乌尔沃思采购系统分析 张旭

国际物流 课程论文（报告、案例分析）院系： 物流学院专业： 物流管理班级： 06940711姓名： 张旭学号： 0694101321任课教师： 李彦萍题目： 乌尔沃思采购系统分析提交论文（报告）时间： 2009 年 6 月 29 日【内容提要】本文研究对象是乌尔沃思公司，乌尔沃思公司是英国一家大型零售商，主营业务包括，玩具，童装，娱乐产品，糖果以及家庭厨房用具，下设一个总部位于伦敦的海运部，负责海外供应商的订单处理，海关清关和支付事宜。目前，该公司主要问题存在于海运部与公司25个商品采购单位缺乏信息沟通，大量货币合同没有集中控制协调，由于货币差异公司的采购订单管理系统无法生成统一进口采购订单导致工作繁琐重复，造成大量无谓的劳动成本和管理成本。并且由于销售产品的特殊性，公司难以把握对产品未来的预测，并且供货交付周期漫长，货币价值波动更加剧了这种难度。本文将从集中采购的模式分析如何解决分散采购的问题，并引入集中采购的典型代表沃尔玛零售企业进行分析。关键词：集中采购，市场预测，组织结构，供应商关系目录一、乌尔沃思现状综述4二、作业流程图4三、乌尔沃思采购系统问题分析6（一）组织结构问题6（二）市场预测缺乏问题6（三）供应商关系的稳定性问题6四、与沃尔玛采购比较分析6五、解决方案7（一）集中采购7（二）与供应商建立长期合作关系7（三）采购模式的不断创新8乌尔沃思采购系统分析专业 物流管理 学生 张旭 学号 0694101321一、乌尔沃思现状综述乌尔沃思公司是英国一家大型零售商，主营业务包括，玩具，童装，娱乐产品，糖果以及家庭厨房用具，商品定价中低价位，拥有良好的客户基础。乌尔沃思公司组织架构包括下设的海运部，采购部，财务部，配送中心等，其中配送中心分别位于两个不同的城市，对本地不同零售商店进行配送。采购部下设各个针对不同采购产品的业务部，采购部门采购人员书写采购单，海运部受到进口采购单后，进行检查确认，然后将采购订单连同装货指令送至供应商。海运部主要负责海外供应商的订单处理，海关清关和支付事宜，由于日常订单，单证繁琐复杂，例如订单跟踪，清关手续的申报等，需要大量的雇员，海运部业务流程包括当商品装船，船公司发出提单，供应商向乌尔沃思海运部发送出口单证，海运部确认，乌尔沃思当地开户银行付款，支付汇票，进口商获得货物所有权，并填写关税申请表，提交各种单证进行海关清关。如图1所示：二、作业流程图不合格产品合格完成清关登记商品D/A或D/P检查确认采购人 员单证副本海运部装船指令和确认单证信用证申请表银行供应商船公司提单各种出口单证采购单供应商开户银行乌尔沃思海运部乌尔沃思开户银行汇票装船单证进口商HMC&E关税申报书清关代理乌尔沃思配送中心海关仓库商品样单发票，包装清单，GSP证书，原产单证图1：乌尔沃思采购业务流程图三、乌尔沃思采购系统问题分析（一）组织结构问题乌尔沃思的采购流程是典型的分部门采购组织结构，因此从订货至交货的采购周期的整个事件随部门不同而有所差异，目前公司内部还未建立完善的信息系统，使得各个采购部门不能及时进行信息沟通，产生重复工作，同时这种按业务类别布局虽有利于各业务在避免同一区域深耕细作需要付出很大的成本，但不能公司充分利用该区域的经济、文化、法制、市场等外部环境的机会。（二）市场预测缺乏问题价格竞争力是乌尔沃思市场地位的主要因素，采购人员的一项关键目标是采购单位最小化，采购人员经验丰富，善于判断市场对产品的选择，但是过于自信，存在风险，由于乌尔沃思没有在适当地点的店铺配备EPOS系统，因而无法对过去的销售数据进行计算从而预测未来的需求。同时，由于市场预测机制的缺乏，导致乌尔沃思的配送中心季节性爆仓或缺货。（三）供应商关系的稳定性问题采购中更深层风险是，乌尔沃思的大部分产品属于时尚产品，例如玩具和服装，或者是显著的季节性产品，对产品需求做出预测是十分困难的，这种风险又由于距离遥远的供应商而加剧:供货交付周期漫长，货币价值波动。采购多为一次性订购，一次性交付装运，缺乏灵活性。四、与沃尔玛采购比较分析对于市场产品预测的问题，沃尔玛在20世纪80年代初，其配送中心的电子数据交换系统已经逐渐成熟。到了20世纪90年代初，它购买了一颗专用卫星，用来传送公司的数据及其信息。这种以卫星技术为基础的数据交换系统的配送中心，将自己与供应商及各个店面实现了有效连接，沃尔玛总部及配送中心任何时间都可以知道，每一个商店现在有多少存货，有多少货物正在运输过程当中，有多少货物存放在配送中心等；同时还可以了解某种货品上周卖了多少，去年卖了多少，并能够预测将来能卖多少。沃尔玛的供应商也可以利用这个系统直接了解自己昨天、今天、上周、上个月和去年的销售情况，并根据这些信息来安排组织生产，保证产品的市场供应，同时使库存降低到最低限度。由于沃尔玛采用了这项先进技术，配送成本只占其销售额的3，其竞争对手的配送成本则占到销售额的5，仅此一项，沃尔玛每年就可以比竞争对手节省下近8亿美元的商品配送成本。20世纪80年代后期，沃尔玛从下订单到货物到达各个店面需要30天，现在由于采用了这项先进技术，这个时间只需要23天，大大提高了物流的速度和效益。沃尔玛的供应商可以把产品直接送到众多的商店中，也可以把产品集中送到配送中心，两相比较，显然集中送到配送中心可以使供应商节省很多钱。所以在沃尔玛销售的商品中，有87左右是经过配送中心的，而沃尔玛的竞争对于仅能达到50的水平。由于配送中心能降低物流成本50左右，使得沃尔玛能比其他零售商向顾客提供更廉价的商品，这正是沃尔玛迅速成长的关键所在。同时，这也是乌尔沃思的配送中心出现季节性爆仓或者缺货问题后管理层最应当值得深思的地方。五、解决方案（一）集中采购为了应对采购部门分散使得成本难以下降的问题，乌尔沃思公司应当发挥集团优势，采用集团采购的方式，因为集中采购相对于分散采购规模大，效益好，更易取得主动权，易保证全球进货质量，有利于统筹安排各种物品的采购业务，物品的配套安排，整体物流的规划和采购成本的降低，得到供应商的支持和保障，物品采购成本的降低，以及集体决策。降低采购成本，加强协调管理，彻底消灭分散采购的种种劣势，从而提高公司竞争力，促进大客户开发，建立稳定的供应渠道，把运贸业务做大做强。虽然现在集中采购主要存在的障碍仍然包括各采购部门之间都是独立运作，各自有各自的供应商和客户网络，甚至在某种程度上存在竞争关系。虽然现在暂时也没有提出更好的管理办法来建立各采购部门联合采购合作平台，同时乌尔沃思海运总部也没有专门的采购部门来管理集中采购业务，然而，长远来看，只有通过供应链整合，大规模集中采购降低成本，提高采购稳定性，减少波动，才能解决海运部与公司25个商品采购单位缺乏信息沟通问题，和大量货币合同没有集中控制协调引起的风险，尤其是外在元素对企业的影响，并提高企业对突发事件的应对能力，有着十分重要的意义。（二）与供应商建立长期合作关系同时，乌尔沃思在采购过程中存在着效率低下，信息不畅，缺乏完善的采购管理体系，在该系统循环中，显然由于采购各部门独自采购物资出现矛盾，管理层需要在宏观上调整各部门的采购或者直接采用集团采购方式彻底解决采购的不稳定等问题，尤其应当与供应商签订长期合作合同，建立稳定良好的供需关系，这样才能长期保障采购价格以及采购量的稳定。（三）采购模式的不断创新不难发现，位于五百强的沃尔玛大型连锁零售企业采用的便是典型的采用集中采购模式，沃尔玛总部已经将这种采购模式发挥的尽善尽美，沃尔玛采用全球采购，中央调配的方式，利用先进的技术设备完成对市场信息的控制，虽然如此，沃尔玛仍然在不断的改革采购方式提高自己的生存能力，近年来，沃尔玛连锁公司正在尝试用电子邮件、视频会议来精简采购程序，缩短采购大会的会期，不见面做生意。而这种应急策略，更预示着一场更有效率的“采购方式改革”的到来，所以，作为竞争激烈的零售企业，乌尔沃思公司在采购的问题上，必须要以长远的目光来对待发展的市场，集中采购也并不是采购的最终模式，乌尔沃思公司海运部应当根据自身的发展特点，发展集中采购并为未来的其他采购模式做准备，从而更好为乌尔沃思公司的其他运营层面服务，并综合提高企业竞争力，更好的为乌尔沃思公司服务。参考文献：1企业信息化模型研究 张玉峰 徐敏刚 中国软科学 1999年 第12期2物流知识网：