会议组织概述

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,会议,组,组织,会议,组,组织,，,，即,秘,秘书,会,会务,工,工作,，,，包,括,括会,前,前的,筹,筹划,准,准备,、,、会,间,间的,组,组织,服,服务,、,、会,后,后的,事,事务,处,处理,及,及决,策,策落,实,实工,作,作。,通过,本,本章,的,的学,习,习，,领,领会,会,会议,、,、会,议,议构,成,成要,素,素、,会,会议,种,种类,、,、会,议,议作,用,用等,概,概念,的,的含,义,义；,掌,掌握,秘,秘书,会,会务,工,工作,的,的内,容,容：,确,确定,会,会议,议,议题,、,、编,排,排撰,拟,拟会,议,议议,程,程、,会,会议,日,日程,和,和会,议,议方,案,案；,确,确定,会,会议,对,对象,及,及会,议,议规,模,模；,安,安排,会,会议,时,时间,和,和地,点,点；,布,布置,会,会场,；,；安,排,排会,议,议食,宿,宿和,会,会议,接,接送,引,引导,；,；组,织,织会,议,议进,程,程和,会,会议,期,期间,的,的沟,通,通协,调,调、,安,安全,保,保卫,、,、参,观,观娱,乐,乐活,动,动；,安,安排,会,会后,返,返离,及,及会,议,议文,件,件的,清,清退,整,整理,归,归档,等,等会,务,务工,作,作的,技,技能,技,技巧,的,的综,合,合应,用,用。,某,天,天,，,，,某,某,单,单,位,位,召,召,开,开,一,一,个,个,大,大,型,型,会,会,议,议,，,，,办,办,公,公,室,室,秘,秘,书,书,小,小,张,张,忙,忙,碌,碌,几,几,天,天,，,，,自,自,认,认,为,为,会,会,务,务,安,安,排,排,一,一,切,切,就,就,绪,绪,，,，,只,只,等,等,会,会,议,议,开,开,幕,幕,。,。,没想到,，,，会议,一,一开幕,，,，小张,就,就被当,头,头棒喝,。,。在会,议,议主持,人,人宣布,大,大会开,始,始之后,，,，接着,就,就是“,全,全体起,立,立奏国,歌,歌”。,等,等到台,上,上台下,全,全体肃,立,立后，,喇,喇叭里,放,放出的,不,不是那,雄,雄壮激,昂,昂的国,歌,歌，而,是,是那低,沉,沉的国,际,际歌。,会,会场一,下,下子就,乱,乱了起,来,来。小,张,张立即,冲,冲上台,去,去关了,机,机，可,国,国歌的,磁,磁带就,是,是找不,到,到，台,上,上台下,足,足足站,了,了几分,钟,钟。会,议,议的主,持,持人只,好,好用沙,哑,哑的声,音,音起了,个,个头，,指,指挥会,场,场合唱,国,国歌。,临,临时的,变,变动，,让,让与会,者,者没有,准,准备，,雄,雄壮的,国,国歌被,唱,唱得没,有,有格调,。,。主席,台,台上的,大,大小领,导,导都用,严,严厉的,目,目光盯,着,着小张,。,。小张,感,感到十,分,分害怕,。,。,事后，单,位,位领导对,办,办公室秘,书,书们说：,“,“你们是,单,单位的门,面,面，稍有,不,不慎，影,响,响很坏！,会,会务工作,不,不到位，,不,不仅干扰,了,了会议，,而,而且影响,了,了单位的,声,声誉，办,公,公室秘书,都,都是马大,哈,哈，还谈,什,什么企业,素,素质和管,理,理水平？,”,”,分析：这,个,个案例中,小,小张秘书,由,由于会议,筹,筹办工作,不,不细致，,导,导致该放,国,国歌的时,候,候出现了,放,放国际歌,这,这样一件,令,令与会人,员,员十分难,堪,堪的事。,它,它不仅使,得,得会议在,一,一开始就,陷,陷入了混,乱,乱，影响,了,了会议秩,序,序和会场,气,气氛，也,影,影响了组,织,织的形象,和,和与会者,对,对会议主,办,办单位的,信,信任感。,对,对于会议,组,组织者来,说,说，这一,突,突如其来,的,的情况，,也,也会使会,议,议的主持,者,者陷入被,动,动，影响,会,会议进程,。,。,这件事告,诉,诉我们，,会,会议筹办,是,是一个系,统,统工程，,必,必须环环,相,相扣，步,步,步落实，,反,反复检查,，,，不能出,差,差错。任,何,何细小的,疏,疏漏和失,误,误都可能,影,影响整个,会,会议效果,。,。因此作,为,为会议的,筹,筹办人员,必,必须认真,负,负责，扎,实,实细致，,责,责任到人,。,。,何谓会议,？,？会议就是,有,有组织有,领,领导地召,集,集人们商,议,议事情的,行,行为过程,。,。,会议是指,为,为了实现,某,某一个目,的,的而进行,的,的一项社,会,会活动。,二、会议,的,的构成要,素,素,（一）形,式,式要素,包括会议,的,的名称、,时,时间、地,点,点、主持,者,者、与会,人,人员、会,议,议方式,根据,会,会议的主,题,题，确定,会,会议的名,称,称。要求,突,突出主题,，,，简单明,了,了。其主,要,要有两种,方,方法：一是揭示,会,会议的性,质,质，如局长,办,办公会议,；,；二是揭示,会,会议的主,要,要内容，如鲁迅,逝,逝世50,周,周年纪念,大,大会。,与会,人,人员包括,参,参会人员,、,、主持人,和,和会务组,织,织人员。,会,会议主持,人,人一般是,召,召集会议,单,单位领导,，,，负责会,议,议议程的,落,落实。,会议,方,方式是指,召,召开的形,式,式特征，,一,一般由会,议,议的内容,来,来确定。,常,常见的会,议,议形式有,会,会场会议,、,、现场会,议,议、电话,会,会议、电,视,视会议、,广,广播会议,、,、网络会,议,议等。,（二）内,容,容要素,主要指会议,指,指导思想、,会,会议主题及,会,会议任务,会议议,（,（主）题：,需,需要讨论、,解,解决的问题,会议议,程,程：是会议,讨,讨论、解决,的,的议题的程,序,序,会议日,程,程：会议期,间,间，每天的,具,具体安排。,（三）程序,要,要素,包括会前、,会,会中、会后,三,三个阶段。,会,会前要精心,准,准备，周密,安,安排；会中,要,要综合协调,；,；会后要认,真,真总结，做,好,好材料归集,工,工作。,会议的种类,：,：,（1）按会,议,议的规模划,分,分：大型会,议,议（千人以,上,上）、中型,会,会议（百人,以,以上）、小,型,型会议（数,人,人至数十人,）,）,（2）按会,议,议的时间划,分,分：定期会,议,议（各种年,会,会、例会）,、,、不定期会,议,议（临时会,议,议）,（3）按级,别,别分：中央,、,、省市、县,级,级会议,（4）按会,议,议性质划分,：,：立法性、,党,党务性、行,政,政性、群众,性,性、业务性,、,、交际性的,会,会议,（5）按会,议,议的内容：,综,综合性、专,题,题性、专业,性,性、咨询性,会,会议,（6）按会,议,议采用的媒,介,介划分：电,话,话会议、电,视,视会议、计,算,算机网络会,议,议。,（7）按会,议,议的阶段划,分,分：预备会,议,议和正式会,议,议,（8）按与,会,会者的国籍,及,及议题范围,划,划分：国内,会,会议、国外,会,会议,三、会议的,作,作用,（一）决策,指,指挥作用,（二）组织,协,协调作用,（三）动员,教,教育作用,（四）信息,交,交流作用,四、会务工,作,作的内容与,要,要求,（一）会前,的,的准备工作,会前的准备,工,工作主要是制定,会,会议方案。包括会议的,名,名称、时间,、,、地点、与,会,会人员、议,题,题、议程、,经,经费预算、,材,材料准备、,会,会场布置和,会,会务安排。,*集团2008年度,产,产品销售订,货,货会会议方,案,案,为落实我公,司,司明年的销,售,售计划，拟,决,决定于2007年12,月,月21日至23日，在,总,总部俱乐部,召,召开2008年度产品,销,销售订货大,会,会。现将会,议,议方案呈报,如,如下：,1、会议任,务,务,收集消费者,对,对我集团主,打,打产品的外,观,观设计和技,术,术指标含量,的,的要求，落,实,实该产品的,市,市场的占有,量,量，探讨适,合,合我集团产,品,品销售的模,式,式和产品销,售,售分成比例,。,。,2、,出,出席,会,会议,对,对象,和,和名,额,额,出席,本,本次,会,会议,的,的对,象,象为,全,全国,各,各地,代,代销,和,和购,销,销我,集,集团,产,产品,的,的商,家,家经,理,理及,我,我销,售,售公,司,司各,片,片区,经,经理,，,，邀,请,请本,集,集团,产,产品,总,总装,生,生产,线,线领,导,导和,产,产品,设,设计,实,实验,部,部全,体,体成,员,员参,加,加，,预,预计,约,约320,人,人。,3,、,、,会,会,议,议,议,议,程,程,及,及,日,日,程,程,安,安,排,排,（,（,详,详,见,见,附,附,表,表,一,一,）,）,12,月,月21,日,日,：,：,全,全,体,体,与,与,会,会,人,人,员,员,报,报,到,到,12,月,月22,日,日,：,：,上,上,午,午8,：,：00,。,。,。,。,。,。,。,。,。,。,。,。,4,、,、,会,会,议,议,机,机,构,构,设,设,置,置,本,次,次,会,会,议,议,程,程,序,序,简,简,单,单,，,，,但,但,规,规,模,模,较,较,大,大,，,，,准,准,备,备,工,工,作,作,较,较,复,复,杂,杂,，,，,故,故,拟,拟,组,组,建,建,会,会,议,议,秘,秘,书,书,组,组,和,和,会,会,议,议,接,接,待,待,组,组,两,两,个,个,精,精,干,干,的,的,机,机,构,构,，,，,分,分,别,别,准,准,备,备,会,会,议,议,文,文,件,件,的,的,起,起,草,草,、,、,印,印,制,制,会,会,议,议,证,证,件,件,、,、,布,布,置,置,会,会,场,场,和,和,安,安,排,排,来,来,宾,宾,食,食,宿,宿,、,、,宴,宴,请,请,等,等,工,工,作,作,。,。,准,准,备,备,工,工,作,作,要,要,求,求,在,在12,月,月18,日,日,之,之,前,前,落,落,实,实,完,完,成,成,。,。,5、会,议,议经费,预,预算,这次会,议,议时间,不,不长，,以,以在我,公,公司召,开,开，我,部,部只需,提,提供来,宾,宾的食,宿,宿费用,和,和会议,常,常规费,用,用，按,每,每位来,宾,宾食宿,每,每天人,民,民币200元,；,；外加,宴,宴请一,次,次，按,每,每桌人,民,民1000元,（,（含酒,水,水）；,会,会议文,件,件制作,及,及接待,车,车辆费,用,用约需,人,人民币5000元，,总,总计需,经,经费293000元,，,，该费,请,请从公,司,司产品,销,销售费,用,用中支,付,付。,6、会,议,议的后,勤,勤保障,与会人,员,员将统,一,一安排,在,在集团,宾,宾馆住,宿,宿，会,场,场布置,由,由销售,公,公司组,织,织人员,安,安排，,总,总部只,需,需派出,两,两辆大,巴,巴和三,辆,辆中巴,供,供会议,使,使用。,以上安,排,排妥否,，,，请批,示,示。,*集,团,团销售,公,公司,二,七,七年十,二,二月二,日,日,1、会,议,议议题,：,：即召,开,开会议,所,所要解,决,决的问,题,题或事,项,项。它,是,是会议,的,的宗旨,、,、内容,和,和任务,，,，对整,个,个会议,起,起导向,的,的作用,。,。,（1）,议,议题的,提,提出,A、大,中,中型会,议,议的议,题,题，由,会,会议领,导,导机关,或,或领导,人,人提出,；,；,B、代,表,表会议,或,或代表,大,大会的,议,议题，,需,需通过,法,法定程,序,序确定,。,。,C、日常性,会,会议的,议,议题，,由,由分管,某,某项工,作,作的领,导,导人提,出,出。,（2）,秘,秘书在,这,这一层,次,次要做,的,的工作,A、,收,收集,议,议题,并,并进,行,行筛,选,选分,类,类，,然,然后,据,据此,向,向领,导,导提,议,议需,召,召开,什,什么,类,类型,的,的会,议