《Access 数据库应用》 建立数据库和表

Access 2007数据库应用-建立数据库和表第2章建立数据库和表本章学习要点l 建立数据库l 建立表l 利用表设计器创建表l 字段属性l 数据的有效性规则l 建立表关系l 表关系的高级设置l 修改数据表结构和记录l 筛选与排序 2.1 建立一个数据库 l创建数据库l打开数据库 l管理数据库 2.1.1 创建数据库 l 建立空数据库 第一步：启动Access 2007，弹出【开始使用Microsoft Office Access】页，如下图所示。 第二步：单击屏幕左上角的Office徽标，弹出Office功能菜单，单击【新建】按钮，也可以直接单击屏幕中间的【空白数据库】按钮，新建一个数据库，如下图所示。 单击此处，新建一个空白数据库。2.1.1 创建数据库l建立空数据库 第三步：在屏幕右下方的【文件名】文本框中输入Database1.accdb，如下图所示。 第四步：用户可以单击文本框右边的【文件夹】按钮更改数据库的存放位置，如下图所示。 单击此处可更改存储位置。在这里输入文件名。2.1.1 创建数据库l建立空数据库 第五步：选择【创建】选项卡，新建一个空白数据库。新建的数据库自动创建一个数据表，如下图所示。 2.1.1 创建数据库l 利用模板建立数据库 第一步：启动Access 2007，单击左边【本地模板】，从列出的11个模板中，选出符合自己要求的一个模板。本例中选择【联系人】数据库模板，如下图所示。 第二步：在屏幕右下方弹出的【数据库名称】中输入想要采用的数据库文件名，然后单击【创建】按钮，完成数据库的创建。创建的数据库如下图所示。 单击此处，选择建立“联系人”数据库。2.1.1 创建数据库l 利用模板建立数据库 第三步：这样我们就利用模板创建了“联系人”数据库。单击【新建联系人】按钮，弹出如下图所示的对话框，即可输入新的联系人资料了。 2.1.2 打开数据库 l 打开数据库的操作步骤第一步：启动Access 2007，单击屏幕左上角的Office徽标，在弹出的Office功能菜单中选择【打开】按钮，如下图所示。 第二步：在弹出的【打开】对话框中选择要打开的文件，单击【打开】按钮，即可打开选中的数据库，如下图所示。 2.1.3 管理数据库 l 压缩和修复数据库对“罗斯文_full.accdb”数据库进行压缩。 第一步：启动Access 2007，打开“罗斯文_full.accdb”数据库。 第二步：单击Office徽标，在弹出的功能菜单中选择【管理】选项，再单击选择【压缩和修复数据库】选项，如下图所示。 第三步：这样，系统将自动对数据库进行压缩和修复，对比压缩后的数据库体积，如下图所示。 2.1.3 管理数据库l 备份数据库 对“罗斯文_full.accdb”示例数据库进行备份。 第一步：启动Access 2007，打开压缩过的“罗斯文_full.accdb”数据库。 第二步：单击Office徽标，在弹出的功能菜单中选择【管理】选项，再选择【备份数据库】选项，如下图所示。 第三步：系统将弹出【另存为】对话框，默认的备份文件名为“数据库名+备份日期”，如下图所示。 第四步：单击【保存】按钮，即可完成数据库的备份。 2.1.3 管理数据库l 查看数据属性 查看“罗斯文_full”示例数据库的属性。 第一步：启动Access 2007，打开任意一个数据库文件。 第二步：单击屏幕左上角的Office徽标，在弹出的菜单中选择【管理】按钮，再选择【数据库属性】选项，如下图所示。 第三步：在弹出的数据库【属性】窗口中的【常规】选项卡中显示了文件类型、存储位置与大小等信息，如下图所示。 2.2 创建简单表 l使用表模板创建数据表 l使用字段模板创建数据表 l使用表设计创建数据表 l字段、数据类型及字段属性 2.2.1 使用表模板创建数据表 l 在新建的空白数据库中，运用表模板，建立一个“联系人表”。 第一步：启动Access 2007，新建一个空白数据库，命名为“表示例.accdb”。 第二步：切换到【创建】选项卡下，单击【表模板】按钮，在弹出的菜单中选择【联系人】选项，如下图所示。 第三步：这样就创建了一个“联系人”表。此时【数据表】标签栏上方会出现黄颜色的“表工具”提示。选择【数据表】选项卡，进入【数据表视图】，如下图所示。 2.2.2 使用字段模板创建数据表l 在新建的空白数据库中，运用表模板，建立一个“学生信息表 ”。 第一步：启动Access 2007，新建一个空白数据库，命名为“表示例.accdb”。 第二步：切换到【创建】选项卡下，单击【表模板】按钮，在弹出的菜单中选择【联系人】选项，如下图所示。 第三步：单击【数据表】选项卡下【字段和列】组中的【新建字段】按钮，如下图所示。 2.2.2 使用字段模板创建数据表l 在新建的空白数据库中，运用表模板，建立一个“学生信息表 ”。第四步：系统弹出【字段模板】窗格，如下图所示。 第五步：双击【字段模板】窗格中的某一字段，或者直接将其拖动到数据表中，即可将该字段添加到数据表中。 2.2.2 使用字段模板创建数据表【字段模板】窗格提供了一个创建新字段的方法，除了使用【字段模板】利用系统中的字段模板创建新字段外，还可以根据其他表中的现有字段创建新字段。只需要单击【添加现有字段】按钮，即可弹出【字段列表】窗格，如下图所示。只要双击选定字段，或者将其拖动到数据表中，即可将该字段添加到创建的表中。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l 在“表示例.accdb”数据库中，利用表的设计视图，建立一个“学生信息表”。 第一步：启动Access 2007，打开数据库“表示例.accdb”。 第二步：切换到【创建】选项卡，单击【表】组中的【表设计】按钮，进入表的设计视图，如下图所示。 第三步：在【字段名称】栏中输入字段的名称，在【数据类型】下拉列表框中选择该字段的数据类型。【说明】栏中的输入为选择性的，可以不输入，但是为了使设计的表具有良好的可读性，建议输入必要的说明。本例中，在【字段名称】中输入“学号”，选择的【数据类型】为“数字”型，如下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l 在“表示例.accdb”数据库中，利用表的设计视图，建立一个“学生信息表”。第四步：在“表示例.accdb”数据库中，利用表的设计视图，建立一个“学生信息表”。第五步：单击【保存】按钮保存该数据表，输入名称为“学生信息表”，单击【确定】按钮以后，弹出“尚未定义主键”的提示框，如下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l 在“表示例.accdb”数据库中，利用表的设计视图，建立一个“学生信息表”。 第六步：选择【否】按钮，暂时不设定主键。单击屏幕左上方的【视图】按钮，切换到【数据表视图】，这样就完成了利用表的【设计视图】创建表的操作。完成的数据表如下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l 在上面创建的“学生信息表”中定义主键。 第一步:启动Access 2007，打开建立的“表示例.accdb”数据库。 第二步：在导航窗格中双击已经建立的“学生信息表”，然后单击【视图】按钮，或者单击【视图】按钮下的小箭头，在弹出的菜单中选择【设计视图】选项，进入表的【设计视图】，如下图所示。 第三步：在【设计视图】中选择要作为主键的一个字段，或者多个字段。要选择一个字段，请单击该字段的行选择器。要选择多个字段，请按住Ctrl键，然后选择每个字段的行选择器。本例中我们选择“学号”字段，如下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l 在上面创建的“学生信息表”中定义主键。 第四步：在【设计】选项卡的【工具】组中，单击【主键】按钮，或者单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【主键】选项，为数据表定义主键，如下图所示。 2.2.4 字段、数据类型及字段属性 lAccess提供了10种数据类型 【文本】：用于文字或文字和数字的组合，如住址；或是不需要计算的数字，如电话号码。该类型最多可以存储255个字符。 【备注】：用于较长的文本或数字，如文章正文等。最多可存储65535个字符。 设计表，实际上就是设计表的各个字段，包括字段的数据类型、字段属性等。如果用表的设计视图，各字段名称、数据类型和字段属性都要由用户自己来设置。 【数字】：用于需要进行算术计算的数值数据，用户可以使用“字段大小”属性来设置包含的值的大小。可以将字段大小设置为1、2、4、8或16个字节。 【货币】：用于货币值并在计算时禁止四舍五入。 【是/否】：即布尔类型，用于字段只包含两个可能值中的一个，在Access中，使用“-1”表示所有“是”值，使用“0”表示所有“否”值。 【OLE对象】：用于存储来自于Office 或各种应用程序的图像、文档、图形和其他对象。 【日期/时间】：用于日期和时间格式的字段。 【自动编号】：用于自动记录插入的记录的序号。一个表中只能有一个字段的数据类型为“自动编号”。 【超链接】：用于超链接，可以是UNC路径或URL网址。 【附件】： 任何受支持的文件类型，Access 2007 创建的ACCDB格式的文件是一种新的类型，它可以将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附加到数据库记录中。 2.2.4 字段、数据类型及字段属性 l 字段属性的设置各种字段的属性取决于字段的数据类型，如下图所示。 2.2.4 字段、数据类型及字段属性 l 字段属性的设置 【字段大小】设置为“长整型”。 【小数位数】设置为“0”。 【标题】就是在数据表视图中要显示的列名，默认的列名就是字段名。 【有效性规则】和【有效性文本】是设置检查输入值的选项，在这里设置检查规则为“50330101 and 50330430”，即输入的学号要大于50330101，小于50330430，如果不在这个范围之内，如输入50330430，则出现“对不起，您输入的学号不正确！”的提示框，如下图所示。 字段大小】设置为“8”，即该字段中可以输入8个英文字母或汉字，这对于“学院”名称的显示应该是足够的。 【默认值】用来设置用户在输入数据时该字段的默认值，在这里输入“机电学院”作为默认值。2.3 修改数据表结构 l利用设计视图更改表的结构 l利用数据表视图更改表的结构l数据的有效性 2.3.1 利用设计视图更改表的结构 l 运用【设计视图】更改表的结构和用【设计视图】创建表的原理是一样的，两者的不同之处在于在运用【设计视图】更改表的结构之前，系统已经为你创建了字段，你仅需要对字段进行添加或删除的操作。l 在【开始】选项卡下，单击【视图】按钮，进入表的【设计视图】，可以在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对【字段属性】进行设置。操作界面如下图所示。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 表的【数据表】选项卡下面的工具栏可以分为4个组，分别如下。 【视图】组：单击该视图下部的小三角，可以弹出数据表的各种视图选择菜单，用户可以选择【数据表视图】、【数据透视表视图】、【数据透视图视图】和【设计视图】等，如下图所示。 【字段和列】组：该组中有各种关于字段操作的按钮，用户可以运用这些按钮，实现表中字段的新建、添加、查阅和删除等操作，如下图所示。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构 【数据类型和格式】组：这是Access 2007的新功能，用户可以直接在【数据表视图】中改变字段的数据类型，设置字段的【必需】、【唯一】属性等，如下图所示。 表和其他的数据库对象一样，有不同的视图。例如用户可以在表的【数据表视图】中查看和输入数据记录，在表的【设计视图】中设计字段属性等。 【关系】组：创建表关系窗口的入口，单击该组中的【表关系】按钮可以进入【表关系设计】窗口，用户在该窗口中设置表关系。关于表关系，我们将在2.4节中做专门介绍。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【字段和列】组中修改字段 在【数据表视图】中向“学生信息表”中添加“联系电话”字段。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中打开“学生信息表”。 第二步：双击【添加新字段】列标题，输入字段名，即可向“学生信息表”中添加新字段，如下图所示。 双击此处添加新字段。2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【字段和列】组中修改字段 在【数据表视图】中向“学生信息表”中添加“联系电话”字段。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中打开“学生信息表”。 第二步：单击【数据表】选项卡下面的【新建字段】按钮，如下图所示。 第三步：系统将弹出【字段模板】窗格，选定要添加的字段，双击或者直接将其拖动到数据表上，这样就在表中加入了选定的字段。本例中选择“移动电话”和“地址”字段，双击加入数据表中。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【字段和列】组中修改字段 向“学生信息表”添加“联系人”表中的字段。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格双击打开“学生信息表”。 第二步：单击【数据表】选项卡下面的【添加现有字段】按钮，如下图所示。 第三步：在弹出的【字段列表】窗格中选定要添加的字段，双击或者直接拖动到数据表中，则系统将弹出【查阅向导】对话框。用户可以在该对话框中选择要添加的字段，本例中我们选择“电子邮件地址”字段，单击【添加】按钮将字段添加到右边的【选定字段】列表框中，如下图所示。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【字段和列】组中修改字段 向“学生信息表”添加“联系人”表中的字段。第四步：单击【下一步】按钮，弹出选择记录排序方式的对话框，如下图所示选择按照“电子邮件地址”进行排序。 第五步：单击【下一步】按钮，弹出选择设置列宽的对话框，可以拖动列的右边缘来设置列宽，如下图所示。 第六步：单击【下一步】按钮，输入该字段的名称，单击【确定】完成创建。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【字段和列】组中修改字段 向“学生信息表”添加“联系人”表中的字段。第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中打开“学生信息表”。 第二步：单击【数据表】选项卡下面的【查阅列】按钮，如下图所示。 第三步：弹出【查阅向导】对话框。对话框中有两个选项，即【使用查阅列查阅表或查询中的值】和【自行键入所需的值】。第一个选项和上一个例子完全相同，在这里我们选择第二个选项，即【自行键入所需的值】，如下图所示。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【字段和列】组中修改字段 向“学生信息表”添加“联系人”表中的字段。第四步：单击【下一步】按钮，弹出选择列数的对话框，如下图所示我们选择第1列。 第五步：单击【下一步】按钮，输入字段名称为“工作省份”，单击【确定】完成创建，注意不要选择【允许多值】选项。创建后的数据表视图如下图所示。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【字段和列】组中修改字段 向“学生信息表”添加“联系人”表中的字段。第六步：单击“工作省份”的下拉列表后，会出现一个半透明的设置按钮，单击该设置按钮，弹出【编辑列表项目】对话框，输入所要选择的项目，如下图所示。 第七步：单击【确定】按钮，完成编辑，这样就完成了用【查阅列】添加一个字段的操作，完成后视图如下图所示。 2.3.2 利用数据表视图更改表的结构l 在【数据表视图】中设置字段数据类型在表的【数据表视图】中设置 “联系电话”字段为“文本”数据类型。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中打开“学生信息表”。 第二步：选择“联系电话”列，在【数据表】选项卡下的【数据类型和格式】组中，单击【数据类型】旁边的下拉列表箭头，选择“文本”数据类型，如下图所示。 双击此处选择数据类型。2.3.3 数据的有效性 l Access提供了3层有效性验证的方法，分列如下。 数据类型验证。数据类型提供了第一层验证。在设计数据表时，为表中的每个字段定义了一个数据类型，该数据类型限制了用户可以输入哪些内容。例如，“日期/时间”数据类型的字段只接受日期和时间，“数字”型字段只接受数字数据等。 字段大小。字段大小提供了第二层验证。例如，在上面例子中我们设置“学院”字段最多接受8 个字符，这样可以防止用户向字段中粘贴大量的无用文本。 表属性。表属性提供了第三层验证方法。表属性提供非常具体的几类验证。l 可以将【必填字段】属性设置为“是”，从而强制用户在字段中输入值。l 使用【有效性规则】属性要求输入特定的值，并使用“有效性文本”属性来提醒用户存在错误。l 使用【输入掩码】强制用户以特定格式来输入记录。例如，一个输入掩码强制用户以欧洲格式输入日期，形式如2007.04.14。 2.3.3 数据的有效性l 设置数据的有效性规则 给“学生信息表”中的“院系专业”字段设置有效性规则，使系统只能接受三种类型的输入。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中打开“学生信息表”。 第二步：单击【视图】按钮进入表的【设计视图】，选择“院系专业”字段。 第三步：在“院系专业”字段的字段属性中设置【有效性规则】为“In(机械制造与自动化系，工业设计系，航空宇航制造工程系)”，如下图所示。 第四步：这样就完成了对“院系专业”字段的有效性的设置，当用户输入的数据不是上面三个中的任意一个时，系统会弹出提示对话框，如下图所示。 2.3.3 数据的有效性l 常用的规则表达式如下所示 0：要求输入值非零。 =0：输入值不得小于零。 Access提供了“自动编号”的数据类型，以创建在输入记录以后自动生成编号的字段。生成编号以后，编号就不可更改了，除非删除或更改记录。 50 or 100：输入值为50或者100中的一个。 Between 50 And 100：输入值必须介于50和100之间，它等于“50 And 100”。 =#01/01/2007# And #01/01/2008#：必须输入 2007 年的日期。 Like A-Z*A-Z.com Or A-Z*A-Z. net Or A-Z*A-Z：输入的电子邮箱必须为有效的 .com、.net 或 地址。 2.3.3 数据的有效性l在创建表达式时，需要牢记下列规则。 将表字段的名称用方括号括起来，例如：要求日期=订购日期+30。将日期用“#”号括起来，例如：#01/01/2007#。将字符串值用双引号括起来，例如：张三or李四。用逗号分隔项目，并将列表放在圆括号内，例如IN (东京,巴黎,莫斯科)。 2.3.3 数据的有效性l 输入掩码 为“学生信息表”中的“入学时间”字段添加输入掩码。第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中打开“学生信息表”。 第二步：单击【视图】按钮进入表的【设计视图】，选择“入学时间”字段。 第三步：在“入学时间”字段的字段属性中，单击【输入掩码】行右方的省略号按钮，弹出【输入掩码向导】对话框，如下图所示。 第四步：选择“短日期”选项，单击【下一步】按钮，弹出如下图所示的对话框。 第五步：单击【下一步】按钮，即可完成输入掩码的创建，切换到【数据表视图】，当输入数据时，该视图如下图所示。 2.4 设定表之间的关系 l表的索引 l创建表关系 l表关系的查看和编辑、2.4.1 表的索引 l 在“学生信息表”中给“学号”和“姓名”字段建立索引。第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中分别打开“学生信息表”。 第二步：单击【视图】按钮进入表的【设计视图】，选择“学号”字段，设置字段属性的【索引】行为“有(无重复)”，如下图所示。 第三步：用同样的方法，设置“姓名”字段的【索引】属性为“有(有重复)”。 2.4.1 表的索引l 在“学生信息表”中给“移动电话”字段建立索引。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格双击打开“学生信息表”。 第二步：单击【视图】按钮进入表的【设计视图】，在【设计】选项卡下单击【索引】按钮，如下图所示。 第三步：系统将弹出【索引设计器】对话框，如下图所示。用户可以看到索引【设计视图】中已经存在了上面设置的索引，如下图所示。 第四步：在【索引名称】中输入设置的索引的名称，在【字段名称】中选择“移动电话”字段，【排列次序】为升序。 2.4.1 表的索引l【主索引】：选择“是”，则该字段将被设置为主键。l【唯一索引】：选择“是”，则该字段中的值是惟一的。l【忽略空值】：选择“是”，则该索引将排除值为空的记录。2.4.2 创建表关系 l 建立一对一表关系 将数据库中的“学生信息表”和“原始信息表”建立一对一的关系。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格分别中打开“学生信息表”和“原始信息表”。 第二步：单击【视图】按钮，分别进入【设计视图】模式，则可以看到两个表的字段分别如下所示。 第三步：单击【数据库工具】选项卡下面的【关系】按钮，如下图所示。 可以看到，在两个表中记录的都是与某一个学生相关的信息，而且学生名单是完全一致的，因此可以建立一对一的关系，也可以将这两个表合二为一。 2.4.2 创建表关系l 建立一对一表关系 将数据库中的“学生信息表”和“原始信息表”建立一对一的关系。 第四步：系统打开“关系管理器”，用户可以在“关系设计器”中创建、查看、删除表关系，如下图所示，可以看到在“关系管理器”中已经存在着2.3.2小节中我们利用查阅建立的表关系。 第五步：单击【设计】选项卡下的【显示表】按钮，或者可以单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【显示表】选项，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 建立一对一表关系 将数据库中的“学生信息表”和“原始信息表”建立一对一的关系。 第六步：系统弹出【显示表】对话框，如下图所示。 第七步：选择“学生信息表”，然后单击【添加】按钮，将“学生信息表”添加到“关系管理器”中，用同样的方法将“原始信息表”添加到“关系管理器”中，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 建立一对一表关系 将数据库中的“学生信息表”和“原始信息表”建立一对一的关系。 第八步：将“学生信息表”中的“学号”字段用鼠标拖动到“原始信息表”的“学号”字段处，松开鼠标后，弹出【编辑关系】对话框，如下图所示。 第九步：单击【创建】按钮，返回“关系管理器”，可以看到在【关系】窗口中两个表的“学号”字段之间出现了一条关系联接线，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 建立一对一表关系 将数据库中的“学生信息表”和“原始信息表”建立一对一的关系。 第十步：保存该【关系】设置，单击【关系】组中的【所有关系】按钮，弹出该数据库中的所有关系，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 建立一对多表关系 在数据库中，对“客户”表和“订单”表建立一对多的表关系。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中分别打开“订单”表、“客户”表。 第二步：单击【数据库工具】或者【表设计】选项卡下面的【关系】按钮，进入【关系】视图，用户可以看到我们上面各个步骤中建立的一对一关系，如下图所示。 第三步：选择“联系人”表，单击【关系】组中的【隐藏表】按钮，隐藏该表。用同样的方法隐藏“学生信息表”和“原始信息表”。 2.4.2 创建表关系l 建立一对多表关系 在数据库中，对“客户”表和“订单”表建立一对多的表关系。 第四步：单击【设计】选项卡下的【显示表】按钮，或者可以单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【显示表】选项，弹出【显示表】对话框，如下图所示。 第五步：将“订单”、“客户”两个表添加到【关系】窗口中，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 建立一对多表关系 在数据库中，对“客户”表和“订单”表建立一对多的表关系。 第六步：用鼠标拖动“客户”表的“客户ID”字段到“订单”表的“客户ID”字段处，松开鼠标后，弹出【编辑关系】对话框，如下图所示。 第七步：单击【创建】按钮，返回“关系管理器”，可以看到在【关系】窗口中两个表字段之间出现了一条关系联接线，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 建立一对多表关系 在数据库中，对“客户”表和“订单”表建立一对多的表关系。 第八步：单击【关系】组中的【关闭】按钮，关闭【关系】视图，在弹出的提示是否保存的对话框中单击【是】按钮，完成一对多关系的创建，如下图所示。 第九步：切换到“客户”表的【数据表视图】，可以看到在数据表的左侧多出了“”标记。单击该标记，即可以“子表”的形式显示出每一个客户的订单信息，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 创建多对多的表关系建立“客户”表和“运货商”表之间的多对多关系。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中分别打开“订单”表、“客户”表和“运货商”表。 第二步：单击【数据库工具】或者【表设计】选项卡下面的【关系】按钮，进入【关系】视图，用户可以看到我们建立的一对多关系，如下图所示。 第三步：单击【设计】选项卡下的【显示表】按钮，或者单击右键，在菜单中选择【显示表】选项，弹出【显示表】对话框，如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 创建多对多的表关系建立“客户”表和“运货商”表之间的多对多关系。 第四步：选择“运货商”表，单击【添加】按钮，将“运货商”表添加到【关系】窗口中，如下图所示。 第五步：用鼠标拖动“运货商”表的“ID”字段到“订单”表的“运货商”字段处，在弹出的【编辑关系】对话框中单击【创建】按钮，创建两个表之间的一对多关系，创建后的视图如下图所示。 2.4.2 创建表关系l 创建多对多的表关系建立“客户”表和“运货商”表之间的多对多关系。 第六步：单击【关系】组中的【关闭】按钮，关闭【关系】视图，在弹出的“是否保存”对话框中选择【是】，完成该一对多关系的创建。 第七步：切换到“客户”表的【数据表视图】，可以看到在数据表的左侧多出了“”标记，单击该标记，即以“子表”的形式显示出每一个客户的订单信息，如下图所示。 第八步：切换到“运货商”表的数据表视图，也可以看到同样的“”标记，单击“”，则显示出每一个运货商承运的订单信息，如下图所示。 2.4.3 表关系的查看和编辑 l 对表关系的一系列操作都可以通过【设计】选项卡下的【工具】和【关系】组中的功能按钮来实现，如下图所示。 【编辑关系】：对表关系进行修改，单击该按钮，弹出【编辑关系】对话框，在该对话框中，可以进行设置参照完整性、设置联接类型、新建表关系等操作，如下图所示。 2.4.3 表关系的查看和编辑【清除布局】：单击该按钮，弹出清除确认对话框，如下图所示。单击【是】按钮，系统将清除窗口中的布局。 【关系报告】：单击该按钮，Access将自动生成各种表关系的报表，并进入【打印预览】视图，在这里可以进行关系打印、页面布局等操作，如下图所示。 2.4.3 表关系的查看和编辑 【显示表】：单击该按钮，窗口显示【显示表】对话框，具体用法我们在上面已经介绍过。 【隐藏表】：选中一个表，然后单击该按钮，则在【关系】窗口中隐藏该表。 【直接关系】：单击该按钮，可以显示与窗口中的表有直接关系的表。例如假设在窗口中只显示了“客户”表，那么当单击该按钮以后，会显示隐藏的“运货商”表和“订单”表。 【所有关系】：单击该按钮，显示该数据库中的所有表关系，如下图所示。 【关闭】：单击该按钮，会退出【关系】窗口，如果窗口中的布局没有保存，会弹出“是否保存”对话框。 2.4.3 表关系的查看和编辑 l表关系的查看、删除和修改 要删除表关系，必须在【关系】窗口中删除关系线。先选中两个表之间的关系线(关系线显示得较粗)，然后按下Delete键，删除表关系。 修改表关系是在【编辑关系】对话框中完成的。选中两个表之间的关系线(关系线显示得较粗)，然后单击【设计】选项卡下的【编辑关系】按钮，或者直接双击联接线，将弹出【编辑关系】对话框，在对话框中进行相应的修改即可。 2.4.3 表关系的查看和编辑l 实施参数完整性 在“表示例.accdb”数据库中对表关系实施参照完整性。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，单击【数据库工具】选项卡下面的【关系】按钮，进入表的【关系】窗口。 第二步：可以看到前面各节中已经创建的表关系。单击“客户”表和“订单”表之间的关系联接线，再单击【编辑关系】按钮；或者直接右击关系联接线，在弹出的菜单中选择【编辑关系】选项，如下图所示。 第三步：系统弹出【编辑关系】对话框，如下图所示。 2.4.3 表关系的查看和编辑l 实施参数完整性 在“表示例.accdb”数据库中对表关系实施参照完整性。第四步：选中【实施参照完整性】复选框，可以看到，【级联更新相关字段】和【级联删除相关记录】两个复选框变为可选状态。单击【确定】按钮，完成设置。 第五步：在【关系】窗口中可以看到，关系联接线中会显示【一对多】的关系符号，如下图所示。 (1)不可以在“多”端的表中输入主表中没有的记录。例如在“订单”表中输入一个“客户”表中不存在的客户ID时，就会弹出如下图所示的提示对话框。 (2)当“多”端的表中含有和主表相匹配的数据记录时，不可以从主表中删除这个记录。例如在“客户”表中要删除一条记录，则会弹出如下图所示的对话框。 (3)当“多”端的表中含有和主表相匹配的数据记录时，不可以在主表中编辑这个记录。 2.4.3 表关系的查看和编辑l 设置级联更新和级联删除 在“表示例.accdb”数据库中对所有表关系实施参照完整性和设置级联选项。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，单击【数据库工具】选项卡下面的【关系】按钮，进入表的【关系】窗口。 第二步：单击【所有关系】按钮，则在【关系】窗口中显示该数据库中的所有关系，如下图所示。并且可以看到，只有“客户”表和“订单”表之间的关系实施了参照完整性。 第三步：单击“客户”表和“订单”表之间的关系联接线(选中状态的连接线变粗)，然后再单击【编辑关系】按钮，或者直接双击联接线，弹出【编辑关系】对话框，如下图所示。 第四步：选中【实施参照完整性】、【级联更新相关字段】和【级联删除相关字段】复选框，设置级联选项。单击【确定】按钮，完成设置。 第五步：用同样的方法对其余各表设置了参照完整性，并设置级联选项。 2.4.3 表关系的查看和编辑l 设置联接类型 在“表示例.accdb”数据库中对设置“客户”表和“订单”表的联接类型，使查询结果返回所有的客户(包括尚未下任何订单的客户)。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，单击【数据库工具】选项卡下面的【关系】按钮，进入表的【关系】窗口。 第二步：单击“客户”表和“订单”表之间的关系联接线(选中状态的联接线变粗)，然后单击【编辑关系】按钮，或者直接双击此联接线，弹出【编辑关系】对话框，如下图所示。 第三步：单击【联接类型】按钮，弹出【联接属性】对话框，如下图所示。 2.4.3 表关系的查看和编辑l 设置联接类型 在“表示例.accdb”数据库中对设置“客户”表和“订单”表的联接类型，使查询结果返回所有的客户(包括尚未下任何订单的客户)。第四步：选中第二个单选按钮，使查询结果中包含“客户”表中的所有记录和“订单”表中联接字段相等的记录，单击【确定】按钮，完成设置。 第五步：返回【关系】窗口，可以看到，设置了“联接属性”的联接线上出现了一个箭头，此箭头指向只显示匹配行的关系一侧，如下图所示。 (1)内部联接：只包括两个表中的联接字段相同的行。 (2)左外部联接：包括“客户”表中的所有记录以及“订单”表中联接字段相等的记录。 (3)右外部联接：包括“订单”表中的所有记录以及“客户”表中联接字段相等的记录。 2.5 使用与编辑数据表 l更改数据表的显示方式 l排列数据 l筛选数据 l查找/替换数据 2.5.1 更改数据表的显示方式 l Access 2007提供了查看数据表的多种视图方式，主要有【数据表视图】、【设计视图】、【数据透视表视图】和【数据透视图视图】。 【数据表视图】：打开数据表时的默认视图，在此视图中，你可以查看所有的数据记录，用户也可以在电子表格中输入数据。【数据表视图】的界面如下图所示。 2.5.1 更改数据表的显示方式 【设计视图】：单击屏幕左上方的【设计视图】按钮，进入表的【设计视图】。在此视图中，可以设置数据字段的名称和数据类型，也可以输入描述性的说明，还可以设置各个字段的属性。字段的属性包括数据大小、格式、默认值、有效性规则和有效性文本等，如下图所示。 【数据透视表视图】和【数据透视图视图】：这两个视图是为了对数据表中的数据进行统计计算而设立的，在第4章窗体中，我们将详细进行介绍。 2.5.2 排列数据 l 在“表示例.accdb”数据库的“订单”表中，对运货费由高到低排序。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，打开“订单”表。 第二步：将光标定位到“运货费”列中，单击【降序】按钮，对数据记录进行排序，如下图所示。 2.5.2 排列数据l 在“表示例.accdb”数据库的“订单”表中，按“客户”字段排序，当有重复数据时，则按“订购日期排序”。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，打开“订单”表。 第二步：单击【排序和筛选】组中的【高级】按钮，如下图所示。 第三步：在弹出的菜单中选择【高级筛选/排序】命令，系统将进入排序筛选窗口。如下图所示，我们可以看到上面建立的简单查询在该窗口中的设置。 2.5.2 排列数据l 在“表示例.accdb”数据库的“订单”表中，按“客户”字段排序，当有重复数据时，则按“订购日期排序”。 第四步：在查询设计网格的【字段】行中，选择“客户ID”字段，【排序】行中选择“降序”；在另一列中选择“订购日期”字段和“降序”排序方式，如下图所示。 第五步：这样就完成了一个高级排序的创建。保存该排序查询为“订单排序”，关闭查询的【设计视图】。双击打开左边导航窗格中的“订单查询”，即可实现对数据表的排序，如下图所示。 2.5.3 筛选数据 l 通过鼠标右键建立筛选 在“学生联系信息”表中查找“宿舍”为“4-621”的学生的信息。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，打开“学生联系信息”表，进入该表的【数据表视图】，如下图所示。 第二步：在“宿舍”列中的任意位置右击，在弹出的快捷菜单中选择【文本筛选器】选项，弹出筛选二级菜单，如下图所示。 2.5.3 筛选数据l 通过鼠标右键建立筛选 在“学生联系信息”表中查找“宿舍”为“4-621”的学生的信息。 第三步：在二级菜单中选择【等于】命令，弹出【自定义筛选器】对话框，在文本框中输入“4-621”，如右上图所示。 第四步：单击【确定】按钮，则Access将按照“宿舍=4-621”的条件进行筛选，运行筛选后的数据表视图如下图所示。 第五步：这样就完成了宿舍为4-621的学生的查询。单击【排序和筛选】组中的【切换筛选】按钮，即可在源数据表和筛选表之间实现切换。 2.5.3 筛选数据l 【等于】：完全匹配输入的数值，例如在里面仅输入“621”字符串是不能查询到结果的。l 【不等于】：排除查询，使结果中不包含输入的字符数据。l 【开头是】：查询开头是一个字符串的记录，例如输入“9”，则将筛选所有开头为“9”的记录。则筛选结果如下图所示。 l 【开头不是】：与【开头是】相反，筛选开头不是一个字符串的记录。 2.5.3 筛选数据l 【包含】：查询记录中包含一个字符串的记录，例如输入“404”，则将筛选所有记录中“宿舍”字段包含“404”的记录，如下图所示。l 【不包含】：与【包含】相反，筛选不包含一个字符串的记录。2.5.3 筛选数据l 【结尾是】：筛选记录结尾处为特定字符串。例如输入“9”，则将筛选出该列中所有记录结尾为“9”的记录，如下图所示。l 【结尾不是】：与【结尾是】相反，筛选结尾不为一个字符串的记录。2.5.3 筛选数据l 通过字段列下拉菜单建立筛选 在“学生联系信息”表中查找“宿舍”为“4-621”的学生的信息。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，打开“学生联系信息”表，进入该表的数据表视图。 第二步：单击“宿舍”字段列中的小箭头，弹出筛选操作菜单，如下图所示。 第三步：在菜单中也可以看到【文本筛选器】命令，它里面的二级菜单和上面介绍的一样，可以通过这些命令，建立各种筛选。 2.5.3 筛选数据l 通过字段列下拉菜单建立筛选 在“学生联系信息”表中查找“宿舍”为“4-621”的学生的信息。 第四步：在下面显示了该列中不同的字符串，各个字符串前面有复选框，通过选择不同的复选框，可以设定不同的筛选条件。在本例中我们只选中【4-621】复选框，如下图所示。 第五步：单击【确定】按钮，即可建立筛选，筛选结果如下图所示。 2.5.3 筛选数据l 通过窗体建立高级筛选 在“学生联系信息”表中查找“省份”为“浙江”的学生的信息。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，打开“学生联系信息”表，进入该表的【数据表视图】。 第二步：单击【开始】选项卡下【排序和筛选】组中的【高级】按钮，在弹出的菜单中选择【按窗体筛选】命令，如右上图所示。 第三步：进入【按窗体筛选】窗口，在“省份”字段列下拉列表中选择“浙江”选项，如下图所示。 2.5.3 筛选数据l 通过窗体建立高级筛选 在“学生联系信息”表中查找“省份”为“浙江”的学生的信息。 第四步：在“省份”字段列中右击，弹出操作菜单，如下图所示。 第五步：在菜单中选择【应用筛选/排序】命令，执行筛选，结果如下图所示。 2.5.3 筛选数据l 通过窗体建立高级筛选 在“学生联系信息”表中查找“省份”为“浙江”的学生的信息。 在设置筛选条件区也可以设置逻辑运算符，例如在上面的例子中，在“宿舍”字段中输入“4-522”，如左图所示。 执行筛选，得到的筛选结果如下图所示。 各种筛选条件之间是逻辑“与”的关系时，筛选结果变少。 在【按窗体筛选】中也可以按逻辑“或”关系进行筛选，可以看到，在窗口的最下面，有两个选项卡，单击【或】选项卡，即可进入逻辑“或”窗体设计器，如左图所示。在里面设置“宿舍电话”字段列中为“52119459”，执行筛选命令，可以得到筛选结果如左图所示。 2.5.3 筛选数据l 利用查询设计器建立高级筛选 在“表示例.accdb”数据库的“学生联系信息”表中，建立高级筛选。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，打开“学生联系信息”表。 第二步：单击【筛选和排序】组中的【高级】按钮，如下图所示。 第三步：在弹出的菜单中选择【高级筛选/排序】命令，系统将进入筛选设计窗口，如下图所示。 2.5.3 筛选数据第四步：可以看到在前面的各个步骤中建立的各个筛选条件在筛选设计窗口中的表现形式。用户可以修改各个筛选条件或者建立新的筛选。在本例中设定排序方式为“升序”，将“学生联系信息”表中的“所在院系”字段拖动到查询设计网格中，并设置条件为“航空宇航制造工程系”，如下图所示。 l 利用查询设计器建立高级筛选 在“表示例.accdb”数据库的“学生联系信息”表中，建立高级筛选。 第五步：这样就完成了筛选查询的创建，保存该筛选查询为“学生信息查询”。 2.5.3 筛选数据l 利用查询设计器建立高级筛选 在“表示例.accdb”数据库的“学生联系信息”表中，建立高级筛选。 第六步：关闭查询的【设计视图】。双击打开左边导航窗格中的“学生信息查询”，即可实现对数据表的查询，查询结果如下图所示。 2.5.4 查找/替换数据 l 数据的查找和替换是利用【查找和替换】对话框进行的，如下图所示。 【查找内容】：接受用户输入的查找内容。用户需要在【查找内容】组合框中输入要查询的内容，该对话框自动记录以前曾经搜索过的内容，用户可以在下拉列表中查看以前的搜索 记录。 【查找范围】：该下拉列表框中设置查找的范围，是整个数据表，还是仅仅一个字段列中的值。默认值是当前光标所在的字段列。 【匹配】：设置输入内容的匹配方式，可以选择“字段任何部分”、“整个字段”、“字段开头”三个选项，如下图所示。 【搜索】：控制搜索方向，是指从光标当前位置向上、向下还是全部搜索。 【区分大小写】：选中该复选框，则将对输入的查找内容区分大小写。在搜索时，小写字母和大写字母是按不同的内容进行查找的。 2.6 使用子数据表 l 在数据库中为“学生联系信息”表建立子数据表，并将“学生信息表”作为该子数据表。 第一步：打开“表示例.accdb”数据库，在左边的导航窗格中，打开“学生联系信息”表。 第二步：单击左上角的【视图】按钮，进入表的【设计视图】，如下图所示。 第三步：单击【设计】选项卡下【显示/隐藏】组中的【属性表】按钮，如下图所示。 2.6 使用子数据表第四步：系统弹出表的【属性表】窗格，用户可以在里面对数据表进行各种设置。单击【子数据表名称】行旁的下拉箭头，在下拉列表框中选择“表：学生信息表”，如下图所示。 l 在数据库中为“学生联系信息”表建立子数据表，并将“学生信息表”作为该子数据表。 第五步：保存该设置，单击左上角的【视图】按钮进入【数据表视图】，可以看到每一条记录前都有了一个“+”标记，表示已经建立了子数据表。 第六步：单击任意一个“+”标记，则将弹出全部的子数据表的记录，如下图所示。 2.6 使用子数据表l 在数据库中为“学生联系信息”表建立子数据表，并将“学生信息表”作为该子数据表。 第七步：重新进入【设计视图】，在【属性表】窗口中设置【链接子字段】和【链接主字段】值为“学号”。即设置利用“学号”主键进行链接筛选，如下图所示。 第八步：这样进入【数据表视图】，单击“+”标记就会返回一致的记录了，如下图所示。 2.6 使用子数据表l 在【属性表】窗格中还要进行多种设置，各种设置的作用分别如下。 【说明】：提供表的说明。 【默认视图】：设置在打开表时是将数据表、数据透视表还是数据透视图作为默认视图。 【有效性规则】：和字段的【有效性规则】一样，提供在添加记录或更改记录时必须为“真”的表达式。 Access的“查找和替换”功能和其他Office软件的“查找和替换”功能类似，用户只要熟悉Word中的该操作，就可以很快掌握Access的“查找和替换”功能。 【有效性文本】：当输入记录与有效性规则表达式冲突时显示的文本。 【筛选】：定义筛选条件以在数据表视图中仅显示匹配行。我们通过各种方式建立的筛选都会在此显示，下图中正是我们在上面建立的筛选。 2.6 使用子数据表 【排序依据】：选择一个或多个字段，以指定数据表视图中的行的默认排序顺序。 【子数据表名称】：指定子数据表是否应显示在数据表视图中，如果显示，则还要指定哪个表或查询应提供子数据表中行。 【链接子字段】：列出在该子数据表的表或查询中与此表的主键字段匹配的字段。 【链接主字段】：列出此表中与子数据表的子字段匹配的主键字段。 【子数据表高度】：指定在打开时是展开以显示所有可用的子数据表行(默认设置)，还是设置要在打开时显示的子数据表窗口的高度。 【子数据表展开】：设置在打开表时是否展开所有的子数据表。 【方向】：设置阅读方向是从左到右，还是从右到左。 【在 SharePoint网站上显示视图】：指定在将数据库发布到SharePoint网站后，与此表关联的表单和报表在Windows SharePoint Services 中的【视图】菜单上是否可用。 【加载时的筛选器】：在数据表视图中打开表时，是否自动应用“筛选”属性中的筛选条件。 【加载时的排序方式】：在数据表视图中打开表时，是否自动应用“排序依据”属性中的排序条件。