采购作业基础知识培训

采购作业基本知识采购作业基本知识 （一）采购的概念 采购（purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。分为战略采购（sourcing）和日常采购（procurement）两部分。（二）采购管理涵盖的范围（二）采购管理涵盖的范围 采购不是单纯的购买行为，而是从市场预测开始，经过商品交易，直到采购的商品到达需求方的全部过程。包括:了解需要，市场调查，市场预测，制订计划，确定采购方式，选择供货厂商，确定质量、价格、交货期、交货方式以及包装运输方式，协商洽谈，签订协议，催交订货，质量检验，成本控制，结清货款，加强协作，广集货源等一系列工作环节。（三）采购管理的目的（三）采购管理的目的 取得较合理的采购成本；取得较合理的采购成本；及时供应采购品以维持企业正常的经营活动。及时供应采购品以维持企业正常的经营活动。 采购品及时供应，确保生产与销售等企业经营活动的顺利进行；采购品及时供应，确保生产与销售等企业经营活动的顺利进行；在考虑安全、经济、实用的前提下，对采购品存货进行适度的管控，避在考虑安全、经济、实用的前提下，对采购品存货进行适度的管控，避免采购品因重复采购而产生浪费或报废；免采购品因重复采购而产生浪费或报废；维持供需双方战略合作关系，建立互利共赢的协作关系；维持供需双方战略合作关系，建立互利共赢的协作关系；以批量和持续采购为基础，维护采购品的质量稳定；以批量和持续采购为基础，维护采购品的质量稳定；以最低或最合理的成本取得所需的采购品，实现规模采购的成本优势。以最低或最合理的成本取得所需的采购品，实现规模采购的成本优势。 （四）采购管理的地位（四）采购管理的地位 采购成本是企业成本管理中的采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分，采购是企业主体和核心部分，采购是企业管理中管理中“最有价值最有价值”的部分。在的部分。在全球范围内工业企业的产品成全球范围内工业企业的产品成本构成中，采购的原材料及零本构成中，采购的原材料及零部件占企业总成本的比例随行业的不同而不同，大体在部件占企业总成本的比例随行业的不同而不同，大体在30%90%，平均在，平均在60%以上。图中所示的是一个典型企业的成本构成。现实中，许多企业把以上。图中所示的是一个典型企业的成本构成。现实中，许多企业把成本控制的重点放在不到总成本成本控制的重点放在不到总成本40%的企业管理费用和工资福利上，而忽的企业管理费用和工资福利上，而忽视了主体部分的采购成本，故降成本的效果事倍功半或收效甚微。视了主体部分的采购成本，故降成本的效果事倍功半或收效甚微。 （四）采购管理的地位（四）采购管理的地位 B 1.采购在商品流通过程中的地位采购在商品流通过程中的地位 采购是社会再生产和商品流通运行的采购是社会再生产和商品流通运行的“启动器启动器”。也是衡量社。也是衡量社会经济景气与否的会经济景气与否的“晴雨表晴雨表” 采购经理人指数（采购经理人指数（PMI）是衡量制造业在生产、新订单、）是衡量制造业在生产、新订单、商品价格、存货、雇员、订单交货、新出口订单和进口等八个商品价格、存货、雇员、订单交货、新出口订单和进口等八个范围的状况。范围的状况。 采购经理人指数是以百分比来表示，常以采购经理人指数是以百分比来表示，常以50%作为经济强作为经济强弱的分界点：即当指数高于弱的分界点：即当指数高于50%时，被解释为经济扩张的讯号。时，被解释为经济扩张的讯号。当指数低于当指数低于50%，尤其是非常接近，尤其是非常接近40%时，则有经济萧条的忧时，则有经济萧条的忧虑。它是领先指标中一项非常重要的附属指针，是国际制造业虑。它是领先指标中一项非常重要的附属指针，是国际制造业的体检表的体检表（四）采购管理的地位（四）采购管理的地位 B 2.采购在生产过程采购在生产过程中的地位中的地位 采购不仅是企业生产采购不仅是企业生产活动的起点，而且是活动的起点，而且是贯穿于企业生产全过贯穿于企业生产全过程的因素。程的因素。 2.采购在生产过程中的地位采购在生产过程中的地位 （四）采购管理的地位（四）采购管理的地位 C 质量是产品的生命。采购物料不只是价格问题（而且大部分质量是产品的生命。采购物料不只是价格问题（而且大部分不是价格因素），更多的是质量水平、质量保证能力、售后服不是价格因素），更多的是质量水平、质量保证能力、售后服务、产品服务水平、综合实力等。务、产品服务水平、综合实力等。 由于产品中价值的由于产品中价值的60%是经采购由供应商提供，也就是说企是经采购由供应商提供，也就是说企业产品业产品“质量质量”不仅要在企业内部限制，更多地应控制在供应不仅要在企业内部限制，更多地应控制在供应商的质量过程中，这也是商的质量过程中，这也是“上游质量控制上游质量控制”的体现；供应商上的体现；供应商上游质量控制得好，不仅可以为下游质量控制打好基础，同时可游质量控制得好，不仅可以为下游质量控制打好基础，同时可以降低质量成本，减少企业来货检验费（降低以降低质量成本，减少企业来货检验费（降低IQC检验频次，检验频次，甚至免检）等；甚至免检）等； 经验表明，一个企业要是能将经验表明，一个企业要是能将1/4到到1/3的质量管理精力花在的质量管理精力花在供应商的质量管理上，那么企业自身的质量（过程质量及产品供应商的质量管理上，那么企业自身的质量（过程质量及产品质量）水平起码可以提高质量）水平起码可以提高50%以上；以上；（四）采购管理的地位（四）采购管理的地位 D （五）采购管理的原则（五）采购管理的原则 （5R原则）原则） A 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应该要多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。获得多渠道的报价后，就会对该物品的求一些新供应商报价。获得多渠道的报价后，就会对该物品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。市场价有一个大体的了解，并进行比较。 比价：就是俗话说的比价：就是俗话说的“货比三家货比三家”； 议价：经过比价环节后议价：经过比价环节后,筛选出价格最适当的二至三个报价环筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通节。随着进一步的深入沟通,不仅可以将详细的采购要求传达不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步给供应商，而且可进一步“杀价杀价”，供应商的第一次报价往往，供应商的第一次报价往往含有含有“水份水份”； 定价：经过上述三个环节后，买卖双方均可接受的价格便作定价：经过上述三个环节后，买卖双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价。为日后的正式采购价。（五）采购管理的原则（五）采购管理的原则 （5R原则）原则） B批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。还要强调按订单数量交货。 （六）采购管理的目标（六）采购管理的目标 。A、作业层面、作业层面： 品质保证； 价格交涉； 签定合同； 交货管理； 其他。B、管理层面、管理层面： 采购部门工作方针与目标制定； 编制年度采购预算计划； 采购制度建立与完善； 建立与供应商及相关部门的良好关系； 作好采购人员教育、培养和管理； 指导、检查部门业务执行情况； 撰写部门工作报告等。（1）概念：采购市场调查指向外部的供应市场，对所有影响公司从供应市场上获取产品和服务的相关因素的数据进行系统地收集、分类及分析，确认并分析采购决策有关的风险，并使这些风险变得更加直观和透明，便于制定科学合理的采购战略。（2）采购市场调查的范围产品和服务：对与公司现有产品和服务的市场信息进行收集、分类和分析，目标是实现节约或降低与采购有关的成本；瞄准减少公司寻求替代供应来源时的风险； 现有供应商分析：现有供应商是否继续能够满足未来技术要求和我们的与灵活供应有关的要求？ 未来供应商分析：收集市场上有潜力的新的供应商信息，并进行分析；发展新的供应商。采购人员要时刻掌握市场信息采购人员要时刻掌握市场信息和市场动向，仅凭直觉和经验和市场动向，仅凭直觉和经验作出的分析缺乏可靠性，势必作出的分析缺乏可靠性，势必会造成采购部门决策的失误，会造成采购部门决策的失误，影响采购部门的工作业绩。因影响采购部门的工作业绩。因此，采购前期的市场调查起着此，采购前期的市场调查起着十分重要的作用，这项工作是十分重要的作用，这项工作是进行采购需求分析的前提和基进行采购需求分析的前提和基础。础。 编制采购计划前必须具备销编制采购计划前必须具备销售计划、生产计划、用料清售计划、生产计划、用料清单（生产单（生产BOM）、库存报）、库存报表等基本资料，在此基础上表等基本资料，在此基础上经过综合分析方能编制出比经过综合分析方能编制出比较合理的采购计划较合理的采购计划项目项目物料物料编号编号品名品名规格规格甲种产品甲种产品（计划生产量（计划生产量1000）乙种产品乙种产品（计划生产（计划生产量量1500）丙种产品丙种产品（计划生产（计划生产量量1200）丁种产品丁种产品（计划生产量（计划生产量2000）合计合计零件零件结构结构零件零件总量总量零件零件结构结构零件零件总量总量零件零件结构结构零件零件总量总量零件零件结构结构零件零件总量总量1 11101101 1A A1 1100010000 00 02 2240024001 120002000540054002 21201201 1B B1 1100010003 3450045003 3360036001 12000200011100111003 33323321 1C C0 00 01 1150015000 00 01010200002000021500215004 44514512 2D D3 3300030001 1150015000 00 00 00 0450045005 55645642 2E E0 00 01 1150015000 00 00 00 0150015006 64564561 1F F1 1100010000 00 00 00 01 120002000300030007 74354351 1G G1 1100010008 812000120001 1120012003 3600060002020020200采购计划分为年度采购计划、半年采购计划、季度采购计划、月度采购计划。采购人员应该根据企业内外部采购环境的变化或竞争对手竞争战略的调整，适时修改或调整采购计划。采购计划的调整主要有下表所示的三种形式。计划调整的内容包括： a）总量调整：对原计划中的采购预算金额或采购数量进行总量的调整； b）结构调整：对原计划中的采购商品的品类、品种、规格等进行的调整。 定单管理的最主要工作就是交货期管理。物料采购的交货控制至为重要，因交货期太早，必会增加仓租管理费用及损耗，积压资金而负担利息；交货期迟误，会造成停工待料，机器及工人闲置，更会影响企业信誉或受合约限制，导致逾期罚款或赔偿损失。总之，交货迟延一旦发生，后续的一连串计划(生产计划、出货、物流、销售计划等)即会发生异常，而影响到公司内外的各种事务，甚至造成顾客抱怨；进而使生产成本增加、流程混乱、不断地丧失应得的利润。 a a）供应商的原因）供应商的原因（1）超过产能或制造能力不足（2）制造过程卡壳或品质不良 （3）材料欠缺（4）报价错误（5）缺乏责任感b b）买方原因）买方原因 （1）紧急订购 （2）低价订购 （3）购运时间不足 （4）规格临时变更 （5）生产计划不正确 （6）未能及时供应指定的材料或模具 （7）技术指导不周 （8）催货不积极c c）其他因素）其他因素 （1）供需单位缺乏协调配合 （2）采购方法运用欠妥 （3）偶发因素：交货迟延率（%）= % 迟延件数率（%）= %迟延日数率（%）= %100X每月交货总批数每月延迟总批数X100每月订单数每月交期延迟件数X100止的日数自订购日起至契约交期日止的日数自订单日起至实际交货 a）衡量公司采购管理水平的重要尺度。只有通过到货）衡量公司采购管理水平的重要尺度。只有通过到货验收，才能发现供方物资的缺陷并要求对方及时改正，验收，才能发现供方物资的缺陷并要求对方及时改正，对方因此才能在以后的业务交往中钦佩我方；对方因此才能在以后的业务交往中钦佩我方； b）适当的退换货可约束对方的不良行为，减少或降低）适当的退换货可约束对方的不良行为，减少或降低我方的损失；我方的损失；c）艺术性的处理好退、换货，可以降低我方的库存呆滞）艺术性的处理好退、换货，可以降低我方的库存呆滞物资，提高运营资金的使用效率。物资，提高运营资金的使用效率。 a）供方重复发货；）供方重复发货； b）经到货验收，发现存在数量错误、规格不符、包装受损等不符合情况；）经到货验收，发现存在数量错误、规格不符、包装受损等不符合情况； c）供方交货日期严重滞后，在我方通知停止供货后仍然将货物发过来。）供方交货日期严重滞后，在我方通知停止供货后仍然将货物发过来。 a）符合采购合同中的退换货条件；）符合采购合同中的退换货条件； b）所购物资本身不符合其质量标准或合同规定的标准；）所购物资本身不符合其质量标准或合同规定的标准； c）包装破损或超过保质期的物资；）包装破损或超过保质期的物资； d）由国家质检部门或专业检验机构检查出存在质量问题或不符合标准的）由国家质检部门或专业检验机构检查出存在质量问题或不符合标准的物资；物资； e）供方发生突发性质量事件，为消除我方质量隐患而退货，或者供方将）供方发生突发性质量事件，为消除我方质量隐患而退货，或者供方将产品实施招回而退货或者换货。产品实施招回而退货或者换货。采购成本构成采购成本构成 物料成本 订购成本 缺货成本 维持成本是由购买材料而发生的货币支出成本。物料成是由购买材料而发生的货币支出成本。物料成本总额取决于采购数量和单位。它的计算公式为：本总额取决于采购数量和单位。它的计算公式为： 物料成本物料成本=单价单价数量数量+运输费运输费+相关手续费、税金等相关手续费、税金等 降低物料成本降低物料成本正确选择供应商正确选择供应商 开辟降低供货成本的新途径开辟降低供货成本的新途径选择合理的运输线路、工具，节约运费选择合理的运输线路、工具，节约运费 比价采购比价采购压价采购压价采购招标采购招标采购 是指向供应商发出采购合约订单的成本费用。具体来说，是指向供应商发出采购合约订单的成本费用。具体来说，订购成本是指企业为了实现一次采购而进行的各种活动的费订购成本是指企业为了实现一次采购而进行的各种活动的费用，如办公费、差旅费、邮资、电报电话费等支出。订购成用，如办公费、差旅费、邮资、电报电话费等支出。订购成本中有一部分与订购次数无关，如常设采购机构的基本开支本中有一部分与订购次数无关，如常设采购机构的基本开支等，称为订购的固定成本；另一部分与订购的次数有关，如等，称为订购的固定成本；另一部分与订购的次数有关，如差旅费、邮资等，称为订购的变动成本。差旅费、邮资等，称为订购的变动成本。 是指为保持商品而发生的成本，是指为保持商品而发生的成本，它可以分为固定成本和变动成本。固定成本与存它可以分为固定成本和变动成本。固定成本与存货数量的多少无关，如仓库折旧、仓库员工的固货数量的多少无关，如仓库折旧、仓库员工的固定月工资等；变动成本与持有数量的多少有关，定月工资等；变动成本与持有数量的多少有关，如物料资金的应计利息、物料的破损和变质损失、如物料资金的应计利息、物料的破损和变质损失、物料的保险费用等。物料的保险费用等。 缺货成本缺货成本保险存货成本保险存货成本 延期交货成本延期交货成本 失去客户的成本失去客户的成本 学习曲线是分析采购成学习曲线是分析采购成本、实施采购降价的一本、实施采购降价的一个重要工具和手段个重要工具和手段。学学习曲线最早由美国航空习曲线最早由美国航空工业提出，研究当重复工业提出，研究当重复生产许多产品时，那些生产许多产品时，那些产品的单位成本随着数产品的单位成本随着数量的增多呈规律性递减。量的增多呈规律性递减。单位平均成本单位平均成本 累计产量累计产量1 1、ABC分析法的原理分析法的原理 “二八二八”定律定律 （80/20准则）：准则）： 社会资源的社会资源的80%掌握在掌握在20的人手中，而余下的的人手中，而余下的80的人只的人只占有占有20%的资源。的资源。2 2、ABC分类法的标准分类法的标准 A类物料：占有年采购金额最高；类物料：占有年采购金额最高； B类物料：占有年采购金额次高；类物料：占有年采购金额次高； C类物料：占有年采购金额最低。类物料：占有年采购金额最低。 具体划分标准及各种物料在总采购金额中应占的比重并没具体划分标准及各种物料在总采购金额中应占的比重并没有统一的规定，要根据各企业、各车间物料的具体情况有统一的规定，要根据各企业、各车间物料的具体情况和企和企业经营者的意图来确定业经营者的意图来确定 。3 3、ABC分类控制的几个问题分类控制的几个问题 对对A类物料的控制；类物料的控制； 对对B类物料的控制；类物料的控制； 对对C类物料的控制。类物料的控制。 产品在经过各加工或流通环节时，其本身的价值也随之产品在经过各加工或流通环节时，其本身的价值也随之增加，这其中的全部或若干环节就构成了价值链。增加，这其中的全部或若干环节就构成了价值链。 一个企业的增值活动通常包括：一个企业的增值活动通常包括：/采购（含运输、仓储）采购（含运输、仓储）/生产生产/销售（含产成品仓储、配送）销售（含产成品仓储、配送）/服务服务 一个完整的价值链通常包含多个组织。也就是说，一个一个完整的价值链通常包含多个组织。也就是说，一个企业的价值链是其所属完整价值链的一部分。企业的价值链是其所属完整价值链的一部分。 多个组织构成的完整价值链就是一个供应链。多个组织构成的完整价值链就是一个供应链。 供应链管理是指通过电子商务工具，将企业的物料采供应链管理是指通过电子商务工具，将企业的物料采购、储存、制造加工、运输、信息及财务等加以有效整购、储存、制造加工、运输、信息及财务等加以有效整合，以建立企业上游供应商及下游客户的策略联盟而形合，以建立企业上游供应商及下游客户的策略联盟而形成伙伴关系，其目的在于创造上下游整合的附加价值、成伙伴关系，其目的在于创造上下游整合的附加价值、降低产销成本、以提升顾客服务水准及市场竞争优势。降低产销成本、以提升顾客服务水准及市场竞争优势。 采购作业是供应链管理系统的一部分，因此，如何发采购作业是供应链管理系统的一部分，因此，如何发挥采购作业效率与采购效能，将直接影响供应链管理系挥采购作业效率与采购效能，将直接影响供应链管理系统的绩效。统的绩效。供应链的静态、拓扑结构：供应链的静态、拓扑结构：供应链不是一条简单的链供应链不是一条简单的链, ,而而是一个网络（企业、供应商、客户、合作伙伴等）是一个网络（企业、供应商、客户、合作伙伴等）供供应应源源需需求求源源原辅料供应商原辅料供应商供应商的供应商供应商的供应商间接客户间接客户直接客户直接客户核心企业核心企业SRM ERP CRM重要推论：重要推论：企业与企业的竞争是供应链与供应链间的竞争企业与企业的竞争是供应链与供应链间的竞争动态、运行机制型定义动态、运行机制型定义: : SCMSCM强调的是一个过程（强调的是一个过程（对对物流、物流、信息、资金流进行协同计划、组织、协调及控制）信息、资金流进行协同计划、组织、协调及控制）供应商生产车间分销体系客 户零售商重要推论：重要推论：用技术可以换取效率，信息共享后决策更科学用技术可以换取效率，信息共享后决策更科学包含关系：包含关系：物流物流 vs. SCMvs. SCM 1、 正泰电气采购管理现状正泰电气采购管理现状