档案管理培训教程

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,99-3-16,组长级干部培训系列,zzh-08-,1,组长级干,部,部培训系,列,列,档案管理,课程目标,使部门档,案,案公有化,，,，将要用,的,的资料文,件,件化，提,高,高工作效,率,率,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,在工作时,常,常常会遇,到,到的情况,？,？,必要的资,料,料忘记收,到,到什么地,方,方去了，,不,不能立即,调,调出来,文件柜内,装,装满了旧,资,资料，处,理,理不了,相同的资,料,料在同一,文,文件柜内,分,分好几处,存,存放,由于主管,资,资料的人,缺,缺席，他,主,主管的文,件,件不知收,到,到哪里，,以,以致影响,了,了工作的,进,进展,在进行业,务,务交接时,，,，不能顺,利,利地进行,工,工作交接,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,确立档案,管,管理系统,的,的关键,组织内部,的,的各种文,件,件资料不,要,要放在个,人,人手里,都,都能随时,将,将他们所,需,需要的任,何,何文件调,出,出来使用,为此要,遵,遵循“三,不,不原则”,不能(随便),做,做,不能(随便),发,发,不能(随便),拿,拿,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,与文书各,层,层次相使,用,用的管理,办,办法,文书的制,作,作阶段-,实,实施“源,流,流管理”,文书的处,理,理(复写,、,、印刷等)-实施,“,“分散、,集,集中管理,”,”,文书的保,管,管-实施,“,“分散整,理,理、集中,保,保存”,文书的废,弃,弃-采取,“,“共同废,弃,弃”的形,式,式,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,发挥讯息,作,作用的三,阶,阶段,对原始讯,息,息进行分,析,析加工，,把,把它们归,纳,纳成便于,人,人们掌握,的,的形式,在加工的,基,基础上，,产,产生某种,新,新的想法,、,、概念,判断这一,想,想法、概,念,念的对错,及,及采用价,值,值,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,摆脱“讯,息,息祸”的,方,方法,选择适合,自,自己目标,的,的讯息,接触种种,讯,讯息以扩,大,大自己的,视,视野、眼,界,界,不要企图,把,把所有的,讯,讯息全看,懂,懂、看会,，,，不要受,传统观念,的,的约束,要站在自,己,己的立场,，,，即根据,自,自己的要,求,求选择讯,息,息,将发挥不,了,了作用的,讯,讯息资料,处,处理掉,语言是,一,一种“虚,像,像”，而,现,现实是“,实,实像”我,们,们要确认,“现实”,这,这一“实,像,像”,要凭自,己,己的直觉,、,、理解力,，,，来找出,必,必要的讯,息,息,不要被,你,你所收集,到,到的讯息,束,束缚住,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,摆脱“讯,息,息祸”的,方,方法,节省找资,料,料的时间,使用方便,的,的分类项,目,目,当天的讯,息,息要在当,天,天整理出,来,来,不要追求,十,十全十美,的,的分类,分类项目,以,以少为佳,规划出,“,“其他”,项,项目栏，,并,并发挥这,一,一栏目的,作,作用,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,摆脱“讯,息,息祸”的,方,方法,保持讯息,的,的新颖度,与现实无,关,关的资料,没,没什么使,用,用价值,重新“评,估,估”资料,的,的工作，,要,要经常进,行,行，并不,断,断地,补充不足,的,的部分,不需要的,资,资料要下,决,决心处理,掉,掉,文件资料,并,并不是收,藏,藏品,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,摆脱“讯,息,息祸”的,方,方法,提供适合,于,于对方的,资,资料、讯,息,息,先确认对,方,方是谁，,然,然后在研,究,究向对方,提,提供什么,讯,讯,息,根据对方,的,的具体情,况,况做到“,同,同步发信,”,”,结论要放,在,在前面，,文,文章要简,洁,洁明了,量多并不,意,意味着它,就,就是好资,料,料,列举的数,字,字要对比,、,、组合，,尽,尽可能以,图,图表说明,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,文书管理,存,存在的问,题,题,状况,在各部门,实,实,施着讯息,的,的,重复性管,理,理,没有采用,长,长,期保存及,防,防,灾措施,各部门无,法,法形,成一个系,统,统性,的管理体,制,制,不能 正,确地把,握管理,资料的,内容,管理困难,，,，档案,管理系统,处,处于混,乱状态,其他2.8%,8.8%,11.6%,13.6%,14.9%,19.9%,28.2%,没有管理,场,场所,办公环境,恶,恶化,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,文书管理,存,存在的问,题,题,原因,其他,没有文书,管,管,理规定,没有专职,负,负责人,对文件资,料,料的价,值观不正,确,确,7.9%,11.9%,12.7%,18.3%,42.1%,每天文件,资,资料,的产量过,多,多,7.1%,没有采用,档,档案管理,系,系统,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,档案管理,系,系统的特,点,点,它是为使,用,用文书、,文,文件而制,定,定的制度,而不是资,料,料整理制,度,度的善后,处,处理,是提供全,方,方位服务,的,的制度,组织当中,的,的任何人,都,都可以使,用,用这些资,源,源,是一种便,于,于实施的,制,制度,是一种能,提,提高 办,公,公效率的,制,制度,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,文书主义,和,和私有化,的,的弊病,文书主义,的,的弊端,公私不分,追究假公,济,济私的行,为,为,尽可能处,理,理掉手头,的,的文件,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,档案管理,系,系统的编,排,排,使用文件,（,（未处理,的,的悬案文,件,件）,已处理文,件,件,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,卧式档案,管,管理,采用“垂,直,直插入”,的,的整理方,法,法，如同,对,对卡片进,行,行分类时,，,，把卡片,垂,垂直插入,卡,卡片箱那,样,样。,适用于“,使,使用文件,”,”的整理,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,卧式档案,管,管理的优,点,点（并,列,列式整理,法,法）,可以对文,件,件进行有,系,系统的分,类,类、整理,、,、保管,根据需要,随,随时调出,文,文件,收存不费,时,时间,文件柜比,其,其他保管,容,容器占地,少,少，节省,空,空间,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,卧式档案,管,管理的构,成,成,预先将所,有,有的文书,文,文件，按,照,照一定的,分,分类基准,加,加以整理,放在写有,标,标题的文,件,件夹中,把这些文,件,件夹横放,在,在整理箱,（,（多层文,件,件整理箱,）,）的抽屉,里,里,设立标题,卡,卡，将文,件,件分门别,类,类,采用便于,随,随时调出,的,的整理方,法,法,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,卧式档案,管,管理的整,理,理,字母分类,的,的整理法,数字分类,的,的整理法,地区分类,整,整理法,职业功能,分,分类整理,法,法,主题分类,整,整理法,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,文书的使,用,用频率,看文件的,次,次数（使,用,用频率）,以100,为,为基数，,其,其中的99,次是在半,年,年之内，,一,一年以,后调阅的,次,次数不到,一,一次,半年,1年,2年,3年,使,用,频,率,100%,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,永久性保,存,存的文书,文,文件,公司的史,料,料、章程,、,、规划,公司的重,要,要刊物、,图,图画,重要的合,同,同书、申,请,请书、志,愿,愿书、申,报,报书,官方认可,的,的证件，,如,如执照、,许,许可证等,与注册在,案,案、专利,等,等相关的,重,重要文件,与诉讼有,管,管的文件,与礼仪、,仪,仪式、典,礼,礼相关的,重,重要文件,内,内,与“外部,集,集团加入,或,或退出本,公,公司”相,关,关的文件,股东总会,、,、股东名,册,册，以及,其,其他与股,份,份相关的,重,重要文件,与公司资,产,产、债权,相,相关的文,件,件,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,永久性保,存,存的文书,文,文件,关于负责,人,人、干部,的,的资料,传阅批审,文,文件、裁,决,决的重要,文,文件,重要的统,计,计文件,年度预算,、,、决算文,件,件,与土地、,房,房地产（,建,建筑物）,、,、电话等,相,相关的重,要,要文件,与职工的,履,履历、正,本,本、保证,书,书、任免,书,书等相关,的,的资料，,以,以及姓名,册,册及其他,的,的人事、,保,保健、工,资,资、津贴,等,等资料,顾客名单,“制定计,划,划书”、,原,原图（设,计,计图）、,重,重要的试,验,验、研究,报,报告书及,其,其他,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,保存十年,的,的文书、,文,文件,主管会议,记,记录,与税务相,关,关的重要,资,资料,月结算文,件,件、重要,的,的商业帐,簿,簿,有关于材,料,料、商品,构,构入，和,提,提取机械,、,、零件的,重,重要文件,有关股东,过,过户（更,换,换名义）,的,的文件,宣传与促,销,销相关的,统,统计报告,书,书,99-3-16,组长级干,部,部培训系,列,列,保存五年,的,的文书、,文,文件,买,和,和,卖,卖,等,等,与,与,贸,贸,易,易,相,相,关,关,的,的,帐,帐,簿,簿,及,及,主,主,要,要,传,传,票,票,99-3-16,组,长,长,级,级,干,干,部,部,培,培,训,训,系,系,列,列,保,存,存,三,三,年,年,的,的,文,文,书,书,、,、,文,文,件,件,管,理,理,监,监,督,督,人,人,员,员,的,的,会,会,议,议,记,记,录,录,、,、,代,代,理,理,商,商,会,会,议,议,记,记,录,录,、,、,技,技,术,术,洽,洽,谈,谈,会,会,记,记,录,录,条,文,文,的,的,“,“,增,增,订,订,”,”,和,和,“,“,修,修,改,改,”,”,相,相,关,关,文,文,件,件,简,易,易,合,合,同,同,书,书,类,类,与,官,官,方,方,机,机,构,构,有,有,关,关,的,的,简,简,易,易,认,认,可,可,书,书,、,、,申,申,请,请,书,书,等,等,资,资,料,料,干,部,部,、,、,职,职,员,员,任,任,免,免,资,资,料,料,文,件,件,的,的,收,收,发,发,登,登,记,记,本,本,对,今,今,后,后,仍,仍,有,有,参,参,考,考,价,价,值,值,的,的,往,往,返,返,函,函,件,件,工,作,作,日,日,报,报,简,易,易,统,统,计,计,文,文,件,件,99-3-16,组,长,长,级,级,干,干,部,部,培,培,训,训,系,系,列,列,保,存,存,三,三,年,年,的,的,文,文,书,书,、,、,文,文,件,件,与,附,附,属,属,设,设,施,施,相,相,关,关,的,的,文,文,书,书,、,、,文,文,件,件,，,，,以,以,及,及,其,其,他,他,有,有,关,关,动,动,产,产,、,、,不,不,动,动,产,产,的,的,简,简,易,易,文,文,件,件,有,关,关,职,职,员,员,的,的,调,调,动,动,、,、,工,工,资,资,、,、,津,津,贴,贴,、,、,劳,劳,基,基,法,法,、,、,卫,卫,生,生,、,、,保,保,健,健,、,、,健,健,康,康,保,保,险,险,等,等,，,，,暂,暂,时,时,性,性,权,权,力,力,和,和,义,义,务,务,的,的,文,文,件,件,、,、,提,提,案,案,制