提高供电企业电费对账管理水平的新方法

提高供电企业电费对账管理水平的新方法电力建设I-t4-#_提高供电企业电费对账管理水平的新方法电费对账管理是供电企业财务与营销部门管理的重要组成部分,是企业经济效益的根本保证.由于电费存在着计价上的复杂性和收费上的广泛性,因此需要建立一套切实,可行的管理办法和操作系统,使其管理走上科学化,规范化的轨道.1电费对账管理的现状电费对账工作由营销部,财务部及各供电所负责,营销部门及下属供电所负责及时完成有关电费销账,营销报表统计,财务部及时完成有关电费账务的处理工作.由于两部门的电费管理系统是独立的,因此财务部,营销部门只能通过手工每月对账一次,上月电费数据只能在下月初进行对账,发现两部门统计的数据不一致时,只能往下一级统计数据查找,一级一级数据核查.众所周知,一个供电单位面对的客户数量少则几十万,多则几百万,面对这样多的客户,在很短的时间内,要保证对账质量确实存在很多困难.即使只有二,三万客户的供电所来说,翻开厚厚的几大账本来查账,简直是大海捞针.所以负责对账的工作人员最怕就是”对不上账”.基于目前电费对账的管理模式,在电费核算,对账工作中仍存在的一些共性问题较为突出,主要表现在:1.1财务与营销两部门对电费管理的脱节目前,各地市供电公司的电费核算,对账没有统一的模式,财务部门与营销部门相互脱节的现象普遍存在.财务不直接掌握电费的应收和欠费情况,营销部门不了解财务部门的管理要求和电费到账的情况;财务部门的会计核算与营销部门的电量,电费相互独立;财务部门不能掌握营销部门数据来源的真实性,影响了会计信息的质量.1.2电费会计信息失真省公司目前对各地市供电公司的电费考核指标通常有:资产经营考核指标,即对年末资产负债表应收电费余额的考核;对电费回收上缴的考核,要求当年电费结零,陈欠电费回收率15%,回收电费要100%上缴;对线损率指标的考核.由于三项考核指标影响到供电公司职工的切身利益,因此,部分供电公司在指标无法完成的情况下,采取人为调整应收账款,从经费户垫付资金,调整售电量来完成以上三项考核指标.这种弄虚作假的行为使得省公司无法了解真实的销售收入及电费回收率,增加了财务风险,并给电费核算管理带来很大困难.1.3财务,营销的电费数据不一致由于长期财务与营销部门的脱节问题,管理系统相互独立,电费对账不及时,差异原因查找困难.容易出现应收电费,欠费数据,核销电费坏账的处理不一致情况出现.存在差异的原因主要有:(1)电费坏账处理不一致.财务部门根据报批的坏账核销了应收账款,但营销部门本着”账销债不烂”的原则,已核销坏账仍在电费明细账中反映;或营销系统对已核销坏账的明细没有反映,只有备查明细,因此对已收回已核销的电费只能手工填报,这样容易被忽视,没有及时,准确地统计上报.(2)应收电费数额不一致.营销部门为完成省公司下达的口邝育春有关指标,报送财务部门的应收电费数有时有调整的现象,而营销部门的应收数是用户实际的应收电费数.(3)考核时间不一致.财务部核算实收,欠费是以当月月底到账为界限统计的,营销部门则以客户当月月底前划出电费为界限统计的.存在个别跨月到账的,沟通不好,就会导致两部门统计的数据有差异.(4)由于营销MIS功能的局限性,营销部门对于错收,多收,重收的电费,没有记录在系统中,仍采用手工记账的方式,容易出现人为差错,导致账目不清.1.4电费对账管理相对滞后为了做好电费核算,对账管理,各单位都一直在结合各自的实际情况逐步向规范化的方向努力.各供电公司都制定电费对账管理制度,坚持召开月度电费对账例会,但当月的电费最快也只能在次月初才能对账.通过认真核对财务,营销,银行账户电费实收账款的账目情况,发现数据差异追查原因.部分供电公司则建立的电费核算中心,把营销口的电费数据与财务到账的电费数据在系统实现每周,每月的数据对碰,这种对账方式的效率比手工对账有了较大提高.但由于财务掌握的电费入账数据与营销掌握的每户电费信息,没有唯一字段相关联,因此只能做到某收费时段的合计数据对碰,未能实现营销口径的每笔电费收入与财务口径到到账信息一一对碰.发现数据差异时,仍需逐级逐户查账,差异原因查找需时较长,但时限又紧迫,效率也不高.2解决问题的新方法从电费对账管理所存在的问题可以看出,如果想从根本上解决这些问题,最有效的方法就是完善电力营销MIS软件,实现原始数据一次录入,财务与营销分权限数据共享,具体做法是:2.1取消所有营销部门的二级电费账户,只剩下财务部管理的一级电费账户以避免月末二级账号划入一级账户不及时,存在在途资金的情况.这样可以减少中间监控环节,加强电费对账管理的力度,统一资金管理.2-2采用技术手段来改变过去电费对账相对滞后的管理模式(1)建立电费核算中心,统一负责电费的计算,发行,以保证电费应收数据的正确性:改变以往由各供电所各自分散向银行发送和接收批量代扣数据的运作模式,由电费核算中心进行全局电费的集中发送和接收批量代扣数据,集中在营销MIS中作销账处理.这样不但加快电费回收进度,同时减少下属各供电所与财务部的对账的环节.(2)大力推广委托银行缴交电费的业务,批量扣缴电费即能减少电费资金风险,又能加快电费回收进度,更便于系统自动对账.但供电所仍保留现金收费,现金缴款单,转账,POS机,支票的收费方式销账,以便客户对缴费方式的不同需求.(3)积极推广电力营销银电联网系统.银电联系统是供电企业与银行实现实时联网收费的接口系统,系统可以实现每天广东科技200811.总第200期149专栏I电力建设定时自动批量扣费和实现电力客户到银行营业厅直接缴费的功能,银行亦可每天返回进账单的信息,大大降低供电公司自身收费网点的压力,加快电费回收进度,同时也实现系统自动对账功能.(4)提高电费对账管理的关键环节是改善收费,对账流程.过去营销部门只要收到电费,把收费标志置为”已收”,统计好每月的应收,实收,未收表报给财务部就完成了.没有详细记录其它的收费信息,造成没有足够收费信息与财务部电费到账信息进行关联,一对的比对.为解决两部门之间的电费对账关联数据,现要求电费核算中心或供电所的收费员在处理每批或每笔电费销账的同时,必须录入对应的对账单信息.对账单信息包括客户的缴费渠道,电费划出的开户行,开户名,账号,转入我局的电费账户的开户行,金额,收费日期等重要收费信息.收费员每日做好收费日结,核算员当日复核,无误后,对每笔收费对应生成对账单发送到财务部,财务部根据营销部发过来的对账单信息与银行返回的原始进账单进行核对,无误的,只简单在对账工作单上标上”已确认”的标志,并返回营销部门归档.对账单有误或实际无进账记录的马上退回营销部门重新核对收费信息.这种收费流程彻底改变了营销部和财务部对电费管理脱节的现状,实现收费,复核,对账”一条龙”的业务流程.也改变过去次月初,或每周对账的管理模式,改变先对总数后对明细的对账方法,让对账工作分散到每天进行,从电费入账明细开始对账,保证营销部与财务部的数据一致性,更大大提高对账工作的效率.具体收费,对账流程如下图:(5)对于客户多缴电费或重复缴费,系统自动转入预收电费,下月冲减或退回,退款必须走流程,并经财务部确认.滞纳金,违约金收费同样以对账单确认的方式收费,这样两部门对电费账户资金的进,出数据保持一致,电费本金,预收电费,滞纳金,违约金等收费项目清晰.(6)完善核销电费管理.在营销MIS中建立一个”电费坏账管理”模块,对核销坏账的申请,审批必须按系统设定的流程进行管理,已批准核销坏账的客户欠费明细增加”已核销”的标识,这样既能够生成已核销坏账回收的明细表,严格区分当期,陈欠及已核销坏账电费的回收;又保留了对用户的追索权;同时又可直接从工作台上查阅,打印全部坏账明细表,从而实现电费坏账的全面管理.(7)财务部门可从营销MIS中直接查询实时的应收,实收电费,欠费明细,滞纳金收取,预收电费,预收冲抵,退回电费的统计报表及收费明细,并且无须重复录入进账单信息,即可对已确认的对账单进行统计,打印有关凭证.营销部门亦可方便地从MIS中直接查询财务的对账结果,及时而有效地指导电费回收工作.此外,财务部门还可通过营销MIS直接打印出”电力销售收入明细表”,”抄核收情况月报表”,”电费回收情况表”等电费核算需要的相关报表,进行有关的账务处理.3采用这种做法后可解决以下问题3.1解决营销,财务脱节的问题财务部门在本工作站就可直接参与营销部门的收费环节,较全面地了解到营销部门的电费流程及管理工作.直接掌握完整,准确,真实的电费管理信息.营销部门也能及时了解到客户15O广东科技200811总第200期的到账情况.这样两部门就能及时发现和解决电费核算,对账管理中存在的问题.3-2解决营销,财务电费数据不符的问题,保证相关数据的准确性,一致性和及时性.电费资金安全方面取得了良好的效果实现财务与用电MIS数据共享后,财务部门在本工作站上就可及时掌握电费的有关情况,任何时间都可对用户的欠费,交费情况进行实时查询,具体包括用户的应收,实收及欠费余额,各期间的交费情况等.财务根据在营销MlS中查询的时点数作为做账的依据,这样应收和实收的数据来源同营销部门完全一致,从而解决了财务部和营销部电费数据不一致的问题.3.3解决电费坏账管,建立”电费坏账管理”模块,有效避免过去因手工记账而出现的人为失误行为,利用系统监控管理,如正常电费收取一样管理,但系统又能清晰区分当期,旧欠,已核销坏账电费的统计,不再相互混淆.3.4解决重复劳动及工作效率问题目前公司系统内的电费操作流程,基本上都是营销部门根据电费单据核销用户欠费,在电力营销MlS中产生相应的记录,财务部门拿到电费单据后又重复录入一遍进行对账,而且有些单位还是手工对账,大大增加了财务部门的工作量,又达不到管理的目的.实现MlS数据共享和收费,对账”一条龙”功能后,财务部门只需根据银行原始对账单与营销部录入的收费对账单信息进行比对,即可实现每笔电费对账,省去了电费单据的重复录入,也不需等候到次月初才为上月整盘电费账目在紧张,忙碌地对账,查账.更能及时发现问题,纠正电费销账过程中发生的错误.营销部f-J,E自己的工作站就可直接查询用户的电费是否到账,免除了营销部门和用户到财务查询的步骤,大大提高了工作效率,也给用户带来了方便.电费对账管理是一个跨部门的综合性财务管理工作,需要部门和人员之间的支持,理解与配合,相信通过管理模式及管理手段的不断深化与完善,在相关财务与营销人员的积极努力下,一定能够为电力公司的经营与发展做出应有的贡献.(作者单位:广东电网公司珠海斗门供电局)