综合办公室管理制度

综合办公室管理制度综合办公室管理制度 1、公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。 2、业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。 3、属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 4、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。 5、文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。 6、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。 7、秘密文件由专人按核定的范围报送。 8、经签发的文件原稿送办公室存档。 9、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。 10、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理状况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。 11、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中 接触的公司保密事项。 12、打印正式文件，必需按文件签发规定由总经理签署看法后打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发 均必需逐项登记，以备查验。 13、文印人员必需按时、按质、按量完成各项打字、 、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 14、文件、 等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。 15、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 16、办公室负责公司办公用品、办公设备、低值易耗品的采购、保管与发放。 17、各部门将所必需办公用品提前半个月报至办公室、由办公室文员列表报办公室负责人审核，较大金额物品由须总经理批准，统一购买。 18、负责购发办公用品的人员要建立台帐，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。 19、公司新聘工作人员的办公用品，办公室依据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以确保新聘人员的正常工作;除正常配给的办公用品外，假设还必需用其它用品的须经办公室主任批准方可领用。 20、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、优质、库存合理、开支适当、妥善保管。 21、各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品，并指定专人管理办公用品。 22、办公室统一建立各部门经用办公用品档案，并定期检查使用状况，如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。 23、办公室负责收回集团调离人员移交的办公用品和物品。 24、劳保用品的配给，由办公室依据各部门的实际工作必需要统一购买、统一发放。 25、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、通告、通知等具有参照价值的文件材料。 26、专人负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完整，密级档案必需确保安全。 27、要分门别类的整理与归档，做到方便查询，科学分类，储存完整。 28、经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档; 29、公司其他人员必需借阅档案时，要经主管批准，并办理借阅手续; 30、借阅档案必需爱护，坚持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作必需要摘录 和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案应由办公室主任批准方可摘录和复制。 31、任何组织或个人非经同意无权随意销毁公司档案材料; 32、假设按规定必需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 33、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 34、公司印鉴由经理办公室主任负责保管。 35、公司印鉴的使用一律由主管许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 36、公司所有必需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 37、盖章后出现的意外状况由批准人负责。 38、介绍信种类：存根介绍、信笺介绍、证实信(材料)。 39、介绍信一般由办公室负责储存。 40、介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门负责人签字后办公室审批，重要事宜必需由公司经理审批，方可开具。 41、严禁开出空白介绍信。 42、公司各类证件年检与考核工作包括：营业执照、组织机构代码、安全生产考核、资质证考核、工程规费考核及三类人员、等的培训与考核工作。 43、办公室主任负责公司的每一项有关资质考核和年检工 作，并安排文员具体工作事宜，由文员经办，不得贻误。 44、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心倾听，不抢话，插话争辩，讲话时声音适度，有分寸，语气温柔文雅，不大声喧哗。听到看法、批评时不辩解、冷静对待，及时上报。 45、碰到服务对象询问，做到有问必答。不能说不、不知道、不会、不管、不明白、不行、不懂等，不得以生硬、冷淡的态度待客。 46、尊重服务对象风俗习惯，不议论、指点，不讥笑有生理缺陷的客人。 47、接转 时，要先说“您好，然后仔细倾听，声调温柔，勿忘使用本岗位礼貌用语。 48、本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作必需要的，各部门可提出修改看法交经理审核后批复。