商务公文写作技巧与规范培训

Page :,*,单击此处编辑母版标题样式,abc,单击此处编辑母版文本样式,abc,Page :,43,单击此处编辑母版标题样式,abc,单击此处编辑母版文本样式,abc,20091018,商务公文写作技巧与规范培训,Wison Engineering Ltd.,商务公文写作基础知识,常用商务公文写作规范,商务电函写作规范,商务写作原则与技巧,一、商务公文写作基础知识,1.,公文的定义,2.,公文的特点,3.,公文的种类,4.,公文常用词汇,5.,公文结构用语,公文定义,公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的,具有法定效力,和,规范体式,的书面材料。,集团发布的,公文管理办法,中的定义：,集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的,具有法定效力,和,规范体式,的文书，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,公文特点,权威性,首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。,规范性,公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、,立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。,工具性,公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。,公文种类,从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。,如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。,如函是最典型的平行文。,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。,如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。,如函是最典型的平行文。,上行文,下行文,平行文,公文种类,从具体的文种来看，根据,2000,年,8,月,24,日，国务院发布的,国家行政机关公文处理办法,的规定，有下列,13,个文种：,命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。,公文种类,根据,2008,年集团公司发布的,公文管理办法,，公司目前涉及到的商务公文为九种：,1,、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。,2,、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。,3,、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员 。,公文种类,4,、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。,5,、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。,6,、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。,7,、批复，适用于答复下级单位请示事项。,8,、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。,9,、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。,公文格式及常用的词汇,发文机关,发文字号,标题,主送机关,落款,主题词,抄送机关,发文机关,发文字号,标题,落款,抄送机关,主送机关,主题词,公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为,（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、,查、奉、兹等。,二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。,三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。,四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执,行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。,五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；,等等。,二、常用商务公文写作规范,1.,请示,2.,报告,3.,通知,4.,函,5.,会议纪要,请示的结构、内容和写法,标题（机关,+,事由,+,文种、事由,+,文种）,如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示,主送机关,（,只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）,正文 请示缘由,+,请示事项（一文一事）,结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）,单位,成文时间,请示的范文,请示的范文链接,请示的结构、内容和写法,撰写请示应注意的问题 ：,一、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；,二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要,因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；,三、要理由充分，请示事项要明确、具体；,四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生,硬，也不要低声下气，客客套套。,报告的结构、内容和写法,标题（机关,+,事由,+,文种、事由,+,文种）,如：,公司上半年各类产品质量评比工作的报告,主送机关,（,可以一个，也可多个）,正文 开头：（交待缘由、目的、意义、依据）,主体： （陈述说明报告事项）,结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅）,单位,成文时间,报告的范文,报告的范文链接,报告的结构、内容和写法,撰写报告应注意的问题：,（）,严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。,报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（）,材料要真实。,向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（）,主旨鲜明。,报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。,请示与报告的区别,区别,报告,请示,性质不同,陈述性公文,呈批性公文,行文目的不同,在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回签上级机关询问,为解决某一问题，请示某一问题，请示上级指示或批准,行文时间不同,工作结束后或进行中,必须在事前行文，不得先斩后奏,主送机关不同,旨在为上级提供信息，允许多头主送,是向上级请示批示或批准，只能写一个主送机关,事项的多少不同,可以是一件事，如专题报告，或多件事，如综合报告,必须遵循“一文一事”的原则,答复的形式不同,不要求上级回复,要求上级及时批复回文，给予明确答复。,通知的结构、内容和写法,标题（机关,+,事由,+,文种、事由,+,文种、文种）,如：通 知,正文 （一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求,结语 （特此通知）,单位,成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,通知的结构、内容和写法,通知种类,印发、批转、转发性通知,批示性通知,知照性通知,事务性通知,任免、聘用通知,通知的范文,通知的范文链接,函的结构、内容和写法,1,、标题：发函用,关于,XXXX,的函,复函用,关于,XXXX,的复函,正式公函，应在标题下方标注发文字号。,2,、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。,3,、正文：,开头,发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；,复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。,主体,-,发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体；,复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。,结尾,-,发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”,复函用“特此复函”、“此复”,4,、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。,函的结构、内容和写法,撰写函件应注意的问题,函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,请示和函的区别,请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不,同的文种。,请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上,级机关行文请求指示批准重要事项。,函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主,管和被主管关系的单位之间的工作往来。,如：关于购置*设备的请示,*公司关于与*单位建立合作关系的函,函的范文,函的范文链接,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要的特点：,1,、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。,2,、会议纪要与会议记录的区别 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。,第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。,1,、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。,2,、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。,会议纪要的结构、内容和写法,3,、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。,另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。,决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。,综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。,会议纪要的结构、内容和写法,撰写会议纪要应当注意的两个问题：,一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。,二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,工程公司会议纪要格式,会议纪要的范文链接,三、商务电函写作规范,1.,商务电子邮件格式与写作要求,2.,商务传真格式及写作要求,商务电子邮件结构、内容和写法,电子邮件，又称电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要,要素组成的：,收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、正文栏、 附件栏,商务电子邮件实例,商务传真的结构、内容和写法,标准传真主要组成如下：,传真版头：,传真发送的单位、部门或个人（,To,）,发传真的日期（,Date),、传真号（,Fax No.,）,发传真的单位、部门或个人（,From,）,页数（,Page,）、传真主题（,Subject,）,传真正文：,标题、称呼、正文、结束语、署名,商务电子邮件、传真的礼仪规范,1,、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件或传真一目了然了。,2,、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调 ：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。,3,、内容要简洁。现代的商务人士时间极为宝贵，所以内容应当简明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。,商务电子邮件、传真的礼仪规范,4,、仔细填写收件人地址。收件人须与正文内容密切相关；若是邮件多为内部工作汇报，须发送至直属主管或相关人员；公司内部慎用群发功能（如：收件人：惠生公司,全体、惠生工程,全体）。若是传真必须将收件部门及个人填写清楚。,5,、邮件、传真必须使用公司统一模板。,6,、认真检查校对。邮件、传真写完之后，最基本是要确保拼写和语法正确，检查所提供的事实，数据等是否有错。,7,、回复应迅速及时，避免耽误工作。,四、商务写作原则与技巧,商务公文写作技巧,商务公文写作技巧,清晰,(Clear),： 所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来截了当的告诉对方。,具体,内容具体明确，特别是要求对方答复或者对以后的交往产生影响的函电。,体谅,为对方着想，站在对方的立场。尤其是在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，多多使用对方较易理解的用语，沟通才会卓有成效。,礼 貌,文字表达的预期上应表现职业修养，客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，坦诚以待。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。,HSE,通报,WP-HSGE700401C,项目HSE报告管理规定,商务公文写作技巧,正确,表达的用词用语及标点符号应正确无误，因商务公文的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错会造成不必要的麻烦。,清晰,所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当的告诉对方。,完整,应完整表达所要表达的内容和意思，遵循,5W,原则（何人、何时、何地、何事，何种原因等）,HSE,通报,WP-HSGE700401C,项目HSE报告管理规定,简洁,在无损礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。,Thank you,！,