电子公文及管理——傅荣校

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,电子公文与电子公文管理,浙江大学信息资源管理研究所,傅荣校,Fzh999.fu,思考问题,1、电子公文与纸质公文相比，有什么优点及缺陷？,2、电子公文要具备公文的基本要素，是通过哪些技术实现的？,3、电子公文管理最主要的问题是什么？(是系统设计？技术运用？安全保密？长期有效保存？),4、电子政务中有关电子公文的主要法规与标准有哪些？尚急需要哪些法规与标准？,5、生成电子公文的核心技术是什么？国内有哪些有代表性的公司在提供服务？,6、如何比较CEB、SEP和PDF不同版式的优劣？,7、电子公文的处理内容及流程如何？,8、 如何解决封闭式文档的存储、共享问题？,9、如何选择中文办公软件？,10、什么情况下才真正实现无纸办公？,我国正式有规定格式的公文始于西周(公元前11世纪)，我国正规的电子公文始于20世纪。,我国电子公文系统最早由电子公文技术创始人王东临于1996年研发成功。,同年，中国农业银行率先投入使用由王东临组织研发的书生电子公文系统，迈出了我国电子公文代替传统纸质公文的第一步，也同时拉开了我国公文10年之变的序幕。,2001年国务院办公厅起用电子公文处理系统。,一、电子公文的基本概念及特点,(一)电子公文概念,1、不同定义,概念一: 电子公文是以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。(国家标准GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范总则),概念二： 电子公文是指通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。（2003年电子公文传输管理办法 第二条）,概念三：电子公文系指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据”。 2003年，国家档案局电子公文归档管理暂行办法,2、理解电子公文的认识基础,第一，电子公文的组成要素(包括内容与背景信息),完整意义上的电子公文包括以下组成部分：,1)符合规范的电子公文正文（版式文件）2)电子公文定稿（签发文）和附件3) 重要文件的历次修改稿4)电子公文文件处理单以及领导审阅签署的重要意见5) 记录文件产生修改过程的日志文件6) 电子公文元数据,第二，电子公文有不同的格式,有XML、PDF、CEB、SEP、TIFF、JPEG、TXT、RTF、DOC、WPS等不同格式。,第三，电子公文需要在特定的软件环境中表现，需要说明生成与运行的系统环境。,(二)与相关概念比较,1、电子文件：,2000年颁布的档案行业标准档案工作基本术语,“电子文件（Electronic Records）是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。”,电子文件归档与管理规范（2002年12月4日颁布、2003年5月1日实施）：,“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、硬盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”,电子文件的外延大于电子公文。,电子文件的类型：文本文件（Text）、数据文件 (Data)、图形文件 (Graphic)、图像文件 (Image)、影像文件 (Video)、声音文件 (Audio)、命令文件 (Program),2、公文是公务文书的简称，仅仅是文书的一部分，通常指党政机关、社会团体、企事业单位和其它社会组织使用的文书。公文的格式一般是文档为主，不包括报表、声像类材料。,3、文书,是一切机关、社会团体、企事业单位和个人形成并使用的文字材料的统称，包含了公务文书和私人文书。,但一般不包括报表、声像类材料。,4、文件,有多重定义：,等同于公文,等同文书,大于文书,(三)电子公文的技术特点,1、非人工识读,2、对系统的依赖性,3、载体不确定性,4、信息易逝性,5、强调真实性、完整性和有效性,6、对于元数据的依赖性,二、电子公文与传统文件的要件比较,(一)两种公文的差异,1)纸质公文收受公文双方身份确认简单、电子文件相对较难,2)纸质公文版式统一、结构明确，电子文件统一版式固定结构有难度；,3)纸质公文内容真实性确认简单，电子公文需要用技术手段确认内容的真实性,4)纸质公文有形成过程痕迹；电子公文需要用技术手段保存；,5)纸质公文有原件，电子公文没有严格意义上的“原件”,6)电子公文比纸质公文有更多的组成要素,(二)纸质公文与电子公文的构成要件比较,依据行政行为的成立要件和效力要件，一份公文要产生行政法上的合法有效性,必须具备以下要件（简称生效要件）：,公文作者的身份确认；,公文受文者的身份确认；,公文有明确的行政目的且正当、合法,行文适用法律、法规正确；,公文的程序合法；,公文的信息内容真实；,公文的形式统一规范；, 电子公文与纸质公文作者身份的确认方式不同。,电子公文作者的表示方式与纸质公文不同,这将影响对作为公文作者的行政主体的确认。,纸质公文标识公文作者有两种形式:,一是作为文头或版头,由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成,标识于公文首页上端;,二是作为署名,在落款处标识发文机关名称或签上机关领导人职务及姓名。,在电子环境中,尽管可以设计出与纸质公文格式相同的电子公文模板,有发文机关标识、落款等,却无法为电子公文盖上传统的印章和亲笔签署。,解决之法：版式固定技术、电子印章技术, 电子公文与纸质公文的形成程序不同。,传统纸质公文处理的流程与电子公文不同,解决之道：系统设计和流程重组、加快制订法律规范与技术标准, 电子公文与纸质公文的真实性及其认证方法不同。,电子公文信息内容的真实性是为了确保行政主体表现于外部的意思决定与其内在的意志的一致性。,从信息内容与载体的关系看,纸质公文的信息内容固化于纸张载体上,载体的原始性决定了信息内容的真实性,通过对字体、字迹、纸张性质、印刷方式、印章、印文等物理特性的鉴定,可以判断该份公文是否变造、伪造,有一套专门的物证技术来鉴定纸质公文的真实性。,传统鉴定技术不适用电子公文。,电子公文解决之道：技术、管理和法律三者为保障, 电子公文与纸质公文的形式不同。,公文的形式规范,有两层含义:,一指意思表示的形式明确;二指公文的格式统一规范。,公文格式是电子公文的门面和形象，要素的标识准确与否直接反映行文规则和行文关系，影响电子公文处理的质量和效率。,电子公文版式分为眉首、主体、版记三大部分,解决之道：统一标准(基于XML的电子公文格式规范)；SEP技术,(三)电子公文与纸质公文相比具有的优缺点,1、优点,1)节省费用,2)提高效率,3)高速检索,4)远程传递与交流,5)信息资源共享,2、缺点,1)长期保管中的真实性认定困难,2）信息容易失真,3)依赖性机器系统,4) 安全性要求更高,(四)电子公文相关法规,1、行政机关电子公文的主要规定,1）国家行政机关公文处理办法；13类14种,2）国家行政机关公文格式；,3) 电子公文传输管理办法(国办函200365号通知附件),2、党的机关电子公文的主要规定,1）中国共产党机关公文处理条例：14种,2）公文主题词表,3、法律法规和国家标准：,1）中华人民共和国电子签名法（2004年第十届全国人大代表大会常务委员会第十一次会议通过；2005年4月1日起施行）,2）电子公文归档管理办法：（国家档案局令第6号，自2003年9月1日起施行）,3)公务电子邮件归档与管理规则,中华人民共和国档案行业标准 DA/T 32-2005,4）电子政务数据元 第1部分：设计和管理规范：（中华人民共和国国家监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会2004年4月5日发布，2004年10月1日施行）,5）XML在电子政务中的应用指南,GB/Z 19669-2005,：（中华人民共和国国家监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会2005年2月18日发布，2005年5月1日施行）,5）基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则,GB/T 19667.1-2005,：（中华人民共和国国家监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2005年2月18日发布，2005年5月1日施行）,6）基于XML的电子公文格式规范第2部分：公文体,GB/T 19667.2-2005,：（中华人民共和国国家监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2005年2月18日发布，2005年5月1日施行）,7）电子政务主题词表编制规则：（中华人民共和国国家监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2004年4月5日发布，2004年1月1日施行）,(四)电子公文格式规定,基于XML的电子公文格式规范中所指的电子公文由以下一些基本要素组成，它们是：,公文体信息(内容-Content),公文式样信息(显现-Layout),公文办理信息(处理-Process),公文交换信息(交换-Exchange),公文归档信息(归档-Archives),公文安全信息(安全-Security),这些要素同时也分别对应了规范的第二至七部分，各要素的层次关系和结构分别如图1和图2所示。,在已经完成的公文体部分规定了公文的层次结构和公文的UML结构模型。,公文的层次结构包括了公文的“眉首”、“主体”及“版记电子公文版式分为眉首、主体、版记三大部分，由16个基本要素组成,眉首部分：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人。,主体部分：公文标题；主送机关；公文正文；附件及说明；成文日期；印章；附注。,版记部分：主题词；抄送机关；印发机关和印发日期。,三、电子公文文种与行文规则,(一)电子公文文种规定,1、党的机关公文文种及其运用,1）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。,2）决定：用于对重要事项作出决策和安排。,3）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。,4）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。,5）通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。,6）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。,7）公报：用于公开发布重要决定或者重大事件。,8）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。,9）请示：用于向上级机关请求指示、批准。,10）批复：用于答复下级机关的请示。,11）条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。,12）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。,13）函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。,14）会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。,2、行政机关公文文种及其运用,1）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布重大强制性措施；嘉奖有关单位和人员。,2）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,3）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,4）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。,5）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,7）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,8）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,9）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。,10）批复：适用于答复下级机关的请示事项。,11）意见：适用于对重要事项提出见解和处理办法。,12）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,13）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,(二)行文规则,1、确有必要，注重实效的规则,存在问题：文件多、文字长；部门文件党委、政府发,2、主办为主，充分协调的规则,存在问题：不协调、难协调、矛盾上交；主要负责人出面少；不说明理由。,3、按隶属关系和职权范围行文的规则,存在问题：文种运用不当；多头行文；越级行文。,4、明确时限，按时办文的规则,存在问题：不明确时限；不按时办文；不说明原因。,5、“请示”应一文一事的规则,存在问题：一文多事、多头主送。,6、政府部门一般不向下级政府行文的规则,存在问题：对下级政府行下行文；未经批准越权正式行文。,7、党委、政府部门内设机构一般不对外行文的规则,存在问题：越权行文、越权审批。,存在问题：多个副职签发文件；或主持工作副职签发不说明原因。,三、电子公文处理流程,(一)电子公文处理系统功能,公文交换（上下左右、互联互通）软件系统、,收文办理（签收、登记、审核、拟办、批办、承办、转办、催办、退文、统计、归档）系统、,发文办理（草拟、会签、核稿、签发、复核、编辑排版、用印、登记、打印输出、发送）系统,文档一体化管理（自动编号、加载上网、入库储存、利用管理）系统环环紧扣。,系统控制（权限控制、流程控制等）,安全防范（防病毒、防伪造、加密等）软件系统,电子版式及电子印章（自动排版、数字认证及数字化印章、自动打印等）软件系统,（二）电子公文收文办理系统,电子收文办理系统主要是处理秘书部门收取的公文、电报、信函以及其他文字材料，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、分发、归档、销毁等环节的全过程管理。收文应当能够自动存入文档数据库，实行文档一体化管理。,1、电子公文收文办理主要业务流程设计,主要业务流程如下：,1）收文分文流程设计一:,2）收文分文流程设计二:,2、收文办理的程序设计和操作方法,1)电子公文收文签收、审核和登记程序的设计和操作,收文登记是收文办理的基础环节，设计登记软件程序和登记操作时，要充分考虑收文办理、传阅、查询、催办和存档等环节工作的需要，尽可能利用计算机和网络系统的强大功能，将各个环节需要的各类要素一次性输入，为公文的快速有效处理和文档一体化管理奠定基础。,电子公文收文登记的基本要素包括：,来文的发文字号、来文性质（办件、阅件、退件）、登记流水号、来文单位、登记人、公文标题、紧急程度（普通、急件、特急，明传电报为：平急、加急、特急、特提）、归档类型（不归档、待归档、直接归档）、文种、查询级别、秘密等级、收文时间、交办时间、办理期限、主题词、主办单位、传阅单位、分发范围、来文摘要、备注,等。,电子公文收文登记应具有的功能：,一是支持多种登记录入方式。,二是具备增加、删除、修改、保存和关闭功能。,三是具备电子正文和附件引入功能。系统支持扫描件（纸质来文经扫描仪转为tiff、pdf、jpg等多种通用格式）、文本公文（下属部门上报的电子公文中包含TXT文本格式）、Word、WPS、S2、S72、PS2、S92等常见公文排版格式，并支持上述格式公文在线查阅功能。,四是支持来文编号规则，由计算机自动分配，防止多人同时登记的抢号现象，避免重号、漏号和跳号。,五是对从公文交换平台或电子邮件中自动登记的来文，系统自动给来文单位发送签收回执。,六是登记人员可根据来文的性质选用相应来文办理单、填写退文通知单后由系统自动退回。,七是系统具有查阅与收文审核有关的公文和资料的功能，为收文登记人员审核来文提供相关信息支持,2）电子公文收文拟办、批办程序的设计和操作,设计拟办、批办程序时，系统应支持拥有收文拟办、批办权限的人员查看公文处理单、电子公文的正文和附件、拟办意见和公文去向、流程记录，可以打印公文处理单、电子公文的正文和附件的功能。,3）电子公文收文承办程序的设计和操作,负有承办公文职责的部门和处（科），接收到承办公文时，应指定人员负责，在规定时限内完成承办任务。认为不属于本单位职权范围的承办公文，应当及时提出意见，经系统退回到交办的秘书部门。,收文承办系统一般应支持拥有收文批办、承办、协办权限的用户，随时查看公文处理单、电子公文的正文和附件、各环节的办理意见和公文去向、流程记录的功能；可以打印公文处理单、电子公文正文和附件的功能。但系统只支持当前办理人有权限办理公文、填写办理意见，参与公文办理的人员只能在公文流转过程查阅、打印、监控公文办理情况。,4）电子公文收文善后处置功能设计和操作。,电子公文办理办结后,系统应支持对收文办理、收文归档、收文查询、收文统计等情况作善后处置，能够提供办结公文视图，显示当前登录用户参与并已办理完结的公文信息，包括序号、公文标题，可以查看、打印办结公文视图，点击文档的链接可以查看公文阅办单、登记信息、电子公文的正文和附件、各环节的办理意见和办理过程流程记录等信息，可以打印公文处理单、电子公文的正文和附件等内容。,（三）电子公文发文办理系统的设计与操作,电子发文是电子公文处理的另一重要环节。电子发文办理系统主要是处理秘书部门发送的公文、电报、信函以及其他文字材料，包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、复核和缮印（编号）、排版、校对、用印、登记及分发、归档等环节的全过程管理。发文应当能够自动存入文档数据库，实行文档一体化管理。,1、电子公文发文办理业务流程设计,2、发文办理的程序设计和操作方法,通常办公厅（室）业务处（科）负责电子发文的草拟、初审和会签，秘书或综合部门负责核稿和复核，并按规定程序报送领导审批。经领导签发的电子公文，由秘书部门按规定程序制发并归档。,1）发文草拟程序的设计和操作。,系统应提供下列支持：,一是自动生成发文拟稿单（公文主办单位、拟稿人、校对人、公文份数序号、秘密等级、紧急程度、印制份数，主办、会办单位和核稿单位意见，各级领导审批意见）。,二是发文基本信息的输入功能。尽可能利用计算机和网络系统的强大功能，将各个环节需要的各类基本信息要素一次性输入，为公文的快速有效制发和文档一体化管理奠定基础。,三是提供附件引入、正文管理和主题词标引、个人文库、历史文库。,四是提供草拟文稿的增加、删除、修改、保存、关闭等基本操作功能，支持扫描件、文本公文、Word公文、WPS公文和二扫公文等常见公文格式。,五是提供正文管理操作，实现在Web浏览器中调用Microsoft Word或Kingsoft WPS进行正文编辑，能够在Word或WPS中引入已拟好的文稿。,2）发文核稿程序的设计和操作。,发文核稿分为初核稿和总核稿。初核稿人员（通常由秘书担任）对对口的处（科）送核文稿的文字、格式、相关业务政策等情况进行初步审核。总核稿人员（通常由处、科领导担任）主要是对公文由谁制发、文稿中政策不一致的协调情况进行综合把关，以防止政策“撞车”和公文“打架”。,3）发文审核、签发程序的设计和操作。,发文签发程序包括办公机关领导签发和党委、政府领导签发多道程序，设计这一程序时，既要满足党委办公机关领导之间、政府办公机关领导之间、党委领导之间、政府领导之间、还要满足党委和政府办公机关领导之间、党委和政府领导之间的审核、签发的需求。,4）发文复核程序的设计和操作。,发文复核通常由秘书部门主要领导担任，系统设计时，主要满足两道程序的需求。,一是秘书部门领导对办公机关领导或党委、政府领导签发后的公文文稿进行复核，如正确无误，即可点击送下道环节印刷。,二是如发现签批手续不完备、材料不全等情况时，复核人员可以将公文文稿退回办文或核稿任意环节，同时以回执方式通知中间环节的操作人员；补齐有关材料或补签手续完备后，复核人员点击送下道环节印刷。,5）发文缮印、分发等程序的设计和操作。,发文缮印、分发等程序主要由秘书人员操作进行，包括编写发文字号、制成版式公文、电子用印、校对和分发等程序。,一是系统支持自动编发文字号，同时也支持手工编号。,二是自动生成版式文件，送办文处（科）校对。,三是校对人校对完毕后，将公文送“发文人员”。,四是系统提供 “公文分配表”，发文人员在该表中选定分发范围。,五是加盖电子印章。加盖电子印章时，系统自动校验公文的各项要素是否缺失，提醒盖章人员是否盖章，系统自动统计盖章时间、盖章份数、盖章人、公文发放的范围等。,六是“第一读者”校阅。,七是公文分发。发文人员收到“第一读者”阅读公文后，如属差错公文，应提请核稿人员、复核人员审核；可发公文，则点击“分发”键，系统自动分发到相关单位，并记录下发时间和接收单位签收的时间等信息。,八是自动生成归档信息，公文自动进入档案库、归档。,（四）电子公文档案管理系统的设计与操作,1、电子档案管理系统的基本要素,1）档案类别：文书档案、音像档案、照片档案等基本档案和实物档案、会计档案、科技档案等专业档案。,2）档案管理的方式：通常采用“事前控制”和“全程管理”的方式， 在公文的产生、运行期间就对其完整性、真实性等要素进行控制，保证归档电子档案数据的有效性。,3）公文基本信息录入的职责:一般应由电子公文处理过程中的第一接收部门完成录入或扫描工作。,4）整理归档的方法:通常采用“年度保管期限件号”的整理归档方法。,5）科学鉴定保管期限:一般由各档案形成部门进行保管期限鉴定，在公文归档前完成。,6）归档时间:电子公文即时归档，归档需填制的数据，由公文档案管理软件自动生成。,(五)电子公文处理应注意的问题,1、强调真实性、完整性与有效性的保障,2、需要前端控制与全程管理,3、解决纸质公文与电子公文的关系，双轨向单轨的过渡,4、版式与印章的规范,5、资源整合与互联互通,五、电子公文的核心技术,(一)电子印章技术,1、电子印章基本认识,1)含义,电子印章是将印章数字化处理，并通过PKI等安全手段对印章的数字信息加密处理，以安全可靠的方式对数字化的印章进行存贮、应用与管理。,2)作用,一是保证公文内容的完整性,二是身份确认,3)特点,第一，在整个使用过程中不涉及证书、CA等新概念，无需求学习有关知识即可使用；,第二，确保印章成为签名有效的表现形式。,第三，一个实物印章只能对应一个电子印章。,第四，电子印章必须存储在可移动介质上 。,第五，为了使加盖电子印章后的电子文件与纸张文件有相同的外观等特性，必须采用先进可靠的公文编辑排版软件，要求不仅具有强大的版面描述能力，无论多么复杂的版面，只要能画在纸上就都能表现出来，此外还要具有版面一致性、不可篡改性和不可分割性。,2、电子印章管理,电子公文传输管理办法(国办函200365号),“第三章 电子印章的制发与管理”,第十二条 各地区、各部门的电子印章由国务院办公厅统一制作、颁发，不得擅自制作使用。对电子印章的管理等同于实物印章。,第十三条 各地区、各部门办公厅(室)应指定专人负责保管和使用电子印章。,第十四条 电子印章由指定人员在专用计算机上使用。,第一，每一枚电子印章都可以指定使用人或使用单位；,第二，能够验证电子印章及其加盖电子印章文件的真伪、查询印章使用记录及统计，具有废止和挂失功能；,第三，具有密文方式存储、备份的功能以及基于CA证书的保护和获取功能；,第四，加盖在电子公文上的印章不能被拆离和篡改；,第五，用户可以随时查看印章信息（名称、印模、有效期限、颁发机构、相关数字 证书 等）；,第六，用户只能凭自身有效CA证书才能盖章；,第七，提供“离线” 和“在线”两种盖章方式 ，以及“离线” 和“在线”两种验章方式；,第八，自动记录印章使用次数，支持多个单位联合行文盖章。,3、要注意电子印章的位置,4、电子印章系统,1)金山电子印章2006,2)图章制作系统3.9(,软件作者:,韩树江),3)图章制作专家V6.08,4)WinsealXP V9.0.8.8B(软件作者李辉宇),(二)版式技术,公文具有非常严格的版式要求，它在任何一台电脑上打开都必须一致，包括格式、字体、字号、页码等等，这是目前一般的文档做不到的。,目前我国提供电子公文版式的主要有：,1、北京书生Office文档版面级可交换关键技术-SEP文档转换系统,它是一种通用的工具，可以将Word、Excel、PowerPoint、RedOffice、WPS、TIFF、BMP、HTML、S2、S72、PS2、S92等各种格式的文档统一转换成SEP安全版式文件。转换后的SEP（Sursen ElectronicPaper）文件完整地保持了转换前的版式，嵌入了相关的字库和图片，使原始文件中的图片、表格、色彩、补字、艺术字等复杂的版式与内容都能被准确地保留，并保证在不同的计算机环境下版式也不会发生变化。同时，SEP文件只能进行浏览、打印、盖章、添加内容等限定操作，而不能随意编辑与修改，从而对文档信息的内容进行了有效的保护。,2、北大方正电子文档技术CEB,运行于方正Apabi电子公文处理平台。提供 Apabi阅览器阅读公文。,三大核心技术,1) CEB（Chinese Epaper Basic）：融合了专业中文信息制作、排版、显示、中文字库等技术的版式文件格式技术。2) DRM（Digital Rights Management）：数字版权保护技术，保护电子公文内容安全，防止非法泄漏。3) XML数据交换的标准,3、ADOBE公司 -PDF格式,1) PDF是一种压缩文件，便于网上传输,2) 它有精美的版面描述。,3) 它能跨平台，不依赖于软件环境，便于文件在不同环境、不同平台下进行阅读。,4) 能在不同环境下能真实显示与打印，保证了公文的严肃性与规范性、统一性。,5) 具有极强的安全控制，防止文件内容泄密，主要功能有控制打开、打印、复制、批注功能等，这些控制可以指向某一个具体人员。,6) 强大的批注、审阅功能更适合电子公文管理,7) 先进的电子签名（章）功能，在各国政府得到多年验证。,8) 128位数字加密，确保文件安全。,9) 免费的阅读软件，可使政务信息发布“合理合法”，不至于剥夺一些“没花钱买软件”人员的权力。,10)完全底层开发 ，开发人员可以通过对PDF技术的掌握，根据系统的实际需求来开发，开发人员可以选择任何语言及开发工具来完成。,五、电子公文处理工具：中文办公软件及文本数据存储格式评价,(一)国内中文办公软件类型与评价,因而，目前电子公文一般采用CEB、SEP和PDF等格式。将中文办公软件处理的不同文档进行转化。,办公软件是形成电子公文的工具，但目前国内的主要中文办公软件形成的都是封闭式文档格式，不仅使用户之间的信息交换与共享造成了困难，而且产生了数据无法安全稳妥地长期保存的巨大隐患。,此外，使用封闭的办公软件文档还可能存在严重的安全性和隐私权问题。如果采用了封闭格式的办公软件文档，办公软件记录了的某些信息可能会隐藏在文档内部。如果在特殊环境下这些隐藏信息被发掘出来，可能会导致严重的后果。,Microsoft Office,金山WPS Office,永中,EI,Office,中标NeoShine Office,红旗公司Red Office,共创开源,Co-Create Office,评价,(二),文档数据存储格式比较,电子公文以文档形式存储，可以转化为以下格式：,XML,RTF,TXT,DOC,PDF,CAJ,CEB,评价,谢谢观看,演讲完毕，谢谢观看！,内容总结,电子公文与电子公文管理。Fzh999.fu。公文交换信息(交换-Exchange)。公文安全信息(安全-Security)。3）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。3）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。存在问题：越权行文、越权审批。系统控制（权限控制、流程控制等）。六是登记人员可根据来文的性质选用相应来文办理单、填写退文通知单后由系统自动退回。发文核稿分为初核稿和总核稿。一是系统支持自动编发文字号，同时也支持手工编号。三是校对人校对完毕后，将公文送“发文人员”。5）科学鉴定保管期限:一般由各档案形成部门进行保管期限鉴定，在公文归档前完成。演讲完毕，谢谢观看,