0003宴会(婚宴)营销工作流程

：sop-s&m-0003宴会(婚宴)营销接待流程巡视各部门准备情况跟踪落实预约客户上门客户洽 谈预 定签订协议下发通知再次确认现场参观商定细节明确细则收取定金EO单通知各部门联系客户确认信息协调部门间衔接配合宴会服务结账总结追踪收取意见总结经验保持联络建立档案宴会(婚宴)营销接待流程一、洽 谈1、获悉宾客举办宴会（婚宴）信息后，营销人员应主动争取邀约客户来饭店实地考察并进行洽谈。2、会见客户时，应将事先准备好宴会资料供宾客参考，例如：宣传单、菜单、协议书等，并接受客户的咨询，针对客户提出的疑问积极热情地进行解答。必要时邀请相关部门同事予以协助。3、带宾客参观场地（宴会厅、会议室、客房等），详细地解说饭店特色，针对关键环节，如宴会现场布置、会议场地摆放等务必通过详细介绍及特色服务推荐让客户切身体会到场地设施的完善，以增加承办宴会的成功机率。4、尽可能的向客户推荐饭店其他服务项目并根据以往接待经验向客户推荐至少两种消费方案（如现金消费或会员卡消费）以供客户选择。5、获得客户信息（姓名、单位、职务、联系方式等）、宴会信息（宴会种类、性质、规模、标准、时间等）、其他要求（餐饮禁忌、房间安排要求、特殊要求等）并详细地记录在电脑的宴会、会议预订情况一览表。6、根据宴会时间及规模确认预订情况预留场地，以便再次跟客户取得联系。二、预 定1、营销人员应根据宴会、会议预订情况一览表上详细资料于次日与客户取得联系，了解其是否有意于本饭店举办宴会。2、如果客户表示确定于本饭店举办宴会，营销人员与客户再次确认宴会日期、宴会规模、所选餐标及特殊要求，并与客户约定签属协议日期（尽早为宜）。3、如果客户的特殊要求（含要求优惠价）在营销人员的权限内无 法得到满足时，营销人员应及时向上级领导汇报，确保及时将结果反馈于客户。三、签订协议1、客户确定在本饭店举办宴会时，营销人员再次邀请客户莅临饭店，双方就宴会事宜达成协议，并签字确认，以保障客户及饭店的自身权益。2、协议书所阐明各类事项均需详细向客户进行解释；协议书需填写事项均需仔细填写并于客户进行核对。以确保避免因此而产生的异议。3、协议书附加信息（如菜单等）亦需双方确认，签字并附于协议书后留存，备查。4、签约确认后协同客户至收银处缴纳宴会定金（定金以预估整体婚宴消费金额的10%为标准或收取_元整的定金）。5、及时将宴会预定信息以通知单形式告知相关部门以避免预订冲突。四、下发通知1、营销人员应根据宴会协议书上的详细资料提前于宴会开始前5 日填写宴会订单及各相关工作联系单（如派车单、客房预订单、美工单、采购申请单、工程维修单等），并由主管领导签字确认。2、将签字确认后的宴会订单及各相关工作联系单（同上）分发至 各相关部门，并请各部领班级以上人员签收。3、营销人员应根据宴会预订单随时跟进各相关部门准备工作落实情况。五、再次确认1、在宴会前两天，以电话形式与客户取得联系，就宴会有关事宜（如宴会日期、桌数、特殊要求、车辆使用时间及接送地点等）进行再次确认，如果无更改事项，一切准备工作可依照协议书所述进行。2、若客户对宴会提出变更要求的，须经主管领导同意，并且经宾客方有效签单人签字确认后方可。营销人员应立即以更改单形式通知各相关部门，并请各部领班级以上人员签收。3、营销人员需根据预定更改情况跟进落实准备工作。六、跟踪落实1、营销人员应于宴会前一天实地了解各部门准备工作完成情况。并根据客户要求对重点部位进行详细检查。宴会当天，营销人员根据宴会订单上的工作项目再次对各部门的准备工作进行检查，确保各项工作均已落实到位。2、宴会当天，再次与客户取得联系，了解宴会有关事宜（同上）是否有变更，并了解其是否有专门的宴会负责人（或婚宴总管），并取得宾客方宴会负责人（或婚宴总管）的联系电话，以便保证宴会的顺利接待。3、宴会举行前协调安保部预留车位、做好人员疏导准备。如举行婚宴还需安保部协调部分非机动车的安置停放以及燃放烟花爆竹时的消防安全准备。4、宴会举行前了解餐饮部服务人员安排情况，如人员不足应及时与人力资源部联系协调其它部门予以协助保证宴会服务工作顺利进行。5、宴会举行前，营销人员需与宾客方宴会负责人（或婚宴总管）仔细核对宴会整体流程及细节要求。以保证宴会个环节紧密合作，宴会顺利进行。 a) 宴会场地布置：按标准宴会形式摆台，台布、口布花、椅套香槟塔、香槟桶及蛋糕；主桌按宾客要求座位数摆台，摆于喜幛正前方的主席台上，围桌裙，摆全套皇室金器，并于桌中央放花岛；吊顶挂红灯笼，并于醒目的墙壁上贴喜字；宴会厅入口处设签到台配桌布、鲜花和婚宴场地指示牌。b) 音响：提供立式有线麦克风一支，另备用一支无线麦克风，如宾客需要其它方面的设备（如多媒体投影仪等），按会议设备出租标准进行收费。c) 婚车布置：主要以粉红色彩带装饰，并配以喜字及公仔等。d) 婚房布置：由客房部负责（于房门及相应位置贴喜字，并放置气球），婚房以本饭店的房型作为提供，例如：30桌以上提供标准套房并赠送总经理致词贺卡。e) 手捧花：十一支大红玫瑰配满天星。七、宴会服务1、与宾客方宴会负责人（或婚宴总管）确定宴会前或宴会间仪式时间，并及时通知工作人员做好仪式前的准备工作，同时请工程部音响调控人员再次调试现场音响、灯光。2、根据要求组织安排迎宾人员于宴会场地入口处陪侍、疏导宾客入场，营销人员配合控制宾客入场时的安全。避免造成拥堵，发生危险。3、协助工程人员确保现场音响、灯光效果。4、与宾客方宴会负责人（或婚宴总管）根据来宾情况最终确定具体用餐桌数，以便厨房出品并避免造成浪费。5、宴会间与厨房保持联系，避免上菜速度或快或慢。6、巡视厅面，碰到突发事件及时解决。7、随时向宾客方负责人（或婚宴总管）征询意见，及时协调不足之处。8、随时协助宴会服务人员工作，服务程序按宴会标准服务程序操作。八、账单结清1、宴会接近尾声时，营销人员应与负责结账的餐厅主管开始逐一清点所有必须计价项目。然后再依单价和实际上消费数量结算出总消费金额。2、在EO单上写清宴会总消费金额，并请宾客方宴会负责人签字确认（或婚宴总管），并于银收台以现金形式结清所有帐款（签协议时就需与客户说明结账方式为现金现付）。3、客户如对账单出现异议，营销人员需向客户耐心解释，必要时请相关部门同事予以协助，以保证顺利结账。九、总结追踪宴会结束后，负责该场宴会营销人员亲自拜访或打电话给宾客表达感谢之意。并追踪宾客对该次宴会的满意度及饭店所需改进之处，以表示对客户的一种售后服务。所有追踪结果均应详细地做好记录并存档，以便作为此宾客下次光临时特别注意的服务咨询。在整个宴会（婚宴）进行当中，与举办方保持良好的沟通和联系，在不损害饭店利益的基础上，给予举办方最大的支持和超值服务。