备用金管理制度

关于备用金管理制度为了加强公司备用金的管理，进一步规范备用金的使用，提高资金利用效率，确保资金安全，根据现金管理暂行条例和现金管理暂行条例实施细则等相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。一、本制度适用于家和公司全体员工；二、本制度所称备用金是指用于单位零星开支的周转金，分为定额备用金、临时备用金、出纳备用金； 三、备用金使用范围：1、 采购商品结算起点在5000元以下的零星采购支出；支付起点在5000元以上的采购商品和与其他单位正常往来的经济业务，应采用转帐方式支付，不得以备用金支付；2、 个人因公出差随身携带的差旅费;因公出差须携带现金的，应当填写借据，经单位主管财务领导审批后从备用金中借取，出差返回后，应在7个工作日内报帐，不得长期拖欠；如因单据不全或其它原因不能及时报帐的，应先将余款交回出纳人员，待手续完备后随即报帐。 3、总金额1000元以下的个人劳务报酬；4、 其他需要现金支出的；四、公司单位出纳人员负责保管本单位备用金，办理备用金的领取、核销手续；职能部门如需存放备用金，要指定专人负责保管；单位负责人对本单位备用金的安全和使用负责。单位出纳人员和备用金保管人员应当完整、真实地记录备用金的收支和核销情况，所属财务部门会计依法进行会计核算，实行会计监督，必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。 五、备用金实行限额管理，根据单位日常业务35日内零星开支所需要的现金量（具体由公司计划财务部核定）核定，具体申领程程如下： 1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。 2、对因业务需要需配发备用金卡（银行借记卡）的部门必须报经公司计划财务部同意，并将有关开户、保管人资料报公司财务部备案。 3、借款遵循“前款未清后款不借”的原则，支出发生后须及时报账，最迟不得超过工资发放时间，否则工资暂扣。 4、未转正人员不得办理借款手续，如需借款必须由其部门负责人给予担保方可。六、出纳人员应当定期与所属财务部门办理备用金的核销手续。财务部门定期进行对帐，确保帐实相符，具体核销流程如下： 1、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。 2、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。3、财务部门会计等财务人员应当根据国家有关法律、法规和财会制度、单位内部财务管理办法以及预算科目和资金使用计划，审核已支付备用金的原始凭证。对不真实、不符合法律、法规和规章制度的原始凭证以及超预算的支出不予受理；对弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应予扣留，并及时向本级单位负责人报告，请求查明原因，追究当事人责任。对不准确、不完整的原始凭证予以退回，并按国家统一的会计制度更正、补充。 4、每年12月31日前，出纳人员必须与所属财务部门结清本年度的备用金，不允许跨年度使用，对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。借款（备用金）流程图部门主管审批签字借款人根据实际情况填写借款单，并注明用途及理由出纳复核付款财务登记入账总经理审批签字 填写清楚 同意 同意 注：1、借款人需在一周内将所借的备用金拿到在财务处报销。 2、若两周内还没有发生费用，应将备用金返还财务，并缴给出纳。 抵销备用金后再支付剩余款项报销流程图发生费用开支总经理审批签字出纳复核财务登记入账财务人员审核签字部门主管审批签字报销人员持正规发票填写费用报销单，并粘贴相应票据 有备用金 同意 同意 出纳付款 无备用金注：1、发票必须是正规发票，并在发票后面签字。 2、单据粘贴整齐。 3、报销金额大余备用金的，出纳支付剩余款项；报销金额小余备用金的，应返现金给出纳。七、备用金监督和检查 1、各级会计有权对所属各单位备用金的管理和使用情况进行检查，定期对单位备用金进行盘库；2、单位有下列行为之一的，由有关部门责令限期改正，追究直接负责的主管和其他直接负责人的责任，各级会计不予报帐。1）超范围、限额使用备用金的；2）以白条抵顶备用金的；3）未按规定程序使用备用金的。 3、单位或个人有下列行为之一的，由有关部门责令限期改正，追回损失；对其直接负责的主管人员和其他直接责任人，由其所在单位或者有关单位依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任： 1）公款私存的； 2）坐支单位现金收入、私设小金库、保留帐外帐的； 3）贪污或者挪用备用金的； 4）因私事借用备用金的； 5）单位间互相调剂借用备用金的； 八、本制度由公司财务部负责解释和修订。 九、本制度自下发之日起实施。