怎样写好工作信息

怎样写好工作信息张鸣雨一、什么是信息信息：即音讯，消息。信息：亦指通讯系统处理和传输的对象。泛指消息和信号的具体内容和意义。通常通过处理和 分析来提取。信息、物质和能量通常称为系统的三大要素。物的系统是这样，人与人之间组成的社 会系统也是这样。系统论的创立者贝朗塔菲和管理学家巴纳德、卡斯特及罗森茨韦克均重视信息的 作用并对信息的作用有所阐述。信息：是对客观世界中各种事物的特征、变化及其相互关系的最新反映。毛泽东一直对信息高 度重视。战争年代亲自动笔为新华社撰写重要消息，用以指导革命。信息与系统信息是系统与外部环境之间沟通交流的介质之一。一种重要的媒介。系统是自成体系的组织， 是相同或相类事物按照一定的秩序和内部联系组合而成的整体。是由若干相互联系和相互作用要素 组成的具有特定功能的统一整体。系统管理理论认为：系统是处于一定的相互关系中与环境发生关系的各组成部分的总体。 世界是由不同层级的系统构成的。整体性是系统的最基本的属性。大局与小局，全局与局部。 全局与一域。系统与系统之间，系统与环境之间是相互联系、相互作用的。联系的媒介之一就是信息。开放 的标志之一就是输出和接受信息。其内部和外部均有信息反馈网络，能够进行自我调节，以适应环 境和本身需要。孤立和封闭的系统，其前途就是崩溃和灭亡。 “闭关锁国”也就是与外界失去应有的 信息联系，只能是“濒于崩溃的边缘” 。无论系统还是环境，都是根据相互之间传递的信息做出反应，进行调整。这样才能使系统处于 动态平衡之中，保持生机与活力。现代管理理论之社会系统理论 美国管理学家巴纳德创建社会系统理论。该理论专门研究正式组织的本质、特征、构成要素和 行为。?正式组织三个基本要素：协作的意愿（组织成员愿意为实现组织目标做出贡献） 、共同的目标 （协作意愿的必要前提，诱导协作意愿。使组织成员知道组织要他们做什么以及从协作及实现目标 过程当中得到哪些满足） 、信息联系。?通过信息才能把有协作意愿的组织成员和组织的共同目标连接起来形成一个有机的整体。良 好的信息联系能够使组织成员合理地行动。巴纳德认为：组织领导者的作用就是在一个信息联系系 统中作为联系中心，系统运转的中心，对组织成员的活动进行协调，指导组织的运转，实现组织的目标。其主要职能之一就是提供一个信息交流的体系，建立和维持一个有效的信息交流系统。?组织平衡理论：内平衡与外平衡。诱因大于牺牲。信息与决策?系统分析：使系统整体效能最优的一种方法。学习型组织理论称为“系统思考” 。是科学决策 的基本方法。系统分析的基本前提是掌握情况。?决策机关和决策者掌握情况的基本途径就是获取信息。及时、全面、准确的信息是正确、科 学决策的重要支持要素。所谓“眼观六路” ，“耳听八方” 。“秀才不出门，遍知天下闻” 。信息与系统（组织）功能?任何一个系统（组织）都应有其特定的功能。也就是其存在的作用、意义和价值。?信息的作用：是体现系统（组织）意图，反映系统（组织）状态，塑造系统（组织）形象， 支持组织决策，实现系统（组织）功能的重要因素。对于公共组织来说，是政令、动态、舆情、民 意的载体；是系统（组织）内外沟通交流的媒介；是系统（组织）本身和内部要素对外部环境变化 作出积极能动反应的激活因素。?信息的属性：客观性（不带任何主观色彩的陈述，润物细无声） 、准确性、时效性。时效性即 及时迅速，产生功能效用；有目的，起到应起的作用。?对于信息的发送者而言：一定要明确，发出什么声音、传递什么讯号，信息的接受者会产生 什么反应，进而达到什么目的。? SOS讯号（求救）；救护车的警笛声，警车的警报声（让路）；处于危险之中人呼喊 “救命”（寻 求帮助）。关于机关应用文中的信息?狭义的信息是机关应用文的一种，是使用频率最高的机关应用文体裁。?信息是对客观世界中各种事物的特征、变化及其相互关系的最新反映，是一种具有很强时效 性的文体。?信息文稿对语言的最大要求是，精炼、确定、有深度，用最小的文字量提供最大的信息量。 所谓精炼，就是不用穿靴戴帽，不用交待事情发生的全过程（主要事实交待清楚即可），不用毫无信息量的华丽词藻。所谓确定，即用词准确，能用数字说明、分析的，尽可能用。真正科学意义上的 信息，应该是最大的确定性、最小的不确定性。所谓有深度，就是能够反映事物的特征属性、变化 趋势和相互关系。?每条信息字数一般在二、三百字左右，最长不宜超过500字。当然，也有例外。这是信息的 灵活性，也是信息之所以广泛应用于管理实践中的根本原因所在。一般而言，信息文稿的语言必须 非常简练。信息的作用? (1)领导决策的基础和依据作用；? (2)指导整体工作的重要渠道的作用；? (3)对整体工作状况,重大工作进展,上级重大决策落实情况的监控作用；? (4)反映人民群众呼声的通道作用。信息与公文的关系?相同点：? 1.都是一种文字表达；2.都有对上,对平级,对下的关系；3.都是行政的基础和重要环节。?不同点：? 1.信息是决策的前提,公文是决策的结果；2.公文是请示报告事项,答复问题,部署工作；信息 是反映问题,追踪情况,提供决策参考；3.处理程序不同： 公文有严格的处理程序,信息程序直接便捷。简练不等于简单积累才能有深度简练不等于简单。契可夫： “简练是才能的姊妹” 。信息要写得简练，就不能凭着直觉去写，在 构思时就要有明确的思路和观点。如果对所要写的东西不了然于胸，不把握其内在联系，行文是谈 不上言简意赅的。?要把握事物的来龙去脉。把握其在全局和大局中的位置，与其它关联事物的内在联系，对其 属性特征和发展趋势能过做出准确判断。?信息语言的简练是同信息人员观察、分析问题的深度，剪裁、取舍材料的能力紧密相联的。?这些都要靠积累。二、如何写好信息?信息的结构：标题，导语，正文，结尾。?标题要精炼准确醒目，画龙点睛，一下子就能跃入眼帘，引人注目，夺去眼球，要么掌握信 息的基本内容，要么勾起继续读下去的欲望。?导语是正文中起关键作用的开头语。导语在布局谋篇中具有重要作用，好的导语会使文思泉 涌，和标题一样应该能够一下子抓住读者，引人入胜。导语写不好，思路就会越写越窄，直至卡壳。 信息的导语应该反映出最基本的信息。?正文应该层次清楚，丝丝入扣，内在逻辑关系清晰。就信息而言，语言应该简练、生动、真 实、客观。用最少的语言承载最大的信息量。语言尽量通俗易懂，写作者的角度站位、语气口吻应 该是客观的，叙事、议论切忌出现第一人称、第二人称语态。第三人称，生动但一般不宜口语化。文章的结构人们常用“凤头、猪肚、豹尾”形容优秀作品的构架。?凤头：意思是文章开头要像凤凰的脑袋一样，精彩亮丽，夺目抢眼，开篇切题，开门见山，引人入胜，启动文思。?猪肚：中间正文部分要像猪肚子一样，内容丰富，充实厚重，而不是泛泛空谈，光是喊口号。 内容丰富即承载最大的信息量，并且内涵深刻，给人以启示、启迪和教益。?豹尾：结尾要像豹子尾巴那样简洁明快，刚健响亮；画龙点睛，呼应扣题；收笔有力，戛然 而止，不拖泥带水。?有人说，小到学习生活，大到事业人生莫不如此。正所谓文品如人品。?唐代诗人白居易在新乐府序中说： “首句标其目，卒章显其志” 。要起到进一步明确和深 化主题思想的作用，充分显示出作者立言的本意。?明代著名学者谢榛四溟诗话中“起句当如爆竹，骤响易彻；结句当如撞钟，清音有余” 就是说，作品一开头，就要像放炮似的，使人耳目为之一震；而结尾，又要像敲钟似的，使人觉得 余音绕梁。?清代戏曲理论家李渔说“开卷之初，当以奇句夺目，使人一见而惊，不敢弃去” ，“终篇之际， 当以媚语摄魂，使之执卷留连，若难遽别” （闲情偶寄 ）。?这些关于作品的开头和结尾的言论，尽管说法不一，但其实质都是要求作者要认真写好作品 的开头和结尾。关于导语?信息通常是由导语和主体（次重要的材料、更次重要的材料及背景等段落）组成的。?什么是导语：顾名思义，导语是一篇消息在开头位置用以导引读者阅读的那段文字。导语用 最精粹的文字，简明扼要地把最重要、最新鲜的事实及其意义表达出来，是信息中最有价值的部分。导语是具有可听性和可读性的特殊开头。它担负着三项使命。反映信息的要点；确立信息的基 调；唤起受众的注意。?导语的作用：读者一看导语就知道这条信息写的是什么；读者看了你的导语愿意继续读完这条信息。?导语写作的要求：要有最重要和最新鲜的事实；要开门见山直截了当；要简明扼要，生动具体；要通俗易懂。?导语写作的一般思维过程： 首先要考虑什么东西是你要报道的这条新闻的最重要和做新鲜的。 其次，要考虑你确认的这个最重要最新鲜的事实跟什么人有关。第三，要考虑怎样表达才能最吸引 人。三、机关人员撰写信息通常存在的问题? 1、体裁把握不准：体裁角度把握不当，标题错位，有表决心的决心书、检讨书、心得体会、 记叙文、决心书、散文、合理化建议报告、工作方案、论文等等，甚至有的说不上什么文体，思维 奔逸。? 2、就事论事：信息量少，题材不丰富，内容延展不开；当照相机，当镜子，机械地照搬复制 事件，许多稿件没有摆脱就事论事窠臼。? 3、缺乏目的性： 重要信息关注不够， 中心人物职务身份姓名交待不够准确， 重要人物没交待， 对全局缺乏了解掌握，对形势任务不明晰。不必要的细节（如几时整，某楼某层会议室等）铺陈过 多交待过细。? 4、基本功不够：语言贫乏，不够庄重，过于口语化（写材料、把副主席写成主席）。表达能力欠缺。文不对题，题不对事，题事难符；内容像堆砌罗列拉菜单，列菜谱，而不是色香味俱全、 人们喜欢享用的饭菜；有的没标题或者标题过于宽泛，说什么都行；有的是记叙文标题。有的题目 臃肿，未经推敲，体例上自相矛盾。题目不够简练精要，不够醒目，承载信息不足；语言不够精炼， 语言文字功底需要强化，文字表达能力还须加强。? 5、角度站位不当：写信息不是现场秀，而是广播员。尽量用客观庄重语言，陈述性语言。绝 对避免主观化，情绪化语言。角度站位不能始终如一；没词了就赤膊上阵，用主观性评论等主观性 语言。滥用形容词和副词。信息应当慎用形容词、副词，更不能使用其最高级，如“非常” 、“最”、“很”、“极”?6忽视重要人物和工作全局：大局是由现实局面和掌控局面的人等因素决定的或构成的。而 许多人往往忽视这方面的信息，重要人物没交待或重要人物事件背景没交待，或重要信息交待不够 准确全面。四、写好信息应注意的几个问题? 1、“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行” 。光听不够，必须实践。躬行，就是老老实实实践。 谁都不是天生的笔杆子，都是学习实践、不断练习体会积累的结果。没有付出，就不会有回报。学 习训练不得法，当然也不会得到太多的回报。春华秋实，春种秋收。一分耕耘一份收获。演说家李 真顺说：“只有完美的练习，才能有完美的结果。今天放下面子，明天才能更有面子！实践，实践， 再实践。练！练！练！ ”除了个别人有点天赋，大都兴趣、志向、职业操守使然。要“舍得” ，有付 出才有回报，舍出辛劳努力、舍弃欢愉休闲，得到才能、尊重、成就。 “腹有诗书气自华” 。? 2、世事洞明皆学问，人情练达即文章。入情入理，知情知理。情即情况，情感，与你相关 的人的情绪反应，即感受。要理解、研判读者、信息相关人的感受，应该积极进取通达人情。换位 思考一下，假如你是领导，假如你是他人，你的期望是什么？你会作何感想。站在领导角度考虑问 题，那就是站在大局之中；站在群众、他人的角度考虑问题，那就是站在了全局之中。所谓人情世 故：人情，就是别人的情绪感受，要想着、在意自己的言行对别人的影响。说出去的话，做出的事 情，别人会作何感想。送人情，实质就是送给别人以愉快、美好的感受。送人以尊重。世故：世界上各种事情之所以存在、 发生、发展的因由、缘故，也就是事物本身内在规律性，实事求是的“是”。懂得了世故，就会知晓了事物的来龙去脉，就把握了事物的内在规律性。就现实工作而言，就知道了某一件事情的背景、现状、走势或发展趋势。但不要把人情世故庸俗化。