大学学生会活动策划部工作手册

温州大学2012-2013学年第一学期活动策划部工 作手册2012年10月目录部门介绍3活动策划部通讯录4部门制度51、例会制度：52、签到制度：53、财务管理制度5大中型活动经费支出程序5日常报销程序6资金预借6其他6财务报销相关细则7财务报销的要求和具体手续8财务结算方式的有关要求95.档案管理制度10活动策划部内部人员工作安排表11各部门联系：11部门内部工作安排：11学院联系：12场地规模及申请流程13生 活 园 区13一、A B C 生活园区场地申请：13二、D E 生活园区场地申请：13多功能厅申请13演艺厅申请14会展中心15第四、五、六会议室16409会议室申请单17城市学院报告厅17南、北校音乐厅17部门介绍 精彩，因为创新；创新，因为年轻。温州大学学生会活动策划部，在温大80周年校庆的背景下应运而生，承担着丰富校园文化生活建设的重任，秉承着将校学生会活动做强做精的理念，坚持成长为校园文化建设的工程师。本部门现有成员11名，我们将携手共进，在摸索中进步，在成长中成功。或许我们暂时无法独立承担策划这项任务，但是我们相信，我们将用热忱感动温大学子，为学校与学子间的沟通架起桥梁。本部门将在本学期开展首届校园广场达人秀等校级大型活动，以丰富温大学子的课余生活。此外，我部门将协助其他部门做好学生会内部培训，争取与学生会其他部门在各方面互帮互助，协调发展，共创学生会的美好明天。我们，正在路上。活动策划部通讯录姓名学院班级寝室长短号QQ王珏建筑与土木工程学院10建筑学A5-60415067753100408810617653100董晓芸人文学院11广本C综-122618257755898442928984535898范汉杰建筑与土木工程学院11土本四A11-60218767709878935900871519878胡旻物理与电子信息工程学院12物本A5-40318367810702412633055640702赵锦男人文学院12广本一E3-31718367827513474054649647513姚春岚美术与设计学院12服工一E3-50618367826210408306001696210韩琪国际合作学院12中丹二E2-20313736706988547872290676988刘琪机电工程学院12机械二A3-406B183678263321300752539686332高波物理与电子信息工程学院12电气一A12-61518367826026602376006部门制度1、例会制度：活动策划部平时在星期五晚上举行部门例会，讨论布置本周的工作，及时做好上周的工作总结，分享大家对策划编写的感想和意见。同时开展各种形式的策划书写培训，让成员们及时掌握各种文档书写方式，使成员们可以把更加创新合理的想法融入到策划的编写当中去，以便更好的执行部门工作。2、签到制度：任何会议或活动全体成员必须准时出席。无故迟到者须说明理由。并有会议记录本做记录，记录到场时间和签名，若有事不能来，应及时向部长请假，经同意后方可不到。3、财务管理制度大中型活动经费支出程序（一）每项活动举办前一个星期，由活动负责人在初步合理的预算基础上详细列出开支项目及金额提交指导老师审批。（二）活动结束后，将发票统一整理制成清单交与老师进行报销 （三）报销结束后，请各部门将活动预算、实际使用清单进行整理制成档案交与办公室存档。日常报销程序（一）每月可进行两次报销：15号、30号。（二）需要报销的人员请在当月15号或30号以前任意一天到202填写报销单（需要部门负责人的签字），并在15号或30号将发票交与办公室财务管理员。（三）17号、下月2号财务员进行报销公示，请相关人员进行审查|核对。如若无误，19号、下月6号进行资金返还。资金预借（一）预借款须到团委财务处领取预借单填写后经校团委书记或副书记签字同意后方可办理。其他 （一）资金的报销只依据发票，收据、小票不予报销。因此请到有发票的地点购买物品。（二）在蓝蜗牛签单的项目若要向学生会报销，需向蓝蜗牛索要发票。（三）打字、复印物品请尽量到学校文印室签单。步骤：1.到办公室202领取并填写签单2.至学生会指导老师处签字 3.到文印室进行打字、复印4.大型活动所需的问题用品请先到屠老师处领取，根据需要可再到宜思进行签单购买。尽量不要在外购买。宜思联系电话：0577-81666416宜思地址：温州大学创业园区C-2035.在报销日期间，请各部门需要报销的人员主动联系办公室，以免耽误报销公示单的制作。6.报销单请于办公室202领取，填写完毕后交予办公室成员。财务报销相关细则外来原始凭证的要求（1） 外来原始凭证是指税务发票和事业收据：税务发票必须印制有税务机关发票制章，并加盖开票单位发票专用章；事业收据必须有省或市财政部门统一印制的收据监制章并加盖财务专用章。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的，可由当地税务部门代开，开出的票据必须盖有税务部门监制章并加盖开税票机关的印章。（2） 外来发票或收据的填写要求1 发票或收据必须注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等。2 发票（收据）户名必须是“温州大学”，不能写个人名字（住宿费、机票、科研通讯费、学费、培训费票据可除外）3 发票（收据）总计金额必须与数量，单价的乘积相符或和各项金额累计相加相符；发票（收据）的大小写金额必须相符。（3） 因特殊情况无法取得正规票据的处理 因特殊情况确像个人收购农副产品而无法取得正规票据时（如在农贸市场上采购试验用的动植物），可填制“温州大学领款凭证”，详细注明物品数量、单价、金额及用途，由本校经办人、实物验收人签字，经费审批人签字后，方可报销。（4） 一些小金额的外来原始凭证为各类人员经费发放表（如出租车票，公交车等）报销等，应使用“温州大学原始凭证粘贴单”按经济业务内容进行分类粘贴，具体粘贴方法参照“温州大学原始凭证粘贴单”上的提示。“温州大学原始凭证粘贴单”不能作为经费审批单使用，具体的审批签字必须使用“温州大学经费报销审批单”。 财务报销的要求和具体手续（1） 任何经费报销至少要有两个人签字即经办人和经费审批人签字;涉及到单笔金额500以上（含500元）的购置实物（如办公用品，材料，元器件，配件，低值易耗品，耐用品，图书资料，设备等）或工程项目的，还需有签收人签字。经办人，验收人，审批人不能为同一人。（2） 各类票据在报销时必须在票据上注明支出用途或事由。（3） 各种报销凭证上的购物名称须清楚明了，不能笼统填写“办公用品”，“文具”。“电脑配件”，“消耗品”，“试剂”等字样；购物品较多，发票无法一一写明的，须附供货单位的销货清单，清单应加该处的出票单位公章。财务结算方式的有关要求（1） 除下列情况可以采用现金支付的方式外，其余结算一律采用银行转账的形式支付。现金的开支范围1、 教职工工资，津贴；2、个人劳动报酬包括教师酬金，课题劳务费，稿酬，外聘人员酬金等；3、根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金、学生奖学金、勤工助学劳务费、生活困难补助等；4、各种劳保、福利费用以及国家规定的对莫个人的其他支出；5、向个人求购弄过副产品和其他物资的价款；6、在同一单位消费累计金额不超过2000元的零星开支（同天、同地点、连号的票据视为同一笔业务）；7、出差人员必须随身携带的差旅费；8、中国人民银行规定需要支付现金的其他支出。5.档案管理制度1、党建资料的整理：整理并更新部门每个成员的党建资料，并及时上交办公室存档。2、资料收集和制作工作手册3、收集本学期活动的资料：收集本学期活动的所有资料，包括文本版和电子版，整理好后统一交与办公室。4.注意事项：档案内容应包括：活动红头、活动策划书、活动过程的资料（如宣传单、报名表、打分表、签到表等）、活动过程照片、活动申请表（如活动是各学院承办）、活动通讯、活动总结等重要材料，并配一份相应电子版光盘材料。部门上交资料应备份，一份交至办公室存档，一份由本部门资料负责人保存（电子稿件必须齐全）。上交资料需按要求以统一规格存档（普通文章 标题二号宋体加粗 正文 四号宋体 通知及申请 标题二号宋体加粗 正文 三号仿宋）档案需在活动结束后一周内上交，上交时必须由办公室负责人当场进行检查验收。5.档案借阅借阅有关档案，须经办公室负责人同意并登记后方可借阅，且不得带出办公室。活动策划部内部人员工作安排表各部门联系：1、 办公室：胡旻2、 人力资源部：谷雄鹏3、 学术科技部：刘琪4、 宣传部：赵锦男5、 实践外联部：赵阳6、 体育部：韩琪7、 权益部： 刘琪8、 网络信息部：谷雄鹏9、 生活部：高波10、 文艺部：姚春岚部门内部工作安排：1、 日常财务：董晓芸、韩琪、刘琪2、 档案管理：董晓芸、胡旻、姚春岚3、 场地申请：范汉杰、赵锦男、赵阳、高波4、 物资管理：范汉杰、谷雄鹏学院联系：赵锦男：人文学院、教师教育学院、法政学院姚春岚：美术与设计学院、化学与材料工程学院；超豪学区韩琪：国际合作学院、建筑与土木工程学院；溯初学区刘琪：机电工程学院、生命与环境科学学院；步青学区高波：商学院、体育学院、成人继续教育学院胡旻：物理与电子信息工程学院、城市学院赵阳：瓯江学院、外国语学院谷雄鹏：数学与信息工程学院、音乐学院场地规模及申请流程生 活 园 区一、A B C 生活园区场地申请：（一）填写一份公寓场地申请单 （二）在证明的落款处盖上温州大学学生会的章。（三）至大学生活动中心A405室杨立淮老师处，并在证明上签名。（四）将申请单交到南校行政楼321室。二、D E 生活园区场地申请：（一）至D E生活园区4号楼104室宿管部老师处登记场地借用单。多功能厅申请（一）填写好温州大学共享会议（接待）场所预约单（202领取）（二）在申请单上盖上温州大学学生会的专用章。（三）至大学生活动中心A405室杨立淮老师处，并在申请单上签名。（四）至大学生活动中心A407室陈琪老师处，并在申请单上签名。（五）将申请单上交至多功能厅负责人（见申请单）。设备:音响、话筒 椅子（可用）：129张 折叠桌（可用）：76张 大窗户：24个 窗帘：16个 前台音响：4个 钢琴：1架 前台幕布：2块安全出口：3个（其中2个不常用） 前台灯：17只 其它照明灯：65只 前台高：约30厘米 前台面积：约15平方米 总面积：约320平方米 中间黑色舞台区域 面积约64平方米（正方形） 圆形区域半径约3.85米演艺厅申请（一）至大学生活动中心A407室陈琪老师处填写演艺厅申请单。（二）至大学生活动中心A405杨立淮老师处，并在申请单上签名。（三）至404室盖上共青团温州大学委员会的专用章。（四）将申请单交回A407陈琪老师处，进行确认。（五）所拥有设备：音响、话筒、追光灯（六）长：16米宽：18米高：8米台口：16米喷绘：7米横幅：16米座位：1143个特点：舞台空间大，有升降台，功能设备齐全性质：校园十佳歌手，个人专场以及大型会议在此举行会展中心（一）填写好温州大学共享会议（接待）场所预约单。（202领取）（二）在申请单上盖上学生会专用章。（三）至大学生活动中心A405室杨立淮老师处，并在申请单上签名。（四）至A404室盖上共青团温州大学委员会的专用章。（五）将申请单交到南校行政楼9楼校党办办公室，让老师签字。（六）将申请单交至会展中心一楼徐老师处。一、雁山厅：（一）所拥有设备：投影仪、幕布、音响、话筒（二）座位数：348个（三）横幅长度：10米二、步青厅：（一）所拥有设备：音响、话筒（二）座位数：486个（三）横幅长度：12米三、白鹿厅：（一）所拥有设备：投影仪、幕布、音响、话筒（二）座位数：100个（三）横幅长度：11米第四、五、六会议室（一）填写好温州大学共享会议（接待）场所预约单。（办公室202领取）（二）在申请单上盖上温州大学学生会的专用章。（三）至大学生活动中心A405室杨立淮老师处，并在申请单上签名。（四）至A404室盖上共青团温州大学委员会的专用章。（五）将申请单交到南校区行政楼9楼校党办办公室，让老师签字。（六）将申请单交至北校行政楼一楼汤老师处。一、第四会议室（3楼）：（一）所拥有设备：投影仪、幕布、音响、话筒（二）座位数：78个二、第五会议室（2楼）：（一）所拥有设备：音响、话筒（二）座位数：50三、第六会议室（1楼）：（一）所拥有设备：音响、话筒（二）座位数：48个409会议室申请单（一）填写409会议室申请单。（二）交至403团委办公室负责人。城市学院报告厅（一）填写报告厅使用申请单。（二）在申请单上盖上学生会的专用章。 （三）至大学生活动中心A405室杨立淮老师处，并在申请单上签名。（四）将申请单交到城市学院1号楼3楼董老师处。（五）所拥有设备：投影仪、幕布、音响、话筒（六）一号报告厅：座位数450人，横幅长16米，宽1.21.5米喷绘可调动型，可以3*4米，也可5*6米九号报告厅：座位数650人横幅长16米。宽1.21.6米喷绘最大为3*4米，只可小不可大。南、北校音乐厅（一）填写申请单，至A405杨立淮老师，并在申请单上签字。（二）至A404室盖上共青团温州大学委员会专用章。（三）将申请单交至南校行政楼9楼校党办办公室，让老师签字。（四）将申请单上交到音乐厅管理员处。一、南校音乐厅：（一）所拥有设备：音响、话筒（二）座位数：450（三）横幅长度：15米二、北校音乐厅：（一）所拥有设备：音响、话筒（二）座位数：400（三）横幅长度：12米（四）舞台高度：4米（五）后台横杠：12米（六）喷绘：长8米，宽4米（七）灯光色彩：为白、黄、红、绿、蓝、橙、粉、浅蓝。温州大学团委409会议室申请表申请单位会议名称与会人员人数会议时间年 月 日 星期开始时间结束时间申请人联系电话备注申请条件：1.与会人员须在15人以上。2.各部门内部会议原则上不予申请3.申请资格被取消的必须有部门或组织负责人签字才能继续申请。场地使用注意事项：4.会议开始前必须将此表格交给校团委办公室同学，并领取会议室钥匙。 5.进入会议室后点清会议室内各项资产并填写会议室内会议室使用情况表格。6.会议室使用期间必须保证会议室资产完整无缺，没有团委老师或办公室同学同意，任何人（包括非与会人员）不得随意动用会议室资产。如有缺失由申请人负责追回。7.会议室使用完毕后会议室钥匙须在约定时间内交还，并对会议室进行必要的整理。8.会议室使用期间出现下列情况的部门将被取消申请资格资产缺失难以追回会议室使用后没有整理，多次指出不予改正会议室钥匙没有及时归还没有如实填写会议室使用情况表格，多次指出不予改正。9.以上情况一学期出现3次以上，部门所在组织将被取消申请资格。温州大学共享会议（接待）场所使用预约单申 请 单 位会议时间会 议 内 容参 会 人 数主 持 人备 注申 请 人联系电话申请单位领导意见会 议 地 点会场管理人员联 系 电 话党校办行政科意见注：1、请提前填写并向党校办行政科预约，以便统筹安排。2、请提前一天送交会场管理人员。3、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责。温州大学共享会议（接待）场所使用预约单申 请 单 位会议时间会 议 内 容参 会 人 数主 持 人备 注申 请 人联系电话申请单位领导意见会 议 地 点会场管理人员联 系 电 话党校办行政科意见注：1、请提前填写并向党校办行政科预约，以便统筹安排。2、请提前一天送交会场管理人员。3、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责。报告厅使用申请单 NO：部 门申请人联 系 电 话人 数使用时间报告厅位置会议主题所需设备及其它：申请主管部门意见 ： 签字（盖章）：院办审批意见： 签字： 年 月 日备注：备注：请将附件提前两天送至实验实训中心吴胜光老师（9号楼）；何宇华老师（1号楼）处。联系电话及地址：661939，9A202（吴）；662091，8B314（何） 报告厅使用申请单 NO：部 门申请人联 系 电 话人 数使用时间报告厅位置会议主题所需设备及其它：申请主管部门意见 ： 签字（盖章）：院办审批意见： 签字： 年 月 日备注：备注：请将附件提前两天送至实验实训中心吴胜光老师（9号楼）；何宇华老师（1号楼）处。联系电话及地址：661939，9A202（吴）；662091，8B314（何）温州大学大学生活动中心场所使用预约单(留团委)申请单位使用时间(注明早上、下午、晚上)使用内容申请地点参与人数主 持 人备 注申 请 人联系电话申请单位领导意见(盖章)活动中心管委会意见注：1、请提前填写并向校团委陈琪老师13957706688预约以便统筹安排,原则上使用时间以半天为宜包括布置场地；2、此表提前三天送交场地管理人员：大学生活动中心演艺厅(1137人)王老师15958710328，大学生活动中心多功能厅(A201、300人)：陈钢137777826843、申请流程：与校团委电话确认使用时间地点到团委网或群下载申请单填好盖章送校团委407书面确认送场地管理人员安排落实4、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责，不得在场区范围内使用泡沫胶等物品破坏现场。温州大学大学生活动中心场所使用预约单(送场地管理人员)申请单位使用时间(注明早上、下午、晚上)使用内容申请地点参与人数主 持 人备 注申 请 人联系电话申请单位领导意见(盖章)活动中心管委会意见注：1、请提前填写并向校团委陈琪老师13957706688预约以便统筹安排,原则上使用时间以半天为宜包括布置场地；2、此表提前三天送交场地管理人员：大学生活动中心演艺厅(1137人)王老师15958710328，大学生活动中心多功能厅(A201、300人)：陈钢137777826843、申请流程：与校团委电话确认使用时间地点到团委网或群下载申请单填好盖章送校团委407书面确认送场地管理人员安排落实4、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责，不得在场区范围内使用泡沫胶等物品破坏现场。温州大学学生公寓区场地使用审批表活动名称参加人数主要内容使用时间地 点申 请 人联系电话申请单位盖章或负责人签字主管单位意见审批意见保卫处：注：1.学校内的学生个人、学生组织以及非建制的各类组织申请使用学生公寓区场地须有主管单位的意见。2.凡参加人数超过20人的活动或开展商业性的活动，还须同时经保卫处和后勤集团同意。3.学生处授权各公寓区辅导员办公室行使部门审批职责。时间部门经手人联系电话办公室接手人人数活动内容温州大学学生会人员调配预约单注：1.各部门如需调人请提前一日与办公室成员联系，并填写好调人预约表。2.未预约者，不予调人。时间部门经手人联系电话办公室接手人份数盖章内容温州大学学生会盖章预约单注：1 部门如需盖章请提前一日与办公室成员联系，并填写好盖章预约表。2 任何人员不得私自盖章，未预约者，不予盖章。资料打印、复印处理流程（一）填写“温州大学后勤集团印务中心收件登记清单资料打印申请单”（办公室202领取）；温州大学后勤集团印务中心收件登记清单资料打印申请单委托部门资料名称送印时间收件时间审批人原告送印人联系方式（二）将文本版或电子版资料原稿交由部长和学生会指导老师处予以审核，并由老师在后“温州大学后勤集团印务中心收件登记清单资料打印申请单”上签字盖章；（三）将“温州大学后勤集团印务中心收件登记清单”和资料原稿交由北校文印室处予以打印或复印；（四）kt板、横幅、喷绘、通讯录等皆可去后勤文印室制作。温州大学学生会红头文件领取登记表红头名称：号数：学 院姓 名联系方式份数商学院法政学院教师教育学院体育学院人文学院外国语学院音乐学院美术与设计学院物理与电子信息工程学院生命与环境科学学院化学与材料工程学院数学与信息科学学院机电工程学院建筑与土木工程学院瓯江学院国际合作学院城市学院成人继续教育学院 温州大学学生会物品借用登记表租借时间租借部门租借物品归还时间借用人联系方式经手人备 注注：1.值班主席应在值班时间打开物品柜，办公室值班人员在离开时应锁好物品柜。2.各物品在借用时，办公室值班人员办公室值班人员作为经手人，必须监督借用人员认真填写好物品借用登记表。3.若出现借用物品到期未归还现象，应由经手人督促借用人及时归还。4.若借用物品出现损失，需追究借用人或经手人责任，适当要求赔偿。5.办公室每半个月根据办公室物品清单清查物品柜内物品，发现有不够或已用完的物品应及时购买，购买完毕应马上在物品购买登记表登记。请 假 单姓名部门职务请假类别 事假 病假 其他（请说明） 自 年 月 日至 年 月 日总 共请假 节课 天备注：部门负责人意见学生会意见主任意见 请 假 单姓名部门职务请假类别 事假 病假 其他（请说明） 自 年 月 日至 年 月 日总 共请假 节课 天备注：部门负责人意见学生会意见主任意见各类证明格式模板(一)借用物品证明证 明兹温州大学学生会 活动需要，需于 年 月 日向 借用 ， 日内归还。情况属实，特此证明。温州大学学生会年 月 日注：此证明必须先部门负责人签字，再由办公室盖章，交由需向其借用物品的组织或部门。温州大学学生会会议记录会议名称会议时间会议地点主持部门主持人部 门人 员部 门人 员缺席人员：请假人员：备注：会议记录：会议意见：备注：海报、拍照预约制度部门若需出海报需提前三天预约，拍照需要五天预约：一、 直接预约向宣传部与各部门联系人直接预约。二、 填写海报预约单（宣传部办公桌抽屉中），内容包括海报的内容、时间地点以及完成时间。 注：若在晚上联系宣传部成员，即日起计时三天。37