中海招投标程序物质采购工作程序

中 國 建 築 工 程 總 公 司( 香 港 地 區)中 國 建 築 工 程( 香 港) 有 限 公 司中國海外建築有限公司標準工作程序第四號：物資採購工作程序編號：PRO/004版本：第七版：E日期：2005 4 月目1. 目2. 範的圍3. 考資4. 定義5. 作業程序5.1 認可供應商名冊的制定、新及供應商評估5.1.1 供應商名冊制定5.1.2 供應商名冊新5.1.3 供應商評估5.2 訂購5.2.15.2.25.2.35.2.45.2.5大宗和裝飾材採購辦法夾板、木方採購辦法星及小批材採購辦法化工及特殊材採購辦法電腦及有關軟、硬件訂購辦法5.3 進5.4 驗收5.5 物儲存、保養及發放6. 附附 I附 II附 III7. 附表P04-01(B)P04-02(B)P04-03P04-04(A)P04-05(A)P04-06(B)P04-07P04-09(A)P04-10(A)P04-11P04-17物資採購程圖投標之材詢價辦法材報批辦法供應商預審表供應商評估表物資詢價表報價邀請書物資採購比價單物資採購比價會審表訂購合約物資申請表地盤星材申請表石矢申請單已訂貨通知單第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第2頁1. 目的根據工程質、安全及健康和環保要求，選擇合適的供應商，以保證所有與工程質、安全及健康和環保有關的物資採購能滿足業主及有關人士的要求。2. 範圍適用於公司及公司有關附屬機構所承包工程之各與工程質、安全及健康和環保有關的物資採購。公司有關附屬機構之物資採購均通過物資部按本程序進。3. 考資公司質管手冊、安全及健康手冊及環保管手冊4. 定義照質管手冊、安全及健康手冊及環保管手冊有關名詞解釋。4.1 星材：指可從定點供應商(五店或電器店)中購買的星材。4.2 材 員：包括負責材管之庫管員。5. 作業程序5.1 認可供應商名冊的制定、新及供應商評估5.1.1 供應商名冊制定a. 與工程質、安全及健康和環保有關物資之供應商在進入供應商名冊前應填寫供應商預審表(考表格 P04-01)，並交採購員。b. 採購員負責檢查供應商所提供的資，交物資部副總經處。c. 物資部總經應以供應商的實、商譽及以往服務的表現作為依據，決定是否入名冊內。d. 物資部秘書負責編印並保存經物資部總經簽名的最新版供應商名冊以供採購員查閱。5.1.2 供應商名冊新a. 物資部每定期負責對所有供應商就過去一的表現進全面的評估，覆審並新供應商名冊。對表現好的供應商將從名冊中除名。b. 對犯有嚴重違反按時、按質、按、按安全及健康和按環保要求供貨的供應商，地盤負責人及採購員要及時通知物資部副總經。物資部副總經在全面考慮實際情況後提出處意，並報物資部總經。必要時，經物資部總經批准可即將供應商從名冊中除名。c. 被除名的供應商一內能使用，特殊情況下經地盤負責人或採購員明原因，由物資部副總經審查及物資部總經批准後方可選用。d. 新後的供應商名冊經物資部秘書重新編印後，由物資部總經簽名確認。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第3頁5.1.3 供應商評估a. 對每與公司及公司附屬機構有往的供應商，採購員及地盤負責人要按照評估準則填報供應商評估表(考表格 P04-02)，交物資部副總經評估。b. 物資部副總經核對有關的評估資，交物資部總經審批。c. 所有評估表要作為質、安全及健康和環保管記，由物資部秘書按文件及資管工作程序的有關要求保存。d. 採購員要及時將收集到的供應商最新資交物資部秘書輸入電腦，新舊的資，以保證對供應商做出正確的評估。5.2 訂購a. 物資部的採購工作原則上只限於公司自用的材，分判商以包工包的形式供應的材，則在物資部的採購工作範圍之內。b. 地盤應盡早組織編制施工材計劃(考表格 PQP-5)，寫明所需材的品種規格，並附上有關之技術、質、安全及健康和環保要求，以及所需和進時間，並應於地盤開工初期提交物資部，以物資部安排採購。如果根據工程的實際情況需調整原施工材計劃，地盤負責人應及時通知物資部，並提交新的施工材計劃表。c.地盤有關人員應根據施工材計劃及工程需求情況編制物資申請表(照表格 P04-09)，經地盤負責人審批後，正本送物資部辦，副本由地盤存檔。工字樁、閘板及裝飾材要提前 3 個月提出申請。物資申請表必須填寫清楚，並盡可能包括下各項內容：材名稱、規格、型號、要求進貨日期、技術要求、適用於該項材的質、安全及健康和環保體系標準的名稱、編號和版本，以及業主代表審批文件的拷貝，必要時加上附帶條件。d.工程合約規定公司需協助業主在貨源地、收貨地或工作現場進檢驗時，地盤負責人應盡早提出，以物資部在邀請供應商報價時能作出相應的規定滿足業主檢驗的要求。e.當工程合約對安全及健康和環保有特別要求需要進相關物資採購時，物資部可會同地盤及有關方面一道向供應商作出明，並在合約中出相關的特別條款及條件。對於合約無特別要求的物資，採購員要兼顧貨物品質及交貨中的安全及健康和環保因素(如噪音、能源消耗、揚塵、廢氣、廢、化學品等)，在對此作出評價的基礎上選擇合適供應商，採購較為安全及健康和環保的產品。f.凡公司代判頭購買的材，地盤負責人要填寫物資申請表(考表格P04-09)，并經有關工程公司/部門負責人批准後，物資部方可辦。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第3頁5.2.1 大宗和裝飾材採購辦法a. 應用範圍大宗材(如鋼筋、型鋼、石矢、石矢制品、沙、石、英等)，裝飾材(如各瓦仔、紙皮石、潔具、頭、門五等)。b. 採購辦法物資部在收到地盤有關施工材計劃或物資申請表後，按以下採購辦法辦。i. 選擇供應商報價(a)一般情況下，採購員應從認可供應商名冊中選擇供應商報價。採購員要選用尚未進入認可供應商名冊的供應商，應填報暫准使用供應商申請表并經物資部總經批准後方可邀請報價。通常情況下，應邀請 3-5 家供應商加報價。(b)採購額在 HK$3 萬以下，採購員可用電話邀請報價。(c)採購額在 HK$3-100 萬，採購員要編制並簽發報價邀請書(考表格 P04-04)。(d)採購額在 HK$100 萬以上，報價邀請書須由物資部總經或副總經審核簽發。ii. 定標決定供應商(a)定標決定供應商的準則是在同等條件下，優先選用最低價者；價格亦相同，則再優先選用商譽、服務表現和供貨經驗居佳者(商譽、服務表現考供應商評估結果，供貨經驗考其工程記)。(b) 採 購 員 要 詳 細 分 析 各 供 應 商 的 報 價 ， 並 選 擇 有 競 爭 的 供 應 商 議價，基本原則是取最低價前 3 名，然後做比價單(考表格 P04-05，P04-06) ，提出選用供應商建議。(c)採購額在 HK$100 萬以下，由物資部副總經審核，必要時再徵詢地盤意，最後經物資部總經審批。(d)採購額在 HK$100 萬以上，首先採購員要組織議價會議，由物資部總經或副總經主持，召集供應商與地盤人員加，通過會議解供應商交貨品質、時間及報價情況，並進議價;之后公司導、物資部、有關單位及地盤人員一道舉“三堂會審定標會，綜合比較各種因素後共同決定供應商。iii. 送樣板報批需要業主代表審批的材，採購員要通知供應商，按材報批辦法(照附 III) 辦。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第4頁iv.訂購合約簽定(a)採購員根據物資申請表編制訂購合約(照表格 P04-07)或由供應商編制訂購合約。訂購合約要包括物資申請表所的項目、檢驗規格、基本條款及條件，必要時加上特別條款及條件。(b)採購員要把訂購合約交物資部副總經評審，HK$100 萬以上的合約必要時還要由地盤或有關單位負責人簽名加以確認。(c)簽約前，供應商須認可所有與其有關的合約要求以及工作程序中與之有關的條款，並保證遵照執。(d)經審核的訂購合約由物資部總經簽署。v. 訂購合約存檔物資部秘書要把供應商簽回的合約，同物資申請表及比價單按文件及資管工作程序要求，按地盤分存檔。訂購合約副本，交地盤簽收存查。vi.訂購合約修訂和補充(a)訂購合約簽定後，如有任何修改，地盤負責人或地盤代表要以書面通知有關採購員，由物資部總經批准後發函通知供應商辦合約變。(b)補充訂貨按本章 5.2.1.b 節辦，原則上採用原合約供應商。(c)所有補充合約和修訂函件由物資部秘書按本章 5.2.1.b.v 節規定存檔。5.2.2 夾板、木方採購辦法a. 申請方式地盤必須提前 2 天將物資申請表交物資部。在特別情況下，也可以電話通知物資部先柯打，並在 48 小時內補送物資申請表。b. 供應商的選用和訂購辦法i.採購員定期從供應商的最新報價中，選擇干信譽好、品質優、價格合並可按時送貨的供應商，由物資部副總經審核，再經物資部總經審批。ii. 採購員通知其中一家供應商按接受價格及時送貨。iii. 採購員將訂貨價格及交貨期傳真給地盤備查（考表格 P04-17）。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第5頁5.2.3 星及定點供應材採購辦法a. 申請方式申請人填寫星材申請表(考表格 P04-10)報地盤負責人審批，然後交材員辦並存檔。b. 供應商的選用和訂購星材一般要從定點供應商中挑選供應商。特殊情況下需由非定點供應商供貨時，材員要選擇一家信譽好、品質優、價格合並可按時送貨的供應商 且要經地盤負責人審定後才可通知供應商送貨 ， 但超過HK$2 萬元時要通過物資部採購。5.2.4 化工及特殊材採購辦法a. 應用範圍油、隔熱材、防水及疏水材、黏接及封口材、PVC 管及閘制等。b. 訂購辦法i.照本章 5.2.1.b 規定，物資部或地盤選擇供應商詢價、洽談合約條款，之后定標、簽定訂購合約。ii. 如果地盤直接同供應商洽談合約，地盤應將擬好之訂購合約同物資申請表，報價單及比價單交物資部審核後由物資部總經簽署。iii. 供應商簽回的訂購合約由物資部秘書按本章 5.2.1.b.v 節規定處。5.2.5 電腦及有關軟、硬件訂購辦法照公司管制第九號電腦管的有關之採購辦法。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第6頁5.3 進5.3.1 地盤材員要掌握採購合約中各項材的供貨時間，督促供應商按時送貨，並及早通知地盤負責人或總管，以做好存倉準備。5.3.2 訂購合約寫明按柯打分批送貨的材 :a. 鋼筋由材員按訂購合約的要求填報物資申請表提前向供應商柯打。物資申請表(照表格 P04-09)上的負責人簽字要與簽字樣本相符，否則供應商可以拒絕送貨。b. 石 矢 、 沙 、 石 、 英 等 ， 由 材 員 提 前 一 天 向 供 應 商 柯 打 。 石 矢 方面，管工要填寫石矢申請單(照表格 P04-11)交材員存檔。5.3.3 如供應商未能按時供貨，材員要即通知地盤負責人及物資部經辦採購員，以向供應商交涉解決。5.3.4 對於供應商的送貨通知書，物資部經辦採購員要及時轉發到地盤。5.4 驗收採購物的接收、檢驗、試驗和合格品的處要按施工管、檢驗和試驗工作程序執，以保證滿足工程合約要求。5.5 物儲存、保養及發放採購物的儲存、保養及發放要按施工管、檢驗和試驗工作程序執，以保證滿足工程合約要求。第七版：E日期：2005.04.30物資採購工作程序比價議價簽署訂購合約大宗材料裝飾材物資部或地盤選擇供應商報價化工及特殊材料供應商送板業主批板申請人填零星材料申請表選擇供應商報價零星材料及定點供應材料夾板、木枋地盤材料員選擇定點供應商或比價議價選擇零星材料供應商比價議價物資部決定供應商及落柯打開辦器材、測量儀器、汽車等固定資產物資部安排內部調撥或對外訂購選擇供應商報價比價議價決定供應商6. 附 I : 物資採購程圖100萬以下物資部定標100萬以上三堂會審定標12456選擇供應商報價選擇供應商報價地盤申請決定供應商100萬以下物資部定標100萬以上三堂會審定標採購員Fax訂貨通知書到地盤比價議價決定供應商地盤材料員落柯打地盤經理審批第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第8頁附 II. 投標之材詢價辦法(a) 當投標工程所需 HK$100 萬元以上材時，物資部將有關單位投標估價科送的物資詢價表(考表格 P04-03)及有關資，分交主辦採購員詢價。(b) 採購員向干個供應商詢價。(c) 供應商收到資後如有疑問，採購員與投標估價科負責人應解答材商問題或安排會議直接解答材商的問題。(d) 報價單收齊後，由採購員轉交投標估價科。(e) 對於鋼筋、混凝土、工字鋼等對投標總價影響較大的大宗材，有關單位及物資部認為需要簽標前採購協議或合約時，要考 5.2.1.b 辦法進。物資部秘書負責將標前採購協議或合約按投標工程項目存檔，並拷貝後送投標估價科。當投標工程中標後，採購員可根據有關協議或合約直接通知供應商供貨。物資採購工作程序第9頁第七版：E附III日期：2005.4.30材報批辦法(a) 採購 員通 知 供應 商送樣板及有關資，包括物及安全資(Material Safety DataSheet 簡稱 MSDS)到物資部或地盤寫字。如對需提供 MSDS 的材範圍有任何疑問，可諮詢質安部。(b) 採購員收到樣板並核對符合要求後同備忘轉交地盤代表。(c) 地 盤 代 表 收 到 樣 板 後 核 對 是 否 符 合 要 求 ， 然 後 同 工 程 合 約 規 定 的 材 報 批 表(Submission Form)呈交業主代表審批。(d) 如材獲批准而供應商又無法按要求送板時，則物資部配合地盤代表組織約業主代表。由供應商直接向業主代表解釋，業主代表仍接受時，採購員要匯報物資部總經研究應否改供應商。如採購額在$100 萬以上，還要經物資部、有關單位、地盤三堂會審定標會決定。(e) 材經批准後，地盤代表要保一份業主代表的批准文件及樣板。(f) 地盤編制物資申請表交採購員，按採購程序辦採購。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第10頁7. 附表P04-01(B)P04-02(B)P04-03P04-04(A)P04-05(A)P04-06(B)P04-07P04-09(A)P04-10(A)P04-11P04-17供應商預審表供應商評估表物資詢價表報價邀請書物資採購比價單物資採購比價會審表訂購合約物資申請表地盤星材申請表石矢申請單已訂貨通知單表號：P04-01(B)中國建築工程總公司(香港地區)中國建築工程(香港)有限公司中國海外建築有限公司供應商預審表填報日期： 月 日供應商編碼：_商戶名稱：英文：_中文：_商業證記號：_ 註冊日期：_註冊地址： _絡地址： _電 話： _ 傳 真：_公司性質：1. 獨資經營 合伙經營 有限公司 上市公司其它 _2. 所屬母公司名稱： _附屬子公司名稱： _營公司名稱 ： _已發資本： 港幣萬元或以下港幣萬至壹佰萬元港幣壹佰萬至壹仟萬元港幣壹仟萬元以上每營業額： 港幣壹佰萬元或以下 港幣壹佰萬至壹仟萬元 港幣壹仟萬至壹億元港幣壹億元至億元 港幣億元以上業務性質及範圍：_主要客戶：本地 %，國內 %，海外 %；合計 100%主要貨源：本地 %，國內 %，海外 %；合計 100%總代牌子： _代牌子： _經銷牌子： _(以上三項牌子，請在附頁打字填寫及附上供應記)供應商預審表格(續前)組織架構:1. 公司最高負責人：_ 職位：_業務絡人 ：_ 職位：_2. 員工人：政管人員 _人 營業員 _人 一般事務員 _人3. 公司架構表：請附上公司架構表設施設備:1. 貨倉天 總面積：_ 地點：_有蓋 總面積：_ 地點：_2. 門市部：附屬：_ 間營：_ 間名稱：_名稱：_3. 檢定/測試用儀器/設備：_質體系:1. ISO 9000證書 ： 有(請附上副本) 無2. 質最高負責人 ： 職位：_ 姓名：_3. 發貨前有否檢查品質 ： a) 廠方 獨檢驗公司 本公司b) 必定有 經常 甚少 無4. 檢定/測試貨品方法 ：_安全體系:1. OHSAS 18001或認可證書： 有(請附上副本) 無2. 安全最高負責人 ： 職位：_ 姓名：_3. 違反安全法 ： 有4. 安全計劃或措施 ： 有 無 無環保體系:1. ISO 14001證書 ： 有 (請附上副本) 無2. 環保最高負責人 ： 職位：_ 姓名：_3. 違反環保法的物品 ： 有 無4. 減少及回收包裝材的計劃或措施： 有 無發生法訴訟合約/工程：_諮詢銀：_諮詢公司/客戶：_補充明：_與本公司合作紀：工程名稱供應材合約額合約日期填報公司簽名印章：_-公司專用 接受 否決核對：_覆核：_批准：_ItemProductBrandOriginRemarksChina State Construction Engineering Corporation(Hong Kong Area)Appendix IChina State Construction Engineering (Hong Kong) LimitedChina Overseas (Hong Kong) LimitedCompany：_Commodity under Sole AgencyDate：_Note：1.Please Print.2.Job reference list is required.ItemProductBrandOriginRemarksChina State Construction Engineering Corporation(Hong Kong Area)Appendix IIChina State Construction Engineering (Hong Kong) LimitedChina Overseas (Hong Kong) LimitedCompany：_Commodity under AgencyDate：_Note：1.Please Print.2.Job reference list is required.ItemProductBrandOriginRemarksChina State Construction Engineering Corporation(Hong Kong Area)Appendix IIIChina State Construction Engineering (Hong Kong) LimitedChina Overseas (Hong Kong) LimitedCompany：_Authorized Distributor forDate：_Note：1.Please Print.2.Job reference list is required.編碼供應商物名稱地盤經評分採購員意準期質環保安全服務合計2020202020100地盤經意及簽名:表號：P04-02(B)供應商評估表地盤編碼:日期:地盤名稱:註:1. 環保表現的評估準則:物供應商:- 有否回收、減少包裝物(包括卡板)- 運輸輛有否造成必要的空氣污染(包括黑煙、塵埃)- 運輸輛有否造成必要的噪音- 運輸輛開地盤前有否洗機械租賃公司:- 機械有否排放黑煙- 機械有否發出必要的噪音- 發電機等機械有否附加儲盤- 風機、風炮等有否貼上噪音標籤- 如有檢控記，每次扣 5 分2. 安全表現的評估準則:- 進入地盤的人仕佩戴合標準的安全帽，並提供合適的個人保護用具包括眼罩、口罩、聽覺保護器具、手套及安全鞋等予該等人士，及確保他們正確使用該等保護用具。- 起重機械或吊重器具在依照建築地盤(安全)及工廠及工業經營(起重機械及裝置)規的規定取得有效之檢驗証明文件- 電動及手工具符合工廠及工業經營(電)及(木工機械)規及建築地盤(安全)規的要求- 運送、儲存及使用危險物時符合工廠及工業經營(危險物質)、(可致癌物質)規的要求，並且在該容器上張貼正確標籤及即時呈交地盤該等物的安全資報告書- 地盤人員持有有有效之“平安咭(咭)3. 評估準則:- 供應商合計得分低於 60 分或單項評分低於 10 分為合格,滿分為 100 分- 評分 19-20 分為優、15-18 分為、11-14 分為常、0-10 分為物資名稱 規格型號單位 要求回覆時間質要求明環保要求明絡人：提出單位：工程名稱：工程編號：提出日期：截標日期：工程工期：表號：P04-03物資詢價表表號：P04-04(A)中國建築工程總公司(香港地區)中國建築工程(香港)有限公司中國海外建築有限公司TRANSMISSION 傳真稿To 至：Fax No 傳真號碼：Subject 標題：投標報價邀請書Date 日期：From 發文人：Tel No 電話號碼：Total Pages 總共頁：(including this page)Message 內容：報價邀請書本公司承建/投標之 _ 工程，特邀請貴公司與_報價，現隨函附上下資: 材技術及品質要求 材估計 預算批板及送樣板房日期 送貨日期 合約條款 安全及健康規則 環保要求本 工 程 截 止 報 價 日 期 為_ _ 月_ 日 正 午 時 ， 請 詳 閱 有關 文 件 並 填妥 報價單，依時密封送還本公司物資部_ 先生/小姐，本公司有權選擇任何報價，逾時送交報價將予考慮。多謝合作!簽發：_物資部(2003Procedures_3CoProc4_2005_04_30.doc-1/12/2006)規格及型號單位單價總價單價總價單價總價安全及健康因素評價質因素評價 (較好A 居中B 較差C)環保因素評價表號：P04-05(A)物資採購比價單地盤名稱：建議：採購員月日物資部副總經 月 日_審批意：物資部總經 月 日_*註：此表格適用於$100萬以下的物資採購規格及型號單位單價總價單價總價安全及健康因素評價質因素評價 (較好 A 居中 B 較差 C)環保因素評價建議：經辦人：會審意：加人簽字公司導物資部工程公司/部門地盤物資採購比價會審表地盤名稱：致 合約編號TO Contract No:工程編註Project Ref:物資申請表號:貴公司報價單編號Your Quotation No.: 請在所有發票、送貨單及函件內註明合約號及工程編註Please state Contract No.& Project Ref. in all invoice， delivery note & correspondence請按照本頁及背頁所條件供應下述貨品與敝公司Please supply and deliver the undermentioned goods in good order subject to the terms and conditions on the face and reverse side hereof.項目Item物資名稱Description Quantity單 位Unit單 價Rate 額Amount表號：P04-07ORIGINAL(賣方)日期訂購合約第頁共頁Date:PURCHASE CONTRACTSheetofSheets買方簽章Buyer Signature賣方簽章Seller Signature(2003Procedures_3CoProc4_2005_04_30.doc-1/12/2006)序號名稱/規格牌子產地單位計劃計劃進貨日期BQ 已申請地盤名稱:申請日期:總經: _地盤申請人: _子公司: _絡電話: _物資部: _地盤負責人: _表號: P04-09(A)物資申請表序 號 材名稱及規格單 位 進貨日期材用途及使用位置表號：P04-10(A)地盤星材申請表日地 盤 名 稱：地盤負責人：總管審核：期：申請人：(2003Procedures_3CoProc4_2005_04_30.doc-1/12/2006)工程項目名稱石矢使用部位按圖則計算用申請石矢標號申請石矢申請石矢使用時間上部份管工填寫，下部份材員填寫石矢實際用石矢損耗石矢損耗開槽時間收槽時間 明：表號：P04-11石矢申請單月日地 盤 名 稱 ：總管審核：申請人:(管工)(2003Procedures_3CoProc4_2005_04_30.doc-1/12/2006)(2003Procedures_3CoProc4_2005_04_30.doc-1/12/2006)表號：P04-17已訂貨通知單地盤：已按你月日物資申請表（NO.）要求訂貨如下：序號名稱單價送貨期供應商P.O.NO.備註：物 資 部月日