档案管理学基础--课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2024/11/29,1,档案管理学概论,2024/11/29,2,前事不忘后事师，自来坟典萃先知。,犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。,国步何由探轨迹，民情从以识端倪。,上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。,郭沫若,2024/11/29,3,档案与我们密切相关,我们每一个人从出生的那一刻算起，就与档案结下了一生的缘分。比如说你的出生证明就是你的第一份档案！它客观记录了你来到这个世界时的几乎全部情况：出生的时间、性别、体重、健康情况、是否顺产、父母情况、接生的医院、医生、家庭住址，甚至于你的脚印等。至于你成长过程中的照片或,DV,、各种学历证明、日记或工作笔记、工作履历证明、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、社会保险手续、甚至商业活动中的购房、购车、购物、借据、贷款手续等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。,国家、社会、学校以及其它任何单位活动的开展，都在形成各种各样的文件，有保存价值的文件就成为了档案。,2024/11/29,4,主要内容,档案概论,档案工作概论,档案管理工作流程,电子文件,2024/11/29,5,学习目标,了解档案及档案工作，掌握基本概念和原理,掌握档案管理工作基本流程中的基本概念和原理，熟悉档案管理工作流程。,了解档案管理学前沿：电子文件与数字档案馆的相关基本知识。,通过认识实习，对档案概念、档案机构及档案工作有一个感性认识。,2024/11/29,6,第一章档案和档案工作概论,档案的起源与沿革,档案的特点和范围,档案的作用及其规律,档案工作及其基本原则,档案机构,2024/11/29,7,1.1,档案的起源与沿革,一、档案的起源,（主要有,4,种观点）,1,、国家,文字,档案,2,、文字,国家,档案,3,、文字,档案,国家,有条理的档案,4,、结绳、刻契,档案,文字,国家,有条理的档案,1,、,2,条又称为阶级社会产物论（文字、国家条件说）,3,、,4,条又称为原始社会产物说,2024/11/29,8,1.1,档案的起源与沿革,二、档案的历史沿革,1,、载体沿革,甲骨档案,金石档案,简牍档案,缣帛档案,纸质档案,声像档案,电子档案,2,、名称的沿革,A,、商：册； 周：中；,秦、汉：典籍 ； 魏晋以后：文书、文案；,唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；,B,、“档案”一词，一般认为初见于明末清初,档：在,康熙字典,中解释为：横木框档。 案：在,说文解字,中解释为：几属。,3,、英文,archive,a:kaiv,，,n.,文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。,复数,archives,a:kaivz, n.,公文保管处、档案处、公文。,2024/11/29,9,1.2,档案的定义及其涵义,一、档案的定义,列宁,:,“,定义可能有许多，因为对象有许多方面。,”,下定义最常用的方法是：,“,属,”,加,“,种差,”,。,“,属,”,加,“,种差,”,方法对其从形式上进行综述就是：通过揭示概念最邻近的,“,属,”,概念和,“,种差,”,来明确概念内涵的逻辑方法。,采用这种方法，可以给档案下一个定义：,档案是,机关、组织和个人,在,社会活动,中形成的，作为,历史记录保存起来以备查考的,，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的,文件,。,也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。,除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。,为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。,2024/11/29,10,另外再介绍,档案法,上的定义。,中华人民共和国档案法,于,1987,年,9,月,5,日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，,1996,年,7,月,5,日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。,第一章,“,总则,”,第二条,“,本法所称的档案，,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,。,”,这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不同而已。,第一种定义是把,“,文件,”,作档案所属，,第二种定义是把,“,原始记录,”,(,历史记录,),作为档案的所属，,这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。 所谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。,2024/11/29,11,二、档案定义的涵义,（一）档案的来源,从形成者看来源：,、机构 、组织 、个人,（二）档案形成,档案是由文书转化而来的。转化条件有三：,1,、办理完毕的文件才能成为档案,情况有三：,（,1,）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。（,2,）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。（,3,）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕,从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。,2024/11/29,12,2,、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。,从这个角度来看，,文件是档案的基础，档案是文件的精华。,3,、按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案,文件是档案的因素，档案是文件的组合,。,2024/11/29,13,（三）档案的形式：,从档案的载体上来看，有,甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘,等。,从表达方式基本三种：,文字、图像、声音,；,从记录方法：,手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像,等。,从文件名称上看，古代有,诏、诰、题本、奏折、牌,等，近代有,令、布告、 咨、呈,。现 代有,计划、报告、请示、批复、会议记录,等。,从类型上说，有,文书档案、科技档案、专门档案,。,2024/11/29,14,（四）档案内容：,反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：,1,、记录一个国家的诞生、发展、政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；十分丰富，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包,.,2,、原始性，这是档案的本质属性。,因此，档案具有很大的凭证作用。,2024/11/29,15,原始性和真实性的区别：,大多数档案是比较可靠的历史记录，但部分档案并非如此，主要有两种情况：,一是形成上不真实，是假造、伪造的档案,二是档案内容失真，形成是真实的。,思考：内容失真，形成是真实的档案是真档案吗？,2024/11/29,16,（五）档案的形成过程,1,、制作的时候就是档案；（有,意,制作）,2,、制作的时候并不是档案（无,意,的制作,+,有,意,的处理保存）,意：,档案制作者和保存管理者的档案意识,2024/11/29,17,有意无意制作的档案的优劣：,1,、“有意”制作的档案,优势：,制作材料较好，追求耐久性，格式严格、规范，便于长久保存且留存情况比较齐全、完整。,劣势：,内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实且有意作伪、抑恶扬善，报喜不报忧等内容上的偏差、错误。,2024/11/29,18,2,、“无意”制作的档案,劣势：,因无档案意识，所以制作材料的质地、耐久性往往比较差、书写格式也不规范，且留存状况不好，难以做到完整、齐全，这对档案的保存和日常管理使用是不利的。,优势：,内容客观真实，制作者无意留下来的真实客观的原始记录。,因此档案管理者必须面对并正确对待、把握客观事实。,2024/11/29,19,1.3,档案及其相关事物的关系,一、档案与图书,1,、不同方面,A,、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种的，有意识地撰写的。,B,、数量不同。,C,、作用不同。,D,、保密性不同。,E,、形式不同。,2024/11/29,20,2,、相似之处,A,、两者目前都以文字记录为主,B,、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。,C,、在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。,简而言之，档案是社会实践的记录；图书是系统认识的产品。 二者本质不同、社会功能不同、特点也不同,2024/11/29,21,二、档案与情报,1,、情报的本质属性,A,、情报的根本属性之一是知识。,B,、有一定利用价值的知识才具有情报价值。,C,、情报是知识运动的过程之一，,即情报是传递着的知识。,2,、两者的比较,情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；,另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。,2024/11/29,22,三、档案与文物（是内涵上最为接近的概念）,1,、大多数文物和档案属于两种不同的事物，内涵上有部分交叉重合。,文物：具有文化价值的历史遗留物，主要是过去使用过的实用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有历史文件。,有原始记录作用又有突出历史文化作用的档案可以看作是文物,自身带有文字的实物（如公章、锦旗、奖杯、钱币）可以称为实物档案,2,、绝大多数文物都不能称为档案,因为文物的实用性所记录的历史事实是不清晰、不明确的。,而档案是指内容信息清晰、确定、可以明确说明某一历史事实的原始记录。,3,、内容的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。,4,、形成档案还要在技术可以保存,如带有文字的庞然大物：飞机、轮船等等，也不能算成实物档案,2024/11/29,23,四、档案和文献,1,、档案是,第一手原生信息,，而文献不是。,文献：前人留下来的历史文化价值价高、内容较系统完整的信息记录,2,、侧重点不同,文献注重历史文化价值，而档案既注重历史文化价值，但更注重查考、实用价值。,3,、文献内容比较系统，而档案包含的内容都是片段性的，零星的,档案：测试记录、发票、账单、登记表单、签名表等,文献：图书、档案、资料,2024/11/29,24,五、档案与资料,资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。,凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均称为资料，如文书、档案、图书、报刊、文章、录音乃至文物等。也无论其处于何种状态,是 被集中保存，还是散存于各处待人们去搜集、整理。,资料是现实中最接近档案，与档案关系最为密切的概念。,资料包括：文书、档案、图书、报刊、文章、录音甚至文物,2024/11/29,25,1.4,档案的种类,一、公务档案和私人档案,(,从档案形成的公私领域进行分类,),1,、公务档案,是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；形成的档案归,“,国家,”,所有。,实存状态,主要是过去的公务文书、法律、法规、行政性公文,2,、私人档案,是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人 ；形成的档案归,“,私人,”,所有。,实存状态,主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函,2024/11/29,26,3,、两者在外延上的交叉重合,如公务机关颁发给个人的文件、票据、奖状、判决书等同时具有私人档案的性质。,私人向公务机关递交的申请书、申诉书、建议、信函等只要被受理、接受，就同时具有公务档案的性质。,4,、两者的“中间地带”,私有组织（企业或事业单位）的档案，从所有权角度看无疑应为私有，但是与私人所有的纯私人生活中形成的私人档案又不是同一性质。一般认为这部分档案是,私有档案中的“公务档案,”,。,2024/11/29,27,二、历史档案和现行档案,三、文书档案、科技档案和专门档案,（是中国档案界以及社会上应用最为普遍的档案种类概念）,四、中华人民共和国后档案、革命历史档案、旧政府档案,2024/11/29,28,历史档案和现行档案,主要从档案的形成时间以及档案的作用的角度对档案进行划分的。,历史档案,是形成时间较早，离现在较久远主要起到历史文化作用的档案（第一历史档案馆、第二历史档案馆中）,现行档案,只要是形成时间较晚，离现在的时间距离较近主要起现时查考作用，即主要是对人们的现实工作、生活有具体实际作用的档案。（人事档案、财务档案、银行 票据）,2024/11/29,29,文书档案：,实际是行政管理档案。就是在社会行政管理活动中各种行政性或政治性的公文（如,请示、批复、决定、决议、法律、法规,）转化而成的档案。我们所说的档案绝大部分是文书档案，在档案家族中占主导地位。,科技档案：,人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料（如,建筑图纸、设计任务书、科研报告,）转化而成的档案。不是人类自我管理活动的记录，是人类面对自然进行科学研究、物质生产活动的记录。,专门档案：,除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如,会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病例档案、结婚登记档案和工商注册登记档案。,主要采取的是排除法。,文书档案出现最早、专门档案出现最晚,。,2024/11/29,30,中华人民共和国后档案,：,又称为,中华人民共和国档案,，是指,1949,年,10,月,1,日中华人民共和国成立之后的，在,中国形成,的,归国家所有,的所有档案,。,革命历史档案：,是指,1949,年,10,月,1,日中华人民共和国成立之前，由,中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位和社会团体以及个人所形成,的,归国家所有,的所有档案。,旧政府档案：,是指,1949,年,10,月,1,日中华人民共和国成立之前，,除了革命历史档案之外,的所有归国家所有的档案。,在档案统计中，一般简化为,“建”、“革”、“旧”,三字开头。“建”字头的档案还会不断的产生新的档案，而“革”、“旧”字开头的档案不会再产生新的档案，因此的珍贵档案，格外要重视并保护收藏好。,2024/11/29,31,1.5,档案的作用,一、档案的基本作用,秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。,明内阁大学士邱濬说档案的作用,:,今世赖之以知古，后世赖之以知今者也,。,郭沫若同志在,1960,年写下,题赠档案馆,一诗，盛赞档案作用之的重要。,宋代学者郑樵,：“为国之具，不可一日无也”。,总之，档案的作用可概括为：,凭证作用和参考作用,。,档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。,档案具有参考作用，档案被称为,“未掺水的史料”。,2024/11/29,32,二、档案的主要作用,1,、机关工作的查考凭据,2,、生产建设的参考依据,3,、政治斗争的必要工具,4,、科学研究的可靠资料,5,、宣传教育的生动素材,6,、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。,2024/11/29,33,机关工作的查考凭据：,档案记录了各机关、单位过去活动的状况，其中包括行使职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一个政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。,否则只靠记忆处理工作则有时无以为凭，往往有失准确，对时隔日久的事务难免被人遗忘。,许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制定规则等活动中，大量地查考档案，顺利推动了工作。假若档案散失，无案可查的话会给工作造成许多困难。事实证明大到制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。,2024/11/29,34,生产建设的参考依据：,档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、教训。从自然资源、生产手段到生产程序以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考资料。,2024/11/29,35,政治斗争的必要 工具：,档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况。这些原始资料，历来都是成为统治阶级进行各种政治斗争的工具。,如我国现存的大量档案，记载国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。,2024/11/29,36,科学研究可靠的资料：,无论是自然科学还是社会科学、思维科学的研究都必须详细的占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两个方面为科学研究提供丰富的历史资料：,一方面：专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；,另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。,档案是科学研究的必要条件。,2024/11/29,37,因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益。其中包括立法性质的文件、证明文件和互相交往的各种材料，例如,法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件，书信、账本、单据，存根等等,。,这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉,。,一旦在这些方面发生疑问、争执和纠纷时，档案就是最为有力的证据证明这些权益的归属。,2024/11/29,38,1.6,档案工作概论,一、档案工作的内容,1,、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。,2,、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。,二、档案业务工作内容,1,、六环节之说：,档案的收集、整理、价值鉴定、保管、登记和统计、提供利用。,2,、八环节之说：档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。,三、档案工作的性质,1,、档案工作是一项管理性的工作,2,、档案工作是一项服务性的工作,3,、档案工作是一项政治性的工作,除此之外，还有“条件性”、“科学性”等提法。,2024/11/29,39,1,、档案工作是一项管理性的工作。,档案管理工作不能为社会直接产生物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一项特殊业务。,目的是在科学管理的基础上，以提供原始档案材料的方式为党和国家的各项生产活动服务。,人们在工作实践中要形成档案，这些档案对今后的工作具有重要的查考价值，管理者要想搞好本单位的管理，都必须建立档案工作，,并运用科学的理论原则和技术方法，通过收集整理坚定、检选、技术保护等一系列具体措施建立起科学的管理系统、检索系统、利用服务系统。,档案工作是科学性和技术性很强的管理工作,2024/11/29,40,2,、档案工作是一项服务性的工作,档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。,通过提供档案信息为社会服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一,。档案部门虽然也研究档案，进行编著、统计、分析等活动，但最终目的是为了更好地适应社会的利用需要。,档案工作的服务性发挥的程度是衡量档案工作好坏的标志。,2024/11/29,41,3,、档案工作是一项政治性工作,在阶级社会里，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利利益，为一定的统治阶级所掌握，为其经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。,由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，,所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分方案不对外开放，而多数档案则要在规定期满才能开放，这种机要性也是档案工作 政治性的具体表现。,2024/11/29,42,档案业务工作的基本内容,2024/11/29,43,档案的收集：,各机关在工作和生产活动中形成的文件，是由各单位或单位内部的各个组织机构分散形成的，数量很多，而查找利用档案，则要求一定的集中，,为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾，就需要将分散的文件经过挑选，,按照一定的制度集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。,2024/11/29,44,档案的整理：,收集起来的档案内容复杂，数量很大，有的还成包成捆。如果原封不动，还是处于相对凌乱的状态，既,不好管理也无法提供利用，这就需要对这些档案加以系统化,。为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾，必须把这些档案分门别类，有条不紊地进行系统整理，这就形成了档案的整理工作。,2024/11/29,45,档案的鉴定：,随着社会的发展，时间的推移，档案的数量不断增多，档案的保存介质也在不断的发生变化。一定时间以后，有的档案还有继续保存的必要，有的档案则已失去了保存的价值，,这就要对档案进行审查、鉴别，去粗取精，,将确实已经失去保存价值的档案剔除，于是就形成了档案的鉴定工作。,2024/11/29,46,档案的保存：,由于自然和社会条件的原因，档案总是处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受突发性的破坏，而社会则需要长远利益档案，要求尽可能延长档案的寿命，,为了解决档案的不断毁损和长远利用要求的矛盾，就需要采取各种保护措施，防止档案遭受损失，,保证每份档案的安全与完整，想方设法采取各种保护措施，进行系统、科学地管理使其延年益寿，这就形成的档案的保管工作。,2024/11/29,47,档案的检索：,档案的数量很多，类型多样，文种复杂，它们都有自身的形成规律，,为了满足社会对档案的多方面的特定要求，就需要通过多种途径和形式提示档案的内容,，给利用者提供检索档案的多种手段，这就形成了档案的编目和检索工作。,2024/11/29,48,档案的编研：,档案的编研是对档案材料,进行编辑和研究的总称。,是为了解决原始档案材料孤本多，借阅面窄的限制与社会对档案的广泛利用需求之间的矛盾、对档案材料进行专门的研究、汇集，编写各类专门材料，并通过公布、出版等方式，积极主动地在更大范围内提供服务。,2024/11/29,49,档案的利用：,保存档案的目的就是为了,提供档案为党和国家各项工作服务，,而收集、整理、鉴定、保管、检索等工作，只是为提供利用奠定了基础和可能性，为了把可能性变为现实性，满足社会利用档案的需要，更好地开发档案情报资源，就需要通过各种方式介绍和实际地提供档案，这就形成了档案的提供利用服务。,2024/11/29,50,四、我国档案工作的基本原则,我国档案工作的基本原则是在档案工作不断发展的实践过程中逐步形成和确定下来的。,档案法,规定：“档案工作实行,统一领导,、分级管理,的原则，,维护档案的完整与安全,，,便于社会各方面的利用,。”,组织原则和管理体制,管理的基本要求,根本目的,2024/11/29,51,1,、统一领导、分级管理国家全部档案,统一领导、分级管理,国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党政档案的统一管理,全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导,实行党政档案统一管理：,1959,之前，我国的党政档案是分开管理的，现在是高度的集中在一起。,优点：,党政档案,都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大的差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案管理工作统一设置机构，符合精简原则。,2024/11/29,52,2,、维护档案的完整与安全,维护档案的完整,1,、,数量上，,保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；,2,、,质量上，,维护档案的有机联系，不能人为的割裂分散，或者零散的堆砌。,维护档案的安全,1,、,物质安全：,力求档案本身不受损坏，尽量延长档案寿命；,2,、政治安全：,保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃、失密。,维护档案的完整与安全是辩证统一的关系,只有,维护档案的完整,，才能有效地保证档案的安全；散乱和丢失，则会造成,档案的损坏和政治上的不安,全。同时，只有维护档案的安全，才能保证档案的完整；档案遭受损失和破坏，则会影响档案的完整。,2024/11/29,53,3,、便于社会各方面的利用,根本目的,体现着档案工作的服务性质,。,档案必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能创造方便。,是档案工作的总目标,：,全部档案管理活动的最终目的都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。,是档案业务工作各业务环节的出发点，支配档案工作的全过程,：,档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应该以便于利用为着眼点。,是检验档案工作效果的主要标准：,档案工作做的是否有效，最主要的是看它是否能为国家和社会做出贡献，能否创造社会效益和经济效益。,2024/11/29,54,我国档案工作基本原则的辩证统一关系,三个方面互相联系，互相作用，是一个辩证统一的有机整体，具有丰富的思想内容。,A,、,统一领导、分级管理,是核心，没有统一领导、分级管理，就不能维护档案的安全与完整和为社会利用。,B,、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义和方向。,2024/11/29,55,1.7,档案机构,保存和管理档案的机构与档案行政管理机关统称为,档案机构,保存和管理档案的机构,档案机构,档案行政管理机关,县档案局,市档案局,省档案局,国家档案局,档案馆,文件中心,档案寄存中心,档案室,2024/11/29,56,档案室与机关档案工作（一）,一、档案室,1,、概念,：,档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。它是国家档案工作体系中最,普遍、最大量、最基层,的业务机构，是档案工作的基础。,2,、,基本任务和具体任务,：,2024/11/29,57,基本任务：,统一地管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本单位各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。,具体任务,：,1,、对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作，进行,指导和监督,。,2,、,接收和保管,本单位各部门应归档的文件，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。,3,、,定期,把具有长远保存价值的档案向档案馆,移交。,2024/11/29,58,3,、档案室的六种类型,：,普通档案室（机关档案）：,统一管理本单位党、政、工、团组织的档案，也称机关档案室、单位档案室、文书档案室。,科技档案室：,管理科学技术档案的专门档案室,音像档案室：,管理影片、照片、录音带等特种档案室,人事档案室：,机关在人事部门设立的专门管理人事档案的机构，也称干部档案室（科）。,综合档案室：,统一管理本单位全部档案的档案室,联合档案室：,同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立的一个档案机构。,2024/11/29,59,文件中心,概念,：,它是介于档案室和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构。,一种过渡性的,文件,保管机构，介于文件形成单位和,档案馆,之间，负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件,。,类型,：,政府文件中心：,由县级以上人民政府建立，为政府机关单位和社会服务的非营利性的文件与档案管理机构。,商业性文件中心：,由有关单位和个人创办的一种营利性的文件与档案管理机构。,2024/11/29,60,档案寄存中心,由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构。,基本上都属于,有偿服务性,的机构。,主要,为不具备,充分保管条件的企业单位、破产单位、社会团体、公民个人等，,提供文件与档案的寄存服务。,寄存期间，文件与档案的,所有权形式不变,。,2024/11/29,61,二、档案馆,档案馆是,永久保存,档案的基地,档案馆是党和国家的科学文化事业机构,档案馆管理的对象是历史文化遗产,档案馆工作是一项研究性的工作,档案馆具有繁荣科学文化的社会职能,档案馆是,机要机构,2024/11/29,62,性质,：,永久保管档案,的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。档案馆所保存的档案，有些是有,机密性,的。档案馆又具有,机要性,。,基本职责：,集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。,具体任务：,接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；,通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；,参与,编修史志,的工作。,2024/11/29,63,2024/11/29,64,档案馆的种类：,1,、按地区可分为：,A,、中央级档案馆,，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；,B,、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、连云港市档案馆、桂林市档案馆。,2,、按专业可分为,：,A,、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。,B,、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。,3,、按地区结合专业可分为,：中央级综合档案馆（如：中央档案馆）、中央级专业档案（如：中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：包头市城市建设档案馆）。,2024/11/29,65,中央级档案馆,2024/11/29,66,三、档案行政管理机构,性质：,是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。如各级档案局、处等，即是党的机构，也是政府机构。,基本任务：,A,、制定方针、法规性文件、规章制度。,B,、对档案工作进行指导、监督和检查。,C,、制定发展规划，筹建档案馆。,D,、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。,E,、组织并指导理论和技术研究，提出方案。,F,、召开会议，研究问题，交流经验。,G,、发展档案专业教育，评定职称。,H,、组织档案的利用工作,I,、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。,2024/11/29,67,四、档案机构之间的相互关系,2024/11/29,68,各级档案机构之间的关系是：,上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有,业务指导和监督,的关系；,档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有,业务指导和监督,关系；,机关档案室和档案馆之间，具有,档案交接,关系；各级档案馆（室）之间，均无,隶属关系，但有一定的协作关系,。,2024/11/29,69,小结,在本章的学习中，我们通过了解档案的起源和沿革、档案的特点和范围、档案的作用及其发挥作用的规律性，以及档案工作的基本原则，对“档案”及其档案工作、档案机构有个基本的认识。,在今后的学习中，我们应该牢牢把握住档案的基本价值和档案工作的基本原则，这是档案学以及具体的档案工作的核心。,2024/11/29,70,课堂练习,1,档案的基本价值之一是（,）,A,理论价值,B,借鉴价值,C,学术价值,D,凭证价值,2,档案的本质特性是（,）,A,原始记录性,B,集中保存性,C,社会实践性,D,确定性,3,下面属于档案的是（,）,A,文物,B,口语,C,公章,D,钱币,E,奖杯,4,下列属于专门档案的是（,）,A,各种行政性或政治性的公文,B,科研报告,C,婚姻和工商登记档案,D,设计任务书,E,医院的病例,2024/11/29,71,5,接收与征集档案及有关文献的活动是（,）,A,档案的编目,B,档案的整理,C,档案的收集,D,档案的统计,6,中国第一历史档案馆负责收集和保管（,）,A,清代政府档案,B,明代政府档案,C,伪满政权档案,D,明清前各朝代政权档案,7,中国第二历史档案馆负责收集和保管（,）,A,北洋政府档案,B,国民党政府档案,C,伪满政权档案,D,汪伪政权档案,8.,在中央设置的综合性档案馆有（）,A,中央档案馆,B,中国第一历史档案馆,C,中国第二历史档案馆,D,中国科学技术档案馆,2024/11/29,72,10.,我国实行党、政档案统一管理体制的时间是（,）,A,1957,年,B,1958,年,C,1959,年,D,1980,年,11,档案注重（,）,A,草稿,B,修订稿,C,原本,D,复本,12,正在承办中的文件不是档案，是因为文件具有（ ）,A,查考的效用,B,现行的效用,C,更变的效用,D,申报的效用,13,档案不同与一般的信息资料，是在于它具有（）,A,可读性,B,可保存,C,原始性,D,记录性,14,从文件的时间和效用角度看，文件是档案的前身，档案是文件的（ ）,精华 组合 归宿 基础,2024/11/29,73,15,维护档案的完整与安全，是档案工作的（ ）,管理体制 基本要求,组织原则 根本目标,16,从性质及内容诸因素考察，人事档案应属于（）,文书档案 科技档案,综合档案 专门档案,17,仅从文本因考虑，具有最高保存价值的是（ ）,正本 副本 草案 草稿,18,档案区别于文物的关键在于（ ）,原始性 信息性 记录性 知识性,2024/11/29,74,19,“文件办理”完毕主要指文件（ ）,已经领导批阅 已完成登记手续,内容办理完毕 完成了文书处理程序,20,档案被称为“历史文明之母”，“文明之母”是因为档案具有（ ）,信息加工功能 信息回溯功能,知识贮存与传播功能 查考备用功能,21,我国档案工作的组织原则和管理体制是（ ）,A,党政档案集中统一管理,B,护档案的完整和安全,C,统一领导、分级集中地管理国家全部档案,D,便于社会各方面地利用,2024/11/29,75,22,档案馆档案最基本的保管单位是（ ）,A,全宗,B,案卷,C,全宗群,D,单份文件,23,档案馆内由若干互有联系的文件构成的组合体叫（）,A,全宗,B,案卷目录,C,案卷,D,全宗群,24,便于社会各方面的利用，是档案工作的（）,根本目标 管理体制,组织原则 基本要求,25,档案不同与一般的历史遗物，在于它具有（）,A,可读性,B,可视性,C,实物性,D,记录性,26,在国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构是（）,A,档案馆,B,档案室,C,档案机构,D,档案研究机构,2024/11/29,76,作业,1,、档案的概念、种类及其特性,2,、档案的形成过程,3,、档案业务工作的内容,4,、档案工作的性质和基本原则,5,、档案馆的种类和基本任务,2024/11/29,77,第三章档案管理工作,收集,整理,鉴定,保管,检索,编研,利用,统计,2024/11/29,78,第一节 档案的收集,档案收集工作概述,档案室的档案收集工作,档案馆的档案收集工作,2024/11/29,79,一、档案收集工作概述,档案收集工作的含义,档案收集工作的内容,档案收集工作的意义,档案收集工作的要求,2024/11/29,80,收集工作的含义,含义：,就是按照法律、法规的规定，按照档案形成的规律，通过例行的,接收制度,和,专门征集的办法,，把分散在各,组织、个人手,中和,散失在其他地方的档,案，分别集中到各级各类档案保管机构。,收集的档案是特定的组织或个人在其工作活动中形成的文件有机体，是自然形成的历史记录，而不是人们随意搜集的拼凑体。,2024/11/29,81,收集工作的内容,1,、档案室,对本单位需要归档文件的接收工作。,2,、档案馆,对所辖区,各现行机关和撤销机关,具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。,3,、,对,历史档案,的接收和征集工作。,2024/11/29,82,档案收集工作不是一项简单的事务性工作，而是一项,政策性、业务性很强,的工作。因为档案收集工作,具有明显的选择性,。文件转化成档案是有条件的，在档案收集工作中必须严格把握这些条件，在归档和接收过程中认真筛选，档案选择按照档案馆（室）收藏范围的设计合理并全面的进行。,2024/11/29,83,收集工作的意义,1,、收集工作是档案部门积累档案的手段，是档案工作的,第一个重要环节,。,2,、,收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段,。,3,、,收集工作是档案业务基础工作中的基础,，,做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。,2024/11/29,84,档案馆（室）的收藏是一定地区、部门在政治、经济、科学文化教育等方面情况的综合反映。收集工作使得档案齐全完整，内容丰富,，,应该及时补充进馆的档案及时的接收进馆，并把散存在机关、组织、个人手,里以及散失在各地的档案材料收集补充到档案馆（室）。,档案是维护历史真实面貌的重要凭证,，是贯彻执行党的路线、方针、政策的重要工具，因此收集工作的作用是十分明显的。,2024/11/29,85,（,1,）档案馆要开展利用工作，没有一定数量的档案是无法进行的。,（,2,）而馆藏不丰富、门类不齐全，很难满足社会上各种读者的需要。,（,3,）同时编研工作也需要丰富的档案作为后盾，其他日常工作也必须在馆藏丰富的基础上才能做的更好。档案的整理，只有从众多的档案材料中才能清楚、准确地把握档案内在的有机历史联系，才能在丰富材料上纵观全局、全面考察、权衡利弊，提高工作效率。,2024/11/29,86,收集工作的要求（应该注意的问题）,丰富和优化库藏,加强档案来源的调研与指导（,P72,）,推行入馆档案质量的标准化,保持,全宗,和,全宗群,的不可分散性,要注意处理局部与整体、当前和长远的关系,2024/11/29,87,丰富和优化库藏：,（,1,）我国档案的平均值是相当少的,从国外比较来看，我国的档案数量是很少的，原因在于：,A,、很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交。,B,、很多二级单位的档案长期没有归宿，有些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。,2024/11/29,88,（,2,）丰富和优化馆藏的方法：,A,、扩大收集范围，档案馆不仅要接受,一级单位,的档案，同时还要接收,二级单位,的档案。,B,、注意接收机关的全部档案，既要接收,文书档案,，又要接收,科技档案、专门档案,。馆藏结构要全面、齐全。,C,、加强个人档案的收集。（,注意与人事档案的区别,）,D,、注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物和其他一些实物（主要有印章、锦标、证件、样品、标本）,2024/11/29,89,个人档案与人是档案有区别又有联系，档案的个人所有权已经被确认，从人事档案上看，对省级以上的干部的收集有一些工作。但总体来说重视不够。人事档案只局限于高、中级干部的档案，而对学者、名人的档案。,2024/11/29,90,推行入馆档案质量的标准化,国家档案局制定了,机关档案工作业务建设规范,，就案卷的封面卷皮的格式、档案装具的尺寸等都制定了专业的标准等。,今后，应从机关文件形成阶段，对文件结构、文件用纸以及开本尺寸、书写材料的质量实行标准化，这样将大大提高归档和入馆档案的质量。,2024/11/29,91,保持全宗和全宗群的不可分散性,全宗是一个立档单位档案的有机整体，保持全宗的不可分散性，是档案管理的一项基本原则。,在档案的收集工作中，必须把一个立档单位的档案作为一个全宗集中在一个档案室或档案馆中，不允许把一个全宗的档案人为地加以分割。,对于那些在同一时间、地点和社会历史条件下 保存的档案全宗，档案馆应当注意维护它们之间的互相联系，并将它们集中收藏在同一个档案馆里，以保持全宗群档案的历史有机连续性。,2024/11/29,92,全宗：,一个独立从事活动的单位，如一个机关、工厂、学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务部门、科、室所形成的档案则作为全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，也成,立档单位,。,2024/11/29,93,全宗群：,具有密切联系的若干全宗的组合体。是为了解决全宗之间相互关系的一种措施，称为档案馆全宗管理的一项原则。,全宗群,只在档案馆,使用。档案馆经过挑选，按照性质不同，把全宗分为若干全宗进行管理。,2024/11/29,94,档案保存时间应较准确，时间过长，有害于档案的保护。按照规定：,A,、省级以上的档案应该将永久保管的档案在本机关保存,20,年左右,B,、省辖市、州、盟、县级以下的机关应将永久保存和长期 保存的档案在 本机关保存,10,年左右,连同案卷目录一式三份和有关的检索工具、参考资料一并向有关的档案馆移交。,2024/11/29,95,二、档案室的档案收集工作,归档制度：,、,归档制度,具体,有：,（）机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案,（）和机关业务工作有关的资料,（）代管同本机关有关的撤销机关以及合并机关的全部档案。在实际工作中，归档范围是较灵活的，注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向。,2,、,归档时间,：,第二年六月份以前，交接双方根据移交目录清点核对。,小机关没有专门的文书处理部门，也可灵活处理，不设入档时间。,2024/11/29,96,3,、归档范围,：,1987,年的,机关文件材料归档与不归档的范围,这一文件中有详细,规定。,2006,年底，公布了,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,，这个规定自颁布之日起施行，,1987,年颁发的,国家档案局关于机关档案保管期限的规定,和,机关文件材料归档和不归档的范围,同时废止。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。,2024/11/29,97,4,、归档案卷的质量要求,（）,总要求,：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（,）具体要求：,A,、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整,B,、在归档的文件材料中，应当将每份文件的,正件与附件,、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。,2024/11/29,98,C,、,不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在,批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的,最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案,年立卷；,其它文件材料的立卷应按有关规定执行。,D,、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排,列在一起，即,批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在,后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其,它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。,2024/11/29,99,E,、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料,正面的右上角、背面的左上角填写页号,；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。,(,重点,)F,、,永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的,题名不要随意更改和简化,；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。,2024/11/29,100,G,、,声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。,H,、,有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。,J,、,卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料应修裱。,K,、,归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，,案卷标题,简明确切，便于保管和利用。,如：,关于,*,等中央领导人的重要讲话、关于,*,等地区粮食问题的报告,中的“等”、“我校”、“本机关”等都是模糊概念，不方便查找，尽量不要使用，要尽可能的将名字罗列出来。,2024/11/29,101,（,3,）归档中应注意的问题,、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等（这个情况在全国很多地方都做得不够好）。,、注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示 和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。,、要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。,2024/11/29,102,三、档案馆的档案收集工作,档案馆档案的范围和期限,现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收,各级国家档案馆收集档案范围的规定,2024/11/29,103,档案馆收集档案的范围和期限,1,、范围,（）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。（,现行机关档案源,）,（）,撤销机关、团体的档案。,（,3,）,组织和个人保存的散失档案,（）,档案馆之间交接档案,、保管期限,（）省级以上档案馆接收立档档案单位保管,20,年左右的档案（永久保存的）,（）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管,10,年左右的档案（长期和永久保存的）,2024/11/29,104,现行机关档案源：,指正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织,。,特点：,产生的档案文件数量多。完整，系统，并且具有连续性。,现行机关具有长远保存价值的档案，通过一定的移交方式，交给各有