办公室管理讲座

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,2008,年,4,月,16,日,办公室系统工作规范知识,公文管理,主 要 内 容,公文处理,印章管理,档案管理,第一部分 公文处理,一、基本概念,二、公文种类,三、公文格式,四、处理流程,第一部分 公文处理,二、公文种类,三、公文格式,四、处理流程,一、基本概念,撰制公文,就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。,一、基本概念,（一）基本内容,办理传递文件,根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。,一、基本概念,（一）基本内容,管理文件,是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。,一、基本概念,（一）基本内容,立卷归档,公文办理完毕后应根据,档案法,和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。,一、基本概念,（一）基本内容,严肃性,公文作者是法定的，具有权威性的。公文不是个人的作品，对内对外代表企业。在公务联系中，必须以法定的名义行文，因此,这种法定作者的职能身份，赋予了它在公文处理活动中等同的权威。公文处理活动具有一定的秘密性，绝大多数公文都有特定的读者对象，一部分公文更因其涉及到企业利益，必须以有效的保护手段将其限有于一定的读者群和特定的时空内。,一、基本概念,（二）基本特性,辅助性,公文处理活动是企业生产经营活动的组成部分，它为企业的生产经营活动提供了必要的条件和保障，因而是一项辅助性活动。从管理学上来说，管理的四项基本职能：计划、组织、指挥、控制，这些管理职能的实现离不开公文处理，因此，公文处理活动具有辅助性，辅助性又包含业务性、定向性。,一、基本概念,（二）基本特性,应用性,公文处理活动经过了长期的实践，反复的探索，已经逐步形成了基本完整的具有很强的应用性的思想、程序、方法和技巧。公文处理的实践性要求公文处理的工作人员做为活动的主体，应该起到主导的作用，充分地发挥积极性和创造性，不断提高自身的素质，使各种具体门类的技术和方法真正能为我所用，投入实际。公文处理的应用性，派生了它的专业性和技术性。,一、基本概念,（二）基本特性,公文处理还具有特定的技术规律，特别是各种新的办公材料和技术方法、手段的运用，正从根本上改变着公文处理活动的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝着更可靠、更快更优的方向发展。,一、基本概念,（二）基本特性,一、基本概念,及时,准确,保密,集中,（三）基本要求,第一部分 公文处理,二、公文种类,三、公文格式,四、处理流程,一、基本概念,二、公文种类,从外延上说，公文包含文件，公文是大概念，文件是公文的一种。从内涵上讲，以“文件”形式出现的公文，在我们现在的拟文中，主要是一些政策性、重要的事项，或者是下级单位向上级单位报送的公文。,在处理日常事务中经常应用的具有一定格式的文体一般分为行政公文、事务文书和商务文书等三类。,行政文书,是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,二、公文种类,事务文书,是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。主要有传真稿、备忘录、请柬、邀请函、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等等。,二、公文种类,商务文书,是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等等。,二、公文种类,二、公文种类,在日常工作中，行政公文的使用极为广泛。按,国家行政机关公文处理办法,有关规定，行政机关的公文种类有,13,种，命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,1、文件,（1）董事会、党委、纪委文件,（3）部门文件,2、情况通报,（2）公司文件,3、会议纪要,（1）专题会议纪要,（2）办公会会纪要,集团公司常用公文种类,二、公文种类,一、公文种类,适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（一）通知,一、公文种类,1,、通知一般是下行文，或者是平行文。不能对上级单位发通知。,2,、作为平行文，主要是指发文单位（一般指综合部门）管理事项需要平级部门知晓或执行的事项。,（一）通知,二、公文种类,注意事项：日常工作中，批转转发印发性通知均有附带文件，位于正文后的附件位置，但他们仍然属于“正文”，而不是“附件”，因此在正文下行文不必标注“附件”及“附件名称”。,如：,关于下发,池州海螺道路交通管理,的通知,（一）通知,二、公文种类,适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。,附：,子公司对外报告格式,（二）报告,二、公文种类,1,、报告一定是上行文。,2,、报告就是反映情况、汇报工作，具有汇报性和陈述性的特点。报告不得夹带请示事项，否则上级收文单位可以不予答复。报告最好也不要带建议事项。,3,、除安全事故、特大自然灾害等紧急事项外，一般不越级报告。,4,、常用的报告尾语有：“特此报告”、“专此报告”、“请审阅”、“请指正”等。,（二）报告,二、公文种类,5,、报告于请示的区别,（,1,）性质要求不同。报告为汇报工作，反映情况，答复询问所用，因此报告机关不必等待上级机关的答复；而请示则是为了某一问题请求上级机关批示或批准的公文，请示机关必须要等待上级机关的明确回复。,（,2,）行文时限不同。报告行文的时限原则是，可以在事前、事后或工作进行中行文，而请示则必须在事前行文。,（二）报告,二、公文种类,注意事项：,（,1,）报告事项真实。报告事项务必真实，有喜报喜，有忧报忧，不能为了取悦上级，编造事实。（,2,）报告时间及时。报告的目的是为了使上级机关了解下级机关的工作情况，违反了时效性，报告也就失去了意义。（,3,）报告不得夹带请示事项。如果在洋洋洒洒的长篇报告中提出了请示事项，并等待批准，这就难免贻误工作。,（二）报告,二、公文种类,适用于向上级机关请求指示、批准。,1,、和报告一样，请示一定是上行文。因此，同各部门之间不用请示。严格的说应该用“函”，但在标题中用很客气、变通的语言，如“关于请求（申请）的函”等。,（三）请示,二、公文种类,2,、请示应一事一请。因为多事请示，收文单位可能在不同的部门办理，又可能是其不同的领导分管，造成公文运转困难，同时降低办文效率。,（三）请示,二、公文种类,3,、请示一般只主送一个机关，涉及其它上级协办部门的一般用抄送形式，但请示不抄送下级单位。如果不主送一个部门，可能产生以下两个问题：一是造成问题无法解决，因两个主办部门都认为这事不一定是其主办，特别是不易办的事；二是容易造成主办部门协调困难。,（三）请示,二、公文种类,4,、请示类公文应在成文日期后的附注位置注明联系人及电话，以便主办部门及时联系，以便了解情况，及时办复。,（三）请示,二、公文种类,5,、请示类公文一般不越级请示。如遇事情紧急、情况重大，不越级将贻误工作，或已报上级机关但未得到批复、事情急于处理时，可作特殊情况处理，在越级行文的同时，必须同时抄送给直接上级机关。,（三）请示,二、公文种类,6,、请示语气宜温和谦恭，用词应采用“请”、“拟”、“建议”等，不可生硬武断。,附：,子公司内部请示报告格式,（三）请示,二、公文种类,适用于答复下级机关的请示事项。,1,、批复一定是下行文，是批复下级单位的请示事项。对非下级的单位，不能使用批复文种。如：同级单位的各组成部门之间行文，上级单位对下级单位行文都不能用批复文种，一般是用“函”。,（四）批复,二、公文种类,2,、批复一般是对下级单位请示事项批准答复。如果对下级单位请示事项不予同意时，一般不用批复，用意见（对下级单位）或函（对不相隶属单位）或者用复函。,（四）批复,二、公文种类,适用于对重要问题提出意见和处理办法。,1,、意见可以是上行文，也可以是下行文，又可以是平行文。使用“意见”文种发文，形式上可以是“,文件”形式，也可以是“,（单位）”（发文单位的标识）的形式。,（五）意见,二、公文种类,2,、上级单位对下级单位报送的意见类公文，一般要给予处理或答复。上级单位下发的意见，文中有明确要求的，下级单位就遵照执行，无明确要求的，应参照执行。事后或工作进行中行文，而请示则必须在事前行文。,（五）意见,二、公文种类,适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。,1,、一定要用于不相隶属单位之间，一般是平级单位之间的行文，对上级单位或下级单位一般不用函，用函也不适合。,2,、注意与批复文种的区别使用，上级单位对下级单位之间的批准、答复事项一般都应用“函”，而不用批复。,（六）函,第一部分 公文处理,二、公文种类,三、公文格式,四、处理流程,一、基本概念,三、公文格式,公文格式指公文的外观样式，既公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。,公文格式要素划分为眉首、主体、版记,3,部分,1、眉首公文的“头”,2、主体公文的“身”,3、版记公文的“脚”,置于公文首页红色反线（宽度同版心，即,156,mm),以上的各要素统称眉首,置于红色反线（不含）以下到主题词之间的,各要素统称主体,置于主题词以下各要素统称版记,三、公文格式,眉首,安徽海螺集团公司部室文,安海办200,88,号,眉首,-,公文的“头”,发文机关标识,发文字号,反线,秘密等级,37mm,62mm,秘密,三、公文格式,（一）眉首,二级部门行文中的文头相当于公文的眉首主要包括发文单位、文件类别、划线和发文编号。,三、公文格式,二级部门通知通报格式,（一）眉首,安徽海螺集团公司文件,安海政200,89,号, 标题, 。,特此通知, 主,体-,公文的“身”,主送机关,正文,附件,成文日期,印章和附注等,关于下发的通知,公司各单位：,附件：,1,、,二八年四月十六日,2,、,（二）公文主体,三、公文格式,公文标题为黑体二号字、居中，上、下各空一行。可分一行或多行排布；回行时，要做到词义完成，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,三、公文格式,主体,1,、标题,公文标题应注意以下几点： （,1,）标题应简明扼要，准确反映概括公文内容。 （,2,）除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。这也是对标题简明扼要的要求，如“关于印发,（内部制度、转发文件）的通知”，都不应加标点符号。 （,3,）一定要表明文种。 （,4,）还有一些简单事项可以不用标题。如：告诉一个简单的情况，或者给某单位反馈一个意见，或者仅对某一个单位发个通知等。,1,、标题,三、公文格式,主体,是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称或同类型单位的统称。同类型单位的统称如：“公司各单位”。,（,1,）在通常情况下，上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复）、平行文（如函），只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报）写数个主送机关；周知性公文（如公告、通告等）可以不写主送机关。,2,、主送机关,三、公文格式,主体,（,2,）主送机关在标题下空,1,行，左侧顶格用三号仿宋字体标识，回行仍须顶格。其标点符号的用法是：同类机关、单位之间用顿号、不同类机关、单位之间用逗号，最后一个主送单位名称后标全角冒号。,2,、主送机关,三、公文格式,主体,（,1,）从公文的起草方面：一是符合党和国家的路线方针政策和法律法规；二是符合上级机关的有关指示和要求；三是要同现行有关公文相衔接；四是要完整、准确地体现发文单位的意图；五是全面准确的反映客观实际情况；六是提出的政策措施要切实可行；七是文字要精确简练，表达要准确严密。,3,、正文,三、公文格式,主体,（,2,）从办公室核文的角度，总的要求是：观点明确，条例要清晰，结构严谨，内容从事，文字精炼，表达准确，语句通顺。,3,、正文,三、公文格式,主体,（,3,）正文在主送单位名称下,1,行，每自然段左空,2,字，回行顶格。数字、年份不能回行。字体为仿宋三号字，若正文中含有子标题，则该子标题加粗，不再采用黑体。附：,关于开展一线计划检修劳动竞赛的通知,3,、正文,三、公文格式,主体,审核公文内容注意事项： 一是应用公文应完整，如：“发文单位名称,公文标题,（发文字号）”。 二是公文出现的单位名称要用法定名称或规范化简称，不要造成歧义。如果文中要用简称，一般首次用全称（以下简称,），然后再用简称。,三是公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在一些词语中作为修辞色彩的数字用汉字外，应当用阿拉伯数字。 四是结构层次序数：一、（一）、,1,、（,1,）。,3,、正文,三、公文格式,主体,附件是对公文的补充或说明，是正文的补充材料或参考材料。目的是使正文的主题内容更清晰、明了。附件在正文下空,1,行左空,2,字，用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。（如附件：,1,、,）。附件应与正文一起装订。,4,、附件,三、公文格式,主体,附件部分，应注意以下几个方面：,（,1,）公文的主体部分不能作为附件。如：“关于印发,办法（规定、制度、意见）的通知”，经常把“办法”作为附件，这是不正确的，因为它是公文的主体。 （,2,）在正文中涉及附件的内容处应加括号注明“见附件”。公文主体中的附件名称应与附件材料上的名称一致。,4,、附件,三、公文格式,主体,附件部分，应注意以下几个方面：,（,3,）附件应与公文主体装订在一起。若无法装订在一起，应在附件的首页右上角注明“发文字号附件：”。 （,4,）如果附件很多，有的材料作为附件又不好表明名称，可以在正文中进行“文字处理”，如“现将有关材料随文上报，请审定”等，这样就不需要再用“附件”。,4,、附件,三、公文格式,主体,附件部分，应注意以下几个方面：,（,5,）如附件不止一份，则用阿拉伯数字编列序号，上下排布；附件名称后不加标点符号。如多个附件的格式排列： 附件：,1,、, 2,、, 3,、,4,、附件,三、公文格式,主体,确定成文日期应掌握以下原则：,（,1,）公司领导或部门领导签发的，以签发日期为准。 （,2,）联合行文的，以最后一个机关签字日期为准。 （,3,）需经会议讨论通过的，以通过日期为准。 （,4,）须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。,5,、成文日期,三、公文格式,主体,成文日期一律用汉字书写，“零”写为“二八年四月”。如“二八年四月十五日”不能写为“二八年四月十五日”，不能写为“,2008,年,4,月,14,日”也不能写为“二八年四月十五日”。成文日期应右空,4,格，上下位置要视印章大小而定，一般情况下应空,2-3,行，以保证印章上距正文在一行之内。,5,、成文日期,三、公文格式,主体,版记,-,公文的“脚”,安徽海螺集团公司文件,安海政200,81,号,主题词：项目 评估 报告,抄送：省发改委,省国资委。,安徽海螺集团总经办 200,8,年,4,月1,6,日,共印：8份,主题词,抄送机关,印发机关和印发日期,反线,印制份数,页码,三、公文格式,（三）版记,主题词：公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。,目的：为了便于制作公文索引和计算机存贮和检索，以适应办公自动化的需要。,步骤：分析归纳出公文中具有检索意义的主题概念再查阅主题词表（如国务院公文主题词表）,三、公文格式,版记,1,、主题词,（,1,）确定主题词的方法、步骤：,主题词是确切表达公文主题的规范化名词或名词性短语，一般由三至五个构成。准确标注主题词，必须先分析归纳出公文中具有检索意义的主题概念。要将主题概念转换成主题词，需要查阅各地政府统一编制使用的,公文主题词表,，从而将自然语言转化为规范化语言。然后将其标注在版记处规定的位置上。,三、公文格式,版记,1,、主题词,（,2,）标注主题词的原则：,先标类别词，再标类属词。在标类属词时先标内容词，再标形式词。如,国务院关于发布,国家行政机关公文处理办法,的通知,，它的主题词是“文秘工作 公文 办法”。所有主题词的最后一个词均指该文种。主题词按规定应标注在公文末页下部，抄送范围上方。主题词用,3,号黑体字，居左顶格标识，后标冒号，词目之间空,1,字，不可用逗号取代空格。,三、公文格式,版记,1,、主题词,是指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。,2,、抄送,三、公文格式,版记,应注意的几个问题：,（,1,）按新的公文处理办法，现在已无“抄报”概念，不管对上级还是下级单位都使用“抄送”。 （,2,）主送和抄送单位的名称应使用全称或者规范化简称或者统称。,2,、抄送,三、公文格式,版记,应注意的几个问题：,（,3,）主送和抄送单位的排序。上级单位在前，下级单位在后。同级单位之间一般顺序是党委在前。同时主送和抄送单位在内部和外部，应“先外后内”。 （,4,）一般公文不主送（或抄送）受理（或知晓）的内设机构。 版记一定要置于公文的最后一页，版记的最后一个要素要置于最后一行。,2,、抄送,三、公文格式,版记,1,、排版规格,除发文机关、公文标题、主题词以及正文小标题有规定外，全部用,3,号仿宋体字，一般每面排,22,行，每行排,28,个字。行距一般为固定值,28,磅，随机调整范围为,26,30,磅,三、公文格式,（四）排版规格与印刷装订要求,2,、制版要求：,除首页红头部分，双面印刷，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过,lmm,。,三、公文格式,（四）排版规格与印刷装订要求,3,、印刷要求：,双面印刷；页码套正，两面误差不得超过,2mm,。黑色油墨应达到色谱所标,BLl00,，红色油墨应达到色谱所标,Y80,，,M80,。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。,三、公文格式,（四）排版规格与印刷装订要求,4,、装订要求：,公文应左侧或骑马装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过,4mm,。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各,l/4,处，允许误差,4mm,。平订钉锯与书脊间的距离为,3mm,5mm,；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差,lmm,，四角成,90,度，无毛茬或缺损。,三、公文格式,（四）排版规格与印刷装订要求,第一部分 公文处理,二、公文种类,三、公文格式,四、处理流程,一、基本概念,拟稿,审核,会签签发,复核,缮印,用印,登记,分发,四、处理流程,（一）发文处理,四、处理流程,（一）发文处理,1,、拟稿。,就是拟写公文草稿。公文拟稿的基本规则：行文应当确有必要，注重效用。人名、地名、数字、引文要准确。,四、处理流程,（一）发文处理,2,、审核。,就是对公文文稿进行审查核定。公文排版完毕后打印出文本，此文本并不能作为正式公文向外发出，还需要进行认真、仔细的校对工作，以发现并纠正各种错漏，确保公文质量。,四、处理流程,（一）发文处理,3,、会签。,有两种情况需要会签：一是拟文内容涉及本单位其他部门时，拟稿部门主要负责人审核后应送相关部门会签，再送办公室核稿；二是涉及外单位的或需要与外单位联合发文的，应本单位领导审签后送外单位会签。,如：,公司文件会签单,四、处理流程,（一）发文处理,4,、签发。,就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。,四、处理流程,（一）发文处理,5,、缮印。,是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。,缮印好的文件就可以交印章管理人员用印，然后进行登记和分发。,附：,二级部门发文登记表,文件资料发放清单,签收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办,归档,四、处理流程,（二）收文处理,1,、收文的审核：,主要是指对收到的下级机关上报的需要办理的公文。文秘部门对收文的审核重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商妥当；文种使用、公文格式是否规范。,附：,二级部门收文登记表,四、处理流程,（二）收文处理,2,、拟办,指由综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动。通过拟办，能充分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和主观能动性，履行其辅助决策和参谋助手的职责；切实可行的拟办意见能够方便领导人批办公文时参考，能使领导的批办意见在拟办意见的基础上高度明确而具体，有助于节省领导人大量的时间和精力。因此，拟办意见虽然不是公文办理的最后意见，但对领导来说有着重要的参考价值。拟办人员，通常是办公室负责人，在必要时，也可授权。,四、处理流程,（二）收文处理,3,、批办,是指由机关（部门）领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动,.,。批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段，领导通过对公文的批示，指出其采取行动的原则，提出解决问题的方法和措施，领导人在这一过程中既依法行使其决策权、处置权，同时又依法履行其职责，完成各项管理活动。,四、处理流程,（二）收文处理,如：,公司收文处理标签,第二部分 印章管理,二、印章分类,三、印章管理内容和要求,四、用印流程,一、印章特性,第二部分 印章管理,二、印章分类,三、印章管理内容和要求,四、用印流程,一、印章特性,一、,印章特,性,印章是企业对公文、证件生效负责的凭证，具有法定性、权威性和凭证性。,一、,印章特,性,任何一个企业的印章都有它的法定名称，表明企业的合法存在，在公务处理或对内外联络中，都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行，不可随意而为之。,（一）法定性,一、,印章特,性,按法定程序生成和使用的印章，是一个企业权力的代表，但必须在所限定的范围内使用。,（二）权威性,一、,印章特,性,印章的使用是文件生效的重要标志，是处理法律纠纷的重要依据。,（三）凭证性,第二部分 印章管理,二、印章分类,三、印章管理内容和要求,四、用印流程,一、印章特性,二、,印章,分类,印章主要分为法人印章、私章、专用章、钢印及二级机构部门印章等。,二、,印章,分类,代表企业的法定职权，印章的文字部分为单位全称，即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时，不得超越所在公司董事会所授权的范围。,（一）法人印章,二、,印章,分类,主要有手章和名章，手章是领导人的手写字体，名章是是个人姓名印章，主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。,（二）私章,二、,印章,分类,是在日常工作中若全部使用法人印章的话，会造成诸多不便，因此，产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。,（三）专用章,二、,印章,分类,主要用于粘贴照片的证件上，有时用于票据的连接处，钢印不能独立使用，必须和印章同时使用方能生效。,（四）钢印,二、,印章,分类,是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证，对外在一定范围内起到联络作用，但对外不具有它所在公司的法人资格。,（五）二级部门印章,第二部分 印章管理,二、印章分类,三、印章管理内容和要求,四、用印流程,一、印章特性,基本内容,审批、登记、用印、留存,基本要求,严细规范、稳而慎之,三、,印章,管理的基本内容和要求,第一部分 印章管理,二、印章分类,三、印章管理内容和要求,四、用印流程,一、印章特性,部门领导,审核,公司领导,审批,办公室,核对用印,申请,填单,分管领导,审签,相关部门,会签,部门领导,审核,办公室,根据授权用印,四、用印基本流程,四、用印基本流程,通常情况用印有三种渠道：一种是部门直接申请，公司领导主要负责人审批用印；二种是由具体部门提出，相关部门会签，分管领导审签，公司主要领导审批。三种是根据公司法定代表人授权给被授权人内容范围、时间等，予以确认用印。,四、用印基本流程,（一）法人公章,使用法人公章必须由公司总经理批准，用印范围必须在董事会授权范围内发生的经营管理事项，包括：,1,、公司各种文件、对外函电、证明（申请）及介绍信；,2,、各类会计、税务报表及其他报表；,3,、物资采购和产品销售业务之外的合同、协议；,4,、生产经营活动中需要使用法人公章的其他事项。,附：,公司用印申请表,四、用印基本流程,（二）二级部门印章,二级部门印章须由公司分管领导批准用印。具体使用范围：,1,、除办公室印章外，其他部门印章原则上仅限于公司内部使用；,2,、职能部门在行使职能管理或向集团内相关单位进行联系工作可加盖本部门印章；,3,、二级部门之间的工作联系函以部门领导签字为准，不得加盖印章。,附：,公司二级部门用印申请表,四、用印基本流程,（三）党务印章,仅限于公司采购、销售、财务等相关业务使用。,仅限于党务工作。,（四）业务专用章,第三部分 档案管理,二、基本内容,三、基本流程,四、企业档案分类,一、和文件资料的区别,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,第三部分 档案管理,第三部分 档案管理,二、基本内容,三、基本流程,四、企业档案分类,一、和文件资料的区别,档案与文件的联系与区别：档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。,档案和资料都是知识的载体，都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件，在一定条件下两者可以相互转化。,一、档案和文件资料的区别,两者的区别在于：,1,、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案；资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。,2,、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录，因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料，对本单位的活动不具有凭证作用。,一、档案和文件资料的区别,第三部分 档案管理,二、基本内容,三、基本流程,四、企业档案分类,一、和文件资料的区别,基本内容：,制定归档制度、移交单位填写归档文件目录、保管单位鉴定装盒、保管单位填写盒内文件目录与备考。,基本要求：,归档及时、保管安全、服务经营,二、档案管理基本内容和要求,归档制度：,就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。,二、档案管理基本内容和要求,归档范围：,是指哪些文件应该归档，哪些文件不该归档。从原则上说，凡是反映本机关或本企业工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。,二、档案管理基本内容和要求,归档时间：,指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。处理完毕的文件，由机关文书部门或业务部门立好卷，在次年月底以前向档案部门移文。对于专业方面的专门文件，特殊载体的文件或住地分散的单位的文件，为了便于日常工作查考，可以适当延长归档时间。归档及时、保管安全、服务经营,二、档案管理基本内容和要求,第三部分 档案管理,二、基本内容,三、基本流程,四、企业档案分类,一、和文件资料的区别,收集,整理,鉴定,保管,编目利用,三、档案管理基本流程,（一）档案收集工作,就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。,三、档案管理基本流程,（二）档案整理工作,是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。,三、档案管理基本流程,（一）档案鉴定工作,就是按照一定的原则、方法和标准、判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。,根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期,3,种。永久保存就是将档案无期限地保存下午；长期保存，一般指保存,16,年,50,年左右；短期保存，一般指保存,15,年（含,15,年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。,三、档案管理基本流程,（四）档案保管工作,是根据档案成分和状况所进行的存放管理和维护完整与安全的活动。档案保管工作的内容包括：档案的库房管理、档案流动中的保护以及为延长档案寿命而采取的技术处理。要求保持库房的清洁卫生，做到防火、防水、防潮、防毒、防虫、防光、防尘等。,三、档案管理基本流程,（五）档案的编目和利用工作,为了满足特定的各种利用要求，需要为提供档案准备好直接的辅助手段，并通过各种方式实际地提供档案和有关资料，这就形成了档案的编目和提供利用工作。,三、档案管理基本流程,四、企业档案十大类,1、党务工作类 6、人力资源管理类,2、行政管理类 7、科技管理类,3、经营管理类 8、基本建设类,4、生产技术类 9、设备仪器类,5、财务管理类 10、特种载体类,谢谢大家,