OA 应用系统方案

OA 应用系统方案陕西九天信息科技有限公司2012年3月目 录第一章 OA系统介绍3第二章 项目概述62.1 公司建设OA系统项目实施意义62.2建设原则72.3建设任务82.4建设目标9第三章 项目总体设计123.1技术路线123.2 OA信息系统的结构133.3系统基础应用平台15第四章 系统功能设计194.1功能列表194.2功能具体介绍194.3人机界面264.4组网结构方案：27第五章 系统软硬件平台建设275.1系统建设实施环境27第六章 OA系统的主要特点和技术优势316.1 主要特点316.2技术优势32第七章 培训和售后服务要求32第八章 实施计划33 第一章 OA系统介绍传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不 能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理自动化和办公的“无纸化”逐步得到了人们的重视。人们普遍的需求是提高整体工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，更需要的是提高整体工作效率。利用网络通信基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放并且高效的系统平台，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公自动事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化和标准化，已经是一个现实和迫切的需要。办公自动化办将现代化办公和计算机网络办公结合。随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化管理系统对企业日常办公进行管理，满足了企业日常办公管理各方面的需要，实现了企业员工之间的通讯录，大大的方便了企业内部人员沟通。系统提供了个人通讯录、日程安排、工作日志、短信息管理、公告管理、会议管理等。 OA定义：办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 从其出现到现在，伴随着计算机和网络通信技术的发展，oa技术已经经历了四代的技术发展：第一阶段：个体工作自动化初步的 办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以可以将该阶段称之为“文件型OA”。第二阶段：流程性OA该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA， 到目前正在成为应用主流的流程性OA，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。在这个阶段，OA市场才真正兴起，一批专业的OA软件公司开始崭露头角，这一方面反映出市场需求的旺盛，OA系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选；另外一方面也反映出市场还没有完全成熟，鱼龙混杂、泥沙俱下的行情估计还会胶着一段时间，能够专注OA系统、不断升级产品、强调后期服务的OA厂家并不多。第三阶段：知识型OA随着OA系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了：如何借助这个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识？如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织？随着客户这种需求的产生，OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统，即我们通常所说的“知识型OA”。随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”成为未来的发展方向，该阶段OA更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。目前，协同办公已经发展到第三个阶段，即“知识型OA”阶段，它已经超出传统OA的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台。传统的OA功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中，具体来说，知识型OA将成为企业的以下平台：企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。协同工作平台：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效； 信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。随着企事业单位需求的不断增长，现在的OA软件功能越来越强，流程的自定义、b/s结构、与其他软件的接口成为OA软件实用的三项重要指标。OA已经成为企事业单位的提高工作效率的主要方式，但由于业务对象涵盖政府事业单 位和企业，对OA的要求也不尽相同：企业客户政府客户起步级OA需求应用级别OA需求全面级OA需求现代政务软件需求无专职IT有硬件网络基础花小钱做实事功能实际即装即用零维护有IT维护人员网络环境优良性价比高加强科学管理应用便捷满足当前工作预留未来扩展专业IT部门软硬件平台完备注重长期合作走向文化管理强大后台配置日常工作门户服务管理需要应用随需而来专业IT人员软硬件平台完备政务信息查询政府办公自动化安全性整合性可扩展性示范性第二章 项目概述 2.1 公司建设OA系统项目实施意义 传统办公方式和流程在现代的企业运营过程中已经显得慢慢跟不上节奏，主要问题提现在：1、 企业发展到一定阶段，已经不能单靠领导魅力或制度或文化来支持企业进步；2、 企业组织庞大而松散，使整体运作和发展容易失控，发展目标不能轻松实现；3、 企业管理制度复杂，传统人员流程操作繁琐，难以真正贯彻执行；4、 知识分散，隐性知识难以转化和利用，员工永远处于盲目的寻找信息的过程中；5、 业务过程没有办法掌控，潜在的销售机会总是随人员的流失而消失；6、 企业做了严格的预算，但是费用支出还没是没有办法控制；7、 企业各组织之前、部门之间、人员之间，一直存在着打不破的壁垒，沟通协作无法展开；8、 企业执行力体系逐步弱化，核心竞争力下降，员工与组织无法协同发展比如最直接的表现之一是当企业规模处于爆发性发展，员工工作点和业务地区开始远离企业本部，作为企业的老板或高层管理人员，如何有效管理企业的正常运营行为？所以，建立行之有效、功能齐备的OA系统，已经成为现代企业管理的必然趋势，那么应该简历一个怎样的OA系统才能符合企业发展的需要呢？对于本企业而言，企业员工是它生存的根本，不同角色的人员具有不同的职权，处理不同的事务。相应的，他们关心的问题是因人而异的，一套好的OA系统，能够为不同的人员随时随地的提供其所需的信息，为企业员工提供一个协同工作的平台，实现企业降低成本提升效率的最终目的。对企业管理层而言需要一个能够有效监控企业运作，协调各种企业资源，分析企业运营状况，协助正确决策的OA系统对企业知识管理者而言需要建立一个内部员工和外部伙伴完成知识积累、共享和创新的OA系统对部门经理而言需要一个能够帮助企业管理者分解项目、调控和管理资金、人力、物料、进度，并对项目做出各角度分析的OA系统对销售人员而言需要一个能够有效分析销售机会，跟踪和判别客户，随时记录客户联系情况，保持与客户的高效沟通的OA系统对普通员工而言需要一个个性化的个人工作界面，可以共享知识信息，与企业其他部门人员保持沟通，共同完成各种事务，并协助普通员工制定个人工作计划的OA系统对OA的需求应用应覆盖公司日常工作的各个方面，可高效、高质量地处理管理站内部大量繁琐、无序、耗时的日常工作，帮助管理站建立科学及成熟的内部办公管理流程，摆脱日常事务枷锁，专注于核心业务的处理。实现资源共享、信息的快速传递、流程的规范化，最大限度的提高管理站的工作效率和监督效能。2.2建设原则 1. 实用性原则 注重解决实际问题，做精、做细核心功能，兼顾常用的辅助功能，实现快捷、方便地布署和使用，并节省投资，降低风险。 2、易用性原则 软件的界面友好，结构清晰，流程合理，功能一目了然，菜单操作充分满足用户的视觉流程和使用习惯。易理解、易学习、易使用、易维护、易升级，实现“傻瓜相机”式的操作，将实施、培训成本和周期降到最低。 3、先进性原则 采用先进的技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，结构化程度高，灵活性、扩展性、兼容性、升级性好，速度快，符合技术发展趋势，适应用户未来需要。 4、稳定性原则 系统从底层数据库到功能层应经过严格测试，数据库稳定，功能顺畅，没有堵塞、丢失数据的现象，能在不同的硬件、网络、操作系统以及操作习惯中长期平稳运行，适合大规模用户使用，以保证日常办公的正常进行。 5、安全性原则 系统往往保存有单位的核心资料，也会有个人用户的一些保密资料，这就要求系统能有效防止外部各种病毒攻击和恶意攻击，能够进行严格、细致的访问权限管理，内部数据具有多种备份方式。必要的情况下，允许用户进行各种辅助的数据加密、密码保护、身份认证等控制措施。 6、拓展性原则 大部分用户在使用段时间后，会增加一些功能模块或者OA其他软件系统互联，这就要求软件具有很好的拓展性，能够提供开放和标准的接口，在不影响系统正常使用的情况下与第三方系统灵活对接，实现不同应用系统的互联互通，构建用户的综合性信息处理中心平台。7、可管理，维护性原则系统在技术层和应用层都应提供设计良好的管理工具，通过多层次的、方便而有效的管理手段，为系统正常运行提供技术管理保障。从技术角度考虑，系统的各个技术层面都能够提供人机界面友好的可视化管理工具，确保从服务器硬件到专业系统软件的各个系统技术层面，系统管理员都能够方便的管理、配置和监控。2.3建设任务本项目的建设任务包括应用系统开发和实施部署。在总体设计思路上采用集中部署、分布式架构的方式。2.4建设目标OA是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高单位信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。OA提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几千台，主要应用为：信息的发布和共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、人事管理，行政管理，财务管理等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷，提高工作效率。建设 OA信息系统可以达到以下目标： 形成连接单位内各个部门的信息网络l 单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息；l 不同的部门和个人有不同的信息访问权限；l 非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统；l 浏览器模式的内部和外部的电子邮件。平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要l 完全按照用户需要，自行规划、建立全部的信息管理项目和内容；l 根据本单位信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功能模块。用商品化产品的价格，享受量身定制的服务；l 随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。 跨平台的信息连通l 提供与各种数据库连接的接口，可以通过程序定制，访问现有的业务信息系统，如：财务、人事等；l 挂接其他HTML、JSP、ASP、CGI页面或C/S结构和单机版Windows应用程序。l 支持Windows、Linux、Unix等多种操作系统。 信息化成效l 信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。l 信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。l 充分利用信息资源：可以将单位的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。l 办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，通过使用工作流等功能模块，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。l 通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。通过以上努力，使单位日常工作中能达到以下目标：1、 通过办公自动化系统的建设实现个人办公效率的提升办公自动化系统中的公文管理、日常办公、个人事务管理等功能是员工提高协作能力、提高办事效率的重要工具。通过将原有的手工作业形式迁移到电子化、网络化、流程化的办公平台上来进行，可以加快办公信息传递的效率，减少重复工作。而且由于协同办公平台能够完整的保留办公流程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题，使员工可以将更多的精力投入到办公事务的内容上，因而能够大大提高个人的办公效率。2、 通过办公自动化系统的建设实现信息共享和资源利用水平的提升知识管理强调对知识的收集、共享、学习、利用和知识的再生，而办公自动化系统作为知识管理体系中的重要组成部分，正是能在这些方面为企业提供帮助。利用办公自动化系统，企业可以将各种经营信息汇集在其中，使员工可以快速的了解到其工作所需的信息；对于以前深藏在业务系统或个人头脑中的有用数据或知识，也可以通过其方便的展示出来，让更多的人掌握。总之，办公自动化系统作为企业信息汇集的焦点，能够有效的提升企业信息共享和资源利用水平。3、 通过办公自动化系统的建设实现企业形象的提升由于信息系统在企业经营管理中所起到的重要作用，因此，信息系统建设的好坏已经成为衡量企业管理是否达到科学化、现代化的重要标志；另一方面，办公平台作为企业文化建设的重要场所，通过一系列网上宣传、学习、活动来培养充满正气、纪律严明、团结一致、勇于进取的职工队伍，利用办公自动化系统可以有效促进公司员工队伍建设，实现员工凝聚力的提升，增强了对企业的认同感和归属感。可见，办公自动化系统的建设不仅对内起到加强管理的作用，而且也使得企业形象得到了提升。4、 通过办公自动化系统的建设实现科学决策能力的提升办公自动化系统实施后，公司的职能部门可以在系统中，利用企业信息门户的信息集成功能，对各种业务过程中涉及到的各类数据进行任意条件的查询，以准确、快捷地获取所需信息，并可对各类业务数据进行全方位、多角度的统计和分析，为公司的相关领导提供决策支持信息，从而为提升公司的科学决策水平提供了有力的工具支持。5、 通过办公自动化系统的建设实现企业执行力的提升在公司办公自动化系统中，不仅仅要提供针对战略、人员和运营管理流程的信息化实现，还需要提供众多的手段来保障企业执行力和应变力的提升。例如，通过业务流程执行情况的监控和催督办来提升其执行力，通过按时间段的工作效率统计、计划完成情况统计并在绩效考核体系中充分体现，实现了对执行文化的褒扬。同时，在与企业文化建设的相关部分对执行文化进行相应的引导。第三章 项目总体设计3.1技术路线综合运用Internet技术，采用Web Service多层的B/S体系结构，结合关系性数据库和群件系统各自的优势来满足OA系统多方面的要求。1、基于J2EE和.AJAX技术体系，以使系统的跨平台性和将来良好的移植性，并且考虑到系统能够将来很好地与其他业务子系统的集成跨平台运行，支持各流行操作系统。2、选用了成熟关系性数据库如SQL Server、Oracle作为实现功能强大的公文流转的存储应用基础，在数据统计分析和与其它系统的衔接方面更加突出，可以加强系统的查询和综合数据处理能力，为提高办公效率和辅助决策提供有力的支持。3、在较低的成本和工作量上，基于Web Service多层分类的设计，更加容易实现与其它系统的无缝联接。4、开发一个OA系统最关键的部分不是系统的界面，也不是和数据库之间的信息交换，而是具有稳定性、易维护性和弹性的工作流。工作流引擎根据业务逻辑，参照国际工作流标准化研究组织(WFMC)的相关标准开发的符合实际需要的核心程序逻辑，利于将来和其他工作流系统的互联。软件技术体系采用Browser /Server /DB三层结构。另外，在业务整合中，工作流作为组合Web Service的一个重要的主要机制，对于快速创建新的、功能更强大的Web Service来说至关重要。工作流将为Web Service之间的交互提供运行方式。完备的工作流理论实现复杂的政府行文流转过程，诸如：代签、会签件、联发文、多次收文、多次批分、转发文等。5、图像扫描、压缩、各种显示、文字识别系统OCR等技术综合应用到B/S结构的档案管理、办公自动化中。3.2 OA信息系统的结构信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化，系统的用户数量多，涉及的部门多，而且可能还有远程的用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统的结构示意图如下所示： 用户层：是办公系统的统一入口，是系统建设中的重要组成部分，实现组织内各种信息的发布与管理，将协同办公系统中的各模块信息通过统一的门户界面，门户具有信息发布、信息查询及信息定制功能。按照X公司的标识和企业文化要求进行栏目设计、编排和展示。从而加强企业中的信息交流和知识传递。应用层：公司办公自动化系统是公司员工进行日常办公的平台和工具，可实现无纸化的协同工作，提供对工作流程的设定与控制功能，实现安全有效的公文 流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台，实现可定制的工作流程和多种形式的内容发布系统；为各单位内部各部门提供对办公过程的管理和监控工具。该系统的搭建，是实现信息共享和协同工作的重要手段，能切实的提供强大的信息处理功能，并为公司实现科学化、高效率管理进而全面提升企业管理能力提供帮助。服务层：为企业的各类应用提供了必要的网络基础环境，提供了可靠、有效的信息传输服务通道，是各类政务信息的最终承载者。在总体应用框架图中，网络基础设施层包含了计算机主机、服务器、存储设备、外设、网络设备及线路、网络系统安全设施等部分。 数据层：采用统一的方法访问后台数据。这层中的数据库系统用于结构化信息的存储和处理，是系统的数据核心。3.3系统基础应用平台建设一个灵活适用、稳定可靠的办公自动化系统，关键在于系统良好的基础应用平台，其要为应用系统开发提供各种业务集成通用平台，可根据用户需要灵活选取，通过简单配置即可实现业务应用。根据公司的信息化建设的要求和初步交流的情况，在本项目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起公司办公自动化系统基础模型，即“六要素四平台”模型。首先，从办公业务入手，提取了组成办公业务的“六要素”：人：具有一定角色能力的功能主体；事务：由人员参与或执行的事务；资源：完成工作所需的条件、物质、材料、信息等对象；计划：有时间进程特征的安排，并且要达到一定的目标；文告：典型的交流流转的信息，如通知、领导指示、各种表单等；文档：属于统一收储管理的文件，如各种表格、文档。企业办公业务中的所有工作都由这六个要素的全部或部分组成。明确某项业务的要素组成，并将这些要素按照工作流程组织起来，就能够形成办公系统中一项完备的功能。通过这种整合“六要素”的方法，已经能够比以往更加全面、准确的把握每一项办公业务的功能，接下来的问题就是如何将这些功能组合在一起形成一套完整的办公系统，也就是前面所说的“重新整合”的过程。我们的做法是将这些功能“并排”的放置在一起，从横向上发现彼此之间相似或共用的部分，比如：人力资源管理中有流程控制，固定资产管理中有流程控制，合同管理中有流程控制，待办事宜需要信息提醒，合同生效、通知公告也需要信息提醒。将这些功能中相似或共用的部分集合起来进行分类，可以分为四类：工作流程、即时消息、知识管理和安全管理。每类功能通过几种技术的组合和集中实现，就可以形成该类功能的平台。这就是我们前面提到的“四平台”，即工作流程平台、即时消息平台、知识管理平台和安全管理平台。我们将这种由“六要素、四平台”构成的框架称之为办公核心业务系统的基础模型。在模型中，办公系统的底层由四大平台组成，这些平台负责为上层的业务模块提供工作流程、消息传递、数据库访问、知识管理工具、安全控制等服务。上层的业务模块是将“六要素”的内容按照业务逻辑组合在一起，在组合过程中，需要什么样的服务都可以直接调用四个平台中的功能。采用这种方式，可以降低业务模块和平台之间的耦合度，从而使系统在基础稳定的前提下，具有了良好的扩展性。通过这个模型我们不难看出，办公系统的好坏取决于两个方面：一方面是是否能够按照“六要素”的方法分析业务功能；另一方面则是“四平台”的本身是否能够提供足够的服务内容。关于第一个方面，这不是个技术问题，而是个方法论的问题，它需要通过用户的使用来检验，在此我们不做过多的分析。办公系统中的功能模块根据功能需求，都通过调用各个平台提供的功能接口，方便的实现相应的功能。例如发文管理需要利用工作流程平台实现文件的审批流程；利用即时消息平台实现审批消息的传递、提醒和沟通；利用知识管理平台实现文件进入企业知识库供查询利用；利用安全平台实现文件处理的安全、可信。平台介绍工作流程平台现代企业的日常活动中，70%以上都是有两个或两个以上的员工共同参与协作的的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客服流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流程”。简单来说，工作流程是一个动态过程；工作流程管理是对工作流程优化的思想和技术；而工作流程平台就是支持工作流程管理的功能集合。利用工作流程平台，办公业务模块就能进行各种审批、流转、监控等功能。办公系统中工作流程平台的核心部分是工作流程引擎，工作流程引擎是驱动流程流动的主要部件，它负责解释工作流程流程定义，创建并初始化流程实例，控制流程流动的路径，记录流程运行状态，挂起或唤醒流程，终止正在运行的流程，与其他引擎之间通讯等等工作。即时消息平台平台支持采用与内部消息平台和短信平台集成实现统一消息平台，用于公司内部员工之间邮件交流。系统提供文字交流功能，员工还可以通过其快速、方便的传递文件。当有员工不在线时，其他员工可以发短信。通过该系统可以方便的实现员工之间的交流，提高员工之间的信息沟通和协同工作能力。知识管理平台知识管理平台是办公系统的一个重要组成。通过办公系统中的知识管理平台，系统能提供知识获取、知识整理分类、知识发布与协同等功能，并最终促进企业的知识创新，有效地帮助企业获得对大量信息的高效处理与利用能力，确保企业将分散在员工个人的知识转化为企业的知识，构建学习型企业。知识管理作为一种管理思想得到了企业广泛的认可，这表明现代企业对知识管理的需求越来越迫切，同时也表明知识管理与办公自动化系统相结合是一种成功的模式。但是，知识管理平台仅仅是组成办公系统的四个平台之一，需要其他平台提供的协同机制、安全机制才能完成其功能，而且办公系统中还包括许多其他的办公业务功能，因此，办公系统一直在加强其知识管理功能，但不能说只有办公自动化系统就等同于知识管理，因为办公自动化系统同时也在加强其通讯、协作、安全方面的功能。知识管理只能被看作是办公自动化系统中的一种通用机制，我们把这种机制就定义为知识管理平台。知识管理平台的作用是提供多种知识管理工具，与办公业务相结合，利用这些工具提取、整理、生成办公业务中的知识，为人所用，将正确的知识，在正确的时候，提供给正确的人。安全管理平台安全性对任何一个应用系统而言都是至关重要的。办公系统由于保存了企业大量的管理信息，其安全性也必然受到企业格外的关注。从广义的范围来说，安全管理对一个系统而言意味着很多内容，包括：物理安全、运行安全、信息安全及安全管理制度四个方面。其中，物理安全、运行安全通常是由外围的软硬件设备来保障，安全管理制度则是规范的行为准则，它们都不属于办公系统的核心安全机制，只有信息安全是与办公系统的核心功能直接相关的，也是安全管理平台真正提供的服务内容。安全管理平台是一种框架体系，办公系统中的所有功能组件都应该被纳入这个安全框架中，受其制约和保护，同时它也为这些组件提供了多种信息安全保障机制。l 认证机制安全管理平台为办公系统建立了相应的身份认证与授权管理机制，实现对全系统各类用户的身份进行管理。l 访问控制机制访问控制是确保办公系统中信息安全的重要机制。强有力的访问控制能有效地防止进入系统的用户越权访问自己不该访问的信息。安全管理平台能够提供两种访问控制机制：一种是自主访问控制机制，它能实现以用户意愿为基础的信息保护；另一种是强制访问控制机制，它能提供全系统范围的安全属性和访问规则实现的统一的信息保护，能防止像“特洛伊木马”之类的攻击行为。l 数据库安全数据库系统是存储信息的场所，并担负着管理这些数据信息的任务，如何保证和加强其安全性和保密性，也是信息安全最需要解决的内容之一。我们根据办公系统中每个功能模块对应的安全控制需要，将数据库的访问权限细分为：管理者、编辑者、读者、作者、存放者、拒绝访问者7个层次，使得用户对系统具备不同的访问权限，保证系统中的数据能够被授权的人正确使用，从而保证了数据库信息的保密性、完整性和可用性。办公系统基础功能设计。第四章 系统功能设计4.1功能列表4.2功能具体介绍个人办公即时通讯以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息，实现公司内部在线用户的实时交流，支持群发，信息到达时有声音提示电子邮件电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过该功能可实现各类信息（信件、文档、报表等）在系统内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传递。可以支持部门成员协同工作。个人日程方便个人安排每天日程和计划，可将公告栏、邮件的有关内容转入日程，可定时提醒，设置定期重复日程安排等工作总结个人可以增加自己的工作总结，并可将个人工作计划转为总结，每天增加的总结会立刻形成在“周报”中，部门负责人可查看本部门员工的工作总结，单位领导可查看整个单位的工作总结。工作计划个人可以增加自己的工作计划，每天增加的计划会立刻形成在“周报”中，部门负责人可查看本部门员工的工作计划，单位领导可查看整个单位的工作计划。工作笔记用于即时记录日常工作中需要记录的事项通讯薄帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私有，可将通讯录设置成名片格式个人考勤记录员工上下班签到签退情况，和考勤管理子栏目紧密关联个人文件夹作为网上的文件柜，用户可以将自己平时积累的各种文档、资源有序的存放在这里进行知识管理，可自定义类别，以附件形式存在密码修改修改系统登陆密码万年历可查询世界各地的当前时间，及国际国内各节日等，有农历对照。网址收藏夹用来收藏平时自己经常去的网址，可将经常用的网址放于收藏夹以方便进入，可分类管理快捷方式可将自己常用的模块设置为快捷方式放置在桌面工作代理当用户请假或外出时可授权哪些用户可以协助自己处理待办事情公共信息公告栏主要用于发布重要、正式信息，如新闻、重要决策、通知等，可根据需要定制多个栏目，授权人员可在相应栏目或发布管理文章，可指定发布给全体员工还是本部门，发布公告时可选择是否同时发送手机短信通知本部门或全体员工。支持上传附件。论坛提供给员工一个交互沟通的平台，论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，各版面有相应的版主规章制度公司的各种规章制度的在线存放，方便管理可以让全体员工随时查阅，节省了培训时间，支持分类管理及附件上传常用电话记录单位常用的对外联络电话，可分类管理知识管理提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台，方便资料管理，又可实现信息共享，形成单位的知识沉淀，可分类进行管理实用工具经常需要使用到的工具、文件、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行统一管理，便于需要的时候及时查阅：比如列车航班时刻，年历，单位换算等等，根据用户的需要进行添加。下载中心用于下载公司运营期间常用文档资料和工具新闻用于刊发关于国家，公司相关新闻政策电子周刊通过电子刊物，可以整理企业内部人员的新闻、报告文学、动态、诗歌文章等，定期在网上发布，供员工浏览。大事件用户可以利用此系统对本单位所发生的大事进行记录和维护。操作包括增加、修改、删除、查询、打印输出、简单分类和统计。意见箱以Email向领导提交递交意见和建议，可匿名传输表单管理表单定义可以进行表单自定义设置，设置的内容包括表单的格式，字段，所用的控件，关联的数据词典等。用户可以选择这个表单是否同时跟附件、流程、html编辑器一起配套使用。录入数据时，支持日期控件选择，下拉列表选择，单选，多选等。表单申请能自动完成各类设置好的各种表单的提交及信息的反馈，方便用户对出差、加班、请假、报销、客户投诉等表单进行有效的电子化管理；支持流程自定义设置，支持痕迹保留及附件上传，支持催办及传阅功能，在办理过程中有权限的人可修改表单。数据词典是表单定义中的辅助功能，可对表单定义中的下拉列表中的选项进行基础数据设置。发文管理发文拟稿草拟公文进行发送,支持套用模版进行拟稿,发送时可选择流程或流转，发文办理发文的审批、办理环节，记录发文办理过程、办理意见，支持痕迹保留、手写签名及电子签章及打印功能。在办理的时候，办理人员如果具备修改表单的功能，会根据后台设置生成公文文号，同时可修改表单的内容。发文处理对公文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理，支持多种查询方式。支持手机短信催办，归档时会归入表单、正文、附件、办理过程以及办理意见。接收发文查看分发的公文，可反馈阅读标志。收文管理收文登记登记外来的公文，发送时可选择设定好的规范流程或自行选择流转。登记时自动根据后台设置生成来文文号。接收收文查看分发的公文，可反馈阅读标志。收文办理接收内部公文传阅，可删除，支持查询。收文处理对收文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理，支持多种查询方式档案管理全宗管理包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等案卷管理包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅申请、信息统计、打印输出、案卷历史等；支持综合查询卷内文件管理包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、借阅申请、信息统计、打印输出等；支持综合查询归档文件管理包括归档文件及附件维护、著录、销毁、检索、信息统计、打印等。借阅管理对借阅审批、领取、归还等信息的记录及查询销毁管理用于设置销毁流程，对销毁申请进行审批、维护，查询已销毁档案等人事管理人事档案全面管理和记录职工信息，支持综合查询及打印功能，可设置基础数据、进行退休、离职管理。薪酬管理设置工资字段、记录职工的福利待遇、养老保险的信息和薪酬的变更信息,支持套用已有工资表、自定义打印考勤管理对单位考勤的全方面管理，包含记录员工的考勤异常情况，设置休息日，记录请假信息，设置上下班签到签退时间，生成考勤日报、月报，查询、自定义打印统计报表福利管理对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报表；可自定义保险的名称以及相关的参数培训管理对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理，支持及时信息提醒劳动合同记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，并可设置到期提醒功能职务异动对员工的职务调整进行管理，如调动、晋升、降职，支持按时间段查询综合行政工作流能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反馈，方便用户对出差、加班、请假、报销、客户投诉等表单进行有效的电子化管理；可自定义各类任务和需要的属性。支持痕迹保留及附件上传，支持正文模板功能，支持表单模板。在办理过程中有权限的人可修改表单，文档管理按访问权限查阅内部公用文档等信息。可定义无限级子目录，严密的权限控制，可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限，图书管理对图书资料的登记入库、借阅、归还的全面管理，提供方便的检索功能车辆管理对单位的车辆状况，修理及使用情况进行登记管理，可完成用车申请、审批、调整用车时间、派车、收车的整个过程办公资源管理能定义各种资源条目（如电脑等固定资产），根据不同的资源制定资源相关的字段。实现对企业资源的登记、维护、外借、归还、损坏、报废等管理。会议管理记录会议室状况，完成各种会议的申请，向相关人员发送会议通知，记录查询会议安排、纪要等投票管理栏目管理员发起调查项目，可设定调查主题、调查的开始日期、结束日期、调查的具体选项。投票结果以柱状图显示邮件管理写邮件起草新的邮件，支持上传附件,可发至用户外部或内部邮件,支持群发及分组发送收件箱用户收到的邮件显示在此文件夹中发件箱用户发出去的邮件记录在此文件夹中草稿箱用户起草了，但还没发出的邮件文件夹垃圾箱用户删除的邮件，存放在此垃圾箱中选项设置进行设置收发外部邮件的规则及邮件参数，并可自定义添加、删除收发邮件的文件夹后台管理用户管理实现统一的用户管理平台，其中包括实现灵活地对机构、组和人员的管理。流程表单管理管理员根据实际工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相关审批工作流程。表单权限管理管理员能根据不同流程和表单的需要设置某一流程表单的各项权限，如是否可编辑、是否可打印、是否可跳转流程，是否加锁等。权限的设置界面与表达要简明易懂，能通过简单的培训使管理员了解各项表单权限的功能与设置方式。公文管理管理员能改变公文实例的当前状态，对产生的公文实现结束、挂起、锁定、恢复、删除等操作。日志管理能记录用户在使用系统过程中，对系统所做的操作。基础数据管理能记录用户在使用系统过程中，对系统所做的操作。在线用户监控在线用户监控就是系统管理员，可以通过此功能监视使用系统的所有用户，如果统管理员发现某在线用户可疑并经查实，确认其非法时，则中断该用户的使用权。数据的备份与恢复¨ 能通过系统的管理页面设定时间周期，系统自动完成系统数据库和相关配置文件的备份，并能使用光盘等媒介进行数据的异地备份。¨ 能通过系统的管理页面简单地进行系统数据库和相关配置文件的恢复。4.3人机界面4.4组网结构方案：第五章 系统软硬件平台建设5.1系统建设实施环境1.服务器端（1）操作系统整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。目前，从安全性和性能上讲，Linux/UNIX操作系统在某些应用领域优于Windows NT， OA全系列产品均可以很好的支持Linux/UNIX操作系统。Windows Server系列操作系统具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护。（2）中间件系统中间件服务器采用严格遵循J2EE规范和标准，能够提供消息服务、事务处理、组件、负载均衡、安全性、应用支持等方面强大的功能，支持EJB、Servlet、JSP、JMS、JNDI、JCA、JACC、HTML、Web Services、XML。系统必须能在任何符合J2EE规范的中间件服务器间平滑移植。（3）数据库系统 数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。 OA支持MYSQL和MS SQL Server作为信息管理系统的数据库系统。2.客户端系统必须在以下环境下正常运行，并且无需任何客户端维护或设置。（1）操作系统：Window全系列；（2）文字处理软件：office 2003以上；（3）浏览器：IE6.0，IE7.0，其他常用的浏览器如FireFox等。3.局域网OA可以安装在局域网络上的任何一台服务器上，局域网用户通过局域网IP地址即可访问。4.广域网有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。远程用户可以用远程拨号、专线、Internet联接等方式实现访问信息系统，可通过光纤或WLAN接入、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网OA应用。5.电子邮件系统电子邮件是 OA的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：1）内部员工的电子邮件；2）收发员工的外部Internet邮件。（1）内部邮件 ： 内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。（2）外部邮件 ： 外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。员工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。6.网络协议网络协议建议采用TCP/IP。通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。7.系统安全系统的安全主要包括两部分，即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全，有以下防范措施供网络建设时考虑：8.互联管理的措施a) 通过专网互联。单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部门，或合作伙伴的互联，为了信息的安全，建议采用专网互联的方式。对于非本单位的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。b) 从物理上与Internet断开。对于保密性要求较高的单位，物理上断开可以从根本上防止黑客队网络的攻击，但是也造成使用的不方便。针对此问题，我们可以采用一种相对安全的方案：允许Intranet用户访问Internet；禁止Internet用户进入Intranet。利用防火墙技术建立一个停火区，将Intranet网络和Internet隔离开。首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器，通过检查流经该路由器上数据包的IP地址状态，判断数据包IP地址是通信之中的IP还是请求连接的IP；将来自Internet的请求连接的IP数据包阻止在筛选路由器之外，实现初步安全。然后用代理服务器在应用层将Intranet与Internet相连，所有Intranet用户对Internet的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（NAT）将Intranet的网络地址隐藏起来，对Internet来的访问，代理服务器不对其提供任何服务，从而阻止Internet对Intranet的闯入；而且代理服务具有身份验证和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。c) 通过使用SSL加密技术，实现传输安全。系统可实现支持SSL传输协议的可选方案。数据在互联网传递时，可实现128位加密，对于需要互联网应用OA系统的单位，是很适宜采用的可选安全方案。9.口令保护为了防止非法用户不合法的存取信息，应对用户的存取资格和权限进行检查。在系统中口令选择足够的码长，用户口令的字符长度系统要求不低于6位，同时具备定时强制用户修改密码的功能。10.存取控制在网络设计时通过对数据重要性、保密性、公开性及使用者的分析，把网络划分为不同的网段，或划分为不同的工作组；通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权，可以控制用户对信息源不同级别操作，防止对信息非法的访问、修改、删除，保证数据的安全与保密。11.审计管理系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。对于任何被保护的数据资源（如数据库文件）的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户、系统登录等信息都有详细记录，提供审计功能。12.计算机病毒的防治计算机病毒种类繁多，危害极大，轻者影响系统的运行性能，重者破坏系统数据，使系统陷于瘫痪。对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施：未经信息中心的许可，不得使用可移动介质（软、光盘等）进行程序、信息的复制与传递。定期或不定期的进行病毒的防治检查，系统中应配有公安部门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒；同时各终端上配置防病毒软件，用户可自行进行病毒的清除和预防，可以设置终端进行计算机病毒自动防治。13.安全意识教育与严格的管理制度在系统中最重要的安全保密因素是操作人员，以上所有的安全都是由操作人员来实现的，所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。 第六章 OA系统的主要特点和技术优势6.1 主要特点简单使用简单易用是 OA的主要设计目标之一，力图为用户提供一个容易使用、容易管理的信息平台。信息化建设是一个繁杂的工作，涉及到业务、部门、人员等方方面面。我们的努力就是要达到“化繁为简”，为用户提供一个使用方便、简单、容易的信息系统，使系统的管理维护简单、更新能力强的信息管理系统。采用 OA设计的信息系统只需几分钟就可以安装完成，通常只要一、两天的时间就可以把单位内部的信息管理系统建立起来，培训工作也很短，稍有计算机基础的，会上网的终端用户，在几十分钟内就可以掌握常用模块的使用方法。完全浏览器的界面非常容易使用。平台结构、模块化组件，通用性好 OA是一个通用产品，采用平台化结构设计，并且提供丰富的信息处理功能模块，通过标准的接口，将功能摸块“镶嵌”在平台上，构成符合用户需要的信息管理系统。通过灵活的菜单定制功能，用户可以挂接已有系统，也可以不断扩充新的功能模块。强大的适应能力不论是在适应用户的组织结构变化，还是业务工作的变化， OA都有很好的适应性。例如：新增设一个新的业务机构，只需要在服务器端给这个新的机构建立业务需要栏目和功能模块，给机构内部人员提供相应的访问权限，就可以实现基本的信息化管理。而这些工作可以完全不需要编写任何程序，也不会影响整个系统正常工作。利用系统提供的工作流功能，用户可以通过自定义流程和可视化设计表单，将本单位的常用业务管理起来，使业务流程管理、审批、分发、流转过程更加规范，而这种开发是可以通过软件文档指导，自行完成的，可以节约大量的后期开发投入。方便的工作流程管理，领先的查询性能，支持移动办公，支持多机构，完整精确的打印和报表功能，WORD、EXCEL、WPS表格可以直接转化为HTML格式发布，图、文、表混合排版发布等。系统提供的集成工作的统一入口、人性化界面设计、完善的自定义功能、解决录入瓶颈的集成多媒体技术。6.2技术优势系统的技术先进性体现在应用需求和实现技术的相互结合。二者相互作用，相辅相成。体现在：易扩展、易维护的系统体系；基于面向对象的系统设计；多层的B/S应用。l 系统更加安全：Client端不直接与DBMS相连，通过中间层的用户编程可实现更加健全、灵活的安全机制。 l 信息共享度高：HTML是数据格式的一个开放标准，目前大多数流行的软件均支持HTML，同时MIME技术使得Browser可访问多种格式文件。l 扩展性好：面向对象的设计，多层B/S结构的应用，使系统具有较好的可扩展性和包容性。在接纳已有的系统和在今后系统软硬件扩展时，能有效地保护已有的投资。特别是在应用需求变化时，能容易地加以调整。系统易于扩充升级，既能满足当前业务的需求，又为今后的扩充留有空间。l 广域网支持：无论是PSTN、DDN、帧中继,X.25、ISDN,还是新出现的CATV、ADSL，B/S结构均能透明的使用，用户在使用软件