中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案管理制度汇编

【档案目标管理指导文本第二批：档案管理制度（2-4）】中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案管理制度汇编中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司二六年十月目 录一、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案管理实施细则2二、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案分类与编号方案5三、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司文书档案归档制度13四、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司文书档案保管期限表14五、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司基建档案归档制度16六、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司基建档案保管期限表17七、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司设备档案归档制度18八、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司设备档案保管期限表20九、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司会计档案归档侧度20十、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司会计档案保管期限表21十一、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司已故人员档案归档制度21十二、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司己故人员档案保管期限表22十三、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司声像档案归档制度22十四、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司声像档案保管期限表23十五、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险业务档案归档制度23十六、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险业务档案保管期限表24十七、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司审计档案归档制度26十八、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司审计档案保管期限表27十九、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险统计档案归档制度27二十、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险统计档案保管期限表28二十一、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司纪检、监察检案归档制度28二十二、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司纪检、监察档案保管期限表29二十三、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司实物档案归档制度与保管期限29二十四、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案保管制度30二十五、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案保密制度30二十六、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案利用制度31二十七、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案鉴定制度32二十八、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司综合档案室工作职责33二十九、中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案员岗位责任制与考核办法33中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案管理实施细则第一章 总 则第一条 为加强本公司档案的科学管理，提高档案工作的质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，更好地为本公司领导决策、保险业务及各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和总公司档案管理办法，结合本公司实际，特制定本细则。第二条 本细则所指的档案，是指本公司在开展保险业务活动和各项管理工作中形成的有保存价值的各种文件、记录、电报、单证、报表、帐册、照片、录音、录像、软盘等不同形式和载体的文件材料。本公司的档案包括文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、已故人员档案、声像档案、保险业务档案、实物档案、审计档案、保险统计档案、纪检监察档案等十一大类。它们是本公司保险业务和管理工作的真实记录和原始凭证。第三条 本公司形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。第二章 档案工作机构和职责第四条 本公司设立综合档案室，配备专职档案员1名，各科室（部）配备兼职档案员，形成档案工作网络。第五条 本公司的档案工作，由公司一名领导分管，一归口办公室管理；档案日常工作由办公室主任主管，业务上受云浮市档案局和省公司的指导、监督和检查。第六条 综合档案室的职责：1、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、方针、政策和规章制度，制定本系统、本公司的档案工作计划和管理规章制度。2、组织、指导，监督、检查本公司各科室（部）做好每年各种门类和载体的文件材料的收集、整理和立卷归档工作。3、对本公司属下的支公司、办事处的档案工作进行业务指导和监督检查。4、集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，积极开展档案的编研和提供利用工作，为本公司各项工作服务。5、按规定定期向云浮市档案馆移交档案。6、定期组织开展档案鉴定工作。7、办理本公司领导交办的其他有关档案业务工作。第三章 档案的归档第七条 本公司形成的各种门类和载体的档案文件材料，要按照本公司制定的各门类档案的归档制度的要求，定期做好收集、整理、立卷归档工作。第八条 分公司各种门类和载体的档案文件材料的收集、整理立卷工作，除文书档案、声像档案由综合档案室统一负责外，其余如基建档案、设备档案、会计档案、已故人员档案、保险业务档案、审计档案、保险统计档案等均由各主管科室（部）的兼职档案员或有关人员负责，并定期向本公司综合档案室移交档案。任何科室（部）或个人不得违反有关规定，把档案据为己有，拒不移交。第九条 本公司各科室（部）向本公司综合档案室移交的各种门类的档案必顶符合下列要求：1、应归档的文件材料齐全、完整。2、归档的文件材料，分类整理、立卷符合要求，案卷标题简明确切，编有必需的检索目录，能方便保管和利用。第十条 本公司各科室（部）向本公司综合档案室移交档案的时间为每年的六月。移交档案时，交接双方要根据移交目录清点核对，并履行签字手续。第四章 档案的管理和提供利用第十一条 本公司的全部档案的实体均集中在本公司综合档案室统一保管。第十二条 本公司综合档案室要对接收的档案及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。第十三条 建立健全本公司档案的保管、借阅、统计等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。第十四条 本公司设置安全适用的档案专门库房，并逐步配备有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘、防有害气体等设施，购置必备的档案装具，确保档案的安全。定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。第十五条 根据本公司制定的各门类档案的保管期限的姚定，定期对超过保管期限的档案进行鉴定和悄毁工作。第十六条 根据档案法和有关规定，定期向云浮市档案馆移交档案。第十七条 本公司综合档案室的工作人员，要熟悉所藏档案的情况，积极开展档案借阅利用工作并做好借阅登记和利用效果登记。综合档案室要积极配合本公司各项业务和管理工作的需要，编辑各种重要文件汇编、全宗指南、大事记、组织沿革、基础数字汇编、发文汇集等编研材料。第十八条 本公司档案工作人员调动工作时，应当在离职前办理好交接手续。 第五章 附 则第十九条 本细则自签发之日起执行。 一九九九年五月十日中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案分类与编号方案为了加强本公司档案工作业务建设，逐步实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，不断提高档案业务管理水平，充分发挥档案的利用，更好地为本公司各项工作服务。根据广东省机关档案分类办法，结合本公司的实际，特制定本方案。一、分类原则与适用范围本分类原则是以本公司所形成的全部档案为对象，依据本公司内设机构的职能，结合档案内容和档案载体形态特征，便于科学管理和开发利用。本方案适用本公司全部档案的实体分类、组卷、编号和排架管理。二、大类设置本公司档案共分十一大类：即：1.文书档案，代字A； 2.基建档案,代字B; 3.设备档案,代字C;4.会计档案,代字D; 5.已故人员档案,代字E; 6.声像档案,代字F;7.保险业务档案,代字G; 8.实物档案,代字H; 9.保险统计档案,代字I;10.纪检监察档案,代字J; 11.审计档案,代字K。三、分类方法（一）文书档案文书档案按文件材料的内容所反映的问题设七个属类，属类不给代号，只作案卷排列顺序的依据。1、党组织工作（含团组织）主要包括党组织的工作会议材料、工作计划、总结、专题汇报；党组织的制度；党员管理、整党建党、组织设置、党员教育、党内干部管理、党费管理、党组织统计等方面的文件材料。2、纪检、监察、审计工作主要包括纪检、监察、审计工作中形成的会议材料、工作计划、总结、汇报统计报表和有关纪检、监察、审计工作的管理性的文件材料。3、工会工作主要包括职代会、先代会的会议材料，工会的工作计划、总结、汇报；工会组织设置、职工思想教育、企业民主管理、劳动竞赛、劳保福利、计划生育工作等方面的文件材料；工会组织的统计材料。4、行政工作主要包括反映公司全局性的会议材料、工作计划、总结、纪检介绍、调查材料、刊物；秘书工作、办公制度，房屋、物资管理，接待、后勤保卫，保险业务宣传，对人大、政协议案、提案处理答复等方面的文件材料。5、人事劳资工作主要包括机构编制，人员调配、奖惩、任（聘）免（解聘），离退休（职）招工招干，职称评聘，干部职工培训教育，老干部、科技干部工作，安全生产，合同工临时工管理，劳动保险、福利，工资管理，人事、劳资统计等方面的文件材料。6、计划财务工作主要包括保险业务计划与统计、分析，财务统计、分析。财会管理等方面的文件材料。7、保险业务工作主要包括保险业务经营和管理等方面的文件材料。（二）基建档案基建档案按基建项目设属类，每个基建项目为一个属类，有多少个基建项目，就设多少个属类，并按基建项目竣工的先后依次排列属类顺序，属类代号依次用阿拉伯数字1、2、3、表示。（三）设备档案设备档案不设属类。（四）会计档案会计档案按会计类别设三个属类，即：报表，代号为1；账簿，代号为2；凭证，代号为3；其它，代号为4。（五）已故人员档案已故人员档案不设属类。（六）声像档案声像档案按声像材料的形式设三个一级属类，即：照片（含底片），代号为1；录音，代号为2；录像，代号为3。其中照片、底片档案均设八个二级属类，分别为：组织沿革（历史面貌）类，代号为1；工作成绩类，代号为2；会议业务类，代号为3；检查视察类，代号为4；宣教咨询类，代号为5；工会活动类，代号为6；文体参观学习类，代号为7；综合类，代号为8。（七）保险业务档案保险业务档案按保管期限设三个属类，即：永久，代号为1，长期，代号为2；短期，代号为3。（八）实物档案实物档案按实物形式设三个属类，即：奖状（含字画），代号为1；奖旗，代号为2；短奖杯，代号为3。（九）保险统计档案保险统计档案按保管期限设三个属类，即：永久，代号为1；长期，代号为2；短期，代号为3。（十）纪检监察档案纪检监察档案不设属类。（十一）审计档案审计档案不设属类。四、档案编号与案卷排列编号（一）文书档案编号模式：大类代字+保管期限代号+目录顺序号+案卷顺序号如 A 0.11（2、） 案卷顺序号目录顺序号（第1本目录，1994年为1、1995年为2、1996年为3、）保管期限代号（永久、长期、短期卷合编代号为0）大类代字其中：A0.1构成文书档案的目录号。文书档案案卷的排列：每年的案卷按保管期限长短顺序并结合分类方案中各属类的顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水号（注：95年前为永久、长期卷一个流水号，短期卷另一个流水号）。（二）基建档案编号模式：大类代字+属类代号+案卷顺序号如 B 1 1（2、）案卷顺序号属类代号大类代字此编号模式，又构成基建档案的档号。基建档案案卷的排列：每个基建项目内（属类内）的案卷按依据性、基础性、工程设计、施工竣工验收、使用维修的顺序排列。每卷一个号，依次编号一个流水号。（三）设备档案编号模式：大类代字+案卷顺序号如：C1（2、）案卷顺序号大类代字设备档案案卷的排列：每台设备的文件材料组成一个或多个案卷，并按设备购置的时间先后依次排列。每卷一个号，历年编一个流水号。（四）会计档案编号模式：大类代字属类代号二级属类代号目录顺序号案卷号。如：D 1.1.11（2、）案卷顺序号（同一目录号内编大流水号） 目录顺序号（1表示第1本目录）二级属类代号(1表示营业部、2表示计财部)一级属类代号（1表示报表、2表示帐簿、3表示凭证、4表示其他）大类代号（会计档案）其中：D1.1.1构成会计档案的目录号。会计档案案卷的排列：每个属类内的会计档案按保管期限不同分别排列，同一保管期限的再按会计档案形成机构并结合时间先后依次排列，每册一个号，若干年编一个流水号。（五）已故人员档案编号模式：大类代字+目录顺序号+案卷顺序号如：E.11（2、）案卷顺序号目录顺序号大类代字其中：E.1机构已故人员档案的目录号。已故人员档案案卷的排列：每个人员的档案组成一个或多个案卷，并按人员死亡的时间先后依次排列。每卷一个号，历年编一个流水号。（六）声像档案编号模式：大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷顺序号如：F 1.1.11（2、）案卷顺序号目录顺序号二级属类代号（组织沿革（历史面貌）类1；工作成绩类2；会议业务类3；检查视察类4；宣教咨询类5；工会活动类6；文体参观学习类7；综合类8）一级属类代号（照片代号为1）大类代字其中: F1.1.1构成声像档案的目录号。声像档案的案卷排列：每个属类内按形成的时间先后依次排列，每册（盒）一个号，历年编一个流水号。（七）保险业务档案编号模式：大类代字属类代号二级属类代号目录顺序号案卷号如： G 1.1.11（2、）案卷顺序号（同一目录号内编大流水号） 目录顺序号（1表示第1本目录）保管期限代号(1表示永久、2表示长期、3表示短期) 属类代号（1表示运输工具，2表示家财、企财、个体、集体、其它，3表示农林，4表示保险台帐）大类代号（保险业务档案）其中: G1.1.1构成保险业务档案的目录号。保险业务档案案卷的排列:每个属类内按机构和险种及时间的先后依次排列。每册一个号,若干年编一个流水号。（八）实物档案编号模式：大类代字+属类代号+件号如：H.11（2、）实物件号属类代号（奖励代号为1）大类代字实物档案的排列：每个属类内按形成时间先后依次排列。每件一个号，历年编一个流水号。（九）保险统计档案编号模式：大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷顺序号如：I 3.11（2、）案卷顺序号目录顺序号属类代号（短期代号为3）大类代字其中: I3.1构成保险统计档案的目录号。保险统计档案的案卷排列：每个属类内按形成时间先后和机构情依次排列。每册一个号，若干年编一个流水号。（十）纪检监察档案编号模式：大类代字+目录顺序号+案卷顺序号如：J.11（2、）案卷顺序号目录顺序号大类代字其中：J.1构成纪检监察档案的目录号。纪检监察档案的排列：每个案件的材料组成一个或多个案卷，并按结案时间的先后依次排列。每卷一个号，历年编一个流水号。（十一）审计档案编号模式：大类代字+目录顺序号+案卷顺序号如：K.11（2、）案卷顺序号目录顺序号大类代字其中: K.1构成审计档案的目录号。审计档案案卷的排列：每个审计项目的材料组成一个或多个案卷，并按审结时间的先后依次排列。每案一个号，历年编一个流水号。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司文书档案归档制度为加强本公司文书档案归档工作的规范化、制度化，根据机关档案工作业务建设规范的要求，特制定此制度。一、归档范围凡反映和记载本公司工作活动（主要包括党、政、工、团等方面）和历史面貌、具有查考利用价值的文书材料，均属归档范围。具体内容详见本公司文书档案保管期限表中各条款。二、归档时间本年度的文书材料，在次年第一季度完成收集工作，第二季度完成整理、立卷归档工作。三、归档要求1、归档的文件材料应收集完整、齐全。2、归档的文件材料一般收集一式一份。本公司制发的文件材料需收集一式两份，其中一份按档案管理要求立卷归档，另一份按文件字号顺序或制发时间先后排列装订，形成本公司的发文汇集。3、归档的文件材料由本公司综合档案室负责整理，并按本公司制定的档案分类与编号方案的要求分类、组卷、编号。4、装订的案卷要整齐、美现、结实，正确填写封面、封底的内容。5、编写立卷说明（一式三份）、案卷目录（一式三份）和卷内目录（一式四份）。6、案卷的封面、立卷说明、案卷目录、卷内目录等统一用打字机打印，档案卷盒统一用印章填盖。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司文书档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限一、党组织工作1本公司党组织组建、改选；党组织统计、党员名册永久2本公司党组（委）工作计划、总结专汇报及党组会议记录永久3本公司党组织的制度、党员管理、教育、党费管理等文件材料长期4本公司各党支部工作计划、总结长期5上级党组织关于党组织工作有关政策、规定短期6本公司团组织机构与工作的计划、总结长期二、纪检、监察、审计工作7本公司纪检、监察、审计工作的制度长期8本公司纪检、监察、审计工作的计划、总结、情况汇报、统计报表8.1年度的、重要的长期8.2阶段性的、一般的短期9上级有关纪检、监察、审计工作的方针政策性的规定、办法等短期三、工会工作10本公司职工代表大会的材料10.1通知、会议议程、报告、决议等主要的永久10.2会议简报其它的长期11本公司先代会的材料11.1领导讲话等主要的长期11.2经验介绍等短期12本公司工会组织设置、会员名册长期13本公司工会工作计划、总结、汇报13.1年度的长期13.2阶段性的短期14本公司职工教育、劳动竞赛、劳保福利、计划生育等工作的文件材料14.1重要的长期14.2其它的短期15上级有关工会工作的规定、办法短期四、行政工作16本公司的经理会议16.1主要材料及会议记录永久16.2会议简报长期17本公司工作计划、总结、经验介绍、专题调查材料17.1年度的、重要的永久17.2阶段性的、一般的长期18本公司工作大事记、组织沿革长期19本公司工作刊物和保险业务宣传工作的文件材料19.1重要的长期19.2一般的短期20本公司秘书工作、办公制度、房屋、物资管理、接待、后勤保卫等文件材料20.1重要的长期20.2一般的短期21本公司对人大、政协议案、提案的处理、答复及来访工作的文件材料21.1重要的长期21.2一般的短期22上级召开的公司经理会议的主要材料长期23上级有关公司年度工作计划、总结及领导讲话及下辖单位年度计划、总结长期24上级对保险业务宣传、秘书、接待、后勤保卫、房屋、物资管理等方面的规定短期25上级有关保险业务的工作刊物短期五、人事劳资工作26本公司机构、编制、人员任免的文件材料永久27本公司人员调配、调资招工招干、离退休（职）、职称评聘的文件材料27.1重要的长期27.2一般的短期28本公司劳动保险、福利的文件材料短期29本公司人事、劳资统计年报表永久30本公司职工、干部花名册永久31上级关于人事劳资工作的政策、规定、办法短期六、计划财务工作32本公司保险业务计划与统计分析32.1年度及年度以上的永久32.2月、季及阶段性的短期33本公司财会管理的文件材料33.1重要的永久33.2其它短期34上级有关保险业务计划、统计、财会管理的政策、规定短期七、保险业务工作35本公司开展保险业务经营和管理工作的计划、总结、情况汇报35.1年度的、重要的永久35.2其它长期或短期36上级关于保险业务经营和管理的文件材料36.1政策、规定、重要的长期36.2一般性的短期中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司基建档案归档制度为加强本公司基建档案归档工作的规范化、制度化，根据基本建设项目档案资抖管理暂行规定和科学技术档案案卷构成的一般要求，特制定此制度。一、归档范围本公司基建项目形成的依据性、基础性、工程设计、施工竣工验收、使用维修等文字、图纸材料，均属归档范围。具体内容详见本公司基建档案保管期限表中各条款。二、归档时间基建项目竣工验收后三个月内，完成基建文件材料的收集、整理、立卷归档工作。三、归档要求1、归档的文件材料，由基建项目承办人负责收集齐全，初步整理后，本公司综合档案室立卷归档。2、归档的文件材料一般收集一式一份，基建图纸可适当收集多份，以方便利用。3、归档的文件材抖要按依据性、基础性、工程设施、施工竣工验收、使用维修等阶段分类、组卷，并按本公司档案分类与编号方案编号。4、归档的文件材料中文字材料要装订整齐、美观、结实，并在正面右下角、背面（有文字的）左下角编页号，图纸按210297的规格折叠，不装订，但要在右下角（图标右上方空白处）盖档案章。5、正确填写档案盒各项内容，编写档案分类目录（一式一份）和卷内目录（一式二份）。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司基建档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限一、可行性研究、任务书1项日建议书及批复永久2可行性研究报告、项目评估永久3环境预测、调查报告永久4设计任务书、计划任务书永久二、设计基础材料5工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明、设备安装测量定位、观测永久6地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久7水文、气象、地震等其他设计基础材料永久三、设计文件8初步设计、技术设计、总体规划设计永久9设计计算书、设计评价、鉴定及审批长期四、工程管理文件10征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久11承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久12施工执照永久13环保三同时、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书永久五、施工文件（一）土建施工文件14开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期15原材料及物件出厂证明、质量鉴定、建筑材料试验报告长期16设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批永久17施工定位测量、地质勘察、土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久18隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉陷位移、变形观测记录、事故处理报告永久19分项、分部、单位工程质量检查、评定、交工验收记录证明长期20竣工报告、竣工验收报告永久（二）设备及管线安装施工文件21开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期22设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件设备代用审批长期23焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期24隐蔽工程检查验收记录、强度、密闭性试验报告长期25设备调试记录长期26施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期27系统调试、试验记录长期28管线清洗、通水、消毒记录短期29管线标高、位置、坡度测量记录长期30中间交工验收记录证明、工程质量评定长期31施工报告、施工验收报告长期（三）电气、仪表安装施工文件32开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期33设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件设备代用审批长期34调试、整定记录、性能测试和校核长期35施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期36操作、联动试验短期37电气装置交接记录短期38中间交工验收记录、工程质量评定长期39施工报告、竣工验收报告永久六、竣工文件40项目竣工验收报告、全部施工图、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议决议文件永久中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司设备档案归档制度为加强本公司设备档案归档工作的规范化、制度化，根据科学技术档案案卷构成的一般要求，特制定此制度。一、归档范围本公司购置的大型设备的报告、批复、设备开箱、调试记录和随机说明书、图纸、使用手册等，均属归档范围。二、归档时间设备购置使用后三个月内，完成文件材料的收集、整理、立卷归档工作。三、归档要求1、归档的文件材料，由设备配置承办人负责收集齐全，交本公司综合档案室立卷归档。2、归档的文件材料按本公司档案分类与编号方案的要求分类组卷、编号。3、零散的文件材料要装订整齐、美观、结实，并在正面右上角、背面（有文字的）左下角编页号；已成册的文件材料，要在右上角盖档案章。4、正确填写档案盒各项内容，编写档案案卷日录（一式一份），卷内目录（一式二份）。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司设备档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限1设备购置报告长期2设备开箱记录长期3设备安装、调试记录长期4设备图纸、使用说明书长期5使用情况记录、维修记录长期中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司会计档案归档制度为加强本公司会计档案工作的规范化、制度化，根据会计档案管理办法的要求，特制定此制度。一、归档范围本公司财会核算工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证及财会收支说明等均属归档范围。二、归档时间会计档案材料在会计年度结束后，即完成整理、编目工作，并由财会部门保管1至2年后，向本公司综合档案室移交。三、归档要求1、会计档案材料由财会人员负责收集，并按会计档案管理办法和本公司档案分类与编号方案整理、立卷、编号。2、会计档案材料装订要整齐、美观、结实。3、会计档案需装入档案盒保管，档案盒背脊内容要按规定要求填盖印章。4、编写会计档案目录一式二份。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司会计档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限1会计报表1.1单位预算会计月、季度报表15年1.2单位决算、年报永久2会计帐簿2.1日记帐、总帐、明细分类、分户或登记簿15年2.2现金出纳帐、银行存款帐25年3会计凭证3.1单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证15年3.2涉及外事的会计凭证永久4会计其它4.1会计移交清册15年4.2会计档案保管清册永久4.3会计档案销毁清册永久4.4银行余额调节表5年4.5银行对账单5年中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司已故人员档案归档制度为加强本公司已故人员档案工作的规范化、制度化，根据干部职工档案管理办法等要求，特制定此制度。一、归档范围本公司已故人员、离职人员、出国人员的档案，均属此范围。二、归档时间人员死亡、离职、出国后一年，完成已故人员人事档案的整理、编目工作，并向本公司综合档案室移交。三、归档要求1、死亡、离职、出国人员的档案，由人事科按组织人事部门的要求整理，并按本公司档案分类与编号方案编号。2、已故人员档案要装入统一的档案盒，并填写必要的内容。3、编写案卷目录（一式两份）中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司已故人员档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限1本公司职工、干部死亡后其个人档案资料长期2本公司职工、干部自动离职后其个人档案资料长期3本公司职工、干部出国、出港、澳、台定居后其个人档案资料长期中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司声像档案归档制度为加强本公司声像档案归档工作的规范化、制度化，根据照片档案管理规范等的要求，特制定此制度。一、归档范围凡反映和记载本公司各项活动和历史面貌的照片、底片、录音、录像、光盘、VCD、DVD等，均属归档范围。二、归档时间本年度形成的声像档案材料，于次年第一季度完成收集、整理、立卷归档工作。三、归档要求1、声像档案材料由有关部门负责收集齐全，并附上必要的文字说明，交本公司综合档案室整理、立卷归档。2、声像档案材料要按本公司档案分类与编号方案分类、整理、编号。3、照片和底片，要按照片档案管理规范整理成册，编写照片说明、卷内目录和案卷目录。4、录音、录像以盒为单位，要将其内容按规定格式打印后贴在背脊上，编写案卷目录。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司声像档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限反映本公司历史面貌（如办公大楼落成，挂牌办公、历任领导）照片永久2反映本公司工作成绩的奖状、奖旗、奖杯等实物转摄成的照片永久3反映本公司重要工作会议、重要业务活动的照片、录音、录像永久4反映本公司工会活动、文体活动和出外参观学习等活动的照片、录音、录像长期本公司领导指导、检查本公司及下辖单位工作，上级机关、领导对本公司工作的检查指导的照片、录音、录像永久中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险业务档案归档制度为加强本公司保险业务档案归档工作的规范化、制度化，根据中国人民保险公司档案管理办法、中国人民保险公司保险档案管理细则等要求，特制定此制度。一、归档范围本公司在开展各种承保、理赔（给付）、防灾防损保险业务工作中形成的各种文件、单证、图表、照片、录音（像）等，均属归档范围。具体内容参照总公司中国人民保险公司保险档案管理细则。二、归档时间保险凭证（保单）档案应于保险责任终止后的次年第一季、保险赔案档案应在结案后的次年第一季收集、整理、立卷。第二季向本公司综合档案室移交。三、归档要求1、保险业务档案由业务经办人收集、整理、立卷。2、承保单证按保险单（副本）顺序号每200页立为一卷，赔（给）付卷根据案情性质、案情繁简程度和文件的多寡，一案一卷或一案数卷（短期保管的暂行多案一卷处理）。案卷厚度不超过二百毫米。3、保险业务档案装订要整齐、美现、结实，封面、封底要填写准确。4、保险业务档案按本公司档案分类与编号方案分类编号。5、保险业务档案需装入档案盒保管，档案盒背脊内容要按规定要求填盖印章。6、编写保险业务档案案卷目录一式二份。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险业务档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限一、承保单证（一）国内1财产险、机动车辆保险、农村种养业保险、货运险、船舶险等3年（二）涉外2水险10年3一年期的船舶险5年4二年期以上的船舶险IO年5石油保险长期6航空保险5年7涉外财产、建工、安工、养殖保险等5年8各类责任险长期9卫星保险、核电站保险永久二、赔案1O企财险、机动车辆保险、农村种养业保险10.1100万元以上永久10.230万元100万元长期10.330万元以下短期11家财险11.110万元以上永久11.25万元10万元长期11.35万元以下短期12个体工商户保险12.130万元以上永久12.210万元30万元长期12.310万元以下短期13货运险13.110万元以上长期13.210万元以下短期14船舶险、渔船险14.130万元以上长期14.230万元以下短期15产品责任险15.1100万元以上永久15.210万元l00万元长期15.310万元以下短期16涉外业务16.1水险16.1.1货物全损案永久16.1.2一般赔案短期16.2船舫保险、石油保险16.2.120万美元以上的具有典型性的赔案永久16.2.2一般赔案短期16.3航空保险16.3.1重大赔案永久16.3.2一般赔案长期16.4非水险、财产、汽车、建工、安工、养嫂险16.4.1典型赔案长期16.4.2一般赔案短期16.5卫星保险、核电站保险赔案永久16.6各类责任险赔案永久16.7重大追偿案、疑难案、拒赔案、通融赔付案、有争议案永久中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司审计档案归档制度为加强本公司审计档案归档工作的规范化、制度化，根据关于审计档案管理工作的规定、审计文件材料立卷归档工作程序的要求，特制定此制度。一、归档范围本公司在履行审计职能活动中形成的文件、电报、信函、凭证、笔录的原件及其复制件、照片、音像，以及与审计事项有关的其它文件材料，均属归档范围。二、归档时间审计文件材料要边审计、边收集整理，审结即组成案卷。审计档案在审计项目审结的次年六月底向本公司综合档案室移交。三、归档要求1、审计文件材料由项目审计承办人员负责收集、整理和立卷。2、审计文件材料要按审计文件材料立卷归档工作程序和本公司档案分类与编号方案的要求收集齐全，分类整理和立卷编号。3、审计档案装订要整齐、美观、结实。封面、封底、卷盒内容要填写准确。4、编制案卷目录一式二份。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司审计档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限本公司领导任期经济审计永久2本公司财务审计永久3本公司重对下辖单位财务审计永久3.1重大的永久3.2一般的短期中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险统计档案归档制度为加强本公司保险统计档案归档工作的规范化、制度化，根据总公司有关保险统计档案管理的要求，特制定此制度。一、归档范围本公司保险统计工作形成的和本公司下辖单位填报的报表、统计分析等，均属归档范围。二、归档时间本年度形成的保险统计文件材料，于次年第一季度完成收集、整理、立卷工作，第二季度向本公司综合档案室移交。三、归档要求1、保险统计文件材抖，由计财科负责收集齐全，按有关规定分类整理、立卷，并按本公司档案分类与编号方案编号。2、保险统计档案装订要整齐、美观、结实。封面、封底、卷盒内容要填写准确。3、编制案卷目录一式二份。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司保险统计档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限本公司年度和年度汇总的保险业务统计报表和分析永久本公司月、季度和月、季度汇总的保险业务统计报表和分析长期本公司下辖单位上报的年度保险业务统计报表长期4本公司下辖单位上报的、季度保险业务统计报表嘴短期中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司纪检监察档案归档制度为加强本公司纪检监察档案归档工作的规范化、制度化，根据纪检、监察案件档案管理的要求，特制定此制度。一、归档范围本公司在办理纪检、监察案件中形成的文件、电报、信函、凭证、笔录的文件材料，均属归档范围。二、归档时间纪检、监察案件的文件材抖在结案后完成收来、整理和立卷工作，次年六月底向本公司综合档案室移交。三、归档要求1、纪检、监察案件的文件材料由案件承办人员负责收集、整理和立卷。2、纪检、监察案件的文件材料要收集齐全。根据案件形成文件材料的多少，取用一案一卷或多卷的方法整理立卷，并按本公司档案分类与编号方案编号。3、纪检、监察档案装订要整齐、美观、结实。封面、封底、卷盒内容要填写准确。4、编制案卷目录一式二份。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司纪检、监察档案保管期限表顺序号归档范围和内容保管期限本公司对本公司及下辖单位人员违纪、违法事件的查处形成的材料1.1重大的永久1.2一般的长期中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司实物档案归档制度与保管期限为加强本公司实物档案工作的规范化、制度化，特制定此制度。一、归档范围凡反映本公司保险业务工作和其他工作活动成绩形成的奖状、奖杯、奖旗等，均属归档范围。二、归档时间本公司获得奖状、奖杯、奖旗后即交综合档案室。三、归档要求1、实物档案由综合档案室按本公司档案分类与编号整理、编号、归档。2、实物档案要拍照，照片入照片档案归档。3、编写实物档案目录一份。四、实物档案的保管期限定为：永久。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案保管制度档案是党和国家的宝贵财富。为了确保档案的完整与安全，延长档案的寿命，特制定档案保管制度。一、档案人员要热受本职工作，珍惜爱护档案，搞好档案的科学管理。二、档案要有专门库房、专人负责，档案库房要有“八防”设施，箱柜要按规定进行排列。三、认真做好档案的防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体，保持库房整齐清洁，确保档案的完整与安全。四、定期检查保管状况，并做好记录，发现档案有破损、褪色、虫蛀、霉变后及时报告，并进行处理和修复。五、坚持每天对库房内的温湿度做一次记录。六、做好档案统计，收进、移进必须进行登记。七、非档案室工作人员未经领导批准，不准进入库房。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案保密制度一、档案工作人员要认真学习、模范遵守保密法及上级制定的各种保密条例和制度，严守国家机密，确保档案的安全。二、档案库房应有保密设施，配有铁门、铁窗。三、不得将档案材料带出库房，如特殊情况要将档案带出时，必须严密包封，要随身携带，任何情况下不得转交他人。四、不在公共场合和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中的一切内容。五、未经主管领导批准，不得将档案材料借给任何无关人员查看。六、如有发现窃密和失密事件，应及时报告有关部门，组织力量查处。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案利用制度一、积极开展档案的利用工作，为两个文明建设服务，是档案工作的目的和指导方针。二、档案人员要熟悉家底，了解需要，掌握规律，做到主动、及时、准确地提供利用。三、本单位工作人员查阅其所属业务档案，应办理登记手续，方可查阅。凡外单位查阅档案者必须持有单位介绍信，证明其身份和查阅的内容和用途，履行登记手续，经本单位领导同意，方可查阅。四、档案一般不外借，确需借出利用，必须经有关领导批准，办理借阅手续，方可借出，到期必须如数归还。五、凡查、借阅者必成爱护档案，不准撕毁、拆卷、划线、打圈和涂改，以保证档案的完好无损，违者必究。六、利用者必须遵守保密制度，所查、借的档案材料，未经有关领导同意，不准复制和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交回本单位档案室保存。七、凡查、借阅档案资抖，均应登记清楚，并做好“利用效果”典型事例的记录。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案鉴定制度一、分公司机关综合档案室保管的、超过保管期限的档案材料，由分公司机关鉴定小组负责鉴定其保存价值，并决定存毁。二、档案鉴定，主要根据档案的内容和保管期限，以全面的、历史的观点去分析制定。三、档案鉴案工作，一般每年六月排一次，由机关档案室提出销毁意见，会同有关业务部门的鉴定小组成员共同鉴定。四、凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，要登记造册，并在案卷目录上注明“销毁”，经公司领导批准后销毁。五、档案悄毁时，必须有两人负责监销，并在销毁清册上签字，并注明销毁的时间、地点及销毁方式。档案销毁清册由公司档案室长期保存。六、需永久保存的档案，在本公司保管十年后向云浮市档案馆移交。需移交的档案，由公司主管办公室工作的领导批准后，方可移交。七、分公司机关档案鉴定小组，由分公司档案工作领导小组的成员和各业务科室（部）的科长组成。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司综合档案室工作职责一、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、方针、政策和规章制度，制定本系统、本公司的档案工作计划和管理规章制度。二、组织、指导、监督、检查本公司各科室（部）做好每年各种门类和载体的文件材料的收集、整理和立卷归档工作。三、对本公司属下的支公司、办事处的档案工作进行业务指导和监督检查。四、集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，积极开展档案的编研和提供利用工作，为本公司各项工作服务。五、按规定定期向云浮市档案馆移交档案。六、定期组织开展档案鉴定工作。七、办理本公司领导交办的其他有关档案业务工作。中国人民财产保险股份有限公司东安市分公司档案员（专兼职）岗位责任制及考核办法一、专职档案员的岗位职责1、协助和督促文书人员搞好文书处理和立卷归档工作。对本单位各类档案实行集中统一管理。（10分）2、按时接收本单位各业务部门的文书、科技、专业档案，做好编目工作，并按规定将永久、长期卷和档案目录向云浮市档案馆移交。（20分）3、负责做好与档案有关的书刊、文件汇编等资料的收集、整理和编目。（10分）4、做好档案管理和“八防”工作，维护档案的完整，保持档案室的整洁美观。（10分）5、遵守职业道德，提高业务水平，积极为本机关各项工作服务，做好档案借阅、利用登记工作。（10分）6、做好本机关历史沿革和大事记的编写和基础数据汇编等工作。（20分）7、接受上级主管部门和同级档案行政管理部门的业务检查、监督和指导，积极完成上级布置的各项任务。（10分）8、对本系统的档案工作实行指导、监督和检查。（10分）二、专职档案员的考核办法1、专职档案员的年度考核归入机关人员年度考核制度，并作为年终评选先进工作的参考内容。专职档案员的考核由主管部门办公室的领导负责。2、专职档案员的考核实行百分制。得分60分为合格，80分为优秀，得分低过60分的，由办公室领导责成其进行工作检查，对得分优秀的，适应进行奖动。三、兼职档案员的岗位职责按照分公司制定的档案管理实施细则、档案分类方案、档案保管期限表的规定，各科室（部）的兼职档案员的职责如下：1、负责本部门档案资料的收集、整理、装订和移交工作，档案业务接受综合档案室的监督和指导。2、做好平时文件材料（统计数字、经验材抖、调查报告等）的收集积累工作。3、每年各科室（部）形成的业务文件材料，要在次年三月收齐，按问题、按不同保管价值整理、立卷、抄目，装订好之后向综合档案室移交。四、兼职档案员的考核办法兼职档案员的考核办法不实行量化考核，但作为其全部工作岗位职责的重要考核内容之一。每年年终综合档案室向所属部门通告其兼职档案员岗位的表现。 35