《HSE作业计划书》的内容说明——信息交流(九)

HSE乍业计划书的内容说明信息交流（9）在HSE管理过程中，信息交流起着非常重要的作用，无论是与相关方间的信息交流，野外作业区与营地间的联系，还是进行变更管理时进行的信息交流，对于有效实施HSE管理，都十分必要。1.HSE议1）（4.8.1）条文基层组织应建立HSE议制度，通过会议掌握和了解HSE的相关信息。会议包括但不限于如下内容：开工前动员会、开工前班组会议、班前HSE会议、现场HSE会议、HSE工作分析会、阶段总结会及项目完成后的评估会等。2）说明本条款要求基层组织应建立HSE会议制度，通过会议掌握和了解HSE相关信息，在进行本条款描述时，应把该基层企业根据需要所制定的HSE会议制度作为本条款内容进行记录，会议制度应包括基层组织HSE会议的种类、次数、时间、信息交流的主要内容等等，然后记录该基层企业所有与HSE相关的会议（如开工前动员会、开工前班组会议、班前HSE相关的会议、现场HSE会议、HSE!作分析会，阶段总结会及项目总结会及项目完成后的评估会等）作为该条款的内容。3）解释会议是交流信息的重要渠道，通过会议可以做到上情下达，下情上报，起到交流、沟通等作用，通过HSE会议，可以（1）激励管理层和员工之间有关HSE事项的双向有效交流。（2）对管理层起到顾问作业；（3）检查为防止事故所采取措施的效果；（4）对全员参与HSEf理起推动作业；（5）针对不安全的做法或环境上不可接受的做法，组织检查和评审；（6）对管理层提出进一步改善HSE的建议；（7）加强全国员工在进一步推动HSE管理上的合作。（8）对工人的HSE训练、指导提出建议等。基层企业管理者应主持HSE领导小组会议或类似会议，所有雇员和承包商都应参加有关的HSE议。实施HSE管理，需要进行广泛的信息交流，只有这样，才能传播HSE管理理念，反馈在HSE管理过程中遇到的具体问题，从而起到有效提高HSE管理水平的目的。为了有效利用会议交流HSE信息，基层组织应制定HSE议制度，保证HSE管理信息的通畅交流。2.报告与记录1）（4.8.2）条文明确应填写的报告和记录，报告和记录可包括以下内容：作业报告、作业报表、现场与项目的联系、事故报告、百万工时记录、隐患报告、值班记录、完工报告、HSE简讯等等。2）说明本条款要求列出基层企业在实施HSE管理时，应填写的记录和报告。在进行该项内容的编写时，可把需要填写的基层企业用于HSE管理的报告与记录的名称在此罗列，作为本条款所要描写的内容。这些报告与记录至少应包括但不限于作业报告，作业报表，现场与项目的联系、事故报告、百万工时记录、隐患报告、值班记录、完工报告、HSE简讯等等。3野外通讯1）（4.8.3）条文应明确现场与营地，营地与母公司、业主，营地与外部依托的联络方式，并确保通讯畅通。2）说明本条款需要描述的是现场与营地，营地与公司、业主，营地与外部依托力量间的沟能联络方式。因此，在进行本条款编写时，可把现场与营地，营地与公司、业主，营地与外部依托力量间的有效沟通联络方式，分别进行描述，作为本条款内容。这些沟通联络方式可以是无线对讲系统（如现场与现场、现场与营地间多采用此方式）、电话、移动电话、电传、Email及信函等，但无论使用何种沟通联络方式，必须根据相互之间的性质与特点，保证通讯联络的畅通。4变更管理1）（4.8.4）条文任何对作业内容、设计、人员和设备的变更，对可能产生新的或扩大的危害进行风险评估，都必须有批准人的签字，形成书面文件交流，并保留变更通知单。2）说明任何变更都可能会引起健康、安全与环境影响因素的改变而来带新的风险，为了减少和控制由于文件、设计人员、机构、工艺流程、设备、以及法律的永久或暂时变更，对健康、安全与环境的有害影响，必须进行变更管理，对变更所可能引起的风险进行识别、评价和控制。本条款包括三个方面的内容。其一，对任何涉及到文件、设计、人员、机构、工艺流程、设备以及法律法规的永久或暂时变更，都必须进行变更管理，在进行变更管理时，要求：（1）对所作变更进行风险评估，对那些非强制性变更，如果因变更而使得风险及其影响程度大为增加，则应按照可接受原则，确定有无必要实施该变更。（2）在实施变更时，应根据变更对象的范围性质及HSE管理职责的划分，确定变更审批程序。（3）明确变更的实施和验收部门，对确定进行的变更，经由批准人签字认可，在变更结束后形成记录文件，通知相关部门。对可能产生的新的或扩大的危害，应形成书面文件，进行交流，使业主、公司及基层企业员工都明确认识所作变更可能带来的相应危害及其相应的控制与削减措施。要保留变更通知单，即把原始的书面形式的变更通知单存档，以备必要时查阅。在编写该条款时，可按变更内容的性质分两种情况进行处理。对于涉及文件、设施、人员、机构、工艺流程、设备等非强制性变更，按变更程序在风险评估后，权衡利弊，决定是否实施变更管理；对涉及法律法规等一些强制性变更，也应进行风险评估，以制定相应的风险控制措施，只是该类变更是强制性的。由不得自己选择。然后，对所要进行的变更产生的新的扩大的影响，进行记录描述，形成书面文件，按文件控制程序进行交流，使基层组织员工及相关各方，对所作变更及其可能带来的相应危害有明确地认识，并制定相应的风险投资控制措施。另外，在本条款中明确指出，对变更通知单要存档保留，对口头的变更通知，要形成书面文件，然后由相关方负责人签字后保存。3）解释变更管理是HSE管理体系中的重要一环，人员、机构、设备、工艺流程等方面的任何变更都潜在着对HSE带来影响，因此，所以这些变更都应进行风险评价。对于非强制性变更，如果风险评价结果属不可接受的风险范畴，可考虑不实施该项变更的可能性，因此，实施变更管理，识别评价变更带来的风险，并采取相应的措施加以控制，才能把因变更而对HSE管理带来的风险降到最低。而要进行变更管理，就要按前面所讲的变更管理程序进行逐步实施，明确变更所带来的新的风险，并制定相应的防范措施，从而达到有效降低变更所带来的危害的目的。5与相关方的交流1）（4.8.5）条文明确与相关方交流的方式和要求。2）说明该条款描述的是与相关方交流问题，应明确与相关方交流的方式与要求。在编写该条款时，首先，应明确相关方应包括哪些，如业主、公司、员工以及行业或技术主管部门、分承包商及公众等。其次，应明确与相关方交流的方式，是采用电话、无限对讲系统，还是采用会议交流、电传、信函、Emaik宣传品、告示等方式进行应当注明。如与本基层组织员工交流，一般可采取召开会议或个别谈话的方式较妥，与公众交流沟通可采用媒体广告、发放宣传品等方式，而与行业或部门主管机构采用电话、信函、Email等交流方式更为适宜。但无论采用何种交流方式，都必须保证交流渠道的畅通，确保信息的有效传递。最后，要明确与相关方交流的要求。与相关方交流的要求可根据交流方式来确定，但必须达到有效交流的目的，否则，当不能满足交流要求、达不到有效交流的目的时，必须改变交流方式。3）解释在HSE管理活动中与相关各方及时进行信息交流十分必要。领导与员工之间的交流可以使上情下达、下情上报，使领导及时了解员工自身的情况。施工作业存在的问题隐患等等，也都可以通过与员工的信息交流而迅速获得。而与业主，公司或技术主管（行业）等交流，则可以把施工作业存在的问题向其反映，获得业主或上级公司指令及相关权威专家的建设性意见，从而用于指导或改进施工方式（案）等等，因此，实施HSE管理，必须做好与相关方的信息交流工作。只有与相关各方保持信息交流，才能确保项目施工作业的顺利进行和HSE管理水平的提高。