NVQ企业行政管理培训讲义

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第一管理资源网（,），海量管理资料免费下载！,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第一管理资源网（,），海量管理资料免费下载！,2024/11/28,NVQ,企业行政管理,（二级）,课程讲义,孔昭林,2024/11/28,第五单元：工作交流、个人效率和团队精神,标准与大纲： 计划课时：14,根据交流目标选择不同的交流方式；,会议以及远程会议的基本要求；,工作日志管理以及安排事务性约会；,撰写简单的书面交流信函；,设计和填写简单的表格；,运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通；,按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。,2024/11/28,第五单元 : 工作交流、个人效率和团队精神,中心思想：,办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神；,掌握必要的工作交流方法和技能；,提高工作效率，以实现个人和团队目标。,2024/11/28,主要内容：,一、,选择正确的交流方法（教材5.1）,二、各种会议的组织（教材5.2）,三、使用日志管理工作时间（教材5.3）,四、用书面形式进行交流（教材5.4、5.5）,五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6）,六、努力实现团队目标（教材5.7、5.8）,七、遵守单位规定及评估业绩（教材5.9）,2024/11/28,交流效率和团队精神,交,流,方,法,会,议,组,织,日,志,管,理,书,面,交,流,沟,通,工,具,团,队,目,标,规,定,评,估,2024/11/28,一、,选择正确的交流方法（教材5.1）,交,流,方,法,发送信息的方法及取决因素,.,利用电子邮件及其他电信工具,利用会议开展交流,利用邮政服务开展交流,2024/11/28,一、,选择正确的交流方法（教材5.1）,1,、发送信息的方法及取决因素,大多数人发送信息的方法有,：,（1）传统的邮寄系统,（2）使用电信系统,2024/11/28,通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：,（1）信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。,（2）文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。,（3）收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。,2024/11/28,（4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。,（5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。,（6）有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。,（7）费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。,2024/11/28,2、,利用电子邮件及其他电信工具,利用电子邮件进行交流的,优缺点：,电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通过电信系统发送给其它计算机终端。信息可以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送，邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内，用户可以存储、删除、打印信息，同时可以回信、转发和检查发送的信息是否已被收件人收到。,2023/1/4,电,子,子,邮,邮,件,件,的,的,优,优,点,点,在,在,于,于,：,：,（1,）,）,信,信,息,息,发,发,送,送,的,的,速,速,度,度,快,快,（2,）,）,费,费,用,用,低,低,廉,廉,，,，,内,内,部,部,局,局,域,域,网,网,使,使,用,用,电,电,子,子,邮,邮,件,件,是,是,免,免,费,费,的,的,，,，,外,外,部,部,网,网,络,络,发,发,送,送,信,信,息,息,的,的,费,费,用,用,不,不,高,高,于,于,本,本,地,地,电,电,话,话,费,费,用,用,，,，,同,同,时,时,减,减,少,少,纸,纸,的,的,使,使,用,用,量,量,和,和,发,发,送,送,纸,纸,面,面,信,信,息,息,的,的,邮,邮,费,费,，,，,节,节,约,约,企,企,业,业,运,运,营,营,成,成,本,本,。,。,（3,）,）,信,信,息,息,能,能,同,同,时,时,转,转,发,发,给,给,其,其,他,他,终,终,端,端,，,，,使,使,多,多,个,个,接,接,收,收,人,人,同,同,时,时,接,接,受,受,到,到,信,信,息,息,，,，,方,方,便,便,快,快,捷,捷,。,。,（4,）,）,使,使,用,用,密,密,码,码,等,等,功,功,能,能,能,能,保,保,证,证,信,信,息,息,安,安,全,全,。,。,（5,）,）,能,能,发,发,送,送,多,多,种,种,类,类,型,型,的,的,信,信,息,息,，,，,例,例,如,如,文,文,字,字,信,信,息,息,、,、,扫,扫,描,描,录,录,入,入,的,的,图,图,表,表,及,及,照,照,片,片,等,等,。,。,（6,）,）,正,正,在,在,旅,旅,行,行,的,的,工,工,作,作,人,人,员,员,可,可,通,通,过,过,笔,笔,记,记,本,本,电,电,脑,脑,随,随,时,时,接,接,收,收,和,和,发,发,送,送,信,信,息,息,，,，,达,达,到,到,过,过,程,程,办,办,公,公,的,的,目,目,的,的,。,。,2023/1/4,电子邮件,的,的缺点有,：,：,（1）收,件,件人必须,有,有兼容的,设,设备,（2）因,发,发送容易,而,而产生很,多,多垃圾邮,件,件，浪费,收,收件人的,时,时间。,（3）人,们,们需经过,一,一定的学,习,习或培训,，,，才能成,功,功熟练地,使,使用电子,邮,邮件。,2023,使用电信,工,工具进行,书,书面交流,除了电子,邮,邮件外，,传,传真、电,传,传等电信,系,系统也可,以,以进行书,面,面信息的,交,交流，电,传,传机曾是,信,信息交流,的,的重要手,段,段，但随,着,着信息技,术,术的发展,，,，很多新,的,的设备已,基,基本代替,了,了电传机,的,的使用，,2023/1/4,其优点,在,在于：,（1）,快,快速，,信,信息能,立,立即收,到,到。,（2）,作,作为一,种,种书面,文,文件，,能,能作为,事,事实和,数,数字的,证,证明，,同,同时能,进,进行归,档,档以备,查,查询，,（3）,相,相对于,邮,邮寄而,言,言，费,用,用较低,。,。,（4）,功,功能较,全,全的传,真,真机也,可,可通过,计,计算机,发,发送信,息,息。,使用传,真,真发送,信,信息时,其,其缺点,在,在于：,（1）,传,传真信,息,息只能,发,发送给,有,有传真,机,机的单,位,位。,（2）,不,不易保,证,证信息,的,的保密,和,和安全,。,。,（3）,想,想互相,商,商讨信,息,息比较,因,因难。,通常在,发,发送完,信,信息后,，,，还需,打,打电话,进,进行跟,踪,踪确认,2023/1/4,3、,利用会议开,展,展交流,会议做为信,息,息交流的重,要,要手段之一,，,，其主要功,能,能在于：,（1）参会,人,人员互相交,流,流各自的意,见,见和思想,（2）参会,人,人员就某一,主,主题互相商,讨,讨信息,（3）就某,些,些重大问题,和,和工作程序,进,进行决策,（4）信息,发,发布,2023/1/4,会议,交,交流,的,的优,点,点在,于,于,：,（1,）,）面,对,对面,的,的交,流,流，,彼,彼此,能,能更,好,好地,理,理解,对,对方,的,的意,图,图,（2,）,）会,议,议是,管,管理,人,人员,与,与员,工,工相,互,互交,流,流以,推,推行,新,新规,程,程的,重,重要,手,手段,，,，同,时,时也,给,给大,家,家提,供,供一,个,个提,出,出问,题,题并,对,对问,题,题进,行,行探,讨,讨，,最,最后,达,达成,共,共识,的,的机,会,会。,（3,）,）现,代,代会,议,议能,通,通过,投,投影,仪,仪等,设,设备,更,更形,象,象地,进,进行,信,信息,交,交流,。,。,（4,）,）会,议,议之,后,后能,形,形成,会,会议,纪,纪要,或,或书,面,面决,定,定。,（5,）,）参,加,加会,议,议的,人,人也,可,可通,过,过会,议,议纪,要,要更,深,深入,地,地理,解,解会,议,议内,容,容。,2023/1/4,会议,交,交流,的,的缺,点,点在,于,于,：,（1,）,）浪,费,费时,间,间。,会,会议,进,进行,中,中可,能,能会,因,因为,某,某些,人,人的,直,直言,不,不讳,影,影响,会,会议,进,进程,，,，也,会,会因,有,有些,人,人说,话,话罗,嗦,嗦或,谈,谈论,不,不相,关,关的,问,问题,而,而浪,费,费时,间,间的,情,情况,。,。,（2,）,）浪,费,费金,钱,钱。,有,有些,大,大型,的,的会,议,议可,能,能会,花,花费,大,大量,的,的钱,的,的交,通,通费,用,用和,住,住宿,费,费用,上,上。,2023/1/4,4、邮,件,件和快,递,递服务,在,在交流,中,中的优,缺,缺点是,什,什么？,答：尽,管,管现在,有,有很多,发,发送信,息,息的电,子,子方法,，,，但邮,寄,寄和快,递,递服务,仍,仍是发,送,送信息,的,的重要,手,手段，,邮,邮件和,快,快递服,务,务的优,点,点在于,：,：,（1）,收,收到的,纸,纸面信,息,息能归,档,档以备,查,查询。,（2）,保,保密信,息,息能通,过,过挂号,邮,邮寄或,快,快递服,务,务直接,交,交付到,收,收件人,手,手中，,因,因而比,电,电子方,法,法更安,全,全,（3）,能,能获得,发,发送和,接,接收凭,证,证。,2023/1/4,（4）,能,能收到,文,文档的,原,原件,（5）当大,批,批量地邮寄,信,信息时，邮,费,费可申请特,殊,殊优惠,邮件和快递,服,服务的缺点,：,：,（1）因程,序,序复杂而浪,费,费时间，需,要,要材料装袋,、,、信封封口,、,、到邮局邮,寄,寄等,（2）费用,较,较高，需要,纸,纸、信封、,邮,邮费等支出,，,，如果是航,空,空邮寄大宗,文,文件，则价,格,格更加昂贵,（3）相比,电,电子系统而,言,言，发送速,度,度较慢,（4）邮件,可,可能会丢失,或,或错投,2023/1/4,二、各种会,议,议的组织（,教,教材5.2,）,）,1、会议的类型,有,有哪些？,答：会议的,类,类型主要有,以,以下几种：,（1）正式,会,会议，如董,事,事会、股东,大,大会等,（2）非正,式,式会议，如,部,部门工作会,议,议等,（3）社团,会,会议，如俱,乐,乐部会议,（4）定期,会,会议，如年,度,度大会、月,总,总结会,（5）非定,期,期会议，如,紧,紧急会议、,临,临时会议,2023/1/4,2、 会议,议,议程及主持,人,人的议程是,什,什么？,答：会议议,程,程是会议上,所,所要讨论内,容,容及其顺序,一,一览表，通,常,常要在会议,开,开始前发到,参,参会人员手,中,中，会议议,程,程上的项目,主,主要有：,（1）会议,者,者出勤情况,介,介绍,（2）上次,会,会议记录的,简,简单回顾,（3）上次,会,会议记录中,存,存在的问题,（4）本次,会,会议的主要,议,议题（从财,务,务项目开始,讨,讨论）,（5）本次,会,会议议程未,列,列出的其它,议,议题,（6）下次,会,会议的日期,和,和时间,2023/1/4,2.行政管,理,理人员组织,会,会议的职责,1、行政管,理,理人员在会,议,议之前，会,议,议期间及会,议,议之后应履,行,行的职责是,什,什么？,（1）行政,管,管理人员在,会,会议之前的,职,职责,（2）行政,管,管理人员在,会,会议期间的,职,职责,（3）行政,管,管理人员在,会,会议之后的,职,职责,2、做会议,记,记录之前应,做,做哪些准备,以,以及会议记,录,录包括哪些,内,内容？,（1）会议,记,记录是准确,地,地记录会议,进,进行过程及,所,所作决定的,简,简短报告。,做,做会议记录,前,前，应做如,下,下准备工作,（2）会议,记,记录的内容,一,一般包括,2023/1/4,（3）安排,会,会议地点应,考,考虑哪些因,素,素,有的会议在,企,企业内部举,行,行，而有的,则,则在企业外,部,部举行，当,行,行政管理人,员,员安排外部,会,会议时，会,议,议地点的安,排,排就显得非,常,常重要，通,常,常在安排会,议,议地点时应,考,考虑以下因,素,素,2023/1/4,3.电话,会,会议的特,点,点及优缺,点,点,电话会议,的,的特点是,：,：电话会,议,议允许人,们,们在相距,很,很远的不,同,同地方举,行,行会议/,讨,讨论,通,过,过声音,联系。为,了,了便于讨,论,论，会议,应,应提前向,国,国家电话,服,服务机构,预,预订，以,确,确保参加,电,电话会议,各,各方电,话线路畅,通,通。,2023/1/4,4.视频,会,会议的特,点,点，需要,的,的设备及,其,其优缺点,视频会议,是,是比电话,会,会议昂贵,的,的一种会,议,议方式，,因,因为视频,会,会议能使,人,人们互相,看,看到，所,以,以,身体语言,能,能帮助理,解,解人们的,观,观点和情,绪,绪。,视频会议,需,需要下列,设,设备：,多台摄像,机,机,以保,证,证多角度,拍,拍摄,一台编程,处,处理图像,的,的计算机,通过电话,线,线连接,至少两台,电,电视监视,器,器,2023/1/4,教学方法,：,：,课堂讲授,组织讨论,用各种合,适,适文件、,纪,纪录等进,行,行会议模,拟,拟和演练,2023/1/4,三,、,、,使,使,用,用,日,日,志,志,管,管,理,理,工,工,作,作,时,时,间,间,（,（,教,教,材,材5.3,）,）,1,课,课,时,时,1.手,填,填,工,工,作,作,日,日,志,志,的,的,使,使,用,用,方,方,法,法,（,（,见,见,思,思,考,考,题,题13,）,）,2,电,电,子,子,工,工,作,作,日,日,志,志,的,的,使,使,用,用,方,方,法,法,及,及,优,优,缺,缺,点,点,（,（,见,见,思,思,考,考,题,题14,、,、15,）,）,教,学,学,方,方,法,法,：,：,课,堂,堂,讲,讲,授,授,讨,讨,论,论,学,学,员,员,填,填,写,写,相,相,应,应,的,的,模,模,拟,拟,日,日,志,志,2023/1/4,四,、,、,用,用,书,书,面,面,形,形,式,式,进,进,行,行,交,交,流,流,（,（,教,教,材,材5,。,。4,、,、5,。,。5,）,）,4.5,课,课,时,时,1,留,留,言,言,、,、,短,短,信,信,、,、,备,备,忘,忘,录,录,的,的,写,写,作,作,方,方,法,法,（,（,见,见,思,思,考,考,题,题16,、,、17,、,、18,）,）,2,表,表,格,格,的,的,制,制,备,备,方,方,法,法,（,（,见,见,思,思,考,考,题,题19,、,、20,）,）,教,学,学,方,方,法,法,：,：,讲,述,述,与,与,作,作,要,要,求,求,学,员,员,要,要,做,做,各,各,种,种,简,简,单,单,的,的,书,书,面,面,交,交,流,流,练,练,习,习,教,师,师,给,给,出,出,表,表,格,格,样,样,本,本,并,并,组,组,织,织,讨,讨,论,论,学,员,员,要,要,设,设,计,计,，,，,填,填,写,写,相,相,应,应,的,的,表,表,格,格,2023/1/4,五、办,公,公室中,进,进行沟,通,通的辅,助,助工具,（教材5.6,）,）,1.5,课,课时,1.如何使,用,用流程,图,图进行,办,办公室,沟,沟通（,见,见思考,题,题21,）,）,2.如何使,用,用计划,表,表进行,办,办公室,沟,沟通（,见,见思考,题,题22,）,）,3.如何使,用,用行动,表,表进行,办,办公室,沟,沟通（,见,见思考,题,题23,）,）,4.如何使,用,用工作,日,日志进,行,行办公,室,室沟通,（,（见思,考,考题24、25）,教学方,法,法：组,织,织讨论,学员制,作,作各种,图,图表,总结讲,授,授,2023/1/4,六、努力实,现,现团队目标,（,（教材5.7，5.8,）,）,2课时,1.要按时实现,工,工作目标（,见,见思考题26）,2.要有团队工,作,作精神（见,思,思考题27,、,、28）,3.要争取首次,做,做对做好（,见,见思考题29、30、31）,教学方法：,讨,讨论,学员进行案,例,例研究,学员进行有,关,关文字材料,核,核对和练习,总结讲授,2023/1/4,七、遵守单,位,位规定及评,估,估业绩（教,材,材5.9）,1课时,1.要遵守本单,位,位的工作规,定,定及质量要,求,求（见思考,题,题32、33）,2.要严格评估,和,和监督工作,业,业绩（见思,考,考题34、35、36,、,、37）,教学方法，,组,组织讨论,课堂讲授,2023/1/4,单元复习：1课时,用“企业行,政,政管理二级,习,习题集”中,单,单元5的习,题,题辅导学员,复,复习,2023/1/4,推荐策略,对当前和未,来,来的建议,1,2023/1/4,前景叙述,叙述前景和,长,长期努力的,方,方向,2,2023/1/4,目标和前景,叙述预期前,景,景,叙述预期目,标,标,如有必要，,使,使用多个观,点,点,3,2023/1/4,当前状态,概述当前,情,情况,简要地讨,论,论细节,4,2023/1/4,当前状态,是,是怎样出,现,现的?,相关的历,史,史信息,不再适用,的,的前提,5,2023/1/4,可用选项,叙述其他,策,策略,列出每项,的,的优势和,劣,劣势,叙述每项,所,所需的消,耗,耗,6,2023/1/4,推荐,推荐一个,或,或多个策,略,略,概述一切,顺,顺利的情,况,况下可达,到,到的结果,下一步措,施,施,识别即席,反,反应,7,演讲完毕,，,，谢谢观,看,看！,