某进出口公司业务管理系统的设计与实施硕士毕业论文

专业硕士学位论文某进出口公司业务管理系统的设某进出口公司业务管理系统的设计与实施计与实施作者姓名 XX学科专业 软件工程指导教师 培养院系 软件学院The Design and Realization of Business Management System In a Imp.&Exp. companyA Dissertation Submitted for the Degree of MasterCandidate：XXSupervisor：Prof. College of SoftwareBeihang University, Beijing, ChinaI摘 要随着全球经济一体化进程的不断深入，越来越多的国内企业参与到国际贸易的进程当中。某进出口公司依靠传统的管理模式、沟通手段和工作方式已经无法适应业务发展的需要，需要通过业务管理系统的设计与实施来改变现有的管理模式与业务流程，提高业务效率，规范业务流程，以适应业务发展的需求，提升企业的核心竞争力。 本论文通过研究某进出口公司业务管理系统，提出了一套业务管理解决方案。论文首先分析了国内外的研究现状以及进出口业务管理系统的用户现状、建设目标、数据处理要求及详细的进出口业务流程，分别对出口业务和进口业务流程管理进行了功能性需求分析，然后从总体上设计了系统的体系结构、功能结构和网络拓扑结构，总体的框架设计采用 B/S 的架构实现，系统开发中运用了 J2EE 技术，采用 JAVA 语言开发和模块化的设计方法。论文接着论述了部分模块的详细设计和数据库设计，介绍了系统的测试情况，通过系统测试与应用，表明本文所开发的系统能较好地满足公司内部的进出口业务要求。论文还详细描述了系统的实施过程和实施的效果，表明该系统实现了业务信息共享，精细化管理和提高业务效率的目标，大大提高了公司的信息化管理水平。最后，对课题的研究成果进行了归纳和总结，介绍了系统开发中的难点问题和对策，并提出了下一步工作的展望。 关键词：进出口业务管理，外贸业务流程，J2EE 架构，设计与实施IIAbstractAs global economic integration process further, more and more domestic enterprises to participate in the process of international trade were. Import and export companies rely on a traditional management style, communication means and ways of working have been unable to adapt to the needs of business development, business management systems need to design and implementation to change the existing management model and business processes, improve operational efficiency, standardize business processes To meet the needs of business development and enhance the core competitiveness of enterprises. In this thesis, the import and export business through the study of a management system, a set of business management solutions. Paper first analyzes the status of domestic and foreign research and import and export business management system, user status, the goal of building, data processing requirements and detailed import and export business processes, respectively, the export and import business process management, business process management for the functional requirements analysis And from the overall design of the system architecture and functional structure and framework for the design of the overall framework of the use of B / S architecture implementation, system development in the use of J2EE technology, using JAVA language development and modular design methods. Paper then discusses the detailed design of some modules and database design, introduced the system of test cases, test and application through the system,. The paper also describes in detail the system implementation process and the implementation results, show that the system achieved operational information sharing, and meticulous management and improve business efficiency goals.Finally, the results of research projects were summarized and the summary presented difficult problems in system development and countermeasures, and proposed future work prospects. Keywords: Import and Export business management, Foreign trade business processes, J2EE architecture, Design and implementation III目目 录录第一章绪论.11.1课题来源.11.2研究现状.21.2.1国内研究现状 .21.2.2国外研究现状 .41.3课题目标及研究内容.51.4论文组织结构.6第二章系统需求分析.82.1需求概述.82.1.1系统建设目标 .82.1.2用户现状分析 .92.1.3系统对数据处理的要求 .92.2业务流程.102.2.1出口业务流程.102.2.2进口业务流程.142.3系统功能性需求.172.3.1出口业务管理需求.172.3.2进口业务管理需求.202.3.3分析查询需求.232.4系统非功能性需求.242.4.1可靠性需求.242.4.2安全性需求.252.4.3扩展性需求.252.4.4易用性需求.252.4.5共享性需求.252.4.6性能需求.252.5小结.26第三章系统总体设计.273.1系统设计思想.273.2系统相关技术.273.3体系架构.30IV3.4功能结构.313.5网络拓扑.323.6小结.34第四章系统详细设计.354.1主要模块设计.354.1.1外销合同处理模块.354.1.2出口收汇登记模块.404.2数据库设计.434.2.1外销合同模型设计说明.434.2.2出口单证模型设计说明.444.2.3数据表设计.454.3小结.50第五章系统测试.515.1测试方法.515.2测试环境.515.3测试过程.525.4测试用例.525.5测试结果分析.555.6小结.55第六章系统实施.566.1实施过程.566.1.1实施方法.566.1.2交付物.566.1.3实施的主要流程.576.1.4实施工作计划.576.1.5实施里程碑.586.1.6实施人员组织结构.596.2实施准备.606.2.1实施环境准备.606.2.2数据准备.616.2.3系统切换.616.3实施效果分析.61V6.4小结.65总结与展望.66参考文献.68致谢.69VI图清单图清单图 1 出口业务流程图.11图 2 进口业务流程图.15图 3 出口业务用例图.17图 4 进口业务用例图.21图 5 决策查询用例图.23图 6 系统体系架构图.30图 7 系统功能结构图.32图 8 系统网络拓扑图.33图 9 外销合同处理活动图.36图 10 外销合同处理模块类图.37图 11 外销合同处理模块系统时序图.39图 12 出口收汇登记活动图.40图 13 出口收汇登记模块类图.41图 14 出口收汇登记模块系统时序图.42图 15 外销合同处理模块各数据表关系图.44图 16 出口单证模块各数据表关系图.45图 17 系统实施流程图.57图 18 实施人员组织结构图.60图 19 自营出口合同界面.63图 20 出口资金收付界面.63图 21 出口单证界面.64图 22 收汇登记界面.64图 23 国内采购合同登记界面.65VII表清单表清单表 1 外销合同主表.46表 2 外销合同商品信息表.46表 3 外销合同文本条款信息表.47表 4 外销合同客户资料信息表.47表 5 外销合同收付计划信息表.47表 6 出口单证的主表.48表 7 出口单证的发票信息表.48表 8 出口单证的装箱单信息表.49表 9 出口单证的基本商品信息表.49表 10 出口单证的报关单信息表.50表 11 测试环境配置表.51表 12 添加合同测试用例表.53表 13 并发用户测试用例表.54表 14 实施工作安排表.58表 15 实施环境配置表.60 1第一章 绪论1.1 课题来源 随着中国加入 WTO 以后，经济的全球一体化进程加速推进，中国经济贸易的对外依存度不断提高，越来越多的企业参与到国际化进程当中。在这种形势下，某进出口公司传统的管理方式、沟通手段、工作方式己经无法适应业务发展的需要，急需通过信息化手段来改变公司现有的管理模式与业务流程，提高自身的核心竞争力。 综合来看，某进出口公司在传统的业务管理方面所面临的主要问题有以下几点： 1、业务透明度低、监控困难。业务员对业务的高度集权使得领导很难进行业务监控；客户档案由个人掌握，很容易流失；公司领导及财务部门对客户的资信很难考评，从而增大公司的经营风险；对收付款管理缺乏及时有效的分析和控制手段。 2、手工劳动，工作效率较低 频繁多变的报价计算给业务员带来了不小的工作量；大量的单证作业，单证间的严格匹配，而且还要符合客户和业务主管部门的时限，使得业务员在其中显得疲惫不堪。 3、沟通不畅，过程脱节 出口业务与生产备货环节脱节，容易造成发货延误或库存积压；业务部门与财务部门之间的信息沟通不畅，造成财务部门对企业的资金流向和流量失控，无法起到对业务工作的协调运作和指导作用。 4、外部信息化压力 供应商、客户、政府机关、竞争对手都在进行信息化建设，进出口公司必须建立与之相适应的业务管理系统； 某进出口公司多年从事进出口贸易，公司具有较强的市场与客户开发能力，年进出口商品近百种，客户遍布全球 50 多个国家和地区，以优良、齐全的商品，快捷、周到的服务在国际与国内市场上赢得了良好的商业信誉。公司属于中小企业，随着公司业务规模的扩大，贸易品种和贸易国别不断增多，供货商、服务商以及公司客户的逐渐增加，难以对购销、物流、财务等进行数据共享与统一管理，由于存在信息孤岛现象，使得业务部门、财务部门、管理部门等的业务信息出现了重复输入、不能共享的第一章 绪论2问题，造成管理效率较低，业务流程不够清晰规范，业务资源缺乏信息化的管理与规划。公司认识到信息化对进出口业务的发展是至关重要的，是大势所趋，为满足业务发展的需要，进一步加强公司进出口业务的发展和管理的信息化，更好地适应国际贸易的新环境，不断增强企业核心竞争力，有必要采用信息化的方式来管理公司的进出口业务，对进出口业务的商务流、资金流、物流进行全面整合管理，利用信息系统解决更多的业务和管理中的问题。基于这种情况，开发一套用于公司进出口业务的管理系统对于公司的发展和管理信息化具有重要意义并且刻不容缓。公司高度重视这项工作，决定引入覆盖自营与代理进出口的业务管理系统，希望能够利用信息系统解决更多的业务和管理中的问题。本论文课题正是在这样的背景下开展进行的。 1.2 研究现状1.2.1 国内研究现状 由于目前国内的进出口公司信息化建设水平参差不齐，信息化程度高低不均，经常会面临一些管理难题。在传统的进出口业务过程中，频繁多变的报价计算及大量单证作业给业务人员增加了极大的工作量，使得单证制作效率很低，同一批货物的数据要在不同单证上多次重复输入。此外，由于进出口公司业务员的高度集权制，使得领导很难进行业务监控，而企业管理人员及财务人员对最为关心的客户资信，商品盈利和亏损及利润率等信息难以得到及时准确的收集和评估，增大了公司的业务风险。进出口公司业务部门与财务部门之间信息沟通不畅，容易造成财务部门只有被动的收付款，但对公司的资金数量和流向无法准确掌握。管理审批工作也无法根据业务需求多层多级设置，容易造成企业运转监控不严，在很多情况下业务人员己造成实际亏损但是上级领导和相关部门还不知情。此外由于体制制约和部门利益矛盾等多种因素，往往这些相关部门对业务部门没有一定的约束力，因此实际上业务活动无法得到实时有效的监管。通过对国内进出口公司的业务管理系统信息化建设项目的实施，强化建立、健全公司内各部门间的信息联系，数据一次录入全程响应，减少了人为的重复劳动、避免了不必要的错误，而且能更加有效地对散落在业务各个环节的数据进行跟踪和管理，并且与历史数据资料进行随时比对与查询，可以有效、准确的控制当前以及未来的业务流程和方向，从而成功实行公司的业务流程自动化，建立无纸化办公业务流程，打 3破信息孤岛，最大限度地在业务链上实现价值最大化，不断增强企业核心竞争力。我国外贸企业业务管理系统应用的整体现状是应用周期长、应用范围不均衡，应用效益有待进一步提高，在已经应用了业务管理系统的企业中，还有相当一部分应用的深度不够。总体来看，企业实施产生的效益与人们的预期存在着较大的差距。这也在一定程度上挫伤了企业管理人员推动实施的积极性，甚至导致企业高管推迟或抵触信息化建设，阻碍了信息化的进程，影响了企业竞争力的提升。受经济环境和人们认识水平的影响，东部沿海和珠江三角洲地区的业务管理系统应用范围明显大于中西部地区。考虑到我国外贸企业的管理水平和基础普遍与国外先进国家尚有不小的差距，绝大多数企业仍处于单项应用和信息孤岛阶段，尚未实现集成，预计信息化的全面应用还会有数年时间才会进入真正的成熟期。南北软件公司是国内较大的业务管理系统供应商，依靠领先的技术、丰富的产品线、强大的咨询实施队伍和优秀的本地化服务，专门针对外贸业务的管理难题而研发的管理软件，适合于各种规模和类型的外贸企业应用，其在国内外贸企业中拥有了较多的用户，也有很多成功的范例。系统引入了国际上先进的管理思想，本着动态集成全面受控的原则，对外贸业务的商务流、资金流、物流进行全面整合管理，并提供强大的决策支持系统。同时系统灵活的多级自定义设置完全适应了国际贸易的多变以及主管业务部门的各种要求，成为外贸行业信息化解决方案的核心部件。加快业务管理系统的应用是外贸企业加强管理、扩大对外交流、开拓国际市场、降低交易成本的重要手段。在国内外贸行业中，中国化工进出口公司在外贸业务管理系统的应用上走在了前列。在上世纪 90 年代，中化公司开发了进口业务管理系统和出口业务管理系统。进口业务主要包括外汇额度管理和计划批文管理、进口合同和到货通知等管理查询，出口业务主要是保证金和信用证、采购销售合同及各种单据的管理，这两块分开的业务通过接口与财务系统进行联结。该系统基于 C/S 结构，但运行维护存在一定困难。而宁波市慈溪进出口股份有限公司开发运用的业务管理系统，运用电子商务充分整合利用企业资源，真正实现全流程外贸管理，由开始接洽到合作、到定单落实、再到最后决策分析，每笔业务脉络清晰，全程俯瞰掌控，成为规范业务操作、加强财务监管、降低贸易风险、提高工作效率的重要途径，对业务发展产生了非常积极的作用。信息技术的广泛应用，推动了经济全球化和信息化的发展，业务管理系统作为技术进步的产物，在进出口公司拓展业务空间、降低业务成本、提高工作效率方面，正第一章 绪论4在产生巨大的作用。当前，外贸业务管理信息系统应用日益普及，呈现快速发展的势头，应用企业的数量快速增加，并且由于不断的实践探索，应用效果也得到了显著提高。1.2.2 国外研究现状二十世纪九十年代以来，由于经济全球化和市场国际化的发展，企业所面临的竞争更趋激烈。以客户为中心、基于时间、面向整个供应链的管理成为在新的形势下企业发展的基本动向，业务管理系统是对供应链的全面管理行业运作。业务管理系统的管理范围涉及企业所有供需过程，在欧美等发达国家，信息化的应用已经比较普及，大多数企业已普遍采用并实施了业务管理系统，国际上已把它作为数字时代企业生存的支柱。从国外的管理软件产品来看，SAP 公司和 ORACLE 公司依然在市场上处于领先地位。SAP 公司的解决方案中的 SAP R/3 是当前世界上最有代表性的 ERP 管理系统，该公司于 1996 年初推出了第一个中国本地化的 SAP R/3 系统。R/3 以模块化的形式提供了一整套业务措施，其功能强大而完善，模块之间有很好的集成性，流程可以重组和优化；R/3 可以灵活地裁剪，从而有效地满足各种特定行业的需要；R/3 具有开放性接口，可以将第三方软件产品有效地集成起来，支持多种语言，特别适用于跨国企业，系统是一个开放式软件系统，它可以运行在所有主要硬件平台和操作系统之上和不同数据库之中。据统计，世界 500 强企业中的 80%以上采用了 SAP公司的 R/3 系统。而 ORACLE 公司是全球最大的数据库产品供应商，其业务管理系统包括电子商务套件系统等发展迅猛，涵盖了企业业务经营管理过程中的方方面面，核心优势在于它的集成性和完整性，用户完全可以从 ORACLE 公司获得任何所需要的应用功能，这些应用产品具有一致的基于 INTERNET 技术的应用体系结构，ORACLE 应用产品除了具有集成的解决方法，还提供了混合型制造环境的支持，对多种硬件环境的支持。通过借鉴国内外业务管理系统的先进经验，在建设我国外贸企业的业务管理系统时，要努力建立一个高效、易使用的符合外贸企业业务需要的业务管理系统，在界面设计上，简洁清晰，操作简便，功能模块要全面易维护，做到全程数据资源共享，业务与财务的一体化管理，使管理者和业务人员对整个业务细节一目了然，使企业内部形成通畅的信息传递网络。最后还要注意系统应具有缜密的权限管理，对业务系统及数据权限的控制。 5总体来说，对于业务管理系统的研究和实施应用，国外仍然处于领先地位，系统功能比较全面，系统设计也很成熟，并且得到了广泛应用，达到了一定应用水平。尽管近些年国内在管理系统的信息化建设方面取得了长足的进步，但依然存在着一定的差距。因此，在进出口公司开展国际贸易的过程中，建立一套适合我国外贸实际情况，面向广大外贸企业使用的，将市场需求、进出口业务与成本管理连成一体的高效运行的业务管理系统是迫切需要的，它将为提高业务人员的工作效率，信息共享和公众满意度方面发挥重要作用。1.3 课题目标及研究内容本论文课题以提高进出口公司的业务管理水平为切入点，以规范业务流程、提高业务工作效率、保证监管实时有效为目标，通过对业务员需求的调研，分析进出口公司的业务管理特点和行业的经营特点，结合目前软件行业的主流技术和开发工具，开发完成了进出口业务管理系统。论文首先分析了进出口业务系统的建设目标、用户现状、数据集中管理要求及详细的进出口业务流程。然后通过系统建模，数据表结构设计，功能模块的设计等，分别对出口业务流程管理和进口业务流程管理进行了设计和开发，给出了系统总体结构和详细的业务功能结构，接着详细介绍了系统的技术特点以及业务管理系统开发过程的主要模块和实现方式。最后介绍了系统开发中的难点问题和对策，对论文工作进行了总结和对下一步工作的展望。本课题的研究目标是通过某进出口公司的业务管理系统的设计，对外贸业务的业务流、资金流、物流进行全面整合管理，并提供一定的统计决策功能，确保业务操作及时准确与高效受控，有效降低业务风险，最终达到业务数据共享，提高业务透明度，提升业务过程工作效率的目标。通过对业务管理系统的实施应用，有步骤地调整业务流，使得业务流逐步趋于合理，提高企业的整体竞争力，同时也减少了重复劳动。我们把市场需求、进出口业务与成本管理连成一体，形成了一个高效运行的系统，可以有效地解决企业在信息化过程中必须解决的几个重要的基础问题即： 1、完成基础资源数据的数字化、信息化，建立基础数据库。 2、突破部门之间、人际之间的壁垒，实现以业务流程信息化为导向的企业一体化集成管理。 3、对企业外部资源的利用进行科学的整合。第一章 绪论6论文主要的研究内容包括：1、系统的需求分析根据某进出口公司的业务特点，并学习其他进出口公司的成功经验，经过调研、咨询、考察、研讨会等多种形式与业务员充分沟通，梳理出包括自营代理进口业务、出口业务等各项业务的需求，进一步优化了外贸业务流程，同时经过分析和整理，对系统的业务流程进行介绍，对功能性、非功能性需求进行分析和描述。2、系统总体设计方案经过对系统需求进行详细的分析，结合某进出口公司的业务模式，对系统的功能模块进行划分，对业务管理系统的总体体系架构进行设计，确定了本系统的总体解决方案，包括系统的体系架构、功能结构、网络拓扑等。3、系统的详细设计根据系统的需求分析，按照总体设计方案，对业务管理系统主要模块通过活动图、类图、时序图的形式进行详细设计，同时对数据库结构与数据表等进行设计。4、系统的测试与实施首先对某进出口公司业务系统的测试流程进行梳理，选择了一些测试方法，制定了系统的测试方案，并部署系统测试环境，对系统进行功能和性能测试，对测试结果进行分析以得出测试结论。最后对系统的部署和实施情况进行了介绍，对系统实施的效果做出分析。1.4 论文组织结构 全文共分六个部分：第一章为绪论，主要介绍课题来源、系统的背景及意义，对国内外研究现状及论文的研究目标和内容进行了阐述。第二章为系统需求分析，首先对业务需求进行了概述，对重点业务流程进行了分析，展现了用户的业务现状。然后重点从功能需求方面对各模块进行分析，之后简单介绍了系统的可靠性、安全性、扩展性等与系统相关的非功能性需求。第三章为系统总体设计，首先描述了系统的设计思想和系统相关技术，接着主要对系统的体系架构、功能结构、网络拓扑等方面进行了论述，从而提出了系统的总体解决方案。 第四章重点介绍系统的详细设计，根据总体架构和需求分析部分所介绍的功能及 7非功能需求，对其中的重点模块从对象模型、类图、时序图、数据库设计等方面进行了详细的设计描述。第五章介绍系统的测试情况，先对系统测试方法进行了分析, 然后部署了系统测试环境，对系统的测试流程进行梳理和提炼。接着给出了典型的系统测试用例并对测试结果进行了分析。第六章详细介绍了系统的实施情况，对系统的实施准备，实施过程和实施效果进行了具体的描述。最后对论文的全部工作进行了总结与展望。总结了论文的总体完成情况及个人承担的主要工作和体会，并提出了系统的待改进之处，展望了下一步的工作内容和方向。第二章 系统需求分析8第二章 系统需求分析本章首先对业务需求进行了概述，并对重点业务流程进行了分析，比如代理自营出口、代理自营进口流程，展现了用户的业务现状，重点从功能需求方面对各业务模块进行分析，之后简单介绍和分析了系统的易用性、安全性、可靠性等与系统相关的非功能性需求。功能需求分析主要是通过业务流程来分析业务需求，对系统的功能进行描述，需求分析工作的好坏直接影响到系统设计的质量和进度。2.1 需求概述2.1.1 系统建设目标对于系统的的整体建设思路，通过业务需求的调研和分析，充分考虑到业务人员在开展业务过程中急需解决的问题，并有效地提高业务工作的效率，业务管理系统的信息化建设的重点和目标有以下几点： 1、加强业务规范，推动业务整合。在公司内形成统一的业务和管理规范模式，规范包括两个方面，一是流程上的规范，二是单据和信息数据格式上的规范。 2、加强风险监控。系统中建立独立于业务之上的风险管理系统，通过系统科学的监控手段防范经营风险。 3、加强业务过程控制。进出口业务的不可逆性要求业务当中的每个环节都不能出现差错，否则就会给公司和客户带来一定的损失，系统依据 IS09000 质量管理标准建立业务过程控制模式，合理控制和管理业务过程。4、提升进出口业务中事务性工作的处理效率，减少不必要的辅助人员进而达到降低运营成本，提高公司经济效益的目标。5、加强公司业务信息和管理知识的积累。将业务员手中的知识和信息积累成为公司的知识，通过授权共享的方式为公司其他业务人员提供帮助和支持，可以提高公司的整体业务素质。系统为用户提供了较为强大的自行进行数据维护的功能，可由用户的系统管理员来定义如表字段、界面、打印格式等等。同时系统还能提供相应的辅助功能，可以实现业务关键点如签约、付款的受控，以及工作成果的及时继承，如付款审批被批准则 9申请人会在第一时间得到通知。系统把市场需求、进出口业务与成本管理连成一体，形成了一个高效运行的系统。随着全球贸易一体化模式的发展，外贸活动的复杂度日益增强，使得现代外贸企业的服务内容越来越广泛。因此现代外贸企业能否通过信息化系统的建设，建立为客户提供完整的贸易综合解决方案的全球一站式服务体系，从而为业务管理提供支持性服务，以提高整个业务链的效益，成为了企业服务的总体目标。在业务管理系统的建设过程中，实现公司化、网络化的建设重点。通过浏览器技术，把分散的信息孤岛有效地连接起来，使数据对决策层具有整合能力和辅助决策的作用。实现集中管理的公司化管理模式，提高公司的管理质量和控制能力。 同时，在公司信息化的建设过程中，将重点实现管理信息的真实性、完整性、及时性、准确性原则，满足内部经营管理和外部信息披露的要求。2.1.2 用户现状分析 由于一直存在着的业务集权问题和部门之间的协调问题，目前公司内部的业务现状如下:1. 业务数据分散于业务员手中，公司领导和其他相关部门很难及时了解与掌握。2. 业务数据汇总速度慢，业务决策速度慢，缺乏实时性管理。3. 业务相关数据真实性弱，有些数据还可能存在人为改动，使得操作缺乏真实性。 4. 业务数据分散在公司业务员和部门的计算机中，而且缺乏标准化，有价值的信 息资料无法共享和利用，根本不具备数据整合能力和管理决策能力。2.1.3 系统对数据处理的要求 从上述分析当中，我们注意到在应用业务管理系统之前公司的进出口业务数据都基于单机运行，工作效率很低，缺乏标准性、实时性和可靠性，更无法实现公司各部门之间的信息联系。因此，在业务管理系统的开发中，要求所有数据都存放在公司服务器的同一帐套中，通过严格的权限设置，使各部门的使用者感觉是在各自独立的帐套中进行操作，但实际上都是在同一数据帐套中进行工作，从而实现了全公司一本帐的管理模式。 1、实时性对数据进行远程、动态、实时处理，实现远程数据录入，查询，远程审批，远程第二章 系统需求分析10查帐等各种实时监管功能，实时动态地掌握公司业务的最新明细数据和汇总数据。 2、真实性、准确性、完整性所有决策信息的结果直接从基础数据自动生成得来，而不是采用单机报表汇总等传统方式，保证了信息的真实性、准确性、完整性。同时，根据数据分析还可以对决策结果进行明细追溯，及时发现业务运作过程中的问题。 3、提高业务和管理效率加强公司内各部门间的信息联系，数据只需一次录入，减少了人工的重复劳动，提高了效率，避免了错误，能够有效地对分散在各个业务环节的数据进行跟踪和管理，还可以随时与历史业务数据进行比对、查询，准确、有效地控制当前以及未来的业务流程和方向。2.2 业务流程分析研究各种进出口业务方式的操作流程，正确理解现有流程并实现业务的标准化操作，弄清现有业务流程的运作情况和效果，这是后面的业务流程优化工作的基础。进出口业务主要划分为自营出口业务、代理出口业务、自营进口业务、代理进口业务。2.2.1 出口业务流程出口业务流程包括报价、签约、付款、备货、通关、装运、制单结汇、核销结算等。出口业务包括自营出口业务和代理出口业务两种方式。出口业务流程图如图 1 所示： 11财务人员业务人员业务经理否是是否接到外商求购信息向国内厂家询价开始比价对外报价盈亏预算审核合同审核签订合同是否L/C付款出口收汇登记信用证到证登记信用证是否修改信用证改证审核付款付工厂货款申请结束付工厂货款工厂发货业务制单发放核销单发货出运交单议付审核付款付报关运杂费用申请付费用及结算处理核销 图图 1 1 出口业务流程图出口业务流程图1、自营出口业务 自营出口业务流程主要由进出口公司业务员完成，每笔自营出口业务自负盈亏，第二章 系统需求分析12在独立核算的基础上完成，不存在国内委托代理和佣金关系。其业务流程除订货谈判和定价这两部分由外贸公司自行决定外，其余步骤与代理出口流程基本相同。1） 报价 在出口业务中一般由产品的询价、报价作为贸易的开始。一般在签订外销合同之前，国外都会有相关的询价给业务员，业务人员应及时回复客人的询价，给客户做正式报价。出口产品的报价内容主要包括产品的价格、质量等级、规格型号、产品的包装形式、产品订购的数量、交货期限、付款方式、运输方式等内容。比较常用的价格条款有:FOB（船上交货） 、CFR（成本加运费） 、CIF（成本、运费加保险费）等形式。2） 签约贸易双方就报价达成意向后，在对订货的一些相关事项进行协商洽谈认可后，需要正式签订购货合同。在签订购货合同时，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装规格、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容条款进行商谈，然后正式签定购货合同。通常情况下，签订购货合同一式两份双方签章生效，各自保存一份。. 3） 业务审批业务部收到订货合同后，首先填报出口合同审核表，按各项目如实填写，将各种预计费用也都尽可能列明。合同审批时要附上客人订单传真件和工厂的收购合同意向书。合同审核表要根据合同金额确定审批权限，如金额较大或有预付款、佣金等附加条款的，要经主管业务的经理审批才可执行。4） 国内购货合同在得到国外客户的订单确认后，业务员要给国内工厂下购货合同，安排生产计划，按照确定的交货期通知工厂按时生产。 5） 催证、收证、审证对于以信用证(L/C)付款的客户，通常要在交货期前一个月左右确认收到信用证，然后由业务员和单证员分别审核信用证，仔细核对信用证条款和和订单合同之间的各项内容是否相吻合，检查是否存在无法履行的条款，交货期能否保障等问题，如有问题应立即电请客户改证。6） 国内采购、备货、运输流程 向供货部门和厂家下发书面备货通知，详细列出该笔业务的产品名称、数量、包装、啧头和在码头装船的具体时间，通知下发后如有必要还要下到车间了解生产情况， 13掌握备货进度;备货在整个业务流程中，具有举足轻重的重要地位，要按照合同逐一落实。7） 包装可以根据货物形状大小的不同，来选择包装形式。不同的包装形式其包装要求也有所不同。8） 申领核销单出口货物前要提前向外汇管理局申领出口收汇核销单，填好出口产品数量和金额，加盖公章，用于报关和结汇手续。9） 出运报关在货物备妥后，根据与客户签订的合同，及时安排订舱配载，以便货物能尽早报关，装船出运。通关手续十分重要但又较为繁琐，如不能顺利通关则无法完成交易。提交的报关单据包括报关委托书、出口报关单、发票、箱单，如需商检还要提供商检凭证、动植物检疫凭证等。10）付款货物正常出运后，根据收汇情况，在收到工厂开来的增值税发票后要及时安排给工厂付款。如有给国外客户的佣金，也要及时向外汇管理局和银行申请办理。 11）运输保险通常双方在签定购货合同中己事先约定运输保险的相关事项，要根据所定险种来进行投保。保险根据运输方式有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险又分为基本险和附加险两类。12）提运单 出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由运输公司或其代理签发出提运单，供进口商提货和结汇使用。提单份数根据信用证要求签发，通常是三份正本提单。出口商要用来办理结汇退税，正本全部寄给进口商办理提货等手续。海运货物时，进口商必须持正本提单、发票、箱单来提取货物，若是空运货物，则可直接用提单、发票、箱单的传真复印件来办理报关提货。13）结汇 在货物装运出口之后，进出口公司应按照信用证的规定，正确缮制商业发票、箱单、提单、产地证明、商检单、出口结汇汇票、装船通知等单据，在信用证规定的交单有效期内，递交银行办理议付结汇手续。第二章 系统需求分析14 除采用信用证结汇外，其它的结汇方式还有电汇、票汇、托收等方式，现在汇款主要使用电汇方式。 14）核销出口收汇核销单在货物出口报关时由海关盖章确认，并和银行结汇水单、出口发票、增值税发票等一起作为核销凭证提交外汇管理局核销。 15）退税出口货物装船出运后，进出口公司凭出口报关单、外汇核销单、工厂的增值税发票等单据提交到当地国税局，税务局根据货物名称和商品编码按照相应退税率退还税款给进出口公司。2、代理出口业务代理出口业务是指外贸公司代理国内用户出口货物，具有国内委托代理和佣金关系，其业务流程包括报价、订货、确定付款方式、备货、包装、通关、装船、办理运输保险、制单结汇、退税等，流程中订货谈判和定价这两部分主要由国内用户决定，其余步骤与自营出口流程基本相同。先由国内用户与外商谈好价格等合同条款，然后外贸公司代理用户签订出口合同，代收货款，在货物出运之前准备各种出口单据，办理通关手续，到商检部门报检，之后再进行报关，海关审核后再凭海关放行的进口报关单和船公司提货单提箱提货，然后装车送往用户指定仓库，最后再向用户收取进口代理费。2.2.2 进口业务流程进口业务流程与出口业务大体是相反的过程，买卖双方互换位置进行操作，其中间环节基本相似，不同之处在于进口货物时会有一些不同于出口业务的具体法规和操作要求。进口业务分为代理进口和自营进口两种形式。进口业务流程图如图 2 所示： 15财务人员业务人员业务经理是否接到国内需求信息向国外厂商询价比价盈亏预算审核合同审核签订合同国内预收款登记是否L/C付款信用证开证申请付汇申请审批开证付汇开立信用证或付汇催国外发货收到到货通知报关报检付关税费用申请审核付款支付关税及费用装运发货结算业务终结 开始 结 束对国内用户报价 图图 2 2 进口业务流程图进口业务流程图1、自营进口业务自营进口业务的主体是进出口公司，全部经营活动包括报价、签约订货、确定付款方式、货到办理报检，报关等通关手续、付汇、交纳海关税金等都由公司业务员完第二章 系统需求分析16成的，每笔自营进口业务自负盈亏，是在独立核算的基础上完成，不存在国内委托代理关系。1）签订代理进口协议：业务员在接到国内用户的代理进口委托后，首先填写“代理进口协议审核表”并将各种预计费用都尽可能列明，还要附上国内用户传真的委托订单。审核时要根据订货金额确定审批权限，如金额较大要经公司业务主管经理审批才可执行。2）签订进口合同：进出口公司根据订货需求与国外供货商签订货物买卖合同。3）报关、核销：收到国外客户提单及各种进口商业单据后，在货物到达时持正本提单到船公司换取提货单，先到商检部门报检，之后再去海关通关交纳关税，海关审核后再凭海关放行的进口报关单和船公司提货单办理提货，然后装车安排内陆运输到用户指定仓库入库，最后由财务进行进口核销。 4）信用证管理：进出口公司与国外客户签订订购合同后，业务员应及时通知财务部门向银行提交开立信用证的申请，在业务主管经理审核通过后，开据担保函，银行审核通过后向国外客户开出信用证。 5）对外付款：根据付款方式的不同，付款分为信用证(L/C )、电汇 (T/T)、付款交单 (D/P)和承兑交单 (D/A)。 6）进口结算：代理进口业务完成后，进出口公司应根据代理进口协议向委托进口方结算，收取代理手续费。2、代理进口业务代理进口业务是指外贸公司代理无进出口权的国内用户进口货物，存在委托代理关系。外贸公司代理用户签订进口合同，代付货款，在货物到达后准备各种进口单据，凭正本提单到船公司换取提货单，到商检部门报检，之后再进行报关交纳关税，海关审核后再凭海关放行的进口报关单和船公司提货单提箱提货，然后装车送往用户指定仓库，最后再向用户收取进口代理费。以上详细介绍并分析了出口业务流程和进口业务流程的具体内容，可以看到进出口业务具有关联性很强而且实时性要求较高的特点。当前业务流程中的主要问题有以下两方面：1、沟通不畅，过程脱节 出口发运与生产备货环节脱节，容易造成发货延误或库存积压；业务部门与财务部门之间信息沟通不畅，造成财务部门对业务人员的资金流向和流量失控，无法起到 17对业务资金的运作协调作用。2、业务透明度低、监控困难 业务员的高度集权使得领导很难进行业务监控；客户档案由个人掌握，容易流失；业务领导及财务部门对客户资信等很难考评，从而增大了公司的经营风险；对应收帐款管理缺乏及时有效的分析和控制手段。2.3 系统功能性需求系统功能从业务类型上划分为自营出口管理、代理出口管理、自营进口管理、代理进口管理。从功能架构上看，系统的重要的业务模块包括进出口合同管理、进出口业务执行管理、业务信息查询管理、数据统计维护管理、进出口单证制作管理等，上述功能需要根据不同业务类型分别处理。下面主要对出口业务管理需求、进口业务管理需求和查询分析需求进行描述。2.3.1 出口业务管理需求 询价报价签约管理采购管理信用证管理核销单管理出运管理资金收付业务员图图 3 3 出口业务用例图出口业务用例图1、询价报价在出口业务中一般由产品的询价、报价作为贸易的开始。在签订外销合同之前，国外都会有相关的询价给业务员，业务人员应及时给客户报价。第二章 系统需求分析18通过系统新建单据，在出口报价单中填写必要信息，包括价格、规格型号、产品的包装形式、产品订购的数量、交货期限、运输方式等内容。在出口报价单中，系统可以按 5 种类型计算出商品的报价。报价单号系统可根据定义规则自动生成，用户也可按照自己需要修改。系统可以查询商品的历史比价，还可以进行工厂间比价查询，可以查询商品在不同供应商间的比价。 2、出口签约管理出口合同的签订是整个业务中最重要的一个环节，后续流程的相关信息都要依据出口合同中的相关信息，因此业务员录入时要确保正确无误。在出口合同中，数据来源有报价单和新建二种方式。选择报价单方式时，系统可从自营出口合同维护中拷贝报价单，选择对应的报价确认后生成自营出口合同。选择新建方式时，在自营出口合同中填写必要信息。合同号由系统根据定义的规则自动生成，用户也可按照自己需要修改。系统提交出口合同后，主管经理通过系统进行合同审批。合同审批时要附上客人订单传真件和工厂的收购合同意向书。系统还要根据合同金额来确定审批权限，已提交执行的合同不可修改，只能通过版本修改进行修改，修改的合同需要按照原审批链由系统进行重新审批。系统具有版本查询和比较功能，查询历史版本数据，或将本合同各版本之间的差异进行比较。系统的合同管理还具有如下功能：合同进程查询：查询本合同执行状态。生成下级单据：可以生成自营出口发货单，生成的单据把当前出口合同中的信息直接带过去，减少用户的录入量。业务卷宗查询：以卷宗方式列出本合同所有的后续进程单据。预算对比查询：查询合同执行中的预算和实际费用对比。3、采购管理从出口国内采购合同维护中，可以拷贝相应的出口合同，在出口国内采购合同的大部分信息可由系统从出口合同中带出。采购合同号系统可自动生成，用户也可按照自己需要填写。系统可按卷宗方式列出合同下所有的后续进程单据，并可查看入库信息。系统从自营出口入库单维护中，可以拷贝成品采购合同，生成入库单。只有库存 19业务才需要生成入库单，直运业务当出口发货单提交执行时会自动产生对应的入库单。单据生效时，系统自动按照采购合同的单价对入库商品进行估价入库。系统还可针对入库单进行成本明细查看，具有成本认定、成本预估的功能。4、信用证管理：信用证到证登记：系统登记到达信用证所对应的业务员出口信用证改证：在需要进行信用证修改的时候进行记录，录入修改数据，系统直接修改原信用证内容出口信用证查询：系统可以查询已到的信用证、对应的出口合同及相关信息。5、核销单管理：出口收汇核销单在货物出口报关时由海关盖章确认，并和银行结汇水单、出口发票、增值税发票等一起作为核销凭证提交外汇管理局核销。购入登记：将购回的核销单批量登记到系统中，并记录购入人员、起始号、终止号、可用人员、购入日期和备案口岸。作废：将相关购入、发放状态的核销单进行作废，在核销单打上作废标识，也可撤消作废。发放核销单：相关核销单管理人员接到申请之后，由系统选择核销单号分配给申领的业务员如核销单退回并继续使用，使用取消发放的功能。核销交单：业务员在系统中记录核销单交单情况，系统会自动检查是否已经报关，并将此核销单对应的多个报关的金额进行累加，作为核销金额。核销：选择核销日期、核销金额、核销类型后，点击核销则该核销单核销成功。核销后的核销单不可修改，若要修改，则必须先取消核销。出口核销单查询：可以对不同的核销单状态进行查询。6、出运管理，销售待出运：系统可以查询哪些出口合同中的哪些商品还未生成出口发货单，可生成相应的出口发货单。出口发货单：系统通过拷贝出口合同，可以生成出口发货单，并把出口合同上的信息带到发货单中。一个发货单可以发多个相同客户合同的商品，一个合同也可以有多个发货单，合同与发货单是多对多的关系。系统可将符合条第二章 系统需求分析20件的商品自动拣配出库，避免了手工进行出库商品选择导致的效率低下。 出口单证：自营出口发货单待出运状态时，系统要求提交的报关单据包括报关委托书、出口报关单、发票、装箱单等。交单议付登记：通过系统可选中要交单的发货单号，输入实际交单日期，自动打上交单的标识，也可选择相应的发货单，进行查询。7、资金收付出口收汇登记：财务人员对收到的收汇水单在系统中进行登记，同时对应到具体部门和相关的业务人员，进行单据认领操作，再由业务员进行款项拆分，认定到具体的合同上去。自营出口销售发票：销售发票是通过出口发货单提交执行时由系统同步产生的，可通过点击对应收款单查询来查询收汇情况，还可通过点击单项业务资金台帐来查询应收应付资金台帐、实际收付流水账、国内索赔款查询以及出口信用证查询。出口费用发票：费用认定方式有直接认定和费用分摊两个选项可以选择。直接认定是指此费用可以直接认定到某发货单号，费用分摊是指此费用无法直接认定到某发货单号，费用产生环节有敞口采购、自营销售和零库存销售 3个选项可以选择。出口费用付款申请：如果选择付款发票号，系统自动默认付款子类型为采购货款，有下列付款子类型可以选择：预付采购货款、预付国际运费、预付国际保费、预付国外其它费用、预付国内其它费用、零库存采购预付款、零库存预付费用、退预收款等。 212.3.2 进口业务管理需求 签约管理国内销售管理信用证管理资金收付采购到货进口结算业务员图图 4 4 进口业务用例图进口业务用例图进口业务流程与出口业务大体是相反的过程，买卖双方互换位置进行操作，其中间环节基本相似，不同之处在于进口货物时会有一些不同于出口业务的具体法规和操作要求。进口业务分为代理进口和自营进口两种形式，下面就这两种业务方式进行分别说明。自营进口业务的主体是进出口公司，全部经营活动包括报价、签约订货、确定付款方式、货到办理报检，报关等通关手续、付汇、交纳海关税金等都由公司业务员完成的，每笔自营进口业务自负盈亏，是在独立核算的基础上完成，不存在国内委托代理关系。1、签约管理：通过填写必要信息，系统可以生成进口合同。对国内销售合同的产生方式有两种，一种方式是通过填写必要信息新建，另一种方式从已生效的进口合同上把商品等信息拷贝到国内销售合同上生成。系统的合同管理还具有如下功能：合同进程查询：查询本合同执行状态。生成下级单据：可以生成自营出口发货单，生成的单据把当前出口合同中的信息直接带过去，减少用户的录入量。业务卷宗查询：以卷宗方式列出本合同所有的后续进程单据。第二章 系统需求分析22预算对比查询：查询合同执行中的预算和实际费用对比。系统可以进行预算对比、合同进程、单项业务资金台帐、单项业务资金盈余等项目的查询，还可以对某个业务员所做的业务单据进行具体的查询。系统还能生成自营进口发货单，并把销售合同上的信息带到发货单上。系统对业务合同的审核要根据合同金额确定审批权限，如金额较大要经公司主管业务经理审批后才可执行。2、进口信用证进出口公司与国外客户签订进口合同后，对于采用信用证付款方式的合同，业务人员应及时通知财务部门向银行提交开立信用证的申请，在业务主管经理审核通过后，由财务部门开据担保函，银行审核通过后向国外客户开出信用证。信用证的开证方式有三种，分别是授信开证、现汇开证和购汇开证，对于已签署生效的合同，系统可以把进口合同上的供应商等信息带到进口信用证的开证申请上，生成的信用证申请还可以追加多个合同，需要在开证金额明细中输入各合同的开证金额。系统对于开证申请审批通过的，当出现“同意开证待办理”状态时，由财务人员根据申请信息到银行进行开证。系统还可以对信用证的开证与付汇情况进行查询。3、采购到货：进口采购发票：系统由相应的进口合同，生成进口发票，合同上的信息会带到进口发票中。由于各种原因，系统还可以根据需要调整发票的应收付金额。入库回单：在进口发票生效后，系统能自动生成自营进口入库回单，可以对入库单进行查询，还可以生成进口付汇申请，并把发票上的信息带到付款单上。4、国内销售管理发货单：对于进口销售发货，系统可以根据国内销售合同的信息，并填写必要信息，生成发货单。系统可以查询具体业务的实际资金收付，生成自营进口销售发票，并把发货单上的信息带到发票中。库存查询：系统可以查询相应的出库信息以及库存明细帐数据。5、资金收付 国内收款登记：财务人员对收到的收款单在系统中进行登记，不能确定到具体人员的，可以先确定到某一部门，该部门下的业务人员看到未认领的收汇单据，在系统中进行单据认领操作。先由认领的业务员进行款项拆分，业务员认定到 23系统中具体的合同或发票上去。退预付款：系统根据客户及币种，查询出所有该客户以及相关币种的预付款信息，确认后自动把相关的退款填写到收款明细数据中。付汇申请：系统根据收款方和系统维护的相关银行帐号等信息，可把发票上的信息带到付款单上，生成进口付汇申请。财务人员在付汇后要进行实付记录。费用付费申请：通过填写必要信息，选择所定义的进口费用类型、费用认定方式和费用产生环节，系统生成进口费用付款申请。如果为预付款，在付款子类型中选择相应的付款类型进行付款；如果已收到费用发票，在付款发票号中选择要进行付款的发票。 6、进口结算在进口结算方式上，如果是代理进口，按正常的代理结算，开出双抬头的结算发票，系统按照结算的代垫款项目，自动生成代理手续费发票和对外应收结算发票；如果是自营进口，系统可以根据商品销售价格和数量，开出单抬头的增值税发票。2.3.3 查询分析需求 业务资金查询成交