Excel管理小技巧分享

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2009-6,Excel,技巧分享,2024/11/27,1,目录,1.Excel,的功能介绍,2.Excel,在行政管理中的应用,2.1.,抽奖器的应用,3.,小技巧分享,3.1,数据合并,3.2,行列快速转换,3.3,巧妙删除重复记录,3.4,记录单快速录入表格数据,3.5l,单元格文字随时换行,3.6,消除,0,值,3.7,快速录入自然递增数值,3.8,截屏功能让数据得到实时更新,2024/11/27,2,1.Excel,功能介绍,2024/11/27,3,Step1,2.1,抽奖器的应用,创建工作簿,启动,Excel,创建一个新的工作簿，然后保存并命名为“,Excel,自带抽奖器,”,Step2,降低宏的安全性,由于使用抽奖其实需要启动宏，因此事先要降低宏的安全性。,依次单击“工具”,“,宏”,“,安全性”，如图一,2024/11/27,4,图一,2.1,抽奖器的应用,2024/11/27,5,2.1,抽奖器的应用,、,弹出“安全性,”,的对话框，单击“安全级,”,选项中的“中”，然后单击“确定,”,按钮，如图二,2024/11/27,6,2.1,抽奖器的应用,启动,Excel,自带抽奖器,依次单击菜单“文件”,“新建”,此事在屏幕的右侧会弹出如图所示的窗口，然后单击“模板”里的“本机上的模板”（如图三）,Step3,2024/11/27,7,2.1,抽奖器的应用,图三,2024/11/27,8,2.1,抽奖器的应用,弹出“模板”窗口，单击“电子方案表格,”,选项卡，此时在“模板”窗口里会显示多个模板类型。,单击“抽奖器”图标，然后单击“确定”按钮，如图四,2024/11/27,9,2.1,抽奖器的应用,系统会自动启动抽奖器,REPORT91.xls,如图五,2024/11/27,10,2.1,抽奖器的应用,输入候选人名单,单击工作表标签“候选名单,”,使该工作表处于活动状态，然后依次在“请输入候选人名单,”,栏下面输入要参加抽奖活动的人员姓名，如图六,Step4,2024/11/27,11,2.1,抽奖器的应用,设置奖项人数,单击工作表标签“设置”使该工作表处于活动状态，然后在“奖项设置,”,栏里设置各个奖项的人数。如图七,Step5,2024/11/27,12,2.1,抽奖器的应用,开始抽奖,此时系统将自动转至工作表“抽奖”，在该状态下就可以进行抽奖活动了。,单击“开抽抽奖,”,按钮,这时在屏幕的右侧将显示“五等奖,本次获奖名单,”,，并且不断地闪动候选人名单，单击“停止”按钮即可获得获奖员工的名单。如图八,Step6,2024/11/27,13,2.1,抽奖器的应用,图八,2024/11/27,14,2.1,抽奖器的应用,按照上面的方法可以一次获得各个奖项的员工名单。特等奖抽完后将显示“抽奖结果,”,按钮，当即该按钮会弹出如图所示的对话框，然后单击“否”按钮即可。如图九,若想打印获奖名单，直接单击“打印获奖名单,”,按钮即可。,2024/11/27,15,2.1,抽奖器的应用,查看抽奖结果,想察看抽奖结果，可以单击工作标签“抽奖结果,”,，在该工作表里记录了刚才抽奖结果。如图十,Step7,2024/11/27,16,在,Excel,中除了之前介绍的抽奖器外，还有许多其他的模板，如考勤记录、通讯录、个人预算表等，这些模板都有非常重要的作用,补充要点,各位一定要记住哟,2.1,抽奖器的应用,2024/11/27,17,3.1,数据合并,有分列就有合并，如果需要将,Excel,表格中的多列数据显示到一列中，可以用合并函数来实现。如果希望将,B,列数据和,C,列数据组合型显示到,D,列中（中间添加一个“,-”,符号），一个“,&”,就搞定了。选中,D1,单元格，输入公式：,=B1&“-”&C1,，敲回车；然后用“填充柄”将其复制到,D,列下面的单元格中即可。如图十一,2024/11/27,18,3.1,数据合并,图十一,2024/11/27,19,如果需要要将,Excel,按行（列）排列的数据，转换为按列（行）排列，可以通过“选择性粘贴”来实现。选中需要转换的数据区域，执行一下“复制”操作；选中保存数据的第一个单元格，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“转置”选项，确定返回即可。如图十二、图十三,3.2,行列快速转换,2024/11/27,20,3.2,列快速转换,图十二,2024/11/27,21,3.2,行列快速转换,图十三,2024/11/27,22,3.3,巧妙删除,Excel,的重复记录,Excel,无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，我们往往是一个一个手工删，既费时又费力。今天我们利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。具体操作步骤如下,:,打开一份带有重复记录的,Excel,文档。如图十四所示,2024/11/27,23,3.3,巧妙删除,Excel,的重复记录,图十四,2024/11/27,24,3.3,巧妙删除,Excel,的重复记录,选中图表中的所有记录,(,注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行,),，执行“数据”菜单“筛选高级筛选”命令,在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据,(,注意,:,此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱,),，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。如图十五所示,2024/11/27,25,3.3,巧妙删除,Excel,的重复记录,图十五,2024/11/27,26,3.3,巧妙删除,Excel,的重复记录,此时，,Excel,便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。如图十六所示,2024/11/27,27,3.4,记录单快速录入表格数据,在一个列数很多的,Excel,表格中输入数据时，来回拉动滚动条，既麻烦又容易错行，非常不方便。这时，我们可以利用记录单来输入：,选中数据区域的任意一个单元格，执行“数据记录单”命令，打开“记录单”窗体,(,如图十七,),，单击其中的“新建”按钮，然后在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“,Enter”,键或“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。,2024/11/27,28,3.4,记录单快速录入表格数据,图十七,2024/11/27,29,在,Excel,中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住,Alt,键的同时按下回车键即可,.,3.5,单元格文字随时换行,2024/11/27,30,有,Excel,中当单元格计算结果为,0,时，默认会显示,0,，这看起来显然有点碍眼。如果你想显示,0,时，显示为空白，可以试试下面的方法。打开“工具选项视图”，取消“,0,值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为,0,的单元格将全部显示成空白。,3.6,消除,0,值,2024/11/27,31,有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列：,2,、,4,、,8,），我们可以用右键拖拉的方法来完成：先在第,1,、第,2,两个单元格中输入该序列的前两个数值（,2,、,4,）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第,2,个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（如图十八），选,等比序列,选项，则该序列（,2,、,4,、,8,、,16,）及其,单元格格式,分别输入相应的单元格中（如果选,等差序列,，则输入,2,、,4,、,6,、,8,）。,3.7,快速录入自然递增数值,2024/11/27,32,3.7,快速录入自然递增数值,图十八,2024/11/27,33,3.8,截屏功能让数据得到实时更新,关于截屏，大家的反应可能首先都会是,Printscreen,，但是,Excel,中，也有类似的功能，并且截下的对象还会随着数据的修改而修改。,首先，选择工具,-,自定义选项，在跳出的对话框中，选择命令选项。在左边的类别栏里，选择工具，然后再在右边的命令栏中，找到照相机。说道截屏，大家的反应可能首先都会是,Printscreen,，但是,Excel,中，也有类似的功能，并且截下的对象还会随着数据的修改而修改。,首先，选择工具,-,自定义选项，在跳出的对话框中，选择命令选项。在左边的类别栏里，选择工具，然后再在右边的命令栏中，找到照相机。（如图十九）,2024/11/27,34,3.8,截屏功能让数据得到实时更新,图十九,2024/11/27,35,拖动照相机选项，不要放开鼠标，直至到工具栏上相应的位置放开鼠标，这时照相机的快捷键便出现在了工具栏中。如图二十,3.8,截屏功能让数据得到实时更新,2024/11/27,36,框选想要截的内容，再点击工具栏中照相机图标，便实现了内容的照相了。,接着，只需在想要放置图像的地方单击鼠标，照相的内容便粘贴在了相应的位置。照相的内容是以图像的形式保存的，不仅可以粘贴在同一个页面，还可以在其他的,Excel,页面中粘贴。如图二十一，图二十二,3.8,截屏功能让数据得到实时更新,2024/11/27,37,最后，让我们来修改一下拍照部分的数据，可以发现，原来随着拍照部分的数据更新，被粘贴部分也随着同时改变了，这样被截取的部分就实现了实时更新的效果。如图二十三,3.8,截屏功能让数据得到实时更新,2024/11/27,38,再次感谢大家的参与！,2024/11/27,39,演讲完毕，谢谢观看！,内容总结,2009-6。2022/5/6。3.6 消除0值。启动Excel创建一个新的工作簿，然后保存并命名为“Excel自带抽奖器”。由于使用抽奖其实需要启动宏，因此事先要降低宏的安全性。此时系统将自动转至工作表“抽奖”，在该状态下就可以进行抽奖活动了。按照上面的方法可以一次获得各个奖项的员工名单。若想打印获奖名单，直接单击“打印获奖名单”按钮即可。有分列就有合并，如果需要将Excel表格中的多列数据显示到一列中，可以用合并函数来实现。选中D1单元格，输入公式：=B1&“-”&C1，敲回车。如果需要要将Excel按行（列）排列的数据，转换为按列（行）排列，可以通过“选择性粘贴”来实现。为了清除这些重复记录，我们往往是一个一个手工删，既费时又费力。今天我们利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。在一个列数很多的Excel表格中输入数据时，来回拉动滚动条，既麻烦又容易错行，非常不方便。演讲完毕，谢谢观看,