制定采购战略流程优化管理的定义

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,采购流程优化管理,讨论稿,制定采购战略,2,制定采购战略说明,输入流程,K200,产品市场预测,输出,流程,L-010,制定物流战略,L-020,制定物料管理策略,P-020,实施采购战略,P-030,采购政策管理,P-100,管理代管存货,P-170,管理物料需求订单,目的,制定所有采购活动的中长期战略规划,内容,说明,确定所需物料的管理流程和规划，确定短期和长期的采购战略，完善和改进与供应商的关系，确定采购的操作技术。采购战略主要包括：组织、人员、质量、技术、风险、市场、行业趋势、价格变化等等。,参与部门,采购部,生产部,市场部,主,要,文,档,说,明,主要文档：,公司战略计划：,公司长期发展的规划，主要包括在未来的,5,到,10,年内公司主要的发展方向,战略成本分析：,从中长期的发展来看，公司的成本构成情况和变化趋势,物料接收政策：,作为公司统一的物料管理指导性文件，其中应该集中描述：存储设备的自建要求、租赁设备的程序和办法、第三方加工的程序和管理办法、物料返工、返回和报废处理的原则、危险物品的管理办法、收货质量检验的方法、收货差异的处理方法、质量问题的解决方法等等。,采购调查分析：,采购调查主要包括的项目有物料的价值分析、大宗采购商品调查、供应商调查、采购过程调查。,质量管理手册：,这里需要确定采购过程中的质量控制程序和检验方法，主要包括：原材料和设备的合格标准、检验程序、质量评级办法。,中长期采购战略：,这是本流程形成的最终文件，作为对整个采购活动的纲要，应该主要包括的内容有：采购的目标要求、质量（质量与成本）、数量、采购方式（集中式或者分散式、长期的或者短期的、主动或者被动）、采购的人员与组织、采购时机的确定原则、采购价格的原则、采购的区域和供应商选择等等。,3,制定采购战略主要活动描述,主要活动：,确定长期客户需求：,根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测，确定公司产品的长期市场需求和发展变化的趋势。,制定物料接收政策：,主要制定物料接收的原则和政策，包括：自有或者租用存储设备、采用第三方供应商、检验流程、再加工原则、返回和报废原则、危险物品的处理、数量差异情况的处理办法等等。,进行采购预测：,确定供应服务和生产、存储设备的能力，主要包括：数量、质量、成本和其他属性。这个活动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求，例如对化工原材料和生产设备的需求，对存储设备的技术要求，对存储能力的要求等等。,进行供应市场分析,：供应市场分析是制定供应战略的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。,的老流程,的新流程,缺少从供应战略方面的流程，采购工作的战略工作依赖于个人的经验。,通过中长期采购战略和计划的制定和实施，能够更好地组织采购活动，并且有利于形成和供应商的战略关系。,公司应该制定,3,到,5,年的中长期采购规划来指导采购工作。这个规划并不是一成不变的，它要根据市场、内部环境等各种因素进行调整。这种调整通常每半年到一年进行一次，每两到三年进行一次比较大的评价和调整。,新旧业务流程对比分析,4,实施采购战略流程,5,实施采购战略说明,输入流程,P-010,制定采购战略,输出流程,P-130,到货质检,P-040,供应商资质管理,P-050,采购合同及询价管理（主要物料）,P-060,采购合同及询价管理（非主要物料）,M-060,制定生产计划,目的,为实施长期采购战略确定组织结构，以满足采购的要求。通过制定半年、一年或者两年的采购计划来实现采购战略中的目标。,内容说明,建立公司采购政策和购买流程，并且建立最佳的组织完成采购工作，管理控制主要供应商的选择和库存的目标，制定中短期的采购计划，并且通过采购预算提供给公司管理层。,参与部门,采购部,生产部,研发部,主要文档说明,主要文档：,供应商名单：,供应商名单至少应该包括的信息有：供应商名称、联系方法、供应商能力和设备的评估情况、供应商的交货情况、供应商的优先顺序等等,新产品研发物料需求：,在新产品设计和开发的初期，应该制定比较详细的物料需求计划，这个计划将指导采购活动的具体实施，例如决定购买还是自己制造、购买物料的技术要求和价值情况。,物料目标库存管理办法：,应该根据公司的要求对物料进行必要的分类，针对不同的物料分别设定其库存水平，并且确定库存补充的方法和周期。,采购组织结构和岗位职责：,建立和调整岗位职责时应该着重考虑采购的组织形式、人员的岗位设置、岗位的职责描述、与其他部门协调工作的方法和程序以及关键的业绩考核指标等等。,采购计划：,采购计划应该确定在一定时期内（半年或者一个季度）应该采购的数量、价格范围、供应商和侯选供应商、交货要求等等。采购计划是一个中短期采购活动指导书，应该每年或者半年进行一次，并且通过半年、季度和月度的评价进行及时更新和修订。,6,实施采购战略主要活动说明,主要活动：,确定采购计划：,基于公司的采购战略制定采购计划用以完成采购的战略目标要求。采购计划制定应该包括：对不同类型物料的计划、市场变化对采购物料的影响、采购的优先级、选择供应商的标准和确定长期的供应商名单等活动。,进行采购可行性分析：,根据初步的采购计划，确定物料采购的可行性和一些具体的实施方法，主要包括：确定供应商的供应能力、调查外包情况、采购区域的划分、能否通过自己制造完成等等。,确定供应商名录：,根据公司产品市场、生产技术、需求数量等方面的需求考察所有可能的供应商，并且根据一定的规则进行排序，产生供应商名单。,确定经济采购量：,根据不同物料和选定的供应商，确定最经济的采购批量，使采购物料的成本和价值相匹配。,确定关键件的备选计划：,首先确定哪些原材料和备件是生产过程中最重要的，然后确定其首选供应商和备选供应商。对于关键件的备选供应商，同样应该严格满足对物料的各种要求。,确定物料库存目标：,根据不同物料的需求情况和公司库存对资金占用等的要求，确定每种物料的安全目标库存，并制定目标库存的管理原则和方法。,确定物料接收的检验程序：,根据公司整体的质量管理手册，确定物料检验的程序和检验的内容。,确定合适的采购组织：,根据公司发展战略和采购目标的要求，确定适合的采购组织完成采购活动。在确定采购组织过程中应该重点关注：采购组织的形式（集中式或者非集中式的）、采购组织的岗位设置、每个岗位的职责说明、业绩考核的主要指标。,7,新老业务流程的对比,宇田化工的老流程,宇田化工的新流程,的采购计划是根据生产能力和安排制定的采购数量计划，缺少对采购价格、采购周期、采购时间等的计划和预测。,通过本流程形成的采购计划来实施的采购战略。在实施过程中，应该通过采购年度预算进行控制和考核，确保采购计划的有效性。,8,制定采购政策流程,9,制定采购政策,输入流程,P-010,制定采购战略,输出,流程,P-040,供应商资质管理,P-050,采购合同及询价管理（主要物料）,P-060,采购合同及询价管理（非主要物料）,P-080,采购物料和服务,目的,确定和更新采购政策，用以执行采购活动，指导供应商选择和评价活动。,内容,说明,采购政策管理包括：确定采购决策、采用组合采购策略、确定流程和政策（例如采购订单批准、供应商选择和评价等等）、建立采购总成本的模型等等,参与部门,采购部,主要,文档,说明,主要文档：,采购授权管理制度：,根据不同物料、订单性质、采购数量和金额等不同因素，划分不同的权限，然后共过正式文件的型式授予不同的采购人员。完成以后将是一个授权表。,例外采购管理制度：,针对例外采购管理制度，应该着重描述例外采购的界定方法，审批的流程和审批的权限。,相关法律问题和服务：,在制定标准采购合同规范的时侯，应该聘用法律服务机构并参照必要的法律文件。,费用归结和分配表：,根据总成本和计算模型，编制费用归结和分配表。,采购管理政策：,经过采购政策的制定过程，应该形成采购政策和工作程序手册。该手册能够对新员工进行培训，能够使其快速熟悉并进入岗位。采购政策是一个公司在一定时期内的采购教科书和指导文件。在采购实施过程中应该严格按照各种管理规定执行，同时应该根据采购环境的变化定期修订采购政策。,10,制定采购政策流程说明,主要活动：,确定主要物料的分类管理政策：,首先列出本公司所有需要采购的物料，然后根据物料的不同性质进行分类，我们建议将生产中使用的物料划分成化工原材料和技术物料。化工原材料是指化工主料和辅料，技术物料是指备品备件、机电仪表、阀门等生产设备中使用的物料。然后针对不同类别的物料，制定符合其特点的管理政策。,确定采购订单管理政策：,无论供应商是否需要采购订单，公司都应该采用订单管理的方法进行采购的规范管理。因此在制定采购订单管理政策时要充分考虑的因素有：如何区分订单的紧急程度、如何划分订单的优先级、如何针对不同的订单进行跟踪和审计控制等等,制定争端解决流程：,采购活动中的争端不可避免，主要来自于交货日期的延迟、质量问题、数量差异等等。公司应该制定标准的工作流程来解决出现的争端。,制定报价评审制度：,针对供应商的报价，公司应该针对不同的物料制定不同的评审制度，确保能够采购质优价廉的产品。,建立标准采购订单批准制度：,应该根据订单的性质采用不同的授权管理审批制度。这样做的好处在于可以提高采购审批的效率，使审批权限能够适当的分散，降低人为因素的风险。,建立例外采购管理制度：,在公司运营过程中经常会出现紧急和特殊的情况，针对这种情况发生的采购，应该具有应急的办法，参照这种办法能够尽快满足生产和运营的需要。,确定定额采购政策：,对于有些物料，供应商能够给予一定的额度并按照一定时间进行结算。对于这些采购，公司应该制定相应的政策进行管理。,制定供应商资质评估和审查制度：,以制度化的形式对供应商的评估和审查进行规范管理，确保供应的效率。,确定总成本的计算模型：,与财务部门一起确定采购的总成本，并且按照一定的模型计算各个部分的费用。,11,新老业务流程对比,宇田化工的老流程,宇田化工的新流程,目前的采购政策管理尚未形成一个标准的流程。,通过定期的制定和更新采购政策，能够形成更适合发展需要的采购管理方式，相应的授权制度和采购手册。,12,供应商资质管理,(P-040),13,管理供应商资质说明,输入流程,P-020,实施采购战略,/,P-030,采购政策管理,/,P-050,采购合同及询价管理（主要物料）,P-130,到货检验,输出流程,P-120,收到原材料,P-050,采购合同及询价管理（主要物料）,目的,用于确定和管理供应商的资质,内容说明,资质管理程序提供一种结构化的方法来评价供应商，包括：初始的资质调查、采购过程中的审计、确定资质管理的流程和政策、供应商供货表现、产品质量、成本等等。供应商资质管理还包括确定资质的标准、确定衡量业绩的方法、与供应商的沟通等等。供应商选择和评价管理应该针对不同的物料分别进行。其中化工原材料属于程序性、重复性的标准采购，因此供应商的选择和评价可以定期进行，一般是半年到一年进行一次。而在评价过程中出现的严重问题，可以采用紧急方式进行。对于研发和技改以及生产中使用的仪器仪表、机电设备等则可以根据一定的金额标准执行本流程进行规范采购管理。,参与部门,采购部,生产部,主要文档说明,主要文档：,供应商信息：,用于记录供应商的地点、联系方法、质量标准、数量规格、交付周期、价格范围、折扣折让等信息，作为评审的标准。,供应商评审标准：,用于数量化评价供应商的标准性文件，其中规定了供应商评价的指标体系、评分标准和计算方法。,供应商评价表：,用于填写供应商评价信息的表格。,供应商名单：,记录所有的供应商的基本资料，包括供应商的地点、联系方式等等。特别重要的