合同电子档案室建设QC小组1

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,提高合同档案借阅效率,申报单位：销售商务,QC,小组,目,录,一、选题理由,三、确定目标,五、要因确定,四、原因分析,八、效果检查,六、制定对策,七、对策实施,十、今后打算,九、巩固措施,二、现状调查,企业名称,注册时间,小组名称,销售商务QC小组,完成时间,活动类型,管理型QC小组,QC课题,提高合同档案借阅效率,Q C 小 组 成 员 名 单,姓名,性别,学历,职务、职称,小组分工,组长、组织策划,组员,调查统计,组员，计划实施,组员，效果验证,组员，监督评价,QC,小组简介,现状：合同资料包括自1998年以来的中标通知,书、合同、出货单、发货回执单、产品运,行报告、开票资料、催款记录等，均以纸,质版形式存档。仅,2010年签订合同474份，,其他相关档案1016份。而,销,售内勤,中2名,兼职档案管理，工作量大,，责任重大。,目标：希望通过QC,活动寻找合同档案管理新模式，,找到“提高合同档案借阅效率”的方法。,解决问题与达到目标,一、选题理由,确 定 课 题,提 高 合 同 档 案 借 阅 效 率,1、资料越来越多，借阅反复，经常出现需要时,资料不齐、资料破损,等现象；,2、资料借阅涉及范围广，且公司办公场地分开，,借阅时间长、不方便,；,综上所述，借阅的现状是借阅范围较广，整理、归档的工作量较大，但是借阅时间长、,效率低,。,公 司 要 求,商务组需,提升管理水平,，系统地建设合同资料的建档工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原则开展工作。,借阅现状,确 定 课 题,活 动 计 划 表,计划,实际,项目内容,实施进度(日期),5.1-5.31,6.1-6.30,7.1-7.31,8.1-8.31,9.1-9.30,10.1-11.30,12.1-12.15,12.16-至今,选 题,现状调查,确定目标,原因分析,要因确认,制定对策,对策实施,效果检查,巩固措施,今后打算,为了让本次活动有步骤、有计划的开展，小组结合公司实际情况，制定了活动计划的进度表：,档案借阅情况统计表,二、现状调查,序号,名称类型,存档数量,1-5月借阅次数,借阅率,1,中标通知书,54,24,44%,2,合同,147,430,293%,3,技术协议,151,152,101%,4,运行报告,56,28,50%,5,其他资料,99,70,71%,累计,507,704,139%,22%,技术协议,3%,中标通知书,档案资料借阅率饼分图,62%,合同纸质版,9%,其他资料,4%,运行报告,3%,明确要求及编号，,70+12=82,秒,办理借阅或记录所需内容，,50,秒,到档案室找到合同，,50,秒,完成查阅工作，共需,222,秒,确定目标要求,查阅结果,举例1：销售部发货管理员办理合同发货，其,查看或借阅,合同所需步骤：,查阅调查,查找原件,查看合同内容,确定目标是否在,到档案室核实是否在档，,40,秒,7,2,1,销售内勤查找原件,乐清开车,20,分钟到工业区销售部办理借阅手续,3,4,5,6,资料要求，如合同名称、合同编号等,向销售内勤核实,是否符合要求,确定资料编号,排除已被借阅可能，,确认合同在档,借阅成功,举例2：市场部借“陕西省局”合同投标用，其办理借阅合同所需步骤,借阅调查,12,秒,50,秒,50,秒,20,秒,40,秒,50,秒,查找原件需,222,秒，车程20分钟，故单份借阅需,1422,秒，折合23.7分钟。,如一次找,6,份合同，则需,222,秒,/,份*,6,份,+1200,秒,=2532,秒，折合42.2分钟。,举例,3,：,内部人员核对合同,WORD,版,，相互间查阅合同所需步骤：,查阅电子资料调查,在相关人员电脑内搜索,40,秒,查询所需合同,WORD,版在谁的电脑内,30,秒,查阅或复制所需资料,30,秒,共需,100,秒,序号,1-5月借查内容,每份效率,所需时间,折合时间,1,财务部借阅中标通知书24份,222秒/份,5328,秒,1.48小时,2,销售部其他组借阅合同、运行报告428份,222秒/份,95460,秒,26.52小时,3,市场部借阅合同、运行报告30份（五次）,2754秒/次,12660,秒,3.52小时,4,商务组内部查看借阅,技术协议,等152份,222秒/份,33744,秒,9.37小时,5,其他资料,60次,100秒/次,7000,秒,1.94小时,合计,共704份,平均,222,秒,154192,秒,42.83小时,为了调查合同借阅效率，我们于,5,月中下旬对,1-5,月借阅,704,份合同档案，,将借阅所需时间进经汇总、分析，得出下表：,档 案 借 阅 调 查 汇 总 表,档案借阅工作所需的时间是比较久的，,如果要提高合同借阅效率，就要降低单份资料的借阅时间。,三、确定目标,提高借阅效率总设想,将纸质版资料电子化后，工作人员只需在自己电脑中打开共享文件夹，点击数据链接就能找到所需资料，在借阅时减少双方沟通时间。,特别是销售部内部人员，在发货、开票、催款等工作时，经常需借阅资料核实合同信息，如有电子资料，很多流程上就不再需要找合同档案原件了。,将以上时间合并、加权平均后，预计,每份资料的借阅时间可以减少,37,秒钟,。,每份资料借阅时间减少,37,秒钟。,222,秒,185,秒,70,秒,55,秒,12,秒,10,秒,50,秒,45,秒,50,秒,35,秒,必要性,建立电子档案室，响应了公司的无纸化办公号召，符合国家节能减耗政策。,可行性,QC,小组成员都具备多年行政管理工作经验和较强的工作能力，是小组达到预定目标的保证。,设置电子化档案后，,查阅可,在自己电脑上进行、借用的时间也压缩，提高了借阅率。,减少一名负责档案的销售内勤负责其他事务，减少了人力资源成本。,小小的一个改进，可以提升工作效率，实现工作质的飞跃！,结论,目标论证分析,6月10日，针对现状调查的结果，小组成员运用“头脑风暴法”和“树图”，找出以下几个末端因素：,合同档案借阅效率低,人员,1,、,缺少专职管理员,2,、,管理员业务能力不足,管理,3,、,管理不够完善,4,、,缺乏有效的激励机制,环境,5,、,档案室环境状况差,四、原因分析,方法,6,、,档案查找的方法落后,7,、,档案标识不清,确认方法,确认情况,人员,完成时间,结论,现场验证,通过现场检查，有合同档案管理规定，不是要因。,2011.6.28,非要因,确认,3,：,管理制度不够完善,根据树图分析，我们一共得出了,7,个末端原因，经小组人员分工论证，,进行了要因确认，结果见下表：,五、要因确认,确认方法,确认情况,人员,完成时间,结论,查看岗位分工现场分析,档案管理的工作由二名销售内勤兼职，工作中有交叉作业,、,重复工作现象，是要因。,2011.7.2,要因,确认,1,：,缺少档案管理专职人员,确认,2,：,管理员业务能力不足,确认方法,确认情况,人员,完成时间,结论,查看培训记录,核对绩效成绩,公司档案培训工作正常，有相关记录；管理员在绩效考核中成绩优良，已具备一定的业务能力。不是要因。,2011.7.10,非要因,确认,4,：缺乏有效的激励机制,确认方法,确认情况,人员,完成时间,结论,核对绩效考核,分析论证,销售内勤,的,有绩效考核,中档案管理,条款，,激励机制,不能,改变现状,，不是要因。,2011.7.10,非要因,确认,6,：档案管理的方法落后,确认方法,确认情况,人员,完成时间,结论,分析论证,纸质版档案查找方法落后；若实物被借走，影响其他一环节工作，是要因。,2011.7.15,要因,确认方法,确认情况,人员,完成时间,结论,现场验证,通过现场检查，虽然档案室密闭、避光,空气流动性差，但相关人员对阅览室经常打扫、维护，卫生环境良好，且不影响档案借阅效率，不是要因。,2011.7.1,非要因,确认,5,：,档案室环境状况差,确认,7,：,档案标识不清,确认方法,确认情况,人员,完成时间,结论,现场验证,通过现场检查，,因内勤工作任务重，,个别档案柜、档案上标识脱落，,但内勤对资料很熟悉不影响查找,。不是要因。,2011.7.2,非要因,缺少专职管理员,档案查找的方法落后,找到,原因,方法,人员,要因确认,六、制定对策,要因,对策,目标,措施,负责人,完成时间,缺少档案管理专职人员,确定专职档案管理员,减少工作交叉和重复,将两名销售内勤工作重新分工，有一名确定为专职档案管理员。,7月20日,档案管理方法落后,建立电子档案室,减少档案查找时间,扫描相关合同资料，建立数据库并设置链接。,9月25日,我们根据对策表具体实施以下工作,:,1,、购买扫描仪，将合同资料扫描存为电子档；,2,、建立电子档案框架，按档案类型分设文件夹；,3,、故将原两名负责档案管理的销售内勤重新分工，7月份确定其中一名为专职档案管理员；,4,、对电子资料通过网络实现资源共享，并做好,相应的权限管理，开始电子化管理,。,七、对策实施,电子档案室的建设简介,商务组资料包括中标通知书、合同、投标报价资料、往来文件函件、合同执行单据、运行报告等资料。,将从上资料的纸质文件综合运用计算机、网络、光盘储存等技术，积累、归档、管理档案，以实现档案电子化和网络化的工作体系。,电子档案室的管理要求有相适应的管理制度、软硬件配套设施及信息资源共享。,电子档案室的建设内容,软硬件平台建设,借助成套服务器：“大型文件资料区”的网络工作平台，满足电子档案管理所需的大容量存储、共享服务、海量查询需求。,终端管理计算机。,扫描仪：用户纸质档案的电子化。,光盘：存储备份设备。,电子档案资源建设,配备档案管理员,网络保密设置：由股份办公室网络管理员设备档案室进入权限管理，文件设置打开密码。,制度建设,重新修订,合同档案管理规定,明确合同档案电子版共享权限,接收资料,档案电子化的处理流程,资料扫描,图像处理,目录设置,设置链接,数据存储,数据验收,成品管理,电子档案室于,9,月底建成,档案打开和修改保密,制度建设,将档案管理专职人员与销售内勤的工作重新分工，明确合同资料的收集、目录设置、数据链接进行分工，按要求进行归档管理。,归档时参照2011年合同档案管理。,八、效果检查,8-10,月档案借阅,/,查阅情况统计表,序号,类型,名称类型,存档数,借阅/查阅次数,借阅率,比重,1,借阅,中标通知书,9,18,200%,32.1%,2,合同,92,223,242%,3,运行报告,9,18,200%,小计,259,4,查阅,中标通知书,9,9,100%,67.9%,5,合同,92,217,235%,6,技术协议,89,316,355%,7,其他资料,12,6,50%,小计,548,累计,202,807,399%,100%,为检查活动后的效果，我们将单份资料的活动前、后借阅或查看合同档案所需时间进行分析，结果对比如下表：,单位：秒,序号,流程类型,QC活动前,目标时间,QC活动后,借阅合同,查阅合同,1,确定目标资料要求,70,55,50,50,2,核实是否符合要求,40,40,40,35,3,确定资料编号,12,10,10,5,4,提供编号、查找原件,50,45,40,0,5,办理借阅,50,35,35,0,合计,222,185,175,90,借阅：,8-10,月份借,259,份，占所有资料的,32.1%,，每份减少,222-175=47,秒,查阅,：,8-10,月份查,548,份，占所有资料的,67.9%,