要涉及到三个方面的问题：物理安全、访问控制、传输安全。网络信息系统的建立可能遇到很多问题，操作系统采用的存储数据库和加密过程已经导致了一系列的安全漏洞的存在。来自Internet上非法黑客的攻击，以及其它途径进入系统的非法用户都能将对网络系统地安全保密造成极大的影响，主要表现为系统信息在传输过程中可能会被拦截、篡改、伪装和中断，这是本系统需要面对的安全问题。针对系统需要面对的安全问题，以及系统的实际应用环境，本系统的信息安全主要通过以下几个方面来保障：(1) 系统的访问权限控制系统访问权限控制属于在应用程序层实现数据库安全的一种技术。按照不同用户的需要设置对应用程序中不同模块的访问权限（禁止或允许），这样用户只能访问权限内的应用模块，从而间接的保护了后台数据库中数据的安全性。本系统实现了基于权限分配的访问控制。各功能模块对应不同的权限值，只有用户被赋予相应的权限，才可以访问相应的功能模块，而对未授权的功能模块，则不能访问。这种访问机制，有效地防止了各种非法操作，在很大程度上保证了系统的安全。(2) 系统的数据安全设计系统的数据安全是系统安全工作的重中之重。备份是防止系统数据丢失的最基本也是最有效的方法。备份就是当系统发生硬件故障，或是受到病毒的攻击，导致系统和数据损坏，通过事先备份的系统数据来进行恢复，为了充分保证系统数据的安全，本系统在以下数据备份方面做了工作：硬件备份硬件备份就是在系统设计和配置时，准备冗余的硬件设备，当运行的设备失效时则迅速切换到备份的设备。这种方式可以防止在硬件发生故障时，导致数据丢失或系统无法运行。软件备份软件备份就是将数据定期地进行备份，以便数据遭到破坏时，可以恢复系统的数据。在数据库服务器中，有专门的备份和恢复工具。考虑到防火等因素，备份数据固定存放于另一座建筑物中。五、 应用价值1、极大地提高了工作效率，节省了运营成本：不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。 2、规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序。比如：公文会签、工作计划、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。 3、提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。 4、使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。六、 系统实施规划系统实施是决定项目成功应用的关键步骤，为了做好项目实施工作，公司制订了严格、高效的项目实施制度，对项目实施作了规范、合理的安排。为了达到实施目标、保障实施效果，系统采用先进的六步骤实施方法，在每一个步骤中，严格按照项目实施规范进行，辅以标准的实施文档，合理地组织人员和资源，为系统实施提供切实的保障，充分保证实施的质量。该方法的全过程主要包括以下六个阶段：项目组织阶段，需求调研阶段，二次开发阶段，项目准备阶段，项目建设阶段，项目交接阶段。6.1. 项目组织阶段项目定义主要是针对项目人员，项目计划和项目有关初始约定的一系列相关活动。项目定义的主要任务是根据项目解决方案和用户当前情况，解决项目做到什么，做什么，如何做，谁来做的问题。目标与任务1. 双方成立项目小组，明确彼此的职责和义务。主要包括项目经理，项目协调人，各业务部门操作人员等2. 双方项目小组共同确定项目总体实施计划；3. 召开项目启动大会；阶段成果1. 项目组织清单；2. 项目实施计划；3. 项目启动会议记录6.2. 需求调研阶段在详细调研论证的基础上，了解用户目前业务流程、管理现状，根据用户提出的管理需求，通过双方的充分协商、论证，形成较为完整、规范的系统需求分析报告，目标与任务：1. 调研客户的业务流程及个性需求2. 编写需求调研报告阶段成果1. 需求调研报告6.3. 二次开发阶段针对用户实际管理的合理意见，编写并确认二次开发计划内容，进行二次开发，在开发过程中，采取一边开发、一边测试的方式，从而保证系统在用户中顺利的应用。目标与任务：1. 根据需求报告进行系统调整2. 确认并提交客户化方案书；阶段成果1. 客户化系统方案书2. 系统详细设计方案书6.4. 项目准备阶段在软件正式使用前，公司要事先准备硬件网络环境，软件环境以及必要的初始数据，我方实施人员会指导并协助用户按照既定的方法和方式进行初始数据的准备工作并做好对操作人员的培训工作。目标与任务：1. 准备静态基础资料数据，如组织机构信息，员工信息等 2. 准备动态资料数据，如项目，合同，付款单据等 3. 准备安全、有效的网络硬件、软件环境，以保证信息化系统顺利的上线；4. 完成企业最终用户的培训，以保证企业能够有合格的操作人员熟练的应用系统。阶段成果1. 用户培训确认单；2. 用户培训教材；3. 用户数据准备情况确认单；4. 软硬件环境确认表；6.5. 项目上线阶段项目准备阶段后需要进行数据初始化，并展开系统上线的工作，并对在上线过程中发生的问题需求及时调整修改。目标与任务：1. 确保初始化数据准备正确无误。2. 将初始化数据正确、及时的录入系统。3. 确认系统上线结果。4. 对前期不尽完善的流程进行局部调整。阶段成果1. 系统调试及初始化确认单2. 系统试运行报告3. 问题需求反馈确认单4. 系统运行管理办法6.6. 系统验收阶段以上工作全部完成后，系统便可上线运行。为了确保正常业务的顺利运行，我们推荐在此阶段内，采用系统处理业务和暂时的手工处理业务的并行管理方式。在系统正常并行一个月后，便可进入项目的验收。目标与任务：1. 对模块和系统的实施和应用成果，进行确认；2. 对客户方在项目实施周期内所做的实施工作进行确认；3. 对项目进行总体的总结；4. 最项目过程进行总结汇报5. 为引入服务做好铺垫工作。阶段成果1. 项目实施总结报告；2. 用户使用情况调查表3. 项目实施文档集；4. 项目验收报告下表为项目总实施进度计划表。项目实施计划表文档编号: 日期: 年 月 日项目单位项目名称负责人联系人联系电话传真Email项目起止日期 年 月 日- 年 月 日实施人员项目类别产品研发(二次开发) 自主软件实施 代理软件实施 系统集成 其它项目实施整体目标项目实施内容计划内容(或功能说明)工作时间负责人用户意见项目组织阶段2工作日需求调研阶段10工作日二次开发阶段20工作日项目准备阶段5工作日项目上线阶段15工作日项目验收阶段2工作日相关文档说明项目负责人意见签字： 日期： 年 月 日用户意见签字： 日期： 年 月 日七、 售后服务保障我们承诺我们软件产品技术的安全性、实用性、稳定性、可信赖性、可扩展性、易学性和易操作性。作为公司的用户，您将获得以下的服务内容：包括软件产品的安装与初始化、操作培训、运行维护、使用咨询、上门服务、版本升级、售后跟踪等等。软件的售后服务是公司多年十分重视的工作，公司具有较严格规范的服务制度和专门的服务部门。1. 公司提供一年的免费服务。若需上门时，技术人员24小时到达现场。免费维护期过后，提供收费服务。2. 对于软件产品的系统错误，我们将提供免费上门调试及修护。3. 自软件实施期起， 公司将提供及时的电话支持、上门工作等服务。工作时间内全天候受理用户业务。 4. 如果用户因购买使用其他供应商提供的软件或硬件而造成我公司软件瘫痪的，原则上不在我公司的维护范围之内，但我公司提供此项上门服务，并收取费用。5. 我们会定期进行用户回访，与用户及时沟通，了解软件运行状况。并根据目前用户所存在的问题给出一些相应建议，保证用户的系统能够更好的运行。我们也会定期征询用户使用意见，提高用户满意度，提供完整的技术文档，实现系统的可追溯性，方便项目维护、扩展、版本升级。以下情况不属于免费服务范围但可实行收费技术支持的：1. 试图对软件进行解密而导致的软件损坏；2. 计算机自身故障；3. 计算机病毒引起的故障；4. 硬件系统瘫痪造成的软件损坏；5. 因使用环境不符合本产品要求造成的故障；6. 不属于售后免费培训的培训服务；7. 数据未备份造成的数据丢失；8. 由于用户随意更改代码造成的软件损坏。（学习的目的是增长知识，提高能力，相信一分耕耘一分收获，努力就一定可以获得应有的回报）