公司财务制度1

高高盛盛集集团团财财务务部部二二零零零零四四年年十十月月（第第三三版版）财务管理制度目录页目目 录录总则总则 .1 1财务机构设置财务机构设置 .1 1收款控制及审批程序收款控制及审批程序 .2 2收款程序 .2租户迟交押金审批表.3收租程序 .4租金明细表.5收取其他杂费程序 .6审批权限的管理规定审批权限的管理规定 .7 7审批权限表 .7支出审批流程及时限支出审批流程及时限 .9 9借支管理规定借支管理规定 .1010借 支 单 .13支 付 证 明 .13当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表 .14工程项目支出报销制度工程项目支出报销制度 .1515工 程 项 目 请 款 表.17工 程 项 目 请 款 审 批 表 .18交际应酬费用报销制度交际应酬费用报销制度 .1919上月、累计交际应酬费用汇总表.21电话费用报销规定电话费用报销规定 .2222的士费用报销规定的士费用报销规定 .2323的 士 费 用 报 销 凭 证 .24差旅费用报销制度差旅费用报销制度 .2525上月、累计差旅费用汇总表.27出差申请单.28差旅费用报销单.29采购及其他费用报销制度采购及其他费用报销制度 .3131仓库管理制度仓库管理制度 .3333工程部维修材料领用工作流程图（正常上班时间）.37客户借用工具工作流程图.38非正常上班日、节假日仓库钥匙使用、材料领用流程图.39工程人员借用工具流程图.40财务管理制度目录页周六、日及节假日非办公时间使用仓库钥匙的程序.41一次入库、跨月多次领用物品的管理流程.42高盛集团借料单.43预算上报流程预算上报流程 .4444每月总结上报流程每月总结上报流程 .4545年度预算及年度预算执行情况汇报流程年度预算及年度预算执行情况汇报流程 .4646年度预算流程 .46年度预算修改流程 .47年度预算执行情况季度分析及汇报流程（分公司） .48年度预算执行情况每月/季度分析及汇报流程（总部） .48年度预算执行情况年度分析及汇报流程/年终奖金计算及发放流程 .49财务管理制度第第1页总则总则1. 为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。2. 公司财务部门的职能是：1) 建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务工作。2) 贯彻执行国家有关的财务管理制度。3) 积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益。4) 厉行节约，加强费用控制，合理使用资金。5) 了解财政、税务、银行部门等有关机构的政策、方针，与相关的部门保持良好关系。6) 完成公司交给的其他工作。7) 公司财务部由财务总监、财务经理、财务经理助理、财务副经理、财务主管、会计、出纳、仓管员组成。8) 公司各部门和职员办理财务会计事务，必须遵守本规定。对知悉的财务资料保守秘密，非经上级同意不得泄露。财务机构设置财务机构设置1.集团财务部采用财务总监负责制，直属集团董事长管理。2.集团公司财务实行二级管理，即集团公司财务部子公司财务部，子公司财务工作属集团公司财务部直接领导，其工作对集团公司财务部负责人负责，执行集团公司财务部负责人的指令及集团财务制度和规定。3.企业财务会计人员的聘请、培训、调动、离职的手续由人力资源部负责，经财务总监或集团财务部经理同意。4.集团财务部设财务总监、财务经理、财务经理助理、财务副经理、财务主管、会计、出纳、文员、仓管九个基本岗位。财务管理制度第第2页收款控制及审批程序收款控制及审批程序收款程序收款程序1.由集团董事长掌握所有租金及管理费的减免权。2.只有集团董事长才有权批准免收租户押金及保证金。3.对于迟交押金及保证金：未经审批而未交齐押金及保证金的租户不允许入场。（审批表见附件） 。审批表审批后由财务部留底，作为延期收款的依据。座经理/物业经理在事先批准的延期到期时，应及时要求租户补交押金。如果租户到期还未能交齐押金，其延交押金期间应与之前已批准的延期相加，累计计算。4.每月由部门会计编制一份租金表（包括本月场租、仓租、管理费、电费、广告费、电话费、保证金、截至上月未收的款项及其它必要内容） 。此租表交财务经理助理或财务经理审核后于每月 26 日，遇节假日提前， （美居 28 日，遇节假日顺延）上交审计部审阅并存档。并同时发缴费通知单交物业部分派给租户。5.对于杂费的收取：分公司总经理对于免收单项金额 500 元以内的杂费有审批权（单项金额超过 500 元，一律由集团董事长审批） 。免收杂费应有书面申请、审批、并由财务部留底，作为免收杂费的依据。财务部每月应统计上月免收杂费的汇总表，连同其他报表，于每月 18 日报审计部及集团董事长审计或审阅。 （杂费是指除租金、管理费外的其他费用）6.对滞纳金减免的批准权限为：（包括租金、管理费迟交的滞纳金及已入场租户迟交押金、保证金的滞纳金）美居中心：每座的经理可批准 8 日内及本座总租户数 10%以内租户的滞纳金减免，副总经理可批准 15 日内及所有座总租户数 10%以内（含座经理已经审批的户数）租户的滞纳金减免，总经理可批准当月内及所有座总租户数 10%以内（含座经理及副总经理已经审批的户数）租户的滞纳金减免。高盛大厦：物业部经理可批准 15 日内的滞纳金减免，经营公司负责人可批准当月内的滞纳金减免。7.分公司经理有权依实际需要安排财务人员上门收取租金。8.每月收租期结束后一个工作日内，财务部会计向物业部提供一份租金未到账的客户清单。清单中包括口头声明已汇出款项但无书面证据的租户（需在备注中说明）。收租期结束后第一、二个工作日由物业人员向租金未到账的租户发出口头催租通知。收租期结束后第三个工作日，财务部会计再向物业部提供一份截至该日租金仍未到账的客户清单，物业部根据此清单向租户发放催租函。9.如在相关领导未批复减免未收滞纳金之前租户上门交租金，财务部应向租户说明我方对于没有减免的滞纳金有继续追索的权利。账务处理上应将未收的滞纳金作财务管理制度第第3页应收款处理，并在缴款通知书上加上“应收滞纳金”一项。10. 集团各有关部门对于租金、管理费及其他收入的合计数计算可以四舍五入到元位。11. 财务部每月编制滞纳金减免情况汇总表，并于下月 18 日连同其他报表报集团董事长审阅。12. 财务经理及财务副经理有责任督促部门人员依时足额完成收费任务。13. 部门会计根据本月收租的实际情况编制收入调节表、未收租情况明细表，交部门财务负责人审核。14. 传递现款超过 10,000 元，必须由两人同时执行，超过 50000 元由财务经理、财务副经理或财务经理助理亲自执行。租户迟交押金审批表租户迟交押金审批表分公司名称：租户名称：商铺/办公室位置：需迟交押金的原因：须延迟交纳押金的期间：须延迟交纳押金的金额：申请人签名：日期：直接领导意见及签名：日期：分公司总经理意见及签名：日期：集团董事长意见及签名：日期财务管理制度第第4页收租程序收租程序财务部（根据租表开具发票）部门出纳银行代收款自行收款银行与出纳分别登记收款情况存款凭证出纳（向客户收取现金或支票）租户记账发票当日结束时银行及出纳核对收款记录，并填写送款单，银行盖章确认后视同已入行收入。发票发票联发票发票联发票记账联发票记账联大厦会计 25 日前编制租表美居会计 26 日前编制租表发票联记账联发票财务经理助理审核大厦及总部租表，26 日前完成财务经理审核美居租表，27 日前完成。 25 日前统计未交租情况明细表，次月 16 日前编制收入调节表租表于每月 26 日（高盛大厦）及 27日（美居中心）上交审计部审核。审计部将审核本月租表与上月租表的变动是否合理。审计部发现租表中的差错时应立即并不迟于每月 1 日收租开始前通知会计进行补救。财务管理制度第第5页租金明细表租金明细表XX部门XX月租金明细表编制日期：面积租金序号 交租日期铺号租户（M2）（元/M2）租金管理费电费其他上期未交款 应收合计 已收合计 应交合计备注12345678910合计编制人：审核人：财务经理助理/财务副经理：财务管理制度第第6页收取其他杂费程序收取其他杂费程序缴款单装修押金物业部出纳客户缴款单保安部出入证押金及工本费罚单装修违规罚款电话线路转让费除财务部所有部门与相关的资料相核对杂费客户部带客户上财务部交款开具发票留下白色联缴款单（罚单）记账用，退回红色客户联缴款单或罚单履约保证金租楼定金财务管理制度第第7页审批权限的管理规定审批权限的管理规定1、 公司开支项目的审批权限按后附审批权限表执行。2、 公司的业务招待费开支、的士费用按相关制度执行；不列入月度预算内审批。3、 分公司推广活动预算不列入月度预算，按实际需要分项目预算。项目预算经集团总经理审批通过后视同项目涉及期间的本月预算内支出。4、 审批程序原则上不允许越级审批；如有特殊原因须越级审批，应取得财务总监口头或书面批准，作为借支处理(超出财务总监审批权限的须报集团董事长口头或书面审批)。事后一周内应补回相关的审批。否则，有关借支在当月工资中扣除，在审批结束后再发还。出纳每月统计未补回审批程序的借支。该统计包括在财务部每月工作总结中上报集团董事长审阅。4、 支付凭证上的执行人一定要是当事人；部门或分公司领导不允许利用下属人员报销自己执行的费用支出。当执行人为分公司总经理或总部部门经理时，审批规定如下：属于交际应酬范围的项目，由集团董事副总经理审批；属于交际应酬范围外的项目，由财务总监审批；超过集团董事副总经理或财务总监审批权限外的项目，由集团总经理审批。审批权限表审批权限表美居中心：美居中心：单项1000元以下座经理，市场部、安全部、工程部、清洁部及总经办负责人单项10005000元分公司副总经理单项500020000元以下分公司总经理单项20000-50000元财务总监预算内单项50000元以上集团董事长单项金额300元以下且月累计1000元以下座经理，市场部、安全部、工程部、清洁部及总经办负责人单项金额500元以下且月累计2000元以下分公司副总经理单项金额2000元以下且月累计20000以下分公司总经理单项5000元以下且月累计50000元以下财务总监预算外单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上集团董事长财务管理制度第第8页高盛大厦高盛大厦单项金额1000元以下分公司部门负责人单项金额100010000元以下分公司总经理单项金额1000050000元财务总监预算内单项金额50000元以上集团董事长单项金额300元以下且月累计1000元以下分公司部门负责人单项金额1000元以下且月累计5000元以下分公司总经理单项5000元以下且月累计50000元以下财务总监预算外单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上集团董事长总部总经办总部总经办单项金额20000元以下总经理助理单项金额50000元以下财务总监预算内单项金额50000元以上集团董事长单项金额2000元以下且月累计20000元以下总经理助理单项金额5000元以下且月累计金额50000元以下财务总监预算外单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上集团董事长集团财务部、审计部、企业发展部、人力资源部及其他部门集团财务部、审计部、企业发展部、人力资源部及其他部门单项金额1000元以下部门负责人（包括财务部副经理）单项金额50000元以下财务总监预算内单项金额50000元以上集团董事长单项金额300元以下且月累计2000元以下部门负责人（包括财务部副经理）单项金额5000元以下且月累计50000元以下财务总监预算外单项金额5000元以上或月累计50000元以上集团董事长外事部外事部预算内无限制金额外事组长预算外无限制金额外事组长行政部行政部单项金额1000元以下部门负责人（包括行政主任）单项金额50000元以下集团董事副总经理预算内单项金额50000元以上集团董事长单项金额300元以下且月累计2000元以下部门负责人（包括行政主任）单项金额5000元以下且月累计50000元以下集团董事副总经理预算外单项金额5000元以上或月累计50000元以上集团董事长财务总监及集团董事副总经理发生的所有支出由集团董事长审核财务总监及集团董事副总经理发生的所有支出由集团董事长审核说明：集团董事长审批后的每月固定用款计划表内列出的费用可不由董财务管理制度第第9页事长审批，由财务总监审批即可支出。其他部门或项目负责人的审批权限由集团董事长出具费用支出审批权限授权书 ，对其授予费用支出审批权。支出审批流程及时限支出审批流程及时限经办人经办人相关单据、相关单据、凭证凭证部门主管及相关部门主管及相关负责人负责人(4 小时内)会计审核：审核单据填写是否会计审核：审核单据填写是否有误，原始凭证是否与申请表有误，原始凭证是否与申请表一致；是否符合有关制度。一致；是否符合有关制度。(24 小时内)不同意付款不同意付款同意付款同意付款退回申请人并退回申请人并解释原因。解释原因。签字签字相关审批人相关审批人(4 小时内)不同意付款不同意付款审批权限外同审批权限外同意付款意付款财务经理财务经理(4 小时内)财务总监财务总监(24 小时内)审批权限外审批权限外同意付款集团董事长集团董事长(24 小时内)批准付款批准付款(签字）权限内同意付权限内同意付款款(签字）权限内同意付权限内同意付款款(签字）出纳审核审批权限无误出纳审核审批权限无误后付款。后付款。审核无误审核无误同意付款同意付款不同意付款不同意付款不同意付款不同意付款有异议有异议财务管理制度第第10页借支管理规定借支管理规定借支管理规定1. 员工借支时须填写一式两联的借支单 。员工须填写清楚借款原因、借款金额及还款日期。能提供证明借支必要性等资料的，必须将有关资料交财务部审核。2. 借支尽量以支票形式领取。须领用现金的借支应说明原因。3. 借支单的审批应按照集团的审批管理规定逐级审批；原则上不允许越级审批。如果确实需要越级审批，则按照财务部工作流程、报销、仓库管理制度第 9 页， 审批权限的管理规定第 3 点执行。4. 审批完毕的借支单由出纳在付款时编号；一联在财务部存档，作为付款的依据；第二联交借支人保管，作为以后报销的凭证。5. 借支应在预计还款日期（通常为执行事项完成后一周内）报销，否则，有关借支在当月工资中扣除，在借支报销完毕后再发还。6. 员工报销时应将借支单第二联附在支付凭证后面进行借支的核销。员工填写支付凭证时应按实际金额、借支金额计算出应退/补金额并交财务审核。7. 员工付款时应尽量使用刷卡的方式支付。支付现金时应说明无法刷卡的原因。8. 借支单在当月内核销：财务人员在审核完毕并支付款项后，在借支单第二联上加盖“已核销”并签名后将其退还借支人。 借支单第一联将附在支付证明后面入帐，不再退还借款人。9. 借支单核销：由于借支单第一联已装钉入上月凭证，无法退还借支人，核销时，财务人员在审核完毕并支付款项后，在借支单第二联上加盖“已付讫”章并签名后将其退还借支人。此种情况下借支单第一联不退还借款人。10. 集团总部的借支由于都属于分公司承担，在发生时不入帐，到报销时该借支单连同支付凭证一起交分公司入帐。11. 如果为一次借支，多次还款的情况，则按以下步骤报销：尽量集中一次报销，报销时可填写一张支付凭证并在后面附上报销清单。如果需要跨月报销，则在本月结束前报销本月已发生数并统计未报销金额。根据未报财务管理制度第第11页销数重新填写借支单并在上面列明为“未核销借支” 。经财务经理签名后，该借支单将重复上述第 4 到 12 步骤。发放工资前统计未归还到期借支（逾期借支）规定：1.总部财务部及各分公司财务部须在财务总监审核每月工资前（不迟于每月 7 号）填写当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表 ，交财务总监审批并填写处理意见。2.集团董事总经理审批的工资表为未扣除逾期借支的全额工资。3.在每月发放工资时，财务部须根据当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表中的处理意见进行处理。4.如果发放工资时暂时扣除了员工的逾期借支，在员工逾期借支结算完毕后，员工可领取上述工资。5.如果借款人由于客观原因无法按时核销借款，请书面说明无法按时归还借款的原因并提供预计延迟还款日期，在每月最后一天前将按照审批权限审批完毕的书面说明交财务部备案。财务部收到上述书面说明时，该笔借款将不作为逾期借支处理。财务管理制度第第12页借支流程图 审批付款报销当月核销跨月核销员工借支，填写一式两联的借支单 ，员工须填写清楚借款原因、借款金额及还款日期。能提供证明借支必要性等资料的，必须将有关资料交财务部审核。借支单的审批应按照集团的审批管理规定逐级审批；原则上不允许越级审批。如果确实需要越级审批，则按照财务部工作流程、报销、仓库管理制度第 9 页， 审批权限的管理规定第 3 点执行。审批完毕的借支单由出纳在付款时编号；一联在财务部存档，作为付款的依据；第二联交借支人保管，作为以后报销的凭证。-借支应在执行事项完成后一周内报销，否则，有关借支在当月工资中扣除，在借支报销完毕后再发还。- 员工报销时应将借支单第二联附在支付凭证后面进行借支的核销。员工填写支付凭证时应按实际金额、借支金额计算出应退/补金额并交财务审核。借支单在当月内核销：财务人员在审核完毕并支付款项后，在借支单第二联上加盖“已核销”并签名后将其退还借支人。借支单第一联将附在支付证明后面入帐，不再退还借款人。借支单核销：由于借支单第一联已装钉入上月凭证，无法退还借支人，核销时，财务人员在审核完毕并支付款项后，在借支单第二联上加盖“已付讫”章并签名后将其退还借支人。此种情况下借支单第一联不退还借款人。财务部每月统计跨月的借支清单，并将有关资料包括在财务部每月末的分析报告中交集团总经理审阅。财务管理制度第第13页借借 支支 单单200 年 月 日编号： 借款人姓名所属部门借支金额 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 借支形式 支票 现金借款无法使用支票的原因借款的原因借款事项预计完成时间部门负责人审核签名年 月 日分公司副总经理审核签名年 月 日分公司总经理审核签名年 月 日财务总监审核签名年 月 日集团总经理审核签名年 月 日收款人签名收款日期会计出纳财务经理支支 付付 证证 明明200 年 月 日编号： 报销人姓名所属部门报销事由计算方法金额百十万千百十元角分合计发生额合计发生额发生额大写 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分借支金额借支金额借支单编号：借支单编号：应退应退/补金额补金额应退还财务部 财务部应补报销人部门负责人审核签名年 月 日分公司副总经理审核签名年 月 日分公司总经理审核签名年 月 日项目总监/财务总监审核签名年 月 日财务管理制度第第14页董事副总经理/董事总经理审核签名年 月 日收款人签名年 月 日会计出纳财务经理财务管理制度第第15页当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表至：集团财务总监提交部门： 财务部2004 年 月，截至本报告日，本分公司员工到期借支偿还情况如下：（请打选择） 本月无到期未偿还借支； 本月员工到期未借支情况如下：借支人借支日期预计还款日期未归还借支金额处理意见（财务总监负责填写）部门出纳签名： 部门财务负责人签名： 报告日期： 财务总监审批签名： 审批日期： 财务管理制度第第16页工程项目支出报销制度工程项目支出报销制度1.审批权限规定：审批权限规定：立项及合同签署时的审批：立项及合同签署时的审批：1） 工程项目金额在 5,000 元以下的立项及合同条款由分公司总经理审批即可签约或执行，不用上报集团项目总监。2） 工程项目金额在 5,000 元以上的项目，立项及合同条款确认时，除分公司总经理审批外，还须经集团项目总监审批确认。工程款支付时的审批权限工程款支付时的审批权限1)工程款支付的审批权限按照审批权限的管理规定执行。2)工程款支付审批时，除工程部负责人需要审批确认外，使用部门负责人亦需要审批确认工程完工后确实达到申请该工程的目的，并且执行过程未对经营造成损失。工程结算时支付的工程款：工程结算时支付的工程款：工程结算金额如果超出预算或合同及附件既定金额的 10以内，分公司总经理有权审批付款。工程结算金额如果超出预算或合同及附件既定金额的10以外，该笔付款无论是否超过分公司总经理的审批权限，均须经集团财务总监审批签名后支付（超过其审批权限的按照上表审批权限规定，交集团董事长审批确认）。财务管理制度第第17页3)报销流程报销流程不通过通过不通过通过通过 通过 分公司总经理审批权限内分公司总经理审批权限外通过集团财务总监审批权限内集团财务总监审批权限外 通过外部执行项目的工程队填写项目请款表申请支付工程款工程部填写项目请款审批表报集团工程监理/我方请的监理公司人员确认工程质量；工程部经理审批确认付款的真实性及准确性；使用部门负责人确认工程完工后确实达到申请目的，执行过程未对经营造成损失。会计审核项目请款审批表分公司总经理审核项目请款审批表集团财务总监审批集团总经理审批财务经理(总部)财务经理(美居)财务主管(大厦)审核项目请款审批表出纳付款不通过不通过不通过财务管理制度第第18页4)财务部审核内容：财务部审核内容： 分公司会计审核以下内容：项目请款审批表填写是否完整；大小写是否一致；经手人、审批人签名是否齐全；与项目请款表内容及金额是否一致；与相关的合同或附件内容是否一致；与工程结算记录确认金额及内容是否一致；验收报告对工程质量是否无异议；如涉及到物品入库的还要核对入仓单及其签名；相应的发票金额与内容是否一致； 财务经理（总部）、副经理（美居）或主管（大厦）审核项目请款审批表有关人员的签名是否完整。总合同金额大于人民币 100,000 元的付款，财务经理、副经理或主管还应与有关的项目请款表 、结算单据、合同或附件、发票相复核；以确保款项的发放无误。 预算外单笔工程项目支付金额超过 50,000 时，集团财务总监须审批确认集团的现金流是否可以承担此笔支付。 项目请款审批表直接作为支付凭证，不须再填写支付证明 。项目请款审批表如果因故未被审批通过，应立刻通知申请人并告知原因。严禁有意积压、阻碍工程进展。 工工 程程 项项 目目 请请 款款 表表编号：项目名称合同/工程名称合同编号合同金额（元）审批请款公司请款人请款单位（加盖公章）请款说明请款附件请款人联系电话第一次请款已申请（元）本次申请（元）第二次请款已申请（元）本次申请（元）第三次请款已申请（元）本次申请（元）第四次请款已申请（元）本次申请（元）第五次请款已申请（元）本次申请（元）累计共 次请款累计已申请（元）本次申请（元）财务管理制度第第19页工工 程程 项项 目目 请请 款款 审审 批批 表表200 年 月 日 编号： 项目合同名称合同编号 月预算内（ ）预算外（ ）经办人姓名请款单位名称合同总金额已付款金额结算金额结算金额占合同/协议金额的百分比%佰十万千百十元角分本次实际付款金额小写：本次实际付款金额小写：本次结算金额占结算总金额的百分比：本次结算金额占结算总金额的百分比：%实际付款金额大写实际付款金额大写佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分部门负责人审核签名年 月 日监理/监理公司审核签名年 月 日分公司总经理审核签名年 月 日集团项目总监审核签名年 月 日集团财务总监审核签名年 月 日集团总经理审核签名年 月 日会计出纳财务经理备注：收款人签名：财务管理制度第第20页交际应酬费用报销制度交际应酬费用报销制度领取预支款制度：领取预支款制度：1)交际应酬执行人需要领取预支款时须填写借支单。2)借支单由直接上司签名确认后交行外事部审核批准。3)审批完毕的借支单交会计审核。会计审核以下内容：借支单的填写是否完整；大小写是否一致；经手人、审批人签名是否齐全。4)会计审核无误后的借支单交由财务经理或副经理(美居中心)复核；复核无误后交出纳付款。5)交际应酬执行人应于费用发生后一周内报销费用，超出期限者总部财务部将会在其当月工资中扣除，待办理报销手续后再给付现金。审批权限审批权限1)交际应酬费用的审批标准为：美居总经理月累计 3000 元以内；大厦总经理月累计 2000 元以内（包括子公司总经理本人参与的应酬）；累计使用超限额的必须事前得到集团董事副总经理审批。事后需要集团董事副总经理审批方可报销。2)项目管理部的招待费由集团董事总经理审批。3)每年的中秋及春节期间，各分公司上报接待活动计划交集团董事副总经理审批，并按审批后的计划表执行。报销时须集团董事副总经理审批。消费制度：消费制度：1)交际应酬费应采取签卡（信用卡）付费。原则上不允许使用现金付费。实际工作中需要使用现金支付款项的，须说明原因。2)申请时应由使用人中级别最高的员工填借支单并报销。报销制度：报销制度：1交际应酬执行人报销时须填写支付证明。连同有关的发票、信用卡留底联交会计复核。2)会计审核以下内容：支付证明的填写是否完整；大小写是否一致；经手人签名是否齐全；相关的发票、信用卡留底联是否真实，金额，日期是否一致。3)会计审核通过的支付证明交由分公司总经理审批。由分公司总经理或外事公关小组组员执行的费用报销须由外事公关小组组长审批。财务管理制度第第21页4)已经批准的支付证明经财务经理或副经理(美居中心)复核；财务经理负责复核有关人员是否在其审批权限内审批，签名、相关原始单据是否完整。财务经理复核无误的支付证明交出纳付款。5)借支单或支付证明如果因故未被审批通过，财务部应立即通知申请人并尽量告知原因。严禁有意积压，阻碍工作进行。6)会计每月 16 日前提交上月、累计交际应酬费用汇总表(见附件)经财务副经理或经理审核后交财务总监、外事公关小组组长及集团董事长审阅。该份汇总表属保密资料，除上述人员外不能透露给任何其他人员(集团董事长授权除外)。7 严格遵守保密制度，有关人员对其掌握的相关外事公关事物严守秘密。严禁向无关人员透露任何有关信息。财务管理制度第第22页上月、累计交际应酬费用汇总表上月、累计交际应酬费用汇总表申请表编号日期内容申请金额实际发生额经手人负责人附注001为 XX 事招待 XX 人员5,0004,900XXX本月合计数：上月累计数本月累计发生数编制人：财务副经理或财务主管审核：财务经理审核：财务管理制度第第23页电话费用报销规定电话费用报销规定1.电话费用报销时如果存在国内、国际、港澳台长话费用及 IP 电话，必须附上长途电话清单。2.如果不存在私人电话，使用人员必须在长途电话清单上注明“无私人电话”并签名确认。如存在私人电话，请使用人员在长途电话清单上勾出私人电话号码、签名确认并及时到财务部交纳私人电话费用。3.根据集团电话使用管理规定第三大点，第 2 小点规定：“长途电话全部使用IP 功能，以节约成本” 。以后在电话费用报销时，如果存在没有使用 IP 功能的国内、国际及港澳台长话费用，使用人员须在电话号码旁边注明没有使用 IP 功能的原因。电话费用报销的审批权限按照集团财务制度中审批权限的管理规定执行。财务管理制度第第24页的士费用报销规定的士费用报销规定1.的士费用不列入每月预算。2.的士费用由各部门汇总每月按人核算报销一次。本月报销上月第一天到最后一天的的士费用，过期视同自动放弃，不能后补报销。3.的士费用报销的审批权限如下：子公司子公司集团行政部、集团行政部、外事公关部外事公关部集团项目管理部、集团项目管理部、集团人力资源部集团人力资源部集团审计部、财集团审计部、财务部、企业发展务部、企业发展部及其他部门部及其他部门部门每月累计100元以内0元以下部门负责人部门每月累计101200元副总经理部门负责人部门经理部门负责人部门每月累计201300元总经理部门每月累计超过301元集团财务总监集团董事副总经理项目总监（集团项目管理部）/董事总经理助理（集团人力资源部）集团财务总监4.报销人需要是当事人，上司不允许利用下属人员报销自己执行的费用。审批人只能审批其下属的费用，其本人的费用须由上一级审批人员审批。5.的士费用报销直接使用后附的士费用报销凭证 （请到财务部领取） ；不再需要填写报销凭证 。6.对于乘坐的士的规定请见集团行政部管理规章制度及运作流程第 42 页第三大点第 A 小点规定。财务管理制度第第25页的的 士士 费费 用用 报报 销销 凭凭 证证200 年 月 日编号： 报销人姓名所属部门日期路程（从 XX 地到 XX 地）无法乘坐其他交通工具的原因（请详细列明发生紧急情况的原因或其他原因）金额千 百 十 元 角 分合计报销金额合计报销金额合计报销金额大写 仟 佰 拾 元 角 分部门负责人审核签名年 月 日分公司副总经理审核签名年 月 日分公司总经理审核签名年 月 日项目总监/董事总经理助理审核签名年 月 日财务总监审核签名年 月 日集团董事副总经理审核签名年 月 日财务管理制度第第26页集团总经理审核签名年 月 日收款人签名年 月 日会计出纳财务经理财务管理制度第第27页差旅费用报销制度差旅费用报销制度领取预支款制度：领取预支款制度：1)出差人需要领取预支款时须填写出差申请单。2)出差申请单按出差管理制度由相应的审批人审核批准。3) 审批完毕的出差申请单交会计审核。会计审核以下内容：出差申请单的填写是否完整；预领款是否按出差费用标准计算；合计是否正确；大小写是否一致；经手人、审批人签名是否齐全。5)会计审核无误后的出差申请单交由财务经理或副经理(美居中心)复核；复核无误后交出纳付款。6)出差申请单一式两联，一份由财务部保管入帐；另一份由出差人保管于报销时连同差旅费用报销单报财务审批。7)出差人应于出差返回后一周内报销费用，超出期限者总部财务部将会在其当月工资中扣除，待办理报销手续后再给付现金。消费制度：消费制度：1)住宿费、应酬费及购买飞机票的费用应尽可能采取签卡（信用卡）付费。实际工作中需要使用现金支付以上款项的，须在事后报销单上写明现金支付原因。报销制度：报销制度：1)出差人报销时须填写差旅费用报销单。差旅费用报销单视同支付凭证。差旅费用报销单经部门经理审批确认后连同有关的出差申请单、发票、信用卡留底联交会计复核。2)部门经理发生的差旅费由分公司总经理审批确认。分公司总经理发生的差旅费用由集团董事长审批确认。3)以上审批人对费用发生的真实性、合理性负责。4)所有超出出差管理制度给付标准的费用报销须由执行人写明原因，经直接上司审批确认后上报集团董事长审批通过才能报销。5)会计审核以下内容：差旅费用报销单的填写是否完整；费用报销有无超出出差费用标准；超出标准的报销是否有写明原因并经直接上司审批同意；合计是否正确；大小写是否一致；经手人签名是否齐全；相关的出差申请单是否已经批准；相关的发票、信用卡留底联是否真实，金额，日期是否一致。财务管理制度第第28页6)有关人员审批后的差旅费用报销单交由财务经理复核；财务经理负责复核有关人员是否在其审批权限内审批，签名、相关原始单据是否完整。财务经理复核无误的支付证明交出纳付款。7)出差申请单或差旅费用报销单如果因故未被审批通过，财务部应立即通知申请人并尽量告知原因。严禁有意积压，阻碍工作进行。8)会计每月 16 日前提交上月、累计差旅费用汇总表(见附件)经集团财务经理审核后交财务总监及集团董事长审阅。其他规定：其他规定：1)市内进行市场调查等活动不作为出差，由于公司已提供每月固定餐费补贴，不允许再报销餐费。2)市外一天内，并且金额为 300 元以内的出差，如果没有预支，报销时可以不提供出差申请单。出差管理制度见行政部有关制度流程。财务管理制度第第29页上月、累计差旅费用汇总表上月、累计差旅费用汇总表报销日期内容预支金额实际报销金额经手人负责人附注XX 月 XX 日为 XX 事到 XX 地方出差3,0004,000XXXXXX本月合计数：上月累计数本月累计发生数编制人：财务副经理或财务主管审核：财务经理审核：财务总监：财务管理制度第第30页出差申请单出差申请单员工姓名：员工所属部门：目的地：天数： 共 天出差原因： 交通费计算公式总金额飞机： 轮船： 火车： 汽车：住宿费：膳食费：通讯费：应酬费：预预支支款款内内容：容：其他费用：合计金额：合计金额：万万 仟仟 佰佰 拾拾 元元 角角 分（小写：分（小写： 元）元）出差人签名：部门经理签名：副总监/分公司副总经理签名：总监/分公司总经理签名：财务总监签名：董事总经理签名：会计审核签名：财务经理/副经理审核签名：财务管理制度第第31页差旅费用报销单差旅费用报销单员工姓名：员工所属部门：目的地：天数： 共 天出差目的： 日期发票编号费用明细报销金额预算/金额超支金额超支原因费费用用报报销销内内容：容：小计小计借支金额：借支金额：应退应退/补金额：补金额：报销金额大写：报销金额大写： 万 仟 佰 拾 元 角 分出差人签名：部门负责人审核签名：副总监/分公司副总经理审核签名：总监/分公司总经理审核签名：财务总监审核签名：董事副/总经理签名：收款人签名收款日期：会计出纳财务经理财务管理制度第第33页采购及其他费用报销制度采购及其他费用报销制度领取预支款制度：领取预支款制度：1.采购员或其他业务执行人需要领取预支款时须填写借支单。2.借支单由直接上司审批，超出直接上司审批权限的报上一级领导审核批准。3.审批完毕的借支单交会计审核。会计审核以下内容：借支单的填写是否完整；大小写是否一致；经手人、审批人签名是否齐全；相关的预算、预算外使用申请表或申购单是否已经批准。4.会计审核无误后的借支单交由财务经理或副经理(美居中心)复核；复核无误后交出纳付款。5.采购员或其他业务执行人应于费用发生后两周内报销费用，超出期限者总部财务部将会在其当月工资中扣除，待办理报销手续后再给付现金。报销制度：报销制度：1.采购员或其他业务执行人报销时须填写支付证明。连同有关的预算外使用申请表、申购单、入仓单、发票等经直接上司审核批准后交会计复核。2.会计审核以下内容：支付证明的填写是否完整；大小写是否一致；经手人签名是否齐全；相关的预算外使用申请表、申购单、入仓单、等是否已经批准；相关的发票是否真实，金额是否一致。3.会计审核通过的支付证明交由分公司总经理审批。由分公司总经理执行的费用报销审批规定如下：属于交际应酬范围的项目，由集团董事副总经理审批；属于交际应酬范围外的项目，由财务总监审批；超过集团董事副总经理或财务总监审批权限外的项目，由集团总经理审批。4.超出分公司总经理审批权限的费用报销应按审批权限的规定，由上一级人员审批。5.对于没有超过预算金额，但是超过申购单上某项物品采购单价 5%以上的采购，以及由于更换物品而增加单位成本 5%以上的采购，采购员应事先询问总经办主任，是否继续与该供应商采购。在报销时，采购员应在申购单上写明采购单价增加及更换物品的原因，经总经办主任签名确认后到财务部报销。6.已经批准的支付证明经财务经理或副经理（美居中心）复核；财务经理负责复核有关人员是否在其审批权限内审批，签名、相关原始单据是否完整。财务经理复核无误的支付证明交出纳付款。7.借支单或支付证明如果因故未被审批通过，财务部应立即通知申请人并尽量告知原因。严禁有意积压，阻碍工作进行。财务管理制度第第34页8.集团总经办及外事公关部的费用报销在交部门负责人审批前先由会计审核以下内容：发票真伪，计算是否正确，是否有重复报帐等现象。总经理助理的费用在交其直接领导审批前先由会计审核以上内容。物资采购管理制度见行政部有关制度规定。财务管理制度第第35页仓库管理制度仓库管理制度一一本制度的目的本制度的目的为完善本集团仓库的管理与监控；保证只有经过授权的货物才能入库及出库；保证使用部门能及时领用到质量合格的货物；保证达到合理的库存量以平衡使用需要及降低企业由于库存而积压的现金；特制定本制度。二二本制度适用范围本制度适用范围本制度适用于各使用部门月度预算及月度预算外采购物资入库、保管及领用管理。具体包括：1. 日常耗用品：文具、清洁用品、工程部日常维修备用物资等。此类物品已包括在月度预算固定表格中。此类物品仓库须保留安全库存。2. 代购代销物品：包括根据客户要求代其购买的物品。此类物品须有客户的委托书。此类物品仓库不须保留安全库存。3. 非经常性使用物品及预算外采购物品：此类物品是根据经营需要一次性购买或超过三个月才会购买一次的物品。此类物品仓库不须保留安全库存。4. 子公司在不违反本制度的前提下，可制定更具体的仓库管理操作细则。子公司仓管员在操作时应同时执行本制度及所属子公司仓库管理操作细则。三三职责职责1. 领用人：应根据已批准预算或预算外使用申请表领取物品；领取时应确认数量及质量。2. 使用部门领导：使用部门领导应定期核对本部门所领用物品与仓库记录是否相符，对不相符物品负责追回。3. 仓管员：应及时通知使用部门领取物品；对收到、保管及发出物品的质量、数量负责；对没有已批准申购单的物品应拒绝入库；对于领用物品内容与已批准预算或预算外使用申请表不符时，应拒绝发货；对于领用人不符合标准的，应拒绝发货；应积极与财务部合作，调查仓库帐与财务记录的差异；对库存物品的安全性负责。每月编制采购预算的物品清单。4. 财务部副经理（美居中心）财务部经理（总部及大厦）及财务总监：全面负责仓管员的工作；管理及监督仓管工作的正常运行。四四物品入库及领用的管理物品入库及领用的管理财务管理制度第第36页1、 直接入仓的采购物资入库与出库管理1) 仓管员需根据申购单认真核对送货单 ，并填写收货单 。收货单一式 3 份：一份由仓管员留底，作为物资入库的证据；一份由总务部留底，作为采购完成的证据；一份报销时由采购员交会计部留底，作为支付证明。2) 仓管员必须保证入库物品符合已审批的申购单并对发货单位、入仓数量与质量进行验收。对于工程物资或其他需要专业判断的物资入库，仓管员应连同工程人员或相关专业人员一起验收，以保证质量。采购员有义务协助仓管员进行货物的验收以保证质量。仓管员如果发现发货单位或质量存在问题，应拒绝收货并及时通知采购员处理。3) 美居仓库货物验收入库的补充规定：如果货物入库验收时，仓管员能及时填写收货单并由使用部门验收人当场签名确认物品的数量及质量的，报销时货物入库的凭证为：已经仓管员及使用部门验收人签名确认的收货单 。如果货物入库验收时，仓管员不能及时填写收货单 ，则由使用部门负责验收的人当场在送货单上签名确认物品的数量及质量。仓管员于收货后两个工作日内，根据送货单上的签名记录，填写收货单并签名确认。报销时货物入库的凭证为：经仓管员签名确认的送货单及有使用部门验收人签名确认的送货单 。注：对于成批的货物，验收时使用部门应以抽查为确认质量的依据。如果在实际使用中发现未被抽查到而质量不合格的货物，使用部门可以在发现时填写退货单交总务部负责处理退、换货手续。4) 仓管员应及时通知使用部门领取已采购物品。 （美居各座工程部按预留一个星期的用量领取工程物品）仓库每月结账日为 25 号，各部门应尽量于 25 日前领用本月预算内所需物品。如确需在 25-31 日之间使用的物品可由领用人在 25 日前填领料单(注明“未领实物”)，视同领用，物品暂不出仓，待实际使用时再出仓。仓库管理员每月统计这部分领用物品并填制本月已填领料单但未出仓物品表 。2531 号领用之物品除下列情况外，一律作为预算外领用：A. 25 号之前因采购或验收等原因未能及时入库的物品。B. 工程部因应租户或其他部门要求进行安装维修需要领用的物品。5) 紧急项目的领用。如领用金额在 500 元以下，可由工程部经理批准填写借料单借料，但需在 2 个工作日内补回正常的领用手续，否则从工程部经理当月工资中扣除。6) 需以旧换新领用的物品，如预计将在 2531 号之间更换的，可于 25号前先领用新品，次月 5 号前退回旧品。7) 各部门领用物品时，仓管员应与已批月度预算或预算外使用申请表核对。上月预算内应领用而未领用之物品，可以在本月领用；上月预财务管理制度第第37页算内未领用物品如果直到本月仍未领用，则视同弃权处理，不允许以后领用。符合条件的领用，仓管员应填写出仓单并要求有关人员签收后方准予发货。不符合以上条件的，仓管员应拒绝发货。8) 文具等物品不列入预算，全部用出仓单或预算外使用申请表领用，如仓库当时无该库存，仓管员需在预算外使用申请表中列明零库存并签名确认。由使用部门交分公司总经办做预算外采购。9) 清洁部、工程部、保安部领用物品需由领班以上级别人员执行并签收，其他部门可由办公室文员领用并签收。10) 仓管员应及时登记仓库台帐并于每月末编制仓库收、发、存汇总表并盘点库存。盘点差异应及时调查、处理。仓管员应于每月 2 号（节假日顺延）将仓库盘点结果上报财务部经理。11) 收货单 、 出仓单及仓库收、发、存汇总表于每月 2 号（节假日顺延）交会计入帐，财务部审核后的仓库收、发、存汇总表交一份到采购员所属部门作为制订本月采购计划的依据。12) 仓库数据与财务数据发生差异时，仓管员应积极与会计合作，寻求差异原因。13) 仓管员每月 28 日前统计本月领用物资汇总表 ，交会计审核后，作为其编制当月工作报告中的预算执行情况对比表的依据。14) 仓管员每月 28 日提供物品清单，包括：物品编号、物品名称、规格、月末库存物品平均单价。仓管员负责对新增物品分类、编号，每月更新物品清单。使用部门依据物品清单原始资料做下月预算。2、 采购物资不入库，直接到使用部门的管理货物到达时，由采购员填写收货单及出仓单通知使用部门进行验收，部门验收人员应在收货单及出仓单上签字证明货物已验收合格并领用。采购员于一个工作日将部门验收人员已签字的收货单及出仓单交仓管员。领用人管理按上述第 7 项的规定处理。3、 物品验收不合格的管理制度：详见采购管理制度有关规定五五物品退库制度物品退库制度1 以旧换新制度凡在以旧换新清单所列的物品必须严格执行以旧换新制度。此外，仓管员可以对不在清单上的物品提出以旧换新的意见。使用部门确认后由仓管员更新以旧换新清单。仓管员及美居工程部须在各自的仓库设立专门存放退换物品的地方并用标识区分。2 不可用的物品退仓时，使用部门填写物资调拨单（美居填写退仓单） ，财务管理制度第第38页按审批权限的规定进行审批后，仓管员给予办理物品退仓手续。仓管员对退库物品进行以下分类处理：a) 可重复使用物品，仓管员应分开存放并登记帐外资产清单；b) 质量有问题的物品，仓管员应登记在册并立即通知采购。采购确认后填写退货单，向供应商要求退换。c) 不可用/损毁物品，应按报废制度每月进行一次实物清理。六六仓库的报废制度仓库的报废制度1) 仓管员每月编制报废物品清单，对不可用/损毁物品进行报废处理（因以旧换新换下的报废物品不需要列详细清单） 。2) 报废物品购入单价在 300 元以下的，由分公司总经理及集团财务总监审批。3) 废旧物品购入单价在 300 元以上的，报废时由集团行政部审核后，报分公司总经理及集团财务总监审批。4) 经审批的报废物品由协助部门进行清理，如能变价出售的部分则回收残值，在三天内处理完毕（协助部门由分公司总经理授权） 。5) 在清理过程中，由集团财务部经理助理核实报废清单的物品并跟进报废处理过程。财务管理制度第第39页工程部维修材料领用工作流程图（正常上班时间）工程部维修材料领用工作流程图（正常上班时间）工程部调度员填写借料单仓管员对照部门每月材料预算表预算内材料领用预算外材料领用领料人签名，部门主管或经理签名后，发放材料凭已审批的预算外领用申请表发放材料工程完工后领料人将剩余材料退回仓库，仓管员确认签名第二天上班后根据借料单 、 工程维修单填写出仓单 （或电脑出仓单） ，并核对库存量已填好（或入帐）的出仓单交工程部主管或部门经理签名确认月底填写各部门预算内、外领用汇总表1 份仓库留底，1 份交财务部工程部调度员填写借料单仓管员对照部门每月材料预算表预算内材料领用预算外材料领用领料人签名，部门主管或经理签名后，发放材料凭已审批的预算外领用申请表发放材料工程完工后领料人将剩余材料退回仓库，仓管员确认签名第二天上班后根据借料单 、 工程维修单填写出仓单 （或电脑出仓单） ，并核对库存量已填好（或入帐）的出仓单交工程部主管或部门经理签名确认月底填写各部门预算内、外领用汇总表1 份仓库留底，1 份交财务部财务管理制度第第40页客户借用工具工作流程图客户借用工具工作流程图物业主管（助理）填写借条工程部经理（或主管）签字同意借出根据已签字的借条发放工具客户需在一个工作日将工具还回仓库超过一个工作日物业主管（或助理负责追回 注：借条需注明借用工具名称、规格型号、数量、归还日期；财务管理制度第第41页非正常上班日、节假日仓库钥匙使用、材料领用流程图非正常上班日、节假日仓库钥匙使用、材料领用流程图用信封封好仓库备用钥匙，并附使用程序一份，交总值/保安保管需使用时，领料人与管理钥匙的保安/总值一同使用信封中的备用钥匙领料人、保安部领班、总值须在周六、日及节假日非办公时间使用仓库钥匙的程序上登记开仓时间，关仓时间及借用物料的名称、数量并签名确认填写完毕后将信封重新封好填写完毕后将信封重新封好注意事项：注意事项：1、上班的第一个工作日内，仓管员对借料单中填写的物料数量进行核准。2、同一日及时通知借料人补办相关的出仓手续财务管理制度第第42页工程人员借用工具流程图工程人员借用工具流程图借用人在借用人在工具借用登记表工具借用登记表上写明所要借用的工上写明所要借用的工具名称、型号、数量及归还日期，并签名确认。具名称、型号、数量及归还日期，并签名确认。仓管员根据登记表发放工具并签名仓管员根据登记表发放工具并签名借用人用完工具交仓库时，检查归还工具有无损坏，登记归还日期并签名。注意事项：注意事项：1、如过期未还的工具，要加于追还；2、工程人员归还工具时要对工具进行认真检查，如有损坏，报工程部主管处理。财务管理制度第第43页周六、日及节假日非办公时间使用仓库钥匙的程序周六、日及节假日非办公时间使用仓库钥匙的程序1领料人与当值保安部领班及总值一同使用此信封中的钥匙；2领料人必须在此表登记以下时间并签名确认，保安部领班、总值签名加以确认；3领料人必须填写清楚材料的名称及数量，保安部领班和总值必须认真确认；4材料领用完毕后，必须关好电源及仓库门；5填好以下内容后，保安部领班负责将信封再次封好，并交给总值保管。打开信封时间：打开仓库时间：关闭仓库时间：领用材料清单：附借料单领料人签名：保安部领班签名：总值签名：年月日财务管理制度第第44页一次入库、跨月多次领用物品的管理流程一次入库、跨月多次领用物品的管理流程适用范围：本流程适用于申请数量多于当月实际需求数量的物品管理。例如：印刷品，包装袋等。流程：使用部门根据未来需求预测及批量采购单价差异确定申请数量做入预算采购员根据已批预算采购入库财务在采购员报销时视为预算已完成，物品全部领用出库物品领用仓库月末写一次入库，跨月多次领用物品统计表财务部备查簿登记此类物品变动财务管理制度第第45页高盛集团借料单高盛集团借料单年月日年月日维修单维修单NO._材料名称型号数量剩余数量备注总经理/副总经理：部门主管：调度：仓管员：领料人：财务管理制度第第46页预算上报流程预算上报流程备注：由于集团行政部将对采购预算的合理性提交报告，财务部在上交预算时需要取得集团行政部的报告，一并交集团总经理审批。分公司于每月 26 日下午下班前准备好预算资料交总部财务负责人审核及汇总。总部财务负责人审核后汇总有关数据于每月27 日下午下班前报集团财务经理审核。集团财务经理审核后于每月 28 日上午下班前交集团财务总监审核。集团财务总监审核后于每月 28 日下午下班前交集团总经理审阅。财务管理制度第第47页每月总结上报流程每月总结上报流程备注：如果分公司上交报告后在最后一天发现有数据需要更新，则分公司财务部需要在集团财务总监交报告前通知总部及时更新有关数据。分公司于每月最后一日上午上班前准备好总结资料交总部财务负责人审核及汇总。总部财务负责人审核后汇总有关数据于每月最后一日下班前报集团财务经理审核。集团财务经理审核后于下月第一天上午下班前交集团财务总监审核。集团财务总监审核后于下月第一天下午下班前交集团总经理审阅。财务管理制度第第48页年度预算及年度预算执行情况汇报流程