第8章WORD长文档编排

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第8章 长文档编排,使用大纲视图辅助创建文档,使用主控文档,编制目录与索引,使用脚注与尾注,8.1 使用大纲视图辅助创建文档,8.1.1 在大纲视图下安排文档结构,大纲视图最适合编写和修改具有多层标题的文档，使用大纲视图可以方便地编写文档标题、修改文档大纲，以及重新组织文档的结构。,创建长文档时，首先需要设计好文档的大纲，这时可借助大纲视图来安排文档结构，其操作步骤如下。,新建一个空白文档，选择“视图”“大纲”菜单，切换到大纲视图模式,1,单击标题前的此符号，可以选取该标题,输入完第一个标题内容后按【Enter】键，依次输入其他的标题内容,2,8.1.2 在大纲视图下改变标题的级别,在大纲视图模式下，通过提升或降低正文及各级标题的级别，从而更方便、快捷地组织文档。例如，要降低标题的级别，可选中需要降低标题的内容，单击“大纲”工具栏中的“降低”按钮。,选中的,1,级标题降低为,2,级标题,以同样的方法，调整各级标题的级别,若要降低（或提升）某一个标题的级别，还可将光标移到该标题的左侧，待鼠标指针变成花“十”字形状时，按下鼠标并向右（或向左）拖动符号，等出现一条垂直线后释放鼠标即可,8.1.3 改变大纲视图下的标题显示级别,在大纲视图模式下，有时只需要显示到某级标题，而该级标题以下的内容则不需显示出来，此时可单击“大纲”工具栏中的“显示级别”下拉列表框右侧的三角按钮，选择要显示的标题级别，例如选择“显示级别1”选项，则1级标题以下的内容被隐藏起来。,将,1,级标题的内容显示出来，其他内容隐藏,8.1.4 标题的展开与折叠,在大纲视图模式下，利用“大纲”工具栏中的“展开”按钮或“折叠”按钮，可以展开或者折叠标题下面的内容。如要展开某一标题下面的内容，可在该标题行中单击鼠标，然后单击“大纲”工具栏中的“展开”按钮。,如果标题下面有虚线，表示该标题下还有其他的内容，这些内容被隐藏起来了,将该标题行下的内容展开,8.1.5 在大纲视图下移动标题及其内容的位置,大纲视图在长文档的组织上表现出了其优越性。因为在大纲视图中移动或复制标题时，可以将该标题下的所有次级标题及正文文本一起移动或复制，这使得重新安排各级标题的次序变得十分方便。若要在大纲视图下移动标题及其内容的位置，可单击要移动标题前面的“加”号，选取该标题及其下面的内容。,8.2 使用主控文档,Word提供了一种便于管理多个子文档的文档管理方式，即使用主控文档。在处理由若干部分组成的长文档时，使用主控文档，可以方便地将各个章、节子文档进行组合，并统一设置其章、节标题格式，以及正文格式等。,单击或重复单击“大纲”工具栏中的“上移”按钮，直到将其移到需要的位置为止,8.2.1 创建主控文档与子文档,新建一个空白文档，然后选择“视图”“大纲”菜单,进入大纲视图，输入文档的大纲，并设置好各级标题，然后单击“大纲”工具栏中的“主控文档视图”按钮,1,2,每个子文档被放在一个方框中，并且在该方框的左上角显示一个子文档图标,选择希望创建子文档的标题，单击“创建子文档”按钮,3,选择“文件”“保存”菜单，在“保存位置”下拉列表框中选择文档保存的位置，然后单击“保存”按钮。在保存主控文档的同时，Word会根据子文档名称自动对各个子文档进行保存,4,8.2.2 在主控文档中插入子文档,在主控文档中，将插入点置于要插入子文档的位置，单击“大纲”工具栏中的“插入子文档”按钮,打开“插入子文档”对话框，选择要插入的文档，单击“打开”按钮,2,1,8.2.3 编辑子文档,打开主控文档，并使“大纲”工具栏中的“主控文档视图”按钮处于按下状态，双击要编辑的子文档左上角的图标，Word将单独打开该子文档,1,编辑好子文档后，选择“文件”“关闭”菜单，关闭子文档并返回到主控文档中,8.2.4 在主控文档中删除子文档,利用“大纲”工具栏中的“删除子文档”按钮可删除子文档，删除操作只是断开了该子文档与主控文档的联系，但该子文档依然存在。删除一个子文档的步骤如下。,2,打开主控文档，并使“大纲”工具栏中的“主控文档视图”按钮处于按下状态，单击要删除的子文档前面的图标，选中该子文档,单击“大纲”工具栏中的“删除子文档”按钮，该子文档周围的方框消失，其内容被移至主控文档中，成为该主控文档的一部分,1,2,8.3 编制目录与索引,8.3.1 创建目录,Word具有自动创建目录的功能。要创建目录，应首先用内建的标题样式（标题1到标题9）对各级标题进行格式化，并且必须为文档添加页码，然后执行如下操作步骤。,将插入点置于文档中要放置目录的位置。选择“插入”“引用”“索引和目录”菜单,1,打开“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，在“格式”下拉列表框中选择目录格式，如选择“来自模板”，则创建的目录将按照Word内建的目录样式来格式化目录。在“显示级别”编辑框中设置需要显示的目录级别，如选择“3”，表示目录中显示3级及其以上级别的标题。在“制表符前导符”下拉列表框中设置标题与页码之间的连接符样式,2,单击“确定”按钮，文档的目录就创建完成了,3,8.3.2 更新目录,创建目录后，如果对文档进行了修改，从而要变动目录中的页码或其内容，此时，我们需要对目录进行更新。为此，可在目录区右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”，打开“更新目录”对话框。在该对话框中选择一种更新目录的方式，单击“确定”按钮，即可对目录进行更新。,8.3.3 标记索引项,选取要作为索引项的文本，按下【Alt+Shift+X】组合键，打开“标记索引项”对话框,单击“标记”按钮，为选中的文本添加了索引标记（其后显示一个索引项域XE）。在文档中继续选择其他希望创建索引的文本，然后单击“标记索引项”对话框中的“标记”按钮。 标记结束后，单击“关闭”按钮,1,2,8.3.4 删除与修改索引项,标记了索引项后，如果要删除某一索引项，可选中整个XE（索引项）域，然后按【Del】键。要修改某一索引项，只需更改XE（索引项）域中文字即可。,8.3.5 编制索引,将光标置于文档中希望放置索引的位置，通常在文档末尾 ，然后选择“插入”“引用”“索引和目录”菜单，打开“索引和目录”对话框，然后单击“索引”选项卡 ，在“类型”选项区选择索引项的排列方式 ，在“栏数”框中指定建立索引的栏数,1,在“语言（国家/地区）”框中选择“中文（中国）”，在随后显示的“排序依据”框中选择索引项的排列方式（“笔划”或“拼音”），接着选中“页码右对齐”复选框，然后在“制表位前导符”框中选定索引项和对应页码间的分隔符,如果希望修改索引样式，可单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，在“样式”列表区选择希望修改的索引样式级别，然后单击“修改”按钮，打开“修改样式”对话框，修改索引样式,2,3,修改结束后，返回“索引和目录”对话框。单击“确定”按钮，在插入点自动生成索引,4,8.3.6 更新或格式化索引,编制索引后，如果又在文档中标记了新的索引项，或对文档进行了编辑，就必须更新索引。要更新索引，应首先将光标置于索引的任意位置，然后按【F9】键，或者单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令。,8.4 使用脚注与尾注,8.4.1 创建脚注与尾注,将插入点置于要创建脚注与尾注的位置，选择“插入”“引用”“脚注和尾注”菜单,打开“脚注和尾注”对话框，要插入脚注，可选择“脚注”单选钮，然后在“格式”设置区中设置所需的格式，单击“插入”按钮，输入脚注的内容,1,2,8.4.2 查看脚注与尾注,要查看脚注或尾注的注释文本，只需将鼠标指针指向文档中的注释标记，此时页面中将出现一个提示框，其中显示了注释文本的内容,另外，在普通视图中双击注释标记时，可以打开注释编辑窗格，在注释编辑窗格中可以编辑或查看注释文本。,如果要浏览所有的脚注或尾注，可按如下步骤进行。,单击页面左下角的“普通视图”按钮，切换到普通视图，选择“视图”“脚注”菜单，打开“查看脚注”对话框，选择“查看脚注区”单选钮,1,单击“确定”按钮，在文档的底部显示出所有脚注,2,8.4.3 编辑脚注与尾注,移动或复制某个注释标记,在文档窗口中选定注释标记，使其反白显示。 将鼠标指针移到该注释标记上，单击鼠标左键并拖动，将注释标记拖至文档中的新位置，然后释放鼠标左键。如果拖动时按住【Ctrl】键，则该操作为复制。,另外，用户也可以使用“编辑”菜单中的“剪切”、“复制”和“粘贴”命令来移动或复制脚注或尾注引用标记。,要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释标记后，按【Del】键，Word会自动删除该标记及其对应的注释文本，并对后面的注释重新编号。,如果要删除所有自动编号的脚注或尾注，可按以下步骤进行操作：,选择“编辑”“替换”菜单，打开“查找和替换”对话框,单击“高级”按钮，然后单击“特殊字符”按钮，打开“特殊字符”列表。 从“特殊字符”列表中选择“脚注标记”或者“尾注标记”选项,2,1,清除“替换为”文本框中的所有内容，然后单击“全部替换”按钮,3,8.4.4 转换脚注和尾注,选择“插入”“引用”子菜单中的“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，,单击对话框中的“转换”按钮，打开“转换注释”对话框,选择要转换的选项，然后单击“确定”按钮,1,2,8.4.5 删除脚注与尾注,若要删除脚注与尾注，只需选中要删除的脚注或尾注标记，然后按【Delete】键，即可将脚注标记与脚注内容、尾注标记与尾注内容同时删除。,此外，也可将个别注释进行转换。若要将某一尾注转换为脚注，可右击要转换的注释，在弹出快捷菜单中选择“转换为尾注”（或“转换为脚注”）命令,