办公室管理制度-打印版

办公室管理制度第一节 总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。二、本制度所指行政事务包括服务规范和办公秩序、接待管理、印章管理，公文和邮发管理,办公事务用品管理，用车管理,会议管理、档案管理、后勤保障管理等.第二节 服务规范和办公秩序三、服务规范：1。仪表：公司职员应仪表整洁、大方；2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方,微笑应答,切不可冒犯对方；3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;4。现场接待:遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；5.电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。四、办公秩序:1。工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序；2.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁;3。各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作；4。发现办公设备（包括但不限于通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三节 接待管理 为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理的原则：五、接待范围1.公司客户和供应商；2。会议、培训和其他重大活动；3。行政机关接待。包括公司主管部门和与公司有关联性的政府机关来我司检查、调研、指导、联系工作;4.一般来访及其他。六、接待程序坚持先请示，后接待原则：1. 各部门负责人向总经理报告来客人数及事由；2. 经总经理同意，在办公室核实后，按规定标准安排或配合有关部门的接待;七、接待办法1.除特殊情况外，一般实行对等接待；2.相关部门的主要负责人由总经理接待，不能确定对接人员时，请示总经理。八、接待标准及要求1。凡临时性接待或迎检工作需要烟、水果等物品的，应事先报总经理同意后,办公室统一安排；2。就餐后原则上不安排与工作无关的其他活动，如有需要需先向总经理请示；3。确需超标准超范围接待的，需经请示总经理同意后,方可安排;4。需要安排住宿的，请示总经理同意后，由办公室具体负责安排客房;5.需送礼品的,由总经理交代，办公室负责核实人数、按程序领取、发放；6.具体接待标准由办公室负责人拿出意见，呈总经理批准，或另行规定。第四节 印章管理九、目的和使用范围:1。为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度;2.本制度适用于公司全体员工。十、种类：公司公章、合同专用章、公司业务章、财务章、法定代表人章、发票专用章、公司工会章和检验分析章及公司各部门章等。注:1.凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；2。凡属部门业务范围内的加盖部门章;3.凡属合同类的用合同专用章；4。凡属财务会计业务的用财务专用章。十一、印章的管理1。印章的刻制、更换与销毁1)印刻：公司因为工作上的原因，需要刻制新印章的,由印鉴使用部门向办公室提出申请，报经总经理审核批准后，由公司指定人员按照有关印章印刻的相关规定负责新印章的印刻，新印章印刻后由公司人事行政部组织与印章保管人于当天内签署印章保管及使用协议后,即应交由印章保管人保管;同时，公司要行文明确说明新印章的启用时间； 2）更换与销毁:公司因为工作上的原因,需要更换旧印章,由印章保管人或印章使用部门提出申请，经总经理审核批准后，公司行文明确说明旧印章的废止时间,同时由公司行政人事部负责收回旧印章，并组织印章保管人签署印章上缴签收单,结束其印章保管职责并停止其使用权限，由办公室监督印章销毁； 3)印章保管及使用协议及印章相应的签收手续记录，由档案管理员负责保管存档。 2.印章的使用 1）公司指定岗位/员工为印章保管人，具体见印章管理协议。 2）印章使用审批人的职责和义务 维护公司利益的前提下,审批相关协议或事项； 协议或其他函件在同意加盖印章前，应在协议或函件上签署审批人名字； 尊重印章保管人履行印章保管及使用协议,遵守印章保管及使用协议中的约定与操作程序。3)印章保管人员的职责和义务 按照公司的要求与公司签署印章保管及使用协议； 从印章保管之日起根据印章保管及使用协议履行印章保管及使用职责; 根据印章管理制度，认真核对协议或函件上的印章审批人签字，如无印章使用审批人签字或签署日期,不得使用印章; 沿革遵守印章使用登记程序及保存严格遵守印章使用登记程序及保存印章使用登记表等文档备查，对用印留存的资料定期进行编号、整理、立卷归档； 不得在空白介绍信、空白信笺等无具体内容的凭证或纸张上加盖印章； 不得擅自委托他人代管，未经印章使用审批人批准，不得将印章携带出公司以外并使用； 印章保管人员因故不能履行保管义务时，应及时向公司说明原因，并按照总经理的指示，向指定的印章代管人员办理交接手续； 印章的指定保管人员必须妥善保管印章，如有遗失，印章保管人应向公司尽快办理印章遗失声明与后续工作,并上报总经理,公司有权根据情况给予印章保管人相应的处分； 有权对需盖章文件或事宜提出异议，当印章使用审批人与印章保管人意见不同时,可上报公司总经理审批后执行,相应责任由总经理承担。4）行政人事部职责 组织并监督印章制度的实施； 监督印章保管及使用协议的签署，及时根据印章保管人、印章使用人的岗位或人事变化组织签署相关终止与开始协议，以及时履行或终止其职责; 根据公司经营发展，建立健全印章保管、使用登记与使用职责约定等制度。印章保管人根据要求保存协议原件、印章登记表与印章。印章使用审批人审阅同意后签字于协议/函件上。 3。印章保管、使用及记录相关的流程要求申请人持印章使用审批人已签字的协议/函件，填写登记表。申请人起草协议/函件后递交印章使用审批人审阅。印章保管人，审核协议/函件与登记表信息是否符合及是否有股东联签后盖章。注:1、根据公司股东会决议的审批权限，在总经理审批权限以外的，需要股东联签，在印章的实际使用中，在印章使用审批人审阅同意后,需要股东联签的协议/函件，由股东或股东代表在登记表上签字确认。2、用章审批权限对照上表或另行规定。3、总经理如需授权审批人,需出具书面授权委托书，印章保管人应仔细确认无误。十二、违纪处理1.违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。2.印章使用审批人或印章保管人违反本制度的规定或印章保管及使用协议的约定时,公司可以按照公司的规章制度给予印章使用审批人或印章保管人相应的处分；给公司造成损失的，应向公司承担相应的损害赔偿责任。3。印章使用审批人或印章保管人违反国家法律法规使用或审批使用印鉴，有印鉴的保管人或审批使用人承担相应的责任.4。印章保管员应将印章使用签批单保存好，每年年底底交相关行政部门汇总存档。十三、附则附相关表格：1） 印章刻制申请表；2） 印章使用登记表；3） 印章样式规定表;4） 印章管理登记表；5） 印章销毁申请表；6） 印章申请表；7） 原件（印章）外借申请单. 第五节 公文和邮发管理 十四、公文管理是指收文、文件制作和发文管理（包括公司各类红头文件、办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示、快递信函等）。办公室负责为各部门报刊订阅、收发信件、邮件，所有公发信件、邮件都由文员登记、收发。公费报刊的征订由各部门负责人上报办公室，由办公室统一报批处理。十五、公文的签收：1.凡外来公文文件，均由办公室认真查收签字；2.对上级主管部门下达的文件，需要向下属部门传达时，办公室应及时、迅速送到,办公室根据文件指示,将文件送到承办部门或个人，并对承办部门承办的事项负责催办。十六、公文制发程序：1。主办部门承办人拟稿,负责人审核，办公室核稿，董事长或总经理签发，办公室负责登记、编号、打印、封发.文件中涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人签字为准;2。各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字，交办公室审核后，报总经理审批发送；3。办公室有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改.内容不实,格式不符的文稿可以退回拟稿部门；4。上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。第十七公文打印、复印及传真管理1.企业公文的打印文件由办公室负责，严禁打印、复印工作以外的任何文件；2.参加会议、培训等带回的文件材料应及时交送办公室按收交程序处理，不得个人保存；第六节 办公事务用品管理十八、办公事务用品类别规定如下：（一）办公用品（桌椅等)；（二)事务器具（活页夹、度量衡器具等）；（三)印刷品；（四）纸张（复印纸、传真纸、打印纸等）；(五）杂物器具（杯子、茶叶等）；（六）办公自动化用品（计算机、打印机、复印机等）；(七)其它。十九、办公事务用品的购发：1。公司所需办公用品由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。办公用品只能用于办公，任何人不得移作他用或私用。所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费,努力降低消耗;2.办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算，经主管领导审批后负责将办公用品购回.有计划地分发给各部门并办理好出库手续及记录；3.办公事务用品的购发由各部门在每月1-5日间做好用品需求计划，由部门负责人签署后报办公室,办公室根据实际工作需要有计划购买、分发给各部门，由部门负责人签字领回。除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品时，须经总经理批准由部门主管领导签字方可购发；3.低值易耗办公事务用品可由办公室确定购买。单件价格超过200元以上的物品必须由总经理批准后方可购买;4。新聘工作人员办公用品,办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作；5.负责购、发办公用品的人员要建立账本，并办好出、入库手续。出库物品一定要由领取人签字,特殊用品需由其部门主管签字后方可办理出库办公及劳保用品的购发(劳保用品的购发，由行政人事部统一购买,并根据实际需要定期发放）。第七节 用车管理二十、公司所有车辆均由办公室负责监管。用车范围主要包括：公司副总级别以上人员外出联系工作或外地出差接送、接待客户及其他需要用车的人员。二十一、用车申请:1.非配专车人员或总经理指派用车，需填写用车申请单，由办公室经理审核，总经理批准,驾乘人员凭其签发的用车申请单用车；2。公司每部车辆配备一本用车登记簿，记录：1）用车出发时间、地点和到达时间、地点；2)车辆启用公里数和油量；3）车辆到达地公里数和油量;4）如途中需加油，记录加油时间、加油量和金额；5）如有同乘人,请同乘人与驾驶员一同对上述内容，签字确认;3。办公室制定司机行车记录表，根据用车登记簿每周对每部车辆的用车公里数、油量和金额进行备案登记。4.公司在无车或车辆不足时,需要在外租车办公的,申请人在办公室填写用车申请单，报总经理批准后准予用车.二十二、申请用车一般应提前一天通知办公室，办公室应严格按规定派车,不得随意扩大用车范围;向同一方向的用车,以节约为本，能合用车的就合用车，不另派车。二十三、司机应服从调度（若未按规定出车或私自用车，出现一切后果,责任自负，同时承担由此给公司造成的损失.并予以警告或解聘。车辆在下班后或节假日应按要求入库，并停放指定地点。司机必须安全驾驶,爱护车辆，文明行车。对车辆经常保养，保持车辆卫生和良好状况。如需维修，书面说明情况，由办公室审核后，报总经理批准。第八节 会议管理第二十四、公司会议主要由部门副经理级以上会议、业务会议、不定期召开专题会议及股东会议组成. 第二十五、公司举办上述会议时由办公室组织。办公室应于会前一天将会议的主要内容书面或口头通知参会的全体人员，并在会后24小时之内（如法律或公司章程对会议通知等程序有特殊要求的，按照要求处理）整理出会议纪要，呈总经理及相关人员查阅.会议纪要的形成与签发：公司会议纪要、决议,由办公室整理成文；办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作；会议纪要和决议形成后，参会的人员签字确认。第9节 档案管理二十六、档案管理由档案管理员负责,行政人事部副经理负责监督执行。需保证原始资料及单据齐全完整.要认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作，对涉及机密的文件、资料，档案要做好保密工作，防止泄密. 二十七、归档范围为公司所有公文等具有参考价值的所有文件材料，例如：公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等。二十八、档案的借阅与索取:1.总经理借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;2.公司其它人员需借阅档案时，经行政人事部经理批准；重要档案资料由总经理批准，并办理借阅手续；3.无特殊需要，查阅档案，有复印件的，只提供复印件；4。借阅档案必须爱护,保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案由公司办公室负责人批准方可摘录和复制。二十九、档案的销毁: 1.任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2。若按规定需要销毁时，由总经理审批在专人监督下销毁。 第十节 后勤保障管理 三十、食堂管理： 1.食堂工作人员要做好个人的卫生工作,做到勤洗手，勤剪指甲,勤洗工作服,工作时要穿戴工作衣帽。炊事人员要每年进行一次健康体检，无健康证者，禁止上岗； 2.食堂人员要在规定的开餐时间内保证员工就餐，员工不得提前去食堂就餐； 3.食堂工作人员要以热情、礼貌地接待员工就餐,做到少打、勤打,不浪费; 4.严格各项卫生制度,节约水、电，节约成本，做到营养合理，饭熟菜香、味美可口、不多做，不少做; 5.做到餐具干净、无污渍,对环境及餐具按时消毒； 6。计划采购。严禁采购腐烂变质的食物，做到少采购、勤采购； 7.做好安全工作.使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生；禁止无关人员进入厨房;易燃、易爆物品要严格按规定放置,杜绝意外事故发生； 8.做好采购、消耗登记工作。 三十一、员工宿舍管理： 1.以在本公司工作，但本人所居住的辖区非本市的正式聘用员工,凡有以下情况者不得住宿：1）患有传染病;2）有不良嗜好者；3）已办理完理职手续的人员,必须迁离宿舍，不得借故拖延，否则按日收取房租费用。2.员工宿舍管理规定 1）所有住宿人员要严格按照宿舍管理规定执行,并认真服从宿舍管理员的管理；2） 爱护房间设施，保持好宿舍卫生；不准随地吐痰、乱丢东西、保持整洁美观；不准往窗外丢杂物；垃圾用塑料袋装好并及时清除；3）员工所分配的钥匙只限本人使用，不得转借他人;4）不得私自调换房间，如想调换房间需经办公室同意,并办理登记手续；5)注意安全，不准私自安装电器和拉接电源线，不准使用明火炉具（用电炉具）及超负荷用电;6）电视或收音机的使用，声音不得放大,以免妨碍他人安宁；7）住宿员工在晚23：00前必须返回；8）要节约用水、用电。杜绝长流水、长明灯现象发生；9）宿舍内卫生由各自住宿人员轮流清洁整理,可制定值班表；10）员工不得于宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。三十二、保洁员管理规定：1. 保洁员每日按日常保洁内容及标准重点打扫走廊、大厅、会议室及领导办公室的环境卫生。以保证办公环境整洁,舒适。做到随脏随扫,无污迹无杂物;2.保证洗手间内干净、整洁无异味，定期进行消毒；3。对所负责的区域,做到环境无死角，无沉渍;4.做到节约用水，用电.第一十一节 门卫管理为进一步加强管理，维护公司内部工作秩序、保证生产工作的顺利进行、确保公司生产和财产安全，特制定本制度,本制度适用于本公司全体员工和保安人员： 三十三、保安人员应严格遵守保安服务合同及本公司的各项规章制度。 三十四、保安人员一律不准迟到、早退,不得随意离岗、串岗.要做到二十四小时轮流值勤，每两小时巡视巡逻全公司一次。发现违纪、偷窃等行为，及时制止和向上级汇报并作好记录。发生治安事件和灾害事故，应采取积极有效的应变措施，并及时向公司相关部门负责人以上级别的领导汇报,根据领导指示向公安机关报案。发现员工违纪违法行为，及时向行政人事部经理汇报,并协助处理。 三十五、工作时间要穿保安制服，着装干净整齐,不得看书读报、打瞌睡；保持值班室的卫生清洁，窗明几净，值班室内严禁吸烟;无关人员不得在警卫室逗留、闲聊、嬉笑、打闹；语言文明礼貌,待客热情周到，以树立公司的良好形象。监控显示屏要正常打开，留意观察。 三十六、严格执行员工出入制度。当班员工原则上不得离开公司，确需外出，须持有出门卡或凭出车单出入，无卡出门一次,按旷工一天记录。具体参照行政人事部制定的人事制度执行. 外来人员因公务需进公司，经被访人同意，凭有效证件,准确填写会客单后，佩戴”来宾证方可进公司；会客结束后，凭被访人签字的会客单，归还来宾证后,方能离开公司。外来人员一时没有联系上被访人，可在警卫室内的会客室或指定地方等候.严禁闲杂或与非公司员工进入公司。（车间上班时间概不会客，若有特殊情况由保安人员电话联系到值班处接待） 衣冠不整、穿拖鞋、穿背心、短裤者，不得进入公司内. 三十七、严格执行物资管理规定,任何物资出入公司均需办理有关手续。凡协作单位、施工单位的非本公司物资，进入公司时，需在警卫室登记,末经登记的物资不得放行；凡购买、加工、借用的材料、半成品、工具等物资运出公司须持有财务部出具的出门证,经核对无误后方可放行；凡节假日、上班前、下班后，因工作急需外出加工的物资，须经部门经理以上领导签字同意后方可放行. 严谨员工将食堂饭菜带出厂外或带回家（特殊情况经行政人事部经理同意者除外）。 三十八、严格执行车辆出入制度,外来车辆进公司需严格检查，作好登记。摩托车、自行车(食堂购菜、送水车除外)等非员工车辆，一律不得入公司。本公司车辆外出须凭出车单，如无出车单，保安有权拒绝放行。副总经理以上领导除外。车内人员一律凭出门证（副总经理以上车辆除外），否则不予放行。 载货汽车必须出示货物出门卡才准予放行，无证绝不放行。 三十九、认真按照人事管理制度的要求作好考勤工作，严禁代人签字或仿造考勤或签字后又借故离开公司.保安要作好违纪违规人员的登记,并及时向行政人事部上报。 四十、公司一切财产安全防范工作都由保安人员负责，夜班、节假日值班要勤巡视、勤检查，巡视检查要做好记录，重点是生产车间、仓库、锅炉房、食堂、办公大楼.发现可疑情况应及时正确处理，解决不了的要立即向办公室或董事长汇报. 四十一、保安人员若违反以上规定制度任何一项或违背应当由保安人员负责的事项，发现一次罚款50元，累计三次以上者,有权要求保安公司予以调换,若造成损失的，将降低其各项福利待遇，并赔偿因此给公司造成的一切损失，情节严重的将移送司法机关处理. 四十二、公司根据每位保安人员的平时工作表现进行考核，完成岗位工作优异者，公司给予一定的经济奖励，直接发放给个人。 四十三、对违反本制度又不服从保安管理者，保安人员必须根据情况向行政人事部经理汇报或寻求公安机关予以处理，由此造成的一切后果由当事人负责。第十二节 附则 四十四、其他应当由办公室负责的事项：1。协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务;2.收集各部门反馈信息和外部资讯,对员工反映的问题和公司政策的决定及时做到上传下达并做出整理,当好领导参谋;3。协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等；4.协助总经理和生产技术部组织实施公司质量、环境体系认证日常管理,产品销售合同管理、生产计划、产品发货等协调安排，保证产销正常有序；5。配合有关部门做好公司项目的申请与材料整理工作;6.负责办公区域的卫生工作；7。团结协作，互相帮助，互相学习，共同搞好办公室各项工作。四十五、本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的，各部门可提出修改意见，办公室研究并呈请总经理批示.四十六、本制度的解释权归巢湖香枫塑胶助剂有限公司行政人事部，如约定相关条款与国家法律法规或地方政策冲突的，以国家法律法规或地方政策为准.四十七、本制度经行政人事部讨论通过，于2014年7月12日总经理签署，试行一个月后正式实施，适用于本公司全体员工。本制度一式两份，一份传阅,一份存档，具有同等的法律效力. 总经理签署： 巢湖香枫塑胶助剂有限公司13