办公自动化的基础知识论述

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,21世纪高等院校规划教材,办公自动化实用技术,第 1 章,办公自动化的基础知识,【本章内容介绍】,本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。,【本章主要知识点】,办公自动化的含义,办公自动化的层次,办公自动化的模式,办公自动化的发展过程,办公自动化的发展趋势,我国办公自动化发展概况,办公信息系统的组成与功能,办公信息系统的安全与保密,办公信息系统的类型和应用实例,【本章重点难点】,重点,办公自动化的基本概念,国内外办公自动化的发展情况,办公信息系统的组成与功能,办公信息系统的安全与保密,难点,办公自动化的发展趋势,办公信息系统的安全与保密措施,1.1 办公自动化的基本概念,1.1.1,概念,办公自动化（Office Automation,简称OA）作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。,20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”,1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义,办公自动化（Office Automation,简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的,。,1.1.2 层次:,办公自动化分为三个层次,事务处理型,最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。,管理控制型,包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。,辅助决策型,最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统,1.1.3 办公自动化的模式,个人办公自动化,个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人单机使用时非常有效。,群体办公自动化,群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。,1.1.4 办公自动化的意义,1.实现办公活动的高效率、高质量,2.实现办公信息处理的大容量、高速度,3.实现办公活动的智能化,1.2,办,办公自动,化,化的发展,现,现状与未,来,来趋势,起源,20世纪60年代,初,初，美国IBM公,司,司研制出,一,一种打字,机,机,最先,将,将电脑系,统,统引入办,公,公室。,相关知识:,美国GE(通用电,器,器)公司,最,最早使用,计,计算机进,行,行工资计,算,算,开始,了,了计算机,数,数据处理.,我国70,年,年代末长,春,春“一汽,”,”最早使,用,用计算机,开,开始进行,数,数据处理,工,工作.,1.2.2.现代,办,办公技术,设,设备的发,展,展演变,办公自动,化,化技术设,备,备的使用,经,经历了单,机,机、局部,网,网络、大,规,规模计算,机,机网络、,世,世界性计,算,算机网络,四,四个阶段,。,。,1975,年,年以前为,办,办公自动,化,化的第一,阶,阶段，设,备,备以单机,为,为中心。,20世纪70年代,后,后期到80年代初,期,期为第二,阶,阶段，设,备,备使用在,单,单机应用,的,的基础上,，,，以单位,为,为中心向,单,单位内联,机,机发展，,建,建立起电,脑,脑局部网,络,络系统（,简,简称局部,网,网络）。,20世纪80年代,后,后期到90年代中,期,期为第三,阶,阶段，设,备,备使用由,电,电脑局部,网,网络向跨,单,单位、跨,地,地区联机,系,系统发展,的,的阶段。,20世纪90年代,中,中期至今,为,为第四阶,段,段，是“,全,全面实现,办,办公自动,化,化”的阶,段,段。,1.2.3 办公,自,自动化的,发,发展趋势,办公自动,化,化未来发,展,展将体现,以,以下几个,特,特点：,办公环境,网,网络化,办公操作,无,无纸化,办公服务,无,无人化,办公设备,移,移动化,办公思想,协,协同化,办公信息,多,多媒体化,办公管理,知,知识化,1.2.4 我国OA发展,过,过程及其,整,整体现状,我国OA,发,发展过程,我国的办,公,公自动化,从,从20世,纪,纪80年,代,代初进入,启,启蒙阶段,80年代中,期,期，制定,了,了办公自,动,动化的发,展,展目标及,远,远景规划,。,。,20世纪80年代,末,末，我国,开,开始大力,发,发展办公,自,自动化，,到,到现在已,经,经有十几,年,年的历史,。,。这个阶,段,段我国建,立,立了一批,能,能体现国,家,家实力的,国,国家级OA系统.,20世纪90年代,中,中期后，,随,随着网络,技,技术(如100M,以,以太网),、,、群件系,统,统(特别Microsoft Exchange Server和LoutsNotes)、,数,数据库技,术,术(成熟,的,的关系数,据,据库管理,系,系统)和,各,各种面向,对,对象开发,工,工具(如Microsoft VisualStudio),等,等技术和,产,产品日渐,成,成熟而被,广,广泛应用,，,，同时由,于,于国内经,济,济的飞速,发,发展引发,市,市场竞争,的,的逐渐激,烈,烈，以及,政,政府管理,职,职能的扩,大,大和优化,，,，这一切,导,导致政府,和,和企业对,办,办公自动,化,化产品的,需,需求快速,增,增长。这,时,时，办公,自,自动化开,始,始进入一,个,个快速的,发,发展阶段,。,。,整体现状,我国办公,自,自动化发,展,展已经经,历,历了三个,阶,阶段，各,个,个单位办,公,公自动化,程,程度有所,不,不同，大,致,致可以分,为,为四种情,况,况:,起步较慢,，,，还停留,在,在使用没,有,有联网的,计,计算机，,使,使用MSOffice系,列,列、WPS系列应,用,用软件以,提,提高个人,办,办公效率,。,。,已经建立,了,了自己的Intranet,网,网络，但,没,没有好的,应,应用系统,支,支持协同,工,工作，仍,然,然是个人,办,办公。网,络,络处在闲,置,置状态，,单,单位的投,资,资没有产,生,生应有的,效,效益。,已经建立,了,了自己的Intranet,网,网络，单,位,位内部员,工,工通过电,子,子邮件交,流,流信息，,实,实现了有,限,限的协同,工,工作，但,产,产生的效,益,益不明显,。,。,已经建立,了,了自己的Intranet,网,网络；使,用,用经二次,开,开发的通,用,用办公自,动,动化系统,；,；能较好,地,地支持信,息,息共享和,协,协同工作,，,，与外界,联,联系的信,息,息渠道畅,通,通；通过Internet,发,发布、宣,传,传单位的,有,有关情况,；,；Intranet网已经,对,对单位的,管,管理产生,了,了明显的,效,效益。现,在,在正着手,开,开发或已,经,经在使用,针,针对业务,定,定制的综,合,合办公自,动,动化系统,，,，实现科,学,学的管理,和,和决策，,增,增强单位,的,的竞争能,力,力，使企,业,业不断发,展,展壮大。,1.3,办,办公信,息,息系统的,组,组成与功,能,能,1.3.1 办,公,公信息系,统,统的含义,办公信息,系,系统是以,计,计算机科,学,学、信息,科,科学、地,理,理空间科,学,学、行为,科,科学和网,络,络通信技,术,术等现代,科,科学技术,为,为支撑，,以,以提高专,项,项和综合,业,业务管理,水,水平和辅,助,助决策效,果,果为目的,的,的综合性,人,人机,信,信息系统,。,。,1.3.2 办,公,公信息系,统,统的构成,要,要素,办公信息,系,系统的构,成,成要素牵,涉,涉人员、,业,业务、机,构,构、制度,、,、设备、,环,环境等多,个,个方面，,其,其中最主,要,要的有四,个,个，分别,是,是,办公人员,办公信息,办公流程,办公设备,1.3.3 办,公,公信息系,统,统的主要,功,功能,1办公,信,信息系统,的,的基本功,能,能,（1）公,文,文管理,（2）会,议,议管理,（3）部,门,门事务处,理,理,（4）个,人,人办公管,理,理,（5）领,导,导日程管,理,理,（6）文,档,档资料管,理,理,（7）人,员,员权限管,理,理,（8）业,务,务信息管,理,理,2集成,办,办公环境,下,下办公信,息,息系统的,功,功能,具体来说,，,，一个完,整,整的办公,信,信息系统,应,应该实现,下,下面7个,方,方面的功,能,能。,（1）建,立,立内部通,信,信平台,（2）建,立,立信息发,布,布平台,（3）实,现,现工作流,程,程自动化,（4）实,现,现文档管,理,理自动化,（5）实,现,现辅助办,公,公自动化,（6）促,进,进业务信,息,息集成,（7）实现,分,分布式办公,1.4 办,公,公自动化系,统,统的安全与,保,保密,加强系统安,全,全与保密工,作,作的必要性,和,和重要性:,办公自动化,系,系统中输入,、,、处理、输,出,出的是政府,部,部门、企事,业,业单位的有,用,用信息，都,有,有非常重要,的,的经济和实,用,用价值以及,一,一定程度的,保,保密性要求,。,。所以，加,强,强其安全性,，,，保证其内,容,容的保密性,就,就显得非常,重,重要。特别,是,是在现在开,放,放式的网络,办,办公环境下,，,，系统很容,易,易遭到非法,人,人员、黑客,和,和病毒的入,侵,侵，传输的,数,数据也可能,被,被截取、篡,改,改、删除。,因,因此，加强,系,系统安全与,保,保密显得非,常,常重要。,影响办公自,动,动化系统安,全,全与保密因,素,素分析,安全保密因,素,素:,人为原因,自然原因,计算机病毒,其它原因,系统安全的,标,标志,能防止对信,息,息的非法窃,取,取；,预防泄露和,毁,毁坏事件的,发,发生；,在毁坏后的,更,更正以及恢,复,复正常工作,的,的能力较强,，,，所需时间,较,较短；,安全保密系,统,统符合经济,要,要求；,安全保密系,统,统符合使用,方,方便性要求,。,。,数据保密的,基,基本要求:,数据隐蔽：,避,避免数据被,非,非授权人截,获,获或窃取；,数据完整：,根,根据通信期,间,间数据的完,整,整与否，检,验,验数据是否,被,被伪造和篡,改,改；,发送方鉴别,：,：证明发送,方,方的身份以,防,防止冒名顶,替,替；,防发送方否,认,认：在保证,数,数据完整性,有,有发送方身,份,份的前提下,，,，防止发送,方,方事后不承,认,认发送过此,文,文件。,加强系统安,全,全和保密的,对,对策,加强系统安,全,全和保密的,常,常用措施有,：,：,行政措施,行政法规、,规,规章制度,社会允许的,各,各种方式,法律措