计算机办公软件Office专题

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公软件,Office-Word,专题,1,同时查看一个文件中的两个地方,如果在实际操作中想同时查看一个文件中的两个地方,以便于对比编辑,找到,右侧滚动条,的上面那个小粗条,按住鼠标左键拖下来,会出现,两个,滚动条了,你就可以看一篇文章的两个地方了。,2,快速复制和粘贴,先选中一处文本，然后在按住,Ctrl,键,的同时，用鼠标在其它文本上拖拉，可以选中,多处不连续,的文本，并可以一次性完成被选中文本的,复制（剪切）与粘贴,操作。,按下,“,Ctrl+C+C”,键（即在按住,Ctrl,键的同时连按两下字母,C,），可以快捷打开,“剪贴板”,任务窗格。,3,快速输入大写数字或大写金额,当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时，一个个地输入非常麻烦。其实，在,Word,中可以很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单,“插入数字”，,在,“数字”,文本框中输入需要的数字，再在,“数字类型”,下拉列表框中选择需要的方式就可以了。,另外一种方法是,:,直接输入阿拉伯数字（如,763210,），选中它们后，使用,“插入数字”,命令，在弹出的,“数字”,对话框中，选中,“数字类型”,下面的,“壹、贰,”,项,后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。反之亦然，可以把大写数字变成小写数字。,4,统一设置相同内容的格式,如果在一篇文档中多次使用了相同的单词，我们想一次全部选中它，然后对它的格式进行调整，那么可以采用下面的操作方法,:,在,“查找内容”,框中输入要查找的单词或词组，然后选中,“突出显示所有在该范围找到的项目”,复选框，并从列表中选择要进行搜索的文档部分。单击,“查找全部”,按钮，程序就会自动选中所有相同的单词，然后单击,“关闭”,按钮，就可以对选中的文本格式进行修改了。,5,F2功能键,在用,Word,编辑一篇长文档时，若想快速定位到某页，只要按下,F5,键，在弹出的对话框中输人页码即可。,在,Word,文档中选中需要,“剪切”,移动的内容，按下,F2,功能键（不需要按,“剪切”,和,“粘贴”,按钮），然后将光标移至需要插入,“剪切”,内容的地方，按下,“,Enter”,键，即可快速实现内容的准确,“剪切”,移动。,6,F4功能键,在,Word,中当输完一些内容后，按下,“,Alt+Enter”,键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。,对于重复性的工作，请使用键盘上的,F4,键,。当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如，你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。,注意,:,格式刷,适合于,添加复杂的格式,，但如果你只需重复简单的操作，还是使用,F4,键,吧。该技巧同样适用于以下程序,:,Excel,、,PowerPoint,。,7,F8功能键,按下,F8,功能键（或者双击状态栏中的,“扩展”,文字），激活,“扩展”,状态（状态栏中的,“扩展”,按钮成激活状），此时可以实现以下操作：,第二次,按,F8,键选定光标所在词，,第三次,按,F8,键选定光标所在句子（两个句号之间），,第四次,按,F8,键，选定光标所在段，,第五次,按,F8,键，选定整个文档。,8,带“属性”的替换操作,在平时的替换操作中，我们一般都是进行不同内容的简单文字替换，对文字的格式没有特殊的要求。如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将“电脑报”改为红色、斜体、下划线，一个一个地改当然费时费力。用下面的方法可以轻松实现批量替换,:,打开,“替换”,对话框，在,“查找内容”,中输入“电脑报”，在,“替换为”,中同样输入“电脑报”，然后打击,“高级”,选项，打开,“格式”,菜单，将字体设置为红色、斜体、下划线，单击,“全部替换”,即可。,9,关于“段落标记”的替换,将网页保存为文本文件后再用,Word,打开后发现有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行，用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。利用,Word,的,“替换”,功能，可以快速删除换行符。方法是,:,单击,“编辑替换”,命令，在弹出的替换窗口中单击,“高级”,按钮，在,“查找内容”,和,“替换为”,中使用“,特殊字符”,在查找内容中输入两次,“段落标记”，,在替换为中输入一个,“段落标记”，,然后单击,“全部替换”,按钮，数千个没用的空行瞬间清理完毕。,10,替换过程中通配符的使用,通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，这就需要我们使用通配符。通配符有两个,:“,*,”,号和“,？,”号,，“*”表示多个字符，“？”表示一个字符。,操作方法如下,:,单击,“编辑替换”,命令，打开替换对话框，单击,“高级”,按钮，在,“使用通配符”,前打钩，在,“查找内容”,中输入通配符，在,“替换为”,中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开,“高级”,选项，设置好格式后全部替换。,11,关于“首页不同”的设置,对于大型文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚。你可以用以下方法来实现,:,在,“页眉和页脚”,工具条上点击,“页面设置”,按钮，选择,“版式”,选项卡，选中,“首页不同”，,然后单击,“确定”,按钮即可。,12,如何快速设置字体？,我们在打印文件时正文往往使用仿宋字体，有时文件中会包含有很多数字和英文，用仿宋体便感觉不好看。英文和数字一般用英文字体比较好，例如“,Arial,字体”，这样文档就显得美观大方了。但是如何快速让文章中的数字及英文都变成英文字体而汉字采用中文字体呢？,其实很简单，先按,“,Ctrl+A”,全选整篇文章，选择自己想要的中文字体，然后再选择相应的英文字体，如,“,Arial,字体”，,你就会发现所有的数字和英文都变成了,“,Arial,字体”，,而汉字却保留了原来的字体。此技巧对于其它的英文字体也适用，但对于在英文中替换想要的汉字字体却不可以。,13,调整表格的列宽,在,Word,中，表格的列宽可自动调整尺寸以适应文本或图形。如果键入的文字长度超过了列宽，,Word,将调整列宽以包含文字。如果不需要在键入时调整列宽，请选中表格，然后单击“,表格表格属性”,命令，选择,“表格”,选项卡，单击,“选项”,按钮，清除,“自动重调尺寸以适应内容”,复选框，最后依次单击,“确定”,按钮。,14,快速调整页眉横线长度,在,Word,插人页眉后,会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先,激活页眉,，选择,格式,下的,段落,命令，,调整,一下,左右缩进的字符值,，确定就可以看到最终效果。,15,去掉页眉那条横线,在页眉中,在,“格式”,“边框和底纹”,中设置表格和边框为,“无”,应用于,“段落”,同上,只是把边框的颜色设置为白色,(,其实并没有删除 只是看起来没有了,.),16,选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方式,工具,选项,常规把,“列出最近使用文件数改为,0”,可以全部删除,若要选择性删除,可以按,Ctrl+Alt+-,三个键,光标变为一个,粗减号,后,单击文件,再单击要删除的快捷方式就行了。,17,让Word表格快速一分为二,将光标定位在分开的表格某个位置上,按下,“,Ctrl+Shift+Enter”,组合键，或选中表格，“表格”,|“,拆分表格”即可。这时你就会发现表格中间自动插人一个空行,这样就达到了将一个表格,一分为二,的目的。,18,加密文档,如果用户文档有重要的信息，不希望被人查阅，此时可以为文档添加一个密码，对文档进行保护。选择工具,-,选项命令。,19,加密文档,我们可以对,Word,文档设置打开权限密码和修改权限密码，这样，在打开或修改文档时，将分别弹出一个对话框要求提供密码，如果打开密码错误，将无法打开文档；如果修改密码错误，则只能浏览文档而无法修改。,一、设置打开权限密码,执行,“文件”,“另存为,”,，打开,“另存为”,对话框，单击,“工具”,按钮，在菜单中选择,“安全措施选项,”,，在,“安全性”,对话框中，输入打开文档时的密码,(,还可以单击,“高级”,按钮，选择一种加密类型,),，单击,“确定”,按钮，在弹出的,“确认密码”,对话框中再次输入以上密码。单击,“确定”,按钮返回“另存为”对话框，最后单击,“保存”,按钮。,20,加密文档,二、设置修改权限密码,执行,“文件”,“另存为”，,打开,“另存为”,对话框，单击,“工具”,按钮，在菜单中选择,“安全措施选项”，,在,“安全性”,对话框中，输入修改文档时的密码，单击,“确定”,按钮，在弹出的,“确认密码”,对话框中再次输入以上密码。单击,“确定”,按钮返回,“另存为”,对话框，最后单击,“保存”,按钮。,21,办公软件,Office-Excel,专题,22,不连续单元格填充同一数据,选中一个单元格，按住,Ctrl,键,，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。,松开,Ctrl,键,，在编辑区中输入数据，然后按住,Ctrl,键,，同时敲一下,回车,，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。,23,在单元格中输入0值,一般情况下，在,Excel,表格中输入诸如“,05”,、“,4.00”,之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“,5”,、“,4”,，,Excel,默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况：,先选定要输入诸如“,05”,、“,4.00”,之类数字的单元格，,鼠标右键单击,，在弹出的快捷菜单中单击,“设置单元格格式”，,在接着出现的界面中选,“数字”,标签页，在列表框中选择,“文本”,，单击,“确定”。,这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“,05”,、“,4.00”,之类的数字了。,24,单元格内容的合并,根据需要，有时想把,B,列与,C,列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用,“剪切”,和,“粘贴”,来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。,解决办法是：在,C,列后插入一个空列（如果,D,列没有内容，就直接在,D,列操作），在,1,中输入“,=B1&C1”,，,D1,列的内容就是,B,、,C,两列的和了。选中,D1,单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块,“”，,当光标变成,后，按住,鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处,，就完成了,B,列和,C,列的合并。,25,快速选定不连续单元格,按下组合键,“,Shift+F8”,，激活,“添加选定”,模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出,“添加”,字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而,不必按住,Ctrl,键不放。,26,