科技档案管理培训教材课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,科技档案管理培训教材,提纲,一、科技档案的概念、种类,二、科技档案的特点、原则、作,用,三、科技档案的收集、整理编目,一、科技档案的概念、种类,（一）什么是科技档案,国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应该归档保存的科技文件，以下简称科技档案,（二）什么是科学技术文件材料,记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动、和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。,（三）科技档案的种类,1,、工业生产技术档案,2,、农业生产技术档案,3,、项目建设档案,4,、设备仪器档案,5,、科学技术研究档案,6,、专门性科技档案：包括：地质勘测、测绘、水文、天文、气象、地震。,7,、其他种类的科技档案：如交通运输、医疗卫生、环境保护、工艺美术、航天、海洋档案等。,二、科技档案的特点、原则、作用,（一）科技档案的特点,1,、专业性,2,、种类和类型的多样性,3,、成套性,4,、现实性,（二）科技档案的原则,国务院,1980,年,12,月批准发布的,科学技术档案工作条例,规定：“应当按照集中统一管理科技档案的基本原则建立健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求”。,第一、科技档案要实行集中统一管理,第二、维护科技档案的完整与安全,第三、要充分发挥科技档案有效利用的 目的。,（三）科技档案的作用,1,、科技档案是进行生产建设的重要依据和凭证,2,、科技档案是科技研究工作和设计工作的必要条件,3,、科技档案传递和交流的重要性,4,、科技档案在政治斗争和军事斗争中的作用,5,、编史修志的重要史料,三、科技档案的收集、整理编目,（一）收集工作的重要性,1,、收集的定义,科技档案的收集，就是接收具有保存和利用价值的科技档案，集中保管在科技档案部门（科、室或馆）的一项工作。,2,、科技档案收集的重要性,第一，收集科技档案是建立健全科技档案工 作的基础。,第二、收集科技档案是贯彻国家档案集中统一管理原则的一项重要措施,第三、收集科技档案有利于维护国家科学技术机密,第四、收集科技档案的最终目的在于便于利用,（二）收集工作的内容,1,、接收各业务技术部门科技文件材料归 档,归档制度包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档手续四项内容。,三纳入、四参加、四同步：,纳入有关领导的岗位责任制和工作议程；,纳入各职能部门的工作职责和工作程序（流程）；,例：基建工作程序：,1,立项规划阶段,2,建设用地阶段,3,勘察设计阶段,4,施工招标阶段,5,工程施工准备,6,工程施工,7,工程竣工,8,归档,收文处理工作程序：,1,签收,2,登记,3,初审,4,承办,5,传阅,6,催办,答复,8,归档,纳入各职能部门相关人员（兼职档案员）的岗位责任制。,四参加。,参加设备开箱验收；,参加项目竣工验收；,参加科研成果审定验收；,参加产品鉴定验收。,下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；,检查项目计划进度应同时检查项目文件的积累情况；,验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；,项目总结应同时做好项目文件归档交接。,2,、零散科技文件材料的清理、核对、补充,3,、委托、引进和协作项目科技文件材料的归档,4,接收撤销、变动和任务移交单位的科技档案,（三）整理编目,1、分类,在科技档案整理的基本原则指导下，按照不同种类的科技档案，各自分成一定的类和属类，这是科技档案的分类。首先制定分类大纲，再定归档范围和保管期限表。按国家档案局10号令制定，报同级档案行政管理部门审批。,分类方案示意图（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,01,经营管理,01,经营决策,02,生产经营计划,03,统计工作,04,财务管理,05,资产管理,06,物资管理,07,产品销售,08,合同管理,09,信用管理,10,知识产权管理,02,生产管理,01,生产调度,02,质量管理,03,能源管理,04,安全生产,05,科技管理,分类方案示意图（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,02,生产管理,06,环境保护,07,计量工作,08,标准化工作,09,档案和信息工作,03,行政管理,01,行政事务,02,安全保卫工作,03,法律事务,04,审计稽查工作,05,劳动人事与人力资源管理,06,教育培训工作,07,外事工作,04,党群管理,01,党务工作,02,组织工作,03,宣传统战工作,04,纪检与监察工作,分类方案示意图（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,04,党群管理,05,工会工作,06,共青团工作,08,民间团体工作,05,产品生产,01,产品种类或型号,06,科研开发,01,课题,07,项目建设,01,按工程项目或建筑项目,08,设备仪器,01,按设备仪器种类或型号,09,会计业务,01,会计凭证,02,会计账簿,03,财务报告,04,其他,10,职工管理,01,在岗职工,02,退休职工,03,离岗职工,04,死亡职工,分类方案示意图（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,11,声像档案,01,录音带,02,录像带,03,照片,04,底片,05,其他,12,实物档案,01,奖状,02,证书,03,奖牌,04,锦旗,05,奖杯,06,其他,13,电子档案,2008,公元纪年,2009,公元纪年,2010,公元纪年,分类方案示意图（件）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,01,经营管理,2010,公元纪年,01,经营决策（企划部）,02,生产管理,2010,公元纪年,01,生产调度（调度室）,03,行政管理,2010,公元纪年,01,行政事务（办公室）,04,党群管理,2010,公元纪年,01,党务工作（党委办）,05,产品生产,01,产品种类或型号,06,科研开发,01,课题,07,项目建设,01,按工程项目或建筑项目,08,设备仪器,01,按设备仪器种类或型号,09,会计业务,01,凭证,10,职工管理,01,在岗职工,11,声像档案,01,照片,12,实物档案,01,锦旗,13,电子档案,2010,公元纪年,分类方案示意图（件）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,01,管理类档案,2008,公元纪年,01,行政事务（办公室）,02,安全保卫（保卫科）,03,法律事务（法律事务部）,04,劳动人事（人力部）,05,教育培训（培训部）,2009,公元纪年,01,行政事务（办公室）,02,安全保卫（保卫科）,2010,公元纪年,01,行政事务（办公室）,分类方案示意图,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,05,产品生产,01,*,产品,01,*,型号,02,*,型号,03,*,型号,02,*,产品,01,*,型号,06,科研开发,01,*,课题,02,*,课题,03,*,课题,07,项目建设,01,*,项目,02,*,项目,03,*,项目,08,设备仪器,01,生产设备,01,*,设备,02,*,设备,03,*,设备,02,辅助设备,01,*,设备,03,办公设备,01,*,设备,分类方案示意图,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,11,特殊载体,档案,01,电子文件,2009,公元纪年,2010,公元纪年,02,照片,03,底片,04,录音带,05,录像带,06,奖牌,07,奖杯,08,锦旗,09,证书,10,奖状,11,印章,12,其他,档号；包括全宗号、类目号、案卷号。,-,案卷号,二级类目号,一级类目号,全宗号,（机关用全宗号，企业不要）,36,全宗号类目号 件号 页数 保管期限,馆编 室编,15,15 30 20 20 10 15,25,2,、组卷要求,案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。,案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。,3,、组卷方法,针对具体项目的管理性科技文件应放人所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。,科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台,(,套,),等分别组卷。,成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。,通用图、标准图可放人相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。,底图以张或套为保管单位进行整理。,产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。,产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。,4,、案卷和案卷内科技文件排列,科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。,案卷内管理性文件按问题结合时间,(,阶段,),或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。,科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。,产品类案卷宜按产品设计,(,含初步设计、基础设计、技术设计,),、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。,建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。,设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购 设备仪器开箱验收,(,自制设备仪器的设计、制造、验收,),、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。,5,、案卷编目,（,1,）卷内科技文件页号编写,案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。,有页号的文件可不再重新编写页号，但要加盖档号章。,卷内目录、卷内备考表不编写页号。,（,2,）卷封面编制,案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式,(,封面式样见图,A,1,。虚线内为提示项，下同,),。,案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字,(,号,),、结构、阶段名称、文件类型名称等。,例：图样材料案卷题名,项目名称 针对内容 材料名称,档案局办公楼 电器照明 竣工图,技术性文件材料案卷题名,项目名称 文件材料名称,档案局办公楼 设计任务书,立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。,起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间,年、月、日,(,年度应填写四位数字，下同,),。,保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。,密级，应填写卷内科技文件的最高密级。,档号，由全宗号、分类号,(,或项目代号或目录号,),、案卷号组成。,全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；,分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；,项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；,目录号：填写目录编号；,案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。,（,3,）案卷脊背编制,案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见,案卷题名、保管期限、档号，,案卷脊背项目可根据需要选择填写。,（,4,）卷内目录编制,卷内目录应排列在卷内文件首页之前，,序号，应依次标注卷内文件排列顺序。,文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。,责任者，应填写文件形成者或第一责任者。,文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。,日期，应填写文件形成的时间,年、月、日。,页数，应填写每件文件总页数。,备注，可根据实际填写需注明的情况。,档号，同上。,（,5,）卷内备考表编制,卷内备考表式样。,卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提