如何设计制作表格文件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第一单元 设计制作表格文件（一）,学习目标,能够根据工作,需,需要设计制作,表,表格文件,能够熟练进行,表,表格格式化,能够熟练进行,打,打印设置,示例文件1,学习内容,电脑办公与Office2003,认识Excel 2003,按照工作要求,创,创建表格文件,自定义Excel的工作环,境,境,1.1 电,脑,脑办公与Office 2003,电脑办公可以,使,使我们的工作,变,变得更为轻松,。,。电脑办公涉,及,及多方面的工,作,作，如文档编,排,排、表格制作,、,、幻灯片制作,、,、网页制作、,收,收发邮件以及,简,简单的图像处,理,理等。,Office2003的,功,功能,Office2003实,际,际上是一个套,装,装软件，它包,含,含的程序主要,有,有：Word2003、Excel2003、PowerPoint 2003、Outlook 2003、FrontPage2003和Access2003等,，,，其功能如,下,下：,Word,用于书写信函,、,、公文、报告,以,以及文档编排,等,等一些文字方,面,面的工作。,用,Word,制作的电子文,档,档,Excel,用于制作表格,、,、数据统计以,及,及管理等工作,。,。,用,Excel,制作的销售统,计,计表,PowerPoint,用于制作投影,片,片、幻灯片和,演,演 示,文,文稿等。,Outlook,可以帮助用户,管,管理邮件、约,会,会、联系人任,务,务和文件，也,可,可以跟踪活动,、,、打开和查找,文,文档以及组织,和,和共享桌面信,息,息。,FrontPage,用于制作网页,、,、建立和管理,网,网站。,Access,用于数据库的,建,建立和使用。,1.2 认,识,识Excel2003,Excel2003的功,能,能Excel 2003,的,的工作界面,菜,菜单操作对,话,话框的主要组,成,成元素 Excel 的,文,文件工作簿,、,、工作表与单,元,元格,Excel2003的功,能,能,简明实用的数,据,据管理功能,强大的数据计,算,算功能,丰富的数据图,表,表功能,数据分析功能,Excel2003的工,作,作界面,Excel2003的工,作,作界面友好、,操,操作方便，深,受,受广大用户喜,爱,爱。主要组成,元,元素如下。,标题栏,菜单栏,工具栏,编辑栏,任务窗格,状态栏,滚动条,工作表标签,继续,滚动条:垂直,滚,滚动条和水平,滚,滚动条，用于,移,移动工作表、,浏,浏览工作表内,容,容。,工作表标签:,工,工作簿由工作,表,表构成，不同,的,的工作表由不,同,同的标签标记,，,，标签位于工,作,作簿窗口底部,，,，默认名为sheet1,2,3,菜单操作,对菜单进行操,作,作主要有通过,鼠,鼠标和键盘的,操,操作，还有快,捷,捷菜单的使用,。,。,右键快捷菜单,菜单操作,对话框的主要,组,组成元素,在Excel2003中,执,执行某些命令,时,时，系统会以,对,对话框的形式,给,给用户提供更,多,多的选择信息,。,。对话框能进,一,一步显示菜单,选,选项的内容，,它,它包括选项卡,、,、文本框、列,表,表框、单选钮,、,、复选框、命,令,令按钮和加减,按,按钮等。,选项卡,文本框,列表框,单选钮,复选框,命令按钮,微调按钮,Excel的,文,文件,工作簿文件（. xls）,模板文件（.xlt）,工作区文件（. xlw）,备份文件（.xlk）,网页文件（.Mht、.htm）,工作簿、工作,表,表与单元格,在Excel,中,中，用户所进,行,行的工作都是,在,在工作簿、工,作,作表和单元格,中,中完成的。工,作,作簿就好比一,本,本书，书中的,每,每一页就是工,作,作表。,工作簿 在Excel中,创,创建的文件就,称,称作工作簿，,其,其扩展名为.xls。,工作表 工,作,作表是由65536行和256列所构,成,成的一个表格,，,，用来存储和,处,处理数据。行,号,号由上到下从,“,“1”到“65 536”,进,进行编号；列,号,号则由左到右,采,采用字母“A,”,”到“IV”,进,进行编号。,单元格,员工信息管理,是,是日常管理工,作,作的一项重要,内容，假设在,工,工作中需要对,员,员工的基本信,息,息,进行统计，建,立,立员工信息表,，,，请大家思考：,如何利用Excel完成上,述,述工作？,利用Excel创建表格的,操,操作过程,明确数据管理,目,目标，建立表,格,格结构,输入表格数据,表格的修饰,格,格式化工作表,保存工作簿,打印工作表,1.3 按,照,照工作要求创,建,建表格文件,建立表格结构,输入表格内容,格式化工作表,保存与打开工,作,作簿,打印工作表,在Excel,中,中可以新建空白工作,簿,簿，也可以利用已有工作,簿,簿创建，还可以使用系统带的,模,模板新建工作簿。,新建空白工作,簿,簿,启动Excel 2003,时,时，系统自动,创,创建一个新的,默,默认的工作簿,文,文件，其名称,为,为“Book1”。要新建,工,工作簿，可使,用,用下面两种方,法,法。,创建新工作簿,继续,使用工具按钮,单击“常用”,工,工具栏上的“,新,新建”按钮，,即,即可建立一个,新,新的空白工作,簿,簿。,使用菜单,选择“文件”“新建”菜,单,单，打开“新,建,建工作簿”任,务,务窗格，单击,其,其中的“空白,工,工作簿”超链,接,接 。,根据现有工作,簿,簿新建,若要新建的工,作,作簿与以前创,建,建的工作簿很,相,相似，可以单,击,击“新建工作,簿,簿”任务窗格,中,中的“根据现,有,有工作簿”超,链,链接，打开“,根,根据现有工作,簿,簿新建”对话,框,框，在其中选,择,择用于创建新,工,工作簿的原有,工,工作簿文件，,单,单击“创建”,按,按钮即可 。,根据模板创建,在“新建工作,簿,簿”任务窗格,中,中单击“本机,上,上的模板”超,链,链接，打开“,模,模板”对话框,，,，然后在“电,子,子方案表格”,选,选项卡中选择,一,一个模板样式,，,，单击“确定,”,”按钮即可。,思考：如何自,己,己创建模板文,件,件？,模板是系统提供或,自,自己创建的一,种,种特殊文档，,其,其中定义了文,档,档的风格和格,式,式等信息，常,用,用于创建特殊,格,格式的文档。,用,用户可以将自,己,己工作中经常,用,用到的某种格,式,式的文档设置,为,为模板。,创建并应用模,板,板文件的方法,：,：,1. 根据需,要,要设置模板文,件,件（常用文件,）,）的样式；,2. 将文件,“,“另存为”：,按,按照文件特征,进,进行命名（方,便,便选用），文,件,件类型选择“,模,模板”，系统,自,自动显示路径,，,，点击“保存,”,”；,3. 应用自,己,己创建的模板,文,文件时，在任,务,务窗格选择“,根,根据本机上的,模,模板新建”，,选,选择相应的模,板,板文件。,标题和建表日,期,期等,表头和数据区,说明和制表人,等,等,建立表格结构,课堂实践：以“某证券公,司,司员工信息表,”,”为例，设计,该,该表格文件的,表,表格结构。,输入表格内容,数据是工作表,中,中重要的组成,部,部分。常用的,包,包括数字、文,字,字、日期以及,时,时间等常量数,据,据 。,输入表格基本,数,数据,在工作表中输,入,入的基本数据,一,一般包括数值,型,型数据和字符,型,型数据。,1数值型数,据,据的输入,输入数值型数,据,据时，Excel自动将其,沿,沿单元格右边,对,对齐。,如果要输入负,数,数，必须在数,字,字前加一个负,号,号“”，或,给,给数字加上圆,括,括号。例如，,输,输入“5”,或,或“（5）”,都,都可在单元格,中,中得到5。,如果要输入分,数,数，如1/3,，,，应先输入“0”和一个空,格,格，然后输入,“,“1/3”。,如果要输入百,分,分数，可以直,接,接在数值后输,入,入百分号。,如果要输入小,数,数，一般可以,直,直接在指定的,位,位置输入小数,点,点即可。-,设,设置数字格式,货币数值的输,入,入方法。,如果要输入日期和时间，日期的格式,为,为月/日/年,；,；时间的格式,为,为小时：分：,秒,秒，也可通过,单,单元格格式对,话,话框设置日期,和,和时间的格式,。,。,直接输入系统,当,当前日期：Ctrl+；组合键,直接输入系统,当,当前时间：Ctrl+Shift+；组合键,2字符型数,据,据的输入,字符型数据是,指,指字母、汉字,或,或其他字符开,头,头的数据。默,认,认情况下，字,符,符型数据沿单,元,元格左边对齐,。,。,如果数据全部,由,由数字组成，,例,例如，邮政编,码,码、学号、身,份,份证号等，输,入,入时应在数据,前,前输入单引号,“,“” 。,在同一单元格,中,中输入多行文,本,本。Alt+Enter组合键,格式化工作表,以上我们完成,了,了所有数据的,输,输入，接下来,将,将使用Excel提供的丰,富,富的格式化命,令,令对表格进行,修,修饰格式化,工,工作表。,通过合并单元,格,格制作标题,当输入文本较,长,长，文本周围,有,有多余的空白,单,单元格时，可,以,以通过合并单,元,元格来解决。,一,一般情况下，,我,我们都是将标,题,题设置在表格,的,的中间。,调整工作表的,行,行高与列宽,在Excel,中,中，可以使用,两,两种方法来改,变,变行高和列宽,。,。,第一种：直接,使,使用鼠标拖动,来,来快速调整；,第二种：通过,执,执行Excel菜单中的命,令,令或快捷菜单,中,中的命令，可,以,以对行高和列,宽,宽精确设定。,为单元格设置,字,字体,调整好表格的,行,行高和列宽后,，,，在Excel中可以对表,格,格中文字的字,体,体、字形、字,号,号等进行修饰,美,美化。,调整单元格的,对,对齐方式,单元格中数据,的,的各种对齐方,式,式都是相对于,单,单元格上下左,右,右的位置而言,的,的。默认情况,下,下，单元格的,文,文本靠左对齐,，,，数字靠右对,齐,齐，逻辑值和,错,错误值居中对,齐,齐。在日常工,作,作中，可根据,实,实际需要重新,设,设置单元格中,数,数据的对齐方,式,式，另外，用,户,户还可以随意,地,地旋转字符的,角,角度。,为,表,表,格,格,添,添,加,加,边,边,框,框,在Excel,工,工,作,作,表,表,中,中,，,，,虽,虽,然,然,从,从,屏,屏,幕,幕,上,上,看,看,每,每,个,个,单,单,元,元,格,格,都,都,带,带,有,有,浅,浅,灰,灰,色,色,的,的,边,边,框,框,线,线,，,，,但,但,是,是,实,实,际,际,打,打,印,印,时,时,不,不,会,会,出,出,现,现,任,任,何,何,线,线,条,条,。,。,为,为,了,了,使,使,表,表,格,格,中,中,的,的,内,内,容,容,显,显,示,示,得,得,更,更,为,为,清,清,晰,晰,明,明,了,了,，,，,增,增,加,加,表,表,格,格,的,的,视,视,觉,觉,效,效,果,果,，,，,我,我,们,们,可,可,以,以,为,为,表,表,格,格,添,添,加,加,边,边,框,框,。,。,为,表,表,格,格,增,增,加,加,底,底,纹,纹,为,了,了,进,进,一,一,步,步,加,加,强,强,表,表,格,格,的,的,表,表,现,现,力,力,，,，,还,还,可,可,以,以,为,为,选,选,定,定,的,的,单,单,元,元,格,格,或,或,整,整,个,个,表,表,格,格,添,添,加,加,底,底,纹,纹,图,图,案,案,。,。,保,存,存,工,工,作,作,簿,簿,保,存,存,与,与,打,打,开,开,工,工,作,作,簿,簿,在,建,建,立,立,文,文,件,件,并,并,输,输,入,入,数,数,据,据,后,后,必,必,须,须,将,将,其,其,保,保,存,存,，,，,以,以,确,确,保,保,文,文,件,件,在,在,日,日,后,后,还,还,可,可,以,以,使,使,用,用,。,。,打,开,开,工,工,作,作,簿,簿,若,要,要,打,打,开,开,一,一,个,个,已,已,建,建,立,立,的,的,工,工,作,作,簿,簿,，,，,可,可,按,按,如,如,下,下,的,的,操,操,作,作,步,步,骤,骤,进,进,行,行,。,。,打印工作,表,表,制作好工,作,作表后，,若,若要打印,工,工作表，,只,只需单击,工,工具栏上,的,的“打印,”,”按钮，,即,即可按照Excel默认设,置,置开始打,印,印。但是,，,，不同行,业,业的用户,需,需要的打,印,印报告样,式,式是不同,的,的，每个,用,用户都可,能,能会有自,己,己的特殊,要,要求。,Excel为了满,足,足用户的,需,需求，提,供,供了许多,用,用来设置,或,或调整打,印,印效果的,实,实用功能,，,，如设置,打,打印区域,、,、进行打,印,印预览、,设,设置打印,方,方向、打,印,印时的缩,放,放、页眉,和,和页脚等,。,。,在前面工,作,作的基础,上,上对工作,表,表进行打,印,印设置，,操,操作步骤,如,如下：,通过打印,预,预览找出,需,需要调整,的,的项目,选择并设,置,置打印区,域,域,进行页面,设,设置,进行打印,设,设置,页面设置-1,页面设置-2,页面设置-3,页面设置-4,选定了打,印,印区域并,设,设置好打,印,印页面后,，,，即可正,式,式打印工,作,作表了。,打,打印时，,根,根据需要,还,还可对打,印,印范围、,打,打印份数,等,等进行设,置,置。,思考：,当表格比,较,较大，需,要,要分几页,打,打印时，,如,如何使得,每,每一页都,显,显示表头,内,内容？,如何将表,格,格内容根,据,据需要分,别,别打印在,不,不同的几,页,页纸上？,1.4,自,自定义Excel,的,的工作环,境,境,定制菜单,显示和隐,藏,藏关于工,具,具栏的提,示,示信息,显示和隐,藏,藏使用过,的,的工作簿,设置默认,文,文件位置,设置工作,表,表中的字,体,体和字号,设置窗口,显,显示,定制菜单,对菜单的,显,显示方式,进,进行设定,学习目标,（,（回顾）,能够根据,工,工作需要,设,设计制作,表,表格文件,能够熟练,进,进行表格,格,格式化,能够熟练,进,进行打印,设,设置,练习思考,题,题,填空题,1.在Excel,中,中创建的,文,文件被称,作,作（,）,）,，,，其扩展,名,名为（,）,）,。,。,2.每一,个,个工作簿,可,可包含若,干,干个（,）,）,，,，默认,情,情况下包,括,括（,）,）,个,个工作表,，,，一个工,作,作簿内最,多,多可以有,（,（,）,） 个,工,工作表。,判断题,1.工作,簿,簿控制按,钮,钮与程序,控,控制按钮,的,的功能相,同,同，都能,对,对当前的,工,工作簿进,行,行操作。,（,（,）,）,2.控制,菜,菜单中某,项,项命令显,示,示为灰色,，,，表示此,命,命令在当,前,前状态下,不,不可用。,（,（,）,）,