企业会计档案管理讲义

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会计档案整理方法讲义,荔湾区档案局监督指导科：邹红,一、会计档案概,念,念,会计档案是指会,计,计凭证、会计帐,簿,簿和财务报告等,会,会计核算专业材,料,料，是记录和反,映,映单位经济业务,的,的重要史料和证,据,据。（财政部和,国,国家档案局财会,字,字199832号会计档,案,案管理办法第,五,五条）,二、会计档案的,内,内容与归档范围,1、会计凭证类,：,：原始凭证，记,帐,帐凭证，汇总凭,证,证，其他会计凭,证,证；,2、会计帐簿类,：,：总帐，明细帐,，,，日记帐，固定,资,资产卡片，辅助,帐,帐簿，其他会计,帐,帐簿；,3、财务报告类,：,：年度财务报告,，,，包括会计报表,、,、附表、附注及,文,文字说明，其他,财,财务报告。,二、会计档案的,内,内容与归档范围,4、,工资表：各单位,工,工作人员工资表,及,及个人所得税申,报,报表。,5、其他类：银,行,行存款余额调节,表,表，银行对帐单,，,，其他应当保存,的,的会计核算专业,资,资料，会计档案,移,移交清册，会计,档,档案保管清册，,会,会计档案销毁清,册,册。,注：实行会计,电,电算化的单位，,有,有关的电子数据,和,和相应软件资料,也,也应归档。（其,它,它类）,三、归档时间,当年形成的会计,材,材料，由财务会,计,计部门的专（兼,）,）职人员在次年,第,第一季度内按立,卷,卷要求分类整理,装,装订，在财务会,计,计部门保管一年,后,后，由会计部门,编,编制移交清册，,向,向本单位综合档,案,案室移交统一保,管,管。,四、归档要求,1、各单位每年,形,形成的会计档案,，,，由会计财务部,门,门按照归档要求,，,，负责整理立卷,，,， 装订成册，,编,编制会计档案保,管,管清册。要建立,立,立卷归档、移交,、,、复印、借阅、,保,保管、销毁等,制,制度。,2、月度、季度,报,报表不用按归档,要,要求整理，可由,财,财务部门自行保,管,管至5年期满后,编,编制清册销毁。,3、银行存款余,额,额调节表，银行,对,对帐单等按要求,装,装订成册，保管,期,期限为5年。,4、已开具的发,票,票（或收据）存,根,根联，整本的不,用,用装订，保管期,限,限为5年。,五、保管期限,会计档案保管期,限,限分为永久、定,期,期两类。定期保,管,管期限分为3年,、,、5年、10年,、,、15年、25,年,年5类。,各类会计档案的,保,保管期限参照（,附,附表一、二）所,列,列期限执行。, 会计档案保,管,管期限除年度报,表,表类按“永久”,中,中文表示外，其,它,它类的保管期限,用,用数字表示。,六、分类与代号,会计档案分为五,大,大类：即：年度,报,报表、帐薄、凭,证,证、工资表及其,它,它类,机关的会计档案,代,代号是“D”，,企,企业的会计档案,代,代号是“9”，,其,其中：,报表,帐,帐簿,凭,凭证,工,工资单,其,其他,企业：9.19.29.39.49.5,机关,：,： D1D2D3D4D5,六、分,类,类与代,号,号,如果本,单,单位设,有,有其它,帐,帐户的,会,会计档,案,案需要,独,独立立,卷,卷的，,在,在一级,属,属类后,面,面加二,级,级属类,。,。,模式：,报表,帐,帐簿,凭,凭,证,证,工,工,资,资单,其,其他,企业：9.1.19.2.19.3.19.4.19.5.1,机关：D1.1D2.1D3.1D4.1D5.1,例：D1.1,政,政府办,D1.2,投,投资服,务,务中心,D1.3,地,地铁拆,迁,迁办,七、会,计,计档案,的,的整理,要,要求,1、立,卷,卷,（1）,年,年度报,表,表、工,资,资表独,立,立组卷,。,。,对报,表,表进行,分,分析和,说,说明的,文,文字，,如,如财务,情,情况说,明,明、财,务,务报告,等,等，是,会,会计报,表,表的重,要,要组成,部,部分，,要,要与报,表,表一同,组,组卷归,档,档，并,置,置于被,说,说明的,报,报表前,。,。,工资,表,表按时,间,间顺序,整,整理，,各,各单位,可,可视本,单,单位工,资,资单的,数,数量多,少,少可一,年,年一卷,或,或数卷,。,。,七、会,计,计档案,的,的整理,要,要求,（2）,帐,帐薄一,册,册一卷,，,，每本,帐,帐薄（,包,包括电,算,算化管,理,理的帐,薄,薄）在,原,原封面,右,右上角,贴,贴上会,计,计档案,“,“小标,签,签”，,并,并按标,签,签上的,内,内容填,写,写。模,式,式：,全宗号,3,年 度,2004,目录号,D21,保管期限,15,案卷号,1,页 数,30,题 名,单位会计总帐,七、会,计,计档案,的,的整理,要,要求,对活,页,页式、,卡,卡片式,帐,帐簿，,在,在年终,结,结帐后,，,，应拆,除,除硬封,面,面，自,制,制软封,面,面，并,在,在封面,的,的右上,角,角贴上,会,会计档,案,案小标,签,签。,（3）,会,会计凭,证,证分为,原,原始凭,证,证和记,帐,帐凭证,两,两种。,会,会计人,员,员在完,成,成报帐,手,手续后,，,，将各,种,种记帐,凭,凭证连,同,同所附,的,的原始,凭,凭证、,原,原始凭,证,证汇总,表,表，按,照,照记帐,的,的先后,顺,顺序，,根,根据其,数,数量多,少,少，组,成,成一卷,或,或多卷,。,。,七、会,计,计档案,的,的整理,要,要求,整理,会,会计凭,证,证应注,意,意的问,题,题：,由于会,计,计凭证,在,在若干,年,年内具,有,有查考,作,作用，,所,所以会,计,计人员,在,在凭证,装,装订成,册,册后，,往,往往在,装,装订线,上,上贴上,封,封签，,并,并在封,签,签处盖,章,章，以,示,示负责,，,，并说,明,明这种,卷,卷册不,许,许其他,任,任何人,拆,拆开，,以,以防抽,换,换、舞,弊,弊。,凡属本,单,单位房,地,地产、,经,经济合,同,同、人,员,员工资,、,、涉及,外,外事、,数,数额较,大,大的开,支,支和固,定,定资产,的,的凭证,应,应单独,装,装钉，,可,可与本,年,年度的,凭,凭证一,起,起编号,，,，在目,录,录注明,永,永久或,长,长期保,管,管期限,。,。,七、会计档,案,案的整理要,求,求,2、编目,（1）编页,码,码,会计报表,、,、工资表卷,内,内文件材料,均,均按有书写,内,内容的页面,编,编写页号。,每,每卷单独编,号,号，页号从,“,“1”开始,。,。,页号编写,位,位置：单面,书,书写的文件,材,材料在其右,上,上角编写页,号,号；双面书,写,写的文件材,料,料，正面在,其,其右上角，,背,背面在其左,上,上角编写页,号,号。,订本式帐,簿,簿不用拆去,空,空白页，按,已,已有填写内,容,容的页面编,顺,顺序号。,会计凭证,档,档案不用打,页,页码。,七、会计档,案,案的整理要,求,求,（2）卷内,文,文件目录编,制,制,年度报表,、,、工资表按,卷,卷内文件目,录,录的格式照,实,实抄录。,卷内目录,案,案卷号：1,卷内文件目,录,录必须用森,蓝,蓝文档管理,软,软件进行著,录,录管理，打,印,印一式三份,，,，一份随档,案,案装订，一,份,份由会计部,门,门装订成检,索,索目录保管,，,，一份向本,单,单位综合档,案,案室移。,序号,文件材料题名,责任者,文件日期,文件编号,页次,备注,1,资产负债表,荔湾区政府办公室,2004.12.31,1,2,收入支出表,荔湾区政府办公室,2004.12.31,4,3,经费支出明细表,荔湾区政府办公室,2004.12.31,6,七、会计档,案,案的整理要,求,求,帐薄、凭,证,证档案不用,编,编制卷内文,件,件目录。,（3）案卷,号,号编制,案卷号指的,是,是案卷在整,理,理过程中排,列,列的序号。,同,同一类别下,若,若干年编一,个,个案卷顺序,号,号，但这个,案,案卷顺序号,最,最大不超过,四,四位数。,七、会计档,案,案的整理要,求,求,示例：,D21800（1991 2000年,）,）,到了2001年，可作,一,一个断号，,即,即：,D21983（20012010,年,年）,所不同的区,分,分是在目录,号,号上，即：,19912000,年,年： D21,20012010,年,年： D22,同一年里,帐,帐簿不分属,类,类，不分保,管,管期限排列,编,编案卷号。,凭证、工,资,资表的排列,按,按形成时间,先,先后排列。,七、会计,档,档案的整,理,理要求,（4）案,卷,卷封面、,卷,卷内备考,表,表编制,案卷题,名,名,要求简明,、,、准确揭,示,示卷内文,件,件材料的,内,内容。,例如：“,荔,荔湾区政,府,府办公室2004,年,年度会计,报,报表”,年度报,表,表、工资,表,表的封面,必,必须用电,脑,脑打印。,卷内备,考,考表编制,荔湾区政,府,府办公室,年,年度,会计报表,荔湾区政,府,府办公室,目录号D1-1,案卷号1,案卷题名,全宗号,七、会计,档,档案的整,理,理要求,3、装订,入,入盒,（1）组,好,好的案卷,年,年度报表,、,、工资表,，,，依次按,照,照案卷封,面,面、卷内,文,文件目录,、,、卷内文,件,件材料、,备,备考表的,顺,顺序排列,，,，采用三,孔,孔一线方,法,法，齐下,齐,齐左，在,案,案卷的左,侧,侧装订。,（2）会,计,计凭证必,须,须使用国,家,家统一标,准,准的“会,计,计档案凭,证,证软封面,”,”来装订,，,，封面要,按,按项目填,写,写。,D3-1,2004,张三,李四,1,荔湾区政,府,府办公室,D3-1,2004,（3）各,类,类会计档,案,案，按案,卷,卷号顺序,装,装满一盒,再,再装第二,盒,盒。不同,类,类的档案,，,，不能混,装,装一盒，,盒,盒面不需,要,要填写，,只,只填写脊,背,背的内容,。,。,报表（工资册）,全宗号,目录号D1-1,案卷号1-10,对帐薄,太,太大的案,卷,卷，不用,装,装盒，按,顺,顺序排在,盒,盒的后面,。,。,2004.1,D3-1,12,七、会计,档,档案的整,理,理要求,4、案卷,目,目录及目,录,录号的编,制,制,（1）案,卷,卷目录按,目,目录的格,式,式照实抄,录,录，用森,蓝,蓝文档管,理,理软件进,行,行著录管,理,理，打印,一,一式二份,与,与相应的,卷,卷内文件,目,目录一起,装,装订成检,索,索目录，,一,一份由会,计,计部门保,管,管，一份,向,向本单位,综,综合档案,室,室移交。,案,卷,卷 目,录,录,案卷号,类别,案卷标题,起止时间,凭证起止号,保管期限,卷内张数,备注,起,止,1,报表,荔湾区政府办公室2004年度会计报表,2004.01.0112.31,1,9,永久,10,2,七、会计,档,档案的整,理,理要求,（2）按,报,报表、帐,薄,薄、凭证,、,、工资表,及,及其它类,等,等五类产,生,生的目录,装,装订成检,索,索目录，,每,每册目录,编,编一个目,录,录号，如,：,：D11n、D21n、D31n、D4,1n,、,、D51n，,每,每满一册,断,断号。,模式：,机关：D11,n,目录顺序,号,号,一级属类,（,（报表）,大类代号,（,（会计档,案,案）,企业：.1,n,目录顺序,号,号,一级属类,（,（报表）,大类代号,（,（会计档,案,案）,七、会计,档,档案的整,理,理要求,（3）,目录夹封,面,面、脊背,的,的编制,目录夹封,面,面,全宗名称,荔湾区政府办公室,全 宗 号,3,目 录 号,D11,案卷起止号,1,年 度,2004,类 别,会计档案（报表）,全宗号,3,目录号,D11,案卷起止号,1,年 度,2004,类 别,报表类,目录夹脊,背,背,八、会计,档,档案的鉴,定,定与销毁,1、鉴定：组成,鉴,鉴定小组（由分,管,管领导及有关人,员,员组成）；,2、销毁程序按,办法第十条,执,执行。,3、销毁审批表,模,模式：,经鉴定后，清出,无,无保存价值的报,表,表 卷（,册,册）,帐簿,卷,卷（册），,凭,凭证,卷,卷（册）应予以,销,销毁，请审批。,鉴定领导小组负,责,责人（签名）,年 月,日,日,主管负责人（签,名,名）,年 月,日,日,监 销,人,人（签名,）,）,年月 日,九、产权变动企,业,业会计档案的管,理,理,1、产权变动的,单,单位按办法,第,第十三条，属于,永,永久保存的会计,档,档案以及涉及重,要,要的固定资产、,未,未结清的债权债,务,务和其他未了结,事,事项的原始凭证,等,等，应交由企业,主,主管部门或财产,所,所有者代管。,2、合并与分立,单,单位按办法,第,第十四、十五条,办,办理。,