日常应用文书

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第四章 日常应用文书,第一节 日常应用文书概述,一、日常应用文书的概念和特点,(一)日常应用文书的概念,日常应用文书是人们在日常的工作、学习、生活中所使用的文书的统称。,(二)日常应用文书的特点,1.日常性,2.广泛性,3.灵活性,二、日常应用文书的作用和种类,(一)日常应用文书的作用,1.沟通交流作用,2.凭证依据作用,3.广告宣传作用,(二)日常应用文书的种类,根据日常需要和发挥作用的不同，作如下分类。,1.专用书信类，如感谢信、表扬信、邀请书等,专用书信是指某些特定的场合使用的具有专门用途的书信，多用于个人与组织之间、组织与组织之间的事务性联系。专用书信按作用不同可以分为凭证性书信和表意性书信两大类。,2.条据类，如请假条、留言条、欠条、借条等,条据是单位或个人之间，为了办事方便，在收到、借到、领到、欠到钱物时所出具的凭据。条据按作用不同可以分为凭据性条据和说明性条据两大类。,3.告启类，如声明、启事等,告启类是指某些机关、单位、团体就有关事项或问题向群众公开陈述、报道、解说，以使周知，或者表明自己立场、态度的一种简短应用文，通常包括启事、声明等。,第二节 专用书信类的写作,一、感谢信,(一)感谢信的概念,感谢信是指在得到有关单位或个人给予的关心、支持或帮助后，向对方表示感谢的信函。,(二)感谢信的特点,1.确指性,2.事实性,3.感激性,(三)感谢信的分类,1.普发性感谢信,2.专指性感谢信,(四)写作指南,1.标题,一般直接用文种,“,感谢信,”,作为标题；也可以由受文单位和文种组成；还可以由发文机关、受文单位和文种三个要素组成。,2.称谓,第二行顶格来写被感谢的单位名称或个人姓名，姓名后面加以适当的称呼。,3.正文,正文一般写以下两个方面的内容。,(1)简述事迹。,(2)对对方的优良品德作出评价和颂扬，表示感谢及表示向对方学习的态度和决心。,4.敬语,按信函格式写上,“,致以最诚挚的敬礼,”,、,“,此致敬礼,”,一类的敬语。,5.落款,在正文右下方署上写感谢信的单位名称或个人姓名，在署名的下方写上发信的时间。,(五)注意事项,(1)感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的意思。,(2)感谢信的语言要简练，避免陈词滥调，篇幅也不宜过长。,二、请柬,(一)请柬的概念,请柬，也称请帖。它是单位、团体或个人邀请他人参加会议、庆典、宴会、展会、纪念会等活动时常用的一种礼仪性的通知文书。,(二)请柬的特点,1.礼仪性,2.简洁性,3.公开性,(三)请柬的种类,按不同的标准，请柬有不同的分类。常见的分类有以下两种：,(1)从内页形式上来分，有横式和竖式两种。,(2)从用途上来分，有会议类请柬、婚礼类请柬、庆典类请柬、宴会类请柬等。,(四)写作指南,请柬一般包括标题、称谓、正文、结尾、落款等几个部分。,1.标题,标题通常是,“,请柬,”,或,“,请帖,”,，写在首行或首列居中的位置。如果使用封面，也要写明,“,请柬,”,或,“,请帖,”,字样。,2.称谓,称谓也被称为抬头。被邀请者的单位名称或姓名要另起一行(列)顶格书写，称谓之后要用冒号。也可在正文之后，以,“,此致,”,领起，另起一行(列)顶格书写。,3.正文,称谓的下一行空两格起写请柬的正文。正文一般要包括以下内容。,(1)写明邀请的缘由或事项、活动的时间和地点，以及其他注意事项。时间要具体到钟点。,(2)如果需要征询被邀请者是否应邀，则要提出回函的请求，如,“,敬请回复,”,、,“,敬请回复为盼,”,等。,4.结尾,请柬的结尾要有,“,具礼,”,，要在正文后另起一行空两格书写表示敬请的话，如,“,恭请光临,”,、,“,敬祈届时出席,”,、,“,欢迎莅临指导,”,等。,5.附语,附语是用来作其他说明的，如活动的时间、地点、凭柬入场、着装要求等。,6.落款,写明邀请者的单位名称或个人姓名，通常单位还要盖公章，写明发出请柬的具体日期。,(五)注意事项,(1)表达要严谨准确。,(2)语言要达雅兼备。,(3)发送时间要适当。,(4)制作要精美。,三、邀请书,(一)邀请书的概念,邀请书也叫邀请函，是用来邀请对方参加纪念会、座谈会或者学术研究会等活动而使用的一种书信体文书。,邀请书与请柬相似，一般说来，邀请书多用于集体，而请柬多用于个人。邀请书的信息量比请柬大，使用范围也比请柬广，而请柬比邀请书更注重外观的装饰，显得更庄重、典雅，表达的礼仪、情感色彩更浓一些。,(二)邀请书的特点,1.确指性,2.礼仪性,(三)写作指南,邀请书一般包括标题、称谓、正文、落款等几部分。,1.标题,居中标明,“,邀请书,”,字样。也可以采用公文式标题。,2.称谓,另起一行顶格来写被邀请的对象。称谓之后要加冒号。,3.正文,称谓的下一行空两格来写正文，正文交代会议或活动的目的、内容、性质、时间、地点等，文末写,“,敬(恭)请光临,”,、,“,恭候光临,”,、,“,此致敬礼,”,等礼貌用语。,4.落款,落款写明邀请者的单位名称或个人姓名。最后写上发出邀请的具体日期，标明年月日。,(四)注意事项,(1)邀请书的内容务必详细周到。,(2)邀请书的语言要谦敬有礼。,(3)邀请书的发送务必及时。,四、申请书,(一)申请书的概念,申请书也是专用书信的一种，是个人或者集体向有关领导、组织、社会团体表达意愿，提出请求的专用书信。,(二)申请书的特点,1.请求性,2.书信性,3.上行性,(三)申请书的种类,1.按作者分类,按作者分，申请书可分为个人申请书和单位、集体公务申请书。,2.按照用途分类,按用途分，申请书可分为政治生活方面的申请、工作学习方面的申请、日常生活方面的申请。,(四)写作指南,申请书一般由标题、称谓、正文、结语和落款五部分构成。,1.标题,申请书的标题有两种形式：一是性质加文种构成；二是直接用文种,“,申请书,”,作标题。,2.称谓,另起一行，顶格来写接收申请书的单位名称或领导人姓名，称谓之后加冒号。,3.正文,正文一般包括以下三方面的内容。,(1)申请内容。申请书的开头部分就要旗帜鲜明地向领导、组织提出申请的具体内容。,(2)申请缘由。这部分要说明申请的目的、意义及自己对申请事项的认识。,(3)决心和要求。这一部分要求表明自己的决心、所持的态度或者具体的要求。,4.结语,结语可以有也可以没有。一般是表示尊敬的话，如,“,此致敬礼,”,等；也可以写一些表示感谢和希望的话，如,“,请组织考验,”,、,“,请审查,”,、,“,望领导批准,”,等。,5.落款,这部分要求署名和注明申请的具体日期。,(五)注意事项,(1)申请书要力求把复杂的问题写得简明扼要、一目了然、短小简练，篇幅不宜过长。申请事项应明确而具体，理由应合理而充分。,(2)申请书的语言表述要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。,(3)申请书原则上不应多头报送。,五、倡议书,(一)倡议书的概念,倡议书是指个人或者集体提出某些合理化的建议或者创造性的措施，向广大群众或者有关的单位公开发出倡议，希望大家响应，以更好地完成某项任务时所运用的一种专用书信。,(二)倡议书的特点,1.群众性,2.对象的不确定性,3.公开性,(三)倡议书的分类,1.从发文者的角度分,分为个人倡议书、集体倡议书以及企事业单位、机关部门倡议书三种。,2.从倡议内容的角度分,分为针对某一具体生活事件、问题的倡议书和针对某种思想意识、精神状况的倡议书两种。,(四)写作指南,倡议书一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。,1.标题,倡议书标题一般由文种名称单独组成。另外，倡议书的标题还可以由倡议内容或者是倡议对象和文种共同组成。,2.称谓,可以根据倡议的对象而选用适当的称呼。,3.正文,(1)倡议书的背景、原因和目的。,(2)倡议的具体内容和要求。,(3)希望或者建议。,4.落款,在正文的右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，署上发出倡议的具体日期。,(五)注意事项,(1)措辞要确切，情感要真挚，同时要富于鼓动性。,(2)内容要切实可行，要不违背国家的大政方针，要反映新时代新风貌。,第三节 条据类的写作,一、借条,(一)借条的概念,又叫借据，是指在借到个人或公家的钱物时所写的条据。,(二)写作指南,借条一般由标题、正文、落款三部分组成。,1.标题,借据的标题可以采用两种方式：一是直接由文种名构成；二是在第一行空两格后写上,“,今借到,”,作为标题，而正文的其他内容放在下一行顶格写。,2.正文,首先要表明从哪里得到了什么东西，以及数量的多少。然后要写上所借的钱物的数目及物品的品种、型号、式样、规格等。如果有必要的话，写清楚出借方。从单位借出的钱物要写上所为何用。最后，写明归还的具体日期或大致时间，有较为复杂的情况，则要写明具体归还的方法。,3.落款,要写上写借条者的单位名称和经手人姓名或借方个人的姓名。必要时加盖公(私)章，以示负责。单位、个人名称前一般写上,“,立据人,”,或,“,借款人,”,字样。在署名上还要写上借钱物的具体时间。年月日要写齐，不能只写月日。,(三)注意事项,(1)若是向个人借钱借物时所写的条据，借方可只写一张借条；若是向公家借钱借物，借方须写两张借条，借方和公家各保留一份。,(2)借条是一种非正式契约，通常在归还了钱物后，由立据者收回并当场销毁。,(3)借条文面要干净，不容许涂改，若有涂改，需出据方在改动处加盖公章或私章或者签名。,(4)借条不能有任何意思不明或容易产生歧义的词句出现，否则就有可能引发争议，难以发挥有效的证明作用。,(5)借条所涉及的事物常同钱物有关，表示钱物多少的数量词应大写，数量单位的标注要正规、明确，货币数量的前面要有币种。,二、欠条,欠条实质上是借条的一种特殊形式。如果借方在归还所借钱物时，不能全部归还，只归还了其中的一部分，则应立下欠条。有时，在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。,欠条的格式、处理方法与借条大致相仿，可以参考借条的写法。,三、收条,(一)收条的概念,收条有时也称作收据，指在收到其他人或单位的钱物后，专门给对方立下的凭据。,(二)写作指南,收条由以下几部分构成。,1.标题,一般来说标题的写法有两种：一种是直接由文种名构成；另一种是把正文的前三个字作为标题，而正文从第二行顶格处接着往下写，即用,“,今收到,”,、,“,现收到,”,、,“,已收到,”,作标题。,2.正文,正文一般要求写明收到的钱物的数量、物品的种类及规格等情况。,3.落款,落款一般要求写上收钱物的个人或单位的名称或姓名，署上收到的具体日期，一般还要加盖公章。,四、请假条,(一)请假条的概念,请假条是指因病、因事而不能上班或不能按时上班，或者不能参加某项预定活动时撰写的用以说明原因的条据。,(二)写作指南,请假条一般由以下几部分内容构成。,1.标题,一般来说标题的写法是直接由文种名构成，也就是居中写上,“,请假条,”,字样。,2.称谓,请假条必须要有称谓。,3.正文,一般首先交代请假的原因，然后说明请假的起止时间，正文结束时还应写上礼貌性的话语。还可以加上祝颂语等。,如果是病假条，则应该在正文结束以后，另起一行附上医院的证明。,4.落款,落款一般要求写上请假人的姓名，署上请假的具体日期。,五、留言条,(一)留言条的概念,专程拜访他人时因为某种缘故未能见面，或者是因为不能久候他人而先行离去时所撰写的，向对方说明并道清事由的条据就是留言条。,(二)写作指南,留言条由称谓、正文、落款三部分组成。,1.称谓,留言条不必加标题，因此直接写称谓即可。,2.正文,留言条正文中应当说清事由，留下再次联系的方式，尤其是双方初次打交道时，更应详细地告诉对方自己的姓名、身份以及联络方式。,3.落款,落款一般要求写上留言人的姓名，署上留言的具体日期，日期还可以根据要求具体到某时某分。,六、便条,(一)便条的概念,便条指在日常生活中，如果有事情要告知另一方，或者要委托他人办某件事情，在不面谈的情况下书写的一种条据。,严格意义上来说，请假条、留言条也算是便条的一种。,(二)写作