信息化管理在展会的作用探索

信息化管理在展会的作用探索【摘要】展会现场信息化管理能给所有参与展会人的最 优的参展体验，展会的信息化管理包括展会的展前准备、现 场服务、展后的善后服务的全程服务，衡量一个组织能否办 好展会的标准不仅在展览的收益上，更在于现场管理上，展 会的现场服务表现得最为直接，展会合理而科学的现场信息 化管理不仅提升了展会信息化水平和展会形象，更能获得宝 贵的展会信息资源并挖掘利用。【关键词】展会；现场；信息化管理一、展会现场准备展会筹备之中，主办方要围绕整个展会开展很多细节的 工作，往往细节的工作直接关系到展会的效果，更关系到展 会的品牌是否能延续下去，而这些细节若能做好才能真正能 得到事半功倍的结果。组委会1、参展商的验证与登记注册的展商则可以直接拿到自 己的相关证卡、展会资料、会刊、参展指南、餐券、参展商 调查表等。2、专业观众登记观众信息收集、相关证卡3、门禁管理门禁识别系统，是一种高度智能化、既可 以实时控制又可以脱机使用的网络进出口监控和警报管理安全系统。可以有效的协助场馆方、组办方、参展商做好现 场的统计、管理、控制和宣传工作，以便统计流量等信息、 统计分析。咨询台地图、设置现场触摸屏参观导览系统帮助参与展会的人员自 助了解展会的相关情况与相关服务，提高展会参与者的满意 度。安排若干个熟知展会各项内容的礼仪人员回答展会期间 参展商和观众遇到的问题，例如：卫生间的具体位置等等。 登记参展商和观众提出的问题并相应的解决。在展会期间提 供一个服务柜台与留言中心是必要的，在这个中心可以提供 基本的资料，服务柜台要有足够的空间放置留言板等。设置 电话，展会期间保证咨询展会的任何信息都可以畅通。提供 留言条，准备足够的笔、电话本、当地服务餐厅指南、 观光和购物指南。现场管理小组参展商在报到时可以在展会上向主办单位申请其它服 务，如住宿、饮食、租用设备、停车等，办理相关手续及缴 费。突发事件应对方案1、紧急医疗在任何情况下都随时可能发生，参加展会 的与会者会因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、处于不 熟悉的环境，会容易产生种种不适容易发生一些心脏疾病，中风和其他危害生命的病。需要得到展会工作人员的更多照 顾。会展的组织者应当通过当地有关部门或机构协助成立一 个紧急医疗救护系统，在展会现场安排医疗人员，并与当地 的医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护并送到医院抢 救。2、每一个与会者都应该知道遇到火灾的应对措施，会 展组织者有责任告知客人逃生以及紧急逃生出口，向与会者 充分提供预防火灾方面的资料。因此主办单位要印制防火手 册，放在资料袋中一起提供给与会者参考。在展会现场重点 检查安全设施配备的完好情况。3、每一个参与者在展会的现场遇到盗窃的时间都会给他们留下一个很不好的印象，与 会者会对展会的品牌产生质疑。因此应该在展会期间加强警 卫的同时也以书面资料的形式告知相关的防盗事宜。二、展会管理信息化的体现组织管理信息化充分利用互联网、文档、图片资料数字化处理等各种信 息技术，提高展会组织效率。减少组织管理中的无章可循。经营服务信息化作为现代服务业，会展的竞争说到底是服务水平的竞 争，而只有实现了信息化管理的服务，才是高水平的服务。战略研究信息化国际上的一些著名的品牌与展览场所，都非常重视来自 会展信息化的程度与绩效。应用先进的技术队信息的采集、 整理，用信息化的手段加以分析， 做出科学的服务用于评估， 是会展经营机构生存与发展的核心竞争力。三、展会后续服务数据分析统计提供数据分析报告，包括门禁流量观众情 况、观众调查表、财务项目的统计分析。当展会结束后，参 展单位可以通过服务中心索取展位的时段客流情况，这种先 进的服务会成为参展单位与客户之间沟通的最好桥梁。方案对策根据展会的实际情况统计展会期间遇到的参 展商和观众提出的实际问题并提出合理的解决方案和对策 为展会品牌创造价值，树立展会口碑，以便延续下届展会。会展评估和展后总结总结工作是管理工作的重要组成 部分，总结的功能是统计整理工作资料，研究分析已作的工 作，为未来的工作提供数据、资料、经验和建议。四、展会管理信息化的组成会展信息化管理系统1、会展电子上午平台建设系统；2、会展网上系统；3、专业观众管理与交流系统； 4、会展客户管理系统；5、会展 评估分析系统；6、会展场馆现场视频直播系统；7、会展秘书在线服务系统；&节事赞助管理系统；9、会展服务商管 理系统。展览场馆的信息化管理展览场馆服务水平是考核一个展览场馆能否达到国际 标准的重要指标。面对异地参观，场馆的现代化服务可以使 参展观众在交流与信息分享方面省去更多的时间与精力，而 考察一个场馆的信息化服务程度，已成为组展商选择场馆的 重要指数。组展机构信息化通过强大的展会信息系统的分析与统计，组展机构很容 易就可以了解到目标市场的现状，并且可以经过对客户数据 和展位预定情况避免展览会的失败和定错展位，可以提高对 参展商以及观众的需求和服务质量，使展会的营销与收益得 到科学的保障。参展商系统信息化任何一个参展商都渴望在展会期间能有效的掌握自己 的展台和观众流量的情况，同时也能了解产品的受众情况， 展会在做好全方位的现代化的自拟吸附物系统后，参展商就 可以对自己的参展情况效果了如指掌。结论在不远的未来，可能 5年，也可能10年，展会现场的 信息化经营和管理会更加的普遍，主办方不会再为了招商招 展而东奔西走，参展商和观众也可以更加准确的了解到展览 的信息，更好的接受展会的全方的服务，在未来的会展业， 信息和技术方面一定会有一个崭新的面貌。参考文献1 张强疯狂会展M.机械工业出版社，2007,3.2 魏中龙,段炳德.我为会展狂一一如何经营成功的会展 M.机械工业出版社,2002,8.3 日安昌达人.百科译.展业活动的规划与管理M.北京:光明日报出版社，1985.