职场人士最好的时间管理PPT(PPT44页)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第一页,时间管理,职场人士最好的时间管理培训,有效的时间管,理,理,课程目标,这个课程给大,家,家最重要的讯,息,息是。,不是教给你把,事,事情做得快的,技,技巧,也不是教你怎,样,样可以不眠不,休,休。,我的问题所在,？,？,我需要作出怎样的决定,?,我可以做些什么和要,做,做些什麽,?,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,时间管理的错,误,误观念,什么是时间杀,手,手,人最容易掉进,的,的时间陷阱,认识时间障碍,时间管理只是,常,常识只要我把,工,工作做好，,我,我的时间管理,应,应该还不错,我在压力下表,现,现较好， 时,间,间管理会令我,失,失去我的优势,我有使用计事,本,本和行事历，,这,这还不够吗？,时,间,间,管,管,理,理,的,的,错,错,误,误,观,观,念,念,什,么,么,是,是,时,时,间,间,杀,杀,手,手,无,形,形,的,的,（,（,不,不,自,自,觉,觉,）,）,有,形,形,（,（,自,自,觉,觉,的,的,）,）,接听,电,电,话,话,打,电,电,话,话,会,议,议,打,扰,扰,官,僚,僚,作,作,风,风,沟,通,通,不,不,足,足,办,公,公,室,室,政,政,治,治,资,源,源,不,不,足,足,阅,读,读,文,文,件,件,及,及,邮,邮,件,件,交,通,通,堵,堵,塞,塞,欠,缺,缺,周,周,详,详,计,计,划,划,不懂,分,分,辨,辨,轻,轻,重,重,缓,缓,急,急,过,分,分,注,注,重,重,细,细,节,节,犹,豫,豫,不,不,决,决,不懂,得,得,说,说,不,不,拖,延,延,善,忘,忘,不懂,授,授,权,权,欠,缺,缺,组,组,织,织,健,康,康,欠,欠,佳,佳,工,作,作,欠,欠,目,目,标,标,，,，,优,优,先,先,次,次,序,序,不,不,明,明,确,确,危,机,机,管,管,理,理,能,能,力,力,薄,薄,弱,弱,多项工作,须,须同时进,行,行,自我组织,问,问题,外界骚扰,无力拒绝,要,要求,不能有效,授,授权,拖延工作,会议,人最容易,掉,掉进的时,间,间陷阱,目,录,录,认识时间,障,障碍,如何运用,时,时间,总结,如何运用,时,时间,管理自己,订立目标,妥善计划,权衡轻重,权利下放,自我约束,要管理好,自,自己吗,?,要懂得管,理,理自己，,首,首先要认,识,识自己。,抛弃恶习,引进新的,工,工作方式,和,和生活习,惯,惯,为什么需,要,要目标？,目标是行,动,动的导航,灯,灯,!,成功就等,于,于目标，,其他的一,切,切都是这,句,句话的注,解,解。,美国,潜,潜能大师,伯,伯恩,崔西语,为什么需,要,要目标？,哈佛大学,有,有一个非,常,常著名的,25,年跟踪调,查,查：对象,是,是一群智,力,力、学历,、,、环境都,差,差不多的,年,年轻人，,调,调查发现,：,：,27%,的人没有,目,目标,60,目标模,糊,糊,10,有清晰,但,但较短期,的,的目标,3,有清晰,且,且长期的,目,目标,成为社会,各,各界的顶,尖,尖人士,成为各行,业,业的专业,人,人士,社会的中,下,下层面安,稳,稳地生活,与,与工作,社会的最,底,底层，抱,怨,怨整个世,界,界,3,有清晰且长期的目标,10,有清晰但较短期的目标,60%,目标模糊,27%,没有目标,25,年后调查,发,发现 ：,计划目标,B,E,C,D,A,Specific -,明确的,Measurable -,可以量度,Achievable -,可以达成,Time Bound -,有时间性,Realistic -,实际可行,短期目标,分解目标,剥洋葱法,多杈树法,长期目标,个人目标,：,：健康、,休,休闲和营,养,养方面的,目,目标,事业目标,：,：自我职,业,业规划,项目计划,（,（例如推,行,行,新系统）,日常运作,计,计划（编,写,写每月生,产,产报告）,每周的行,事,事安排,每日需要,完,完成的工,作,作,短期的目标应该是现实的！,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！,命中是偶,然,然的，打,不,不中是必,然,然的！,如 果,没,没 有,目,目 标,订立计划,以,以掌握时,间,间,以目标,优先次序,理想工作,时,时间表表,示,示这三块,积木为基,础,础,想好一天,的,的计划,搞清楚个,人,人活力周,期,期表,再根据最,有,有效的工,作,作,时间,勾勒出,“,理想工作,时,时间表,”,根据目标,的,的轻重,安排优先,次,次序,订好长期,目,目标,以及的短,期,期目标,运用企划,的,的概念,-,拟定计划,分解目标,长期目标,TO DO LIST -,执行事项,清,清单,每天做,每天同一,时,时间做,将优先次,序,序写下,由最重要,的,的事情写,下,下,分解,目,目标,长期,目,目标,TODOLIST-,执行,事,事项,清,清单,分解,目,目标,长期,目,目标,理想,的,的工,作,作时,间,间表,1/,要有,正,正面,的,的工,作,作态,度,度,2/,留意,自,自己,的,的表,现,现曲,线,线,3/,预留,自,自己,安,安静,的,的时,间,间,4./,利用,工,工作,日,日志,分解,目,目标,长期,目,目标,看看,你,你的,工,工作,日,日志,然后,问,问自,己,己,:,几点,开,开始,目,目标?能不,能,能早,点,点开,始,始?有没,有,有任,何,何让,你,你分,心,心,以,以致,无,无法,完,完成,目,目标,的,的事,情,情?,能不,能,能早,点,点开,始,始?,你完,全,全不,受,受干,扰,扰的,最,最长,时,时段,有,有多,久,久?(不要,把,把午,饭,饭也,放,放进,去,去),你最,有,有效,率,率和,最,最没,有,有效,率,率是,什,什么,时,时候?,你将,当,当天,的,的主,要,要目,标,标完,成,成到,什,什么,程,程度?,你会照着优,先,先次序的书,面,面计划做事,吗,吗?,你在适当的,时,时间做适当,的,的事吗?,你在怎么处,理,理不应该做,的,的事?可不可以授,权,权?,手边的工作,要,要如何做得,更,更有成效,更为简化,并减少细节?,你花的时间,与,与你的优先,次,次序是否相,称,称?,请记着,:,巴雷德“,80/20,”,”,定理,分解目标,长期目标,以行动配合,计,计划,将目标写下,来,来,-,是什么目标?要达致什么,的,的成果?,行动,要做些什么?,次序,-,哪些,应该,先,做/,哪,些,些,为,后?订,下,下,完,完,成,成日,期,期,及,及,排,排,列,列,优,优,先,先,次,次,序,序,时,间,间,估,估,计,计,每,项,项,的,的,行,行,动,动,需,需,要,要,多,多,长,长,时,时,间,间?,灵,活,活,性,性,有,没,没,有,有,预,预,留,留,时,时,间,间,给,给,不,不,可,可,估,估,计,计,的,的,突,突,发,发,事,事,情,情,时,间,间,表,表,甚么时候处理,甚,甚么事项？,你是怎样编排,时,时间计划？,一、年度计划,甘特图,二,二、周计划,执,执行事项清单,史,史蒂芬,柯维博士“,与,与时间有约”,权衡轻重,最重要的是我,们,们必须常常把,最,最重要的事列,为,为最重要,The main thing isto keep themain thing the main thing at all times,长期目标,区分优先工作,某些事件,某些电话,浪费时间之事,不重要又不紧,急,急,改进产能,建立人际关系,发新机会,重要但不紧急,某些电话,某些信件与报,告,告,某些会议,不重要但紧急,危机,急迫的问题,有期限压力的,计,计划,重要又紧急,有趣的活动,防患未然,规划、休闲,不速之客,必要而不重要,的,的问题,受欢迎的活动,分解目标,长期目标,权利下放,授权,授 权 应,有,有 的 心,态,态,?,把工作授权给,下,下级,应该存在一个,给,给下属发展的,机,机会,它不是用来惩,罚,罚下级,不是让经理摆,脱,脱自己不喜欢,做,做的事情,授权,的,的形,态,态,主要,可,可以,分,分成,两,两种,形,形态,：,：,下达,指,指令,充分,信,信任,如何,介,介定,哪,哪些,工,工作,委,委派,?,你必,须,须自,己,己做,你应,该,该做,但有,些,些人,可,可以,帮,帮助,你,你,你可,以,以做,但如,果,果其,他,他人,有,有机,会,会也,可,可以,做,做,其他,人,人应,该,该做,但情,况,况紧,急,急时,你,你可,以,以帮,他,他,其他,人,人必,须,须做,解释,所,所分,配,配工,作,作的,重,重要,性,性,订出,需,需要,的,的结,果,果,询问,下,下属,的,的意,见,见及,疑,疑问,预期,的,的成,果,果,订出,下,下属,的,的权,利,利范,围,围及,规,规定,达到,完,完成,工,工作,限,限期,的,的共,识,识,订出,跟,跟进,时,时间,表,表,肯定,成,成就,提高,士,士气,应,守,守,的,的,规,规,则,则,自,我,我,约,约,束,束,行,为,为,科,科,学,学,研,研,究,究,表,表,明,明,：,：,一,一,个,个,人,人,一,一,天,天,的,的,行,行,为,为,只,只,有,有,5,是,是,属,属,于,于,非,非,习,习,惯,惯,性,性,的,的,，,，,而,而,95,的,的,行,行,为,为,都,都,是,是,习,习,惯,惯,性,性,的,的,。,。,江山易,改,改，本,性,性难移,!,罗曼,罗兰名,言,言：性,情,情即命,运,运,!,时光对,有,有些人,像,像张满,的,的风帆,，,，而对,另,另一些,人,人却像,爬,爬行的,蜗,蜗牛。,1,、给变,你,你的习,惯,惯,2,、修正,你,你的态,度,度,3,、增加,你,你的生,产,产力,1.,你的办,公,公桌,你的工,作,作环境,是,是怎么,样,样,?,有什么,方,方法令,你,你的办,公,公环境,可,可以令,你,你感到,愉,愉快和,增,增加效,率,率,?,改善工,作,作环境,将所有,可,可以吸,引,引你视,线,线的东,西,西全挪,开,开,将你每天必,须,须用的文具,放,放在上面,(,电话,时间表,笔记本,日历,笔座,.),将你要用的,器,器材放在容,易,易找到的地,方,方,把以下可以,鼓,鼓励自己的,金,金石良言放,在,在你抬头可,以,以看到的地,方,方,将一些你知,道,道不会作出,反,反应的信件,抛,抛弃,利用文件夹,来,来将不同的,文,文件归档,2.,归档,一些你需要,今,今天马上完,成,成的事情,- DONOW,一些你需要,这,这个星期完,成,成的工作,- FILE,一些你需要,归,归档的文件,- FILE,有空才阅读,的,的书本,- READ,需要传阅的,文,文件,- PASS ON,一些文件需,要,要等待资料,完,完成,- PROGRESS,马上处理,只作参考,归档,所有的文件和书信应分三类,3.,如何处理电,话,话,/,电邮,如果找不道要通,话,话的对方,-,切记要留言,并说明事情的严,重,重性,以确保对方回电,打电话之前,要把事情重点写,下,下来,要谈比较复杂的,事,事情,可以先将文件传,真,真给 对方先看,减少详细解释的,时,时间,备有有关文件,自设时限,4.,处理会议,每次召开任何会,议,议前,必须要紧记以下,几,几点,:,我是否一定要出,席,席这个会议,会议之前应派发,议,议程,说明开会的目的,如果你是主席,你应 鼓励发言,和,和要求言之有,物,物,要避免发言同事,偏,偏离主题,最好设定一个时,限,限,以方便各人安排,工,工作,5,.,要懂得说不,说不应该是有礼,貌,貌,要给对方的清晰,的,的解释,给对方另外的选,择,择和建议,6,.,处理拖延心态,为什么我们会拖,延,延？,不,知道如何或从何,入,入手,不知道为什么要,做,做？,不喜欢去处理,个人情绪及健康,问,问题,缺乏奖励,没有迫切性,找借口,过分忧虑,忙碌过后,7.,改善拖延方法,行动：每次只处,理,理一项工作,及时去做,交付下属去做,把工作分成若干,部,部分,订出工作时间,问题、文件洗牌,着手工作时间,改善拖延方法,建立自信,-,跟,自己,说 “,我,一定可以做到,”,设立目标,找出与自己相关,的,的方法,-,对,自己,的,好处,储蓄时间全力再,战,战,自我奖励,设立完工期限,时刻提醒自己事,情,情的重要性,有充分的准备，,才,才会把事情做好,时间就是金钱,我们可以怎样赢,得,得每一分秒,?,利用交通时间,与运动同行,避开繁忙时间,车上观察构思,车上看书,出差外游,收集情报,计划构想,寓工作于娱乐,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,希望你能够,:,看到自己的问题,在,在那里,要改变生活的习,惯,惯和工作方式,在自己所能控制,的,的情况下,把握每分钟,订立目标,策略,行动去应付每一,个,个挑战,在不能完全自己,控,控制的情况下,把负面的影响减,到,到最低,总结,有清晰的目标,知道自己在做什,么,么和要做什么,分辨事情的先后,次,次序,知道自己是否朝,着,着目标前进,选择做对的事,而不是说只念着,把,把事情做对,讲求效率,以最少的资源追,求,求最大的成效,计划每天,每周,每年要做的事情,估计需要完成时,间,间,并编排时间表行,事,事,懂得在适当时候,说,说 “ 不”,建立一套方法和,技,技巧减少打扰,缩短必须要做的,事,事所花的时间,抗拒拖延,求取生活和工作,平,平衡,总结,