保险业务外汇管理内部控制制度

国家外汇管理局关于下发保险业务外汇管理内部控制制度（试行）的通知（汇发2004123号2004年12月22日）国家外汇管理局各省、自治区、直辖市分局、外汇管理部，深圳、大连、青岛、厦门、宁波市分局：为了加强内部管理，规范保险外汇业务操作，总局在征求部分分局意见的基础上，制定了保险业务外汇管理内部控制制度（试行）（以下简称内控制度）（见附件）。现将内控制度下发给你们，请认真遵照执行。执行中如遇到问题，请及时向总局经常项目管理司反馈。附件：保险业务外汇管理内部控制制度（试行）附件：保险业务外汇管理内部控制制度（试行）第一章总则第一条为加强内部管理、增强保险外汇管理工作的风险防范意识、自我约束意识、提高保险外汇业务监管水平和金融服务水平，根据中华人民共和国行政许可法、中华人民共和国外汇管理条例、保险业务外汇管理暂行规定（以下简称暂行规定）等法律、法规、行政规章和规范性文件，特制定保险业务外汇管理内部控制制度（以下简称本制度）。第二条本制度是国家外汇管理局各级分支机构（以下简称外汇局）保险业务外汇管理工作中应遵循的行为准则和制度规范。第三条外汇局保险业务外汇管理的主要职责是：（一）根据保险经营机构外汇业务管理政策法规，规范保险外汇业务发展；（二）核准保险经营机构外汇业务市场准入和退出；（三）对保险经营机构和保险中介机构外汇账户、外汇收支、结售付汇等的日常监管；（四）对保险经营机构和保险中介机构保险外汇业务的现场和非现场监管；（五）对保险经营机构保险外汇业务的统计监测和分析。第二章内部控制制度的目标、原则和要求第四条保险业务外汇管理内部控制制度的总体目标是建立一个管理科学化、监管制度化的内控体系：（一）确保保险业务外汇管理相关法律法规、规章的贯彻落实；（二）实现保险业务外汇管理目标；（三）防范各类违法、违规及违章行为，控制和消除操作风险；（四）保证档案资料、财务会计报告、报表等监管信息的真实性和报送的及时性；（五）保障管理授权权限责任的全面落实。第五条各项保险外汇监管业务的办理应遵循逐级授权、逐级上报、逐级审核的原则。第六条内部控制制度的基本要求：（一）外汇局应根据本地区保险业务外汇管理的实际情况，设立保险业务外汇管理岗位，配备相应人员。保险业务外汇管理岗位应设置业务初审岗和业务复核岗。1、业务初审岗的职责：（1）对保险经营机构市场准入和退出、开立外汇账户、结售汇及付汇申请的初步审查；（2）保管重要凭证及业务档案；（3）搜集、汇总保险业务外汇统计数据，编制业务报表，定期对外汇保险业务进行统计和分析；（4）对辖内保险经营机构进行现场和非现场监管；（5）指导、监督下一级外汇管理部门开展保险业务外汇管理工作等；（6）完成领导交办的其他事项。2、业务复核岗的职责：（1）对保险经营机构市场准入和退出、开立外汇账户、结售汇及付汇申请的初步审查结果进行复核；（2）对重要凭证及业务档案的保管情况进行检查；（3）组织开展对辖内保险经营机构保险外汇业务的监管；（4）对汇总的保险业务外汇统计报表和分析报告进行复核；（5）指导、监督下一级外汇管理部门开展保险业务外汇管理工作等；（6）完成领导交办的其他事项。（二）保险业务外汇管理应建立和健全授权审批制度，切实加强对保险外汇管理人员的约束和监督。各级保险外汇管理人员都必须严格按照暂行规定、保险业务外汇管理操作规程（以下简称操作规程）以及其他相关法规操作业务，不得违反程序或省略程序操作。（三）各分局须按照以下要求建立健全信息资料系统：1、完整性。应按照暂行规定和操作规程等法规，建立和完善信息资料管理制度，按业务分类汇总、整理和管理全面完整的信息资料。2、真实性。各类信息资料应真实准确。3、保密性。严格按照国家有关保密规定，对信息资料实行管理，并严格执行收发、打印、交接、归档、修改、保管、使用、调阅、登记、销毁制度。第三章保险外汇业务日常监管的内部控制第七条资料审核控制。根据暂行规定、操作规程及有关法规规定，按照合规、完整、及时和独立的原则，实行双人负责制，分别对保险经营机构和保险中介机构上报的申请业务资料进行初审和复核。第八条审核授权控制。按照暂行规定、操作规程及有关法规规定的权限，各级外汇局在权限内核准保险经营机构和保险中介机构保险外汇业务。在审核各项业务中，应遵循逐级有限授权、分类区别授权、适时调整授权。任何一项保险业务外汇管理行为，必须经业务初审和复核两个人以上（含两人）办理完成。第九条核准时限。在收到保险经营机构和保险中介机构有关保险外汇业务完整申请文件后，应当自受理行政许可申请之日起20个工作日内做出决定。20个工作日内不能做出决定的，应报本（分）局负责人批准后，可以延长10个工作日，并在20个工作日期限届满前，告知申请人延长期限及理由。对因不符合条件而不予受理的，应在受理保险经营机构和保险中介机构申请之日起5个工作日内告知。第十条受理申请材料、核准有关业务时，必须按照职责权限，认真填写“国家外汇管理局保险外汇业务内部处理单”（见附件1）。“国家外汇管理局保险外汇业务内部处理单”全面反映业务处理及核准的时限、权限，是对保险外汇业务管理进行监督检查的重要依据。第十一条核准文件。做出市场准入、退出核准的，以外汇局发文形式告知申请单位。做出其他核准的，按要求向申请单位出具“国家外汇管理局保险外汇业务核准件”（见附件2）。上述外汇局发文和“保险外汇业务核准件”是保险公司和外汇指定银行按规定办理相关业务的法定文件，是对保险外汇业务管理进行监督检查的重要依据。第十二条对保险结售汇业务核准实行登记制度，外汇局应认真填写“保险结售汇业务核准登记簿”（见附件3），用以系统反映辖内保险机构结售汇核准情况。第四章凭证和业务档案内部管理规定第十三条保险外汇业务凭证是指经营外汇业务许可证（正、副本）。第十四条业务档案包括保险外汇业务核准件、国家外汇管理局保险外汇业务内部处理单、各类备案函以及其他业务档案，不包括一般文书档案。第十五条经营外汇业务许可证（正、副本）由总局统一印制。分局根据所辖地区业务量的规模向总局申领空白经营外汇业务许可证（正、副本）。保险外汇业务核准件、内部业务处理单由总局统一格式要求，各分局按照总局样本自行印制。第十六条空白经营外汇业务许可证（正、副本）应指定专人保管，设专柜存放。凭证保管人在每个季末负责盘点经营外汇业务许可证（正、副本）。第十七条对保险外汇业务凭证实行登记管理。建立“库存凭证登记簿”（见附件4）和“保险公司领取经营外汇业务许可证登记簿”（见附件5）。“库存凭证登记簿”用于反映各级外汇局经营外汇业务许可证的入库、领用和库存情况。保管人应按季度填写“库存凭证登记簿”。“保险公司领取经营外汇业务许可证登记簿”用于反映保险公司领取经营外汇业务许可证的情况。第十八条因填写错误等原因作废的凭证，应加注“作废”字样，并在“库存凭证登记簿”上标明相关内容。对发生凭证遗失情况，应及时向上级主管领导报告。第十九条业务档案的销毁。业务档案的销毁必须符合规定的程序，由申请科室填写申请，说明销毁原因、名称、数量、销毁档案类型等内容，提交分管处长审核，再经处长批示后，方可实施销毁。第二十条各级外汇局对暂行规定、操作规程及有关法规规定的各类业务档案和文件资料，按照完整、真实、保密、安全的原则进行归档、保管、登记和销毁，并留存5年备查。第五章信息报告制度第二十一条保险外汇业务监管实行季度和年度定期报告制度。各分局应认真组织落实辖区内保险外汇经营机构及外汇指定银行的报表报送工作，按季进行统计、汇总和分析，撰写保险外汇监管分析报告报送至总局经常项目司。总局在接到各分局报送的报表和保险外汇监管报告之后，负责汇总分析。季度统计表在季后的10个工作日内报总局经常项目司，季度分析报告在每季度后20个工作日内报送总局经常项目司。各分局还应在下一年度第一个月内将辖区内全年度保险外汇业务分析报告报总局。第二十二条针对疑难问题和热点问题，建立特别报告制度。外汇局对保险经营机构在外汇业务经营过程中遇到的疑难问题，应迅速做出反应，及时从保险经营机构及相关方面了解情况，弄清楚问题产生的原因、背景，探求可能的解决之道，并将问题反馈至总局经常项目司，必要的时候撰写专项调研报告报送总局。第二十三条建立新出台政策法规的跟踪反馈制度。总局有关保险外汇业务的法规或通知下发之后，各分局除应认真及时进行转发外，还应组织宣传和培训工作，并就政策实施情况进行跟踪调查，及时撰写报告反馈总局经常项目司；总局在收到各分局信息反馈后，应根据政策的实施效果，对相关的政策法规进行进一步的完善。第六章附则第二十四条国家外汇管理局将根据业务发展情况对本制度进行调整。本制度由国家外汇管理局负责解释和修改。第二十五条本制度自2005年3月1日起执行。附件1：国家外汇管理局保险外汇业务内部处理单申请机构审核事项币种金额依据现行法规应审核的材料：备注：（如业务情况描述）初审意见：复审意见： 复核人： 年月日 如需，分管负责人意见： 年月日 附件2：国家外汇管理局保险外汇业务核准件编号 年 月 日申请机构联系人联系电话客户代码开户银行账户性质账户币种账户限额核准要项币种金 额 收入范围支出范围备 注 （外汇局业务章）签字 年月日 （金融机构签章）签字 年月日 注：1、本核准件自签发之日起一个月内一次使用有效，涂改无效。2、根据所核准业务需要，填写相关内容。3、本表一式三份，外汇局、外汇指定银行、保险经营机构各一联。附件3：_年保险结售汇业务核准登记簿序号保险公司名称核准时间批准文件文号或核准件编号结汇售汇核准事项经办人备注币种金额注：1、分局在填写此表时，应包括辖内保险公司经总局核准向分局报备和经分局核准的结售汇业务情况。2、如保险公司实际结售汇情况与核准的不符，应在备注栏中记录。附件4：年库存凭证登记簿经营外汇业务许可证时间季初库存入库领用季末库存保管人签字备注正本副本正本副本正本副本正本副本一季度二季度三季度四季度注：1、经营外汇业务许可证的入库、领用应按实际发生登记；2、对已作废的应在备注栏中标明“作废”字样及个数；3、“领用”栏统计的应包括作废的许可证个数；4、除用于向保险公司发放经营外汇业务许可证外，外汇局分支局发生内部领用时，还应单独记录用明细如领用数量、领用日期及领用人签字等。附件5：_年保险公司领取经营外汇业务许可证登记簿经营外汇业务许可证时间领证公司许可证编号核准件号许可证有效期发证人领证人备注注：1、保险公司领取经营外汇业务许可证应逐笔登记发布部门：国家外汇管理局发布日期：2004年12月22日实施日期：2005年03月01日(中央法规)