档案保管工作知识

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2010-11-11,#,第五章,档,档案,的,的保管,第五章,档,档案,的,的保管,5.1.,档案保管工作的意义和任务,5.2.,档案保管的基本物质条件,5.1.,档案保,管,管工作,的,的意义,和,和任务,5.1.1.,加强档案保管工作的迫切性,5.1.2.,档案保管工作的任务,5.1.3.,档案保管工作的基本要求,5.1.2.,档案保,管,管工作,的,的任务,四不：不,散,散、不,乱,乱、不,丢,丢、不坏,建立和,维,维护档,案,案的存,放,放秩序,防止档,案,案的损,坏,坏,延长档,案,案的寿,命,命,维护档,案,案的安,全,全：物,质,质存在,、,、社会,现,现象,5.1.3.,档案保,管,管工作,的,的基本,要,要求,以防为,主,主，防,治,治结合,预防：,防,防盗窃,、,、防破,坏,坏、防,火,火、防,水,水、防,尘,尘、防,潮,潮、防,霉,霉、防,鼠,鼠、防,虫,虫、防,光,光等,损坏后,处,处治：,追,追查丢,失,失、破,坏,坏或火,灾,灾事故,原,原因和,责,责任，,防,防尘、,灭,灭火、,防,防霉、,灭,灭鼠、,恢,恢复纸,张,张的机,械,械强度,、,、恢复,字,字迹等,。,。,加强重,点,点，照,顾,顾一般,保管期,限,限,自力更,生,生，勤,俭,俭节约,立足原,件,件，保,证,证信息,对于已,经,经损坏,的,的档案,原,原件，,应,应设法,将,将其以,复,复制件,形,形式保,存,存下去,。,。,立足长,远,远，保,证,证当前,管和用,5.2.,档案保,管,管的基,本,本物质,条,条件,5.2.1.,档案库房,5.2.2.,档案装具,5.2.3.,设备,5.2.4.,包装材料,5.2.5.,消耗品,5.2.1.,档案库,房,房,档案库,房,房技术,管,管理暂,行,行规定,，国家,档,档案局,1987,年,8,月,29,日颁布,，,，自,1987,年,8,月,29,日施行。,档案馆,建,建筑设,计,计规范,JGJ25-2000,，,1986,5.2.1.1.,档案库,存,存建筑,应,应遵循,的,的原则,适用、经济,、,、美观,保管档案的,重,重要程,度,度。,美观必,须,须以适,用,用和经,济,济为前,提,提。,5.2.1.2.,库房建,筑,筑的要,求,求,建筑：,面积、,开,开间面,积,积、屋,顶,顶、墙,壁,壁、地,面,面、门,窗,窗、窗,户,户。,库房：,专用，,坚,坚固，,远,远离火,源,源、水,源,源、污,染,染源、,防,防火、,防,防水、,防,防潮、,防,防光，,门,门窗。,全木质,结,结构房,屋,屋，地,下,下室。,5.2.2.,档案装,具,具,5.2.2.1.,设计档案装具时应符合的要求,5.2.2.2.,档案装具的种类,5.2.2.3.,档案装具的材质,5.2.2.1.,设计档,案,案装具,时,时应符,合,合的要,求,求,档案装具所,用,用材料,以,以及对,材,材料的,加,加工，,均,均不能,对,对档案,有,有损害,。,。,便于调,阅,阅档案,、,、取拿,方,方便。,适当利,用,用库房,的,的空间,与,与面积,。,。,经久、,耐,耐用、,牢,牢固，,并,并符合,节,节约原,则,则。,尽量做,到,到整齐,划,划一，,合,合乎规,范,范化要,求,求，灵,活,活配置,不,不同装,具,具。,5.2.2.2.,档案装,具,具的种,类,类,档案箱,档案架,固定档,案,案架,单柱式,固,固定架,双节架,多节架,活动式,密,密集架,积层架,档案柜,档案箱,优点：,能,能有效地,防,防尘和,阻,阻止其,他,他有害,物,物质的,侵,侵袭，,而,而且搬,运,运挪动,便,便利；,缺点：,造,造价高，占,据,据库房,有,有效空,间,间大，,单,单位面,积,积存储,量,量小。,档案箱,档案架,固定档,案,案架,单柱式,固,固定架,：,：采用,方,方形空,心,心铁柱,作,作主支,柱,柱，单,节,节架仅,用,用两根,立,立柱，,在,在立柱,两,两侧冲,有,有许多,等,等距的,插,插孔，,根,根据需,要,要的间,距,距插入,挂,挂板，,挂,挂板上,搭,搭放搁,板,板。,双节架,和,和多节,架,架：单,节,节架旁,再,再并接,立,立柱，,即,即成双,节,节架，,依,依次并,接,接可延,长,长成多,节,节架。,架,架子四,框,框和底,座,座用螺,栓,栓组合,。,。该架,耗,耗材少,，,，结构,简,简单适,用,用。有,单,单面架,和,和双面,架,架两种,。,。其结,构,构、性,能,能、规,格,格与单,柱,柱式固,定,定架略,同,同，不,同,同的是,主,主支柱,用,用双柱,或,或三柱,，,，比单,柱,柱架稳,定,定性好,，,，负载,力,力强，,每,每排架,的,的节数,可,可任意,延,延长。,活动式,密,密集架,积层架,俗称通天架。,是密集型,的,的固定,架,架群，,适,适用于,特,特高房,间,间和专,门,门修建,的,的中间,不,不设或,少,少设楼,层,层的大,型,型库房,。,。它以,单,单柱式,固,固定架,为,为基本,单,单元，,垂,垂立于,地,地面并,叠,叠接至,楼,楼顶，,构,构成高,大,大架体,。,。在各,立,立柱连,接,接处的,平,平面上,，,，铺以,钢,钢板或,混,混凝土,板,板 ，,作,作为人,行,行道。,该架充分,利,利用空,间,间，容,量,量大，,负,负荷均,匀,匀分布,于,于墙基,和,和柱脚,地,地基上,，,，可节,省,省库房,建,建筑投,资,资，但,不,不利于,防,防火。,档案柜,比较传统的,保,保存档,案,案的装,具,具，通,常,常是指,带,带盖的,箱,箱子和,有,有门的,柜,柜子。,一,一般以,木,木材或,金,金属制,成,成，有,的,的还做,成,成组合,式,式，分,开,开为箱,，,，叠放,成,成柜。,优点：,能,能有效地,防,防尘和,阻,阻止其,他,他有害,物,物质的,侵,侵袭，,而,而且搬,运,运挪动,便,便利；,缺点：,造,造价高，占,据,据库房,有,有效空,间,间大，,单,单位面,积,积存储,量,量小。,如,如古代,的,的石室,金,金匮，,龙,龙柜等。,现代档案柜,形,形式更,加,加多样,，,，有双,开,开门、,侧,侧拉门,、,、抽屉,式,式档案,柜,柜等，,使,使用起,来,来比较,灵,灵活和,方,方便，,有,有利于,防,防尘、,防,防火和,防,防盗等。,5.2.2.3.,档案装,具,具的材,质,质,金属,木质,5.2.3.,设备,去湿机,、,、加湿,器,器、空,调,调、通,风,风设备,、,、温湿,度,度测量,及,及控制,设,设备、,防,防盗、,防,防火报,警,警器、,灭,灭火器,、,、装订,机,机、复,印,印机、,缩,缩微拍,照,照设备,、,、缩微,品,品阅读,复,复制设,备,备、通,信,信及闭,路,路电视,监,监控设,备,备、消,毒,毒灭菌,设,设备、,档,档案进,出,出库的,运,运送工,具,具等。,5.2.4.,包装材,料,料,卷皮、,卷,卷盒、,包,包装纸,5.2.5.,消耗品,防霉防,虫,虫药品,、,、吸湿,机,机、各,种,种表格,及,及管理,性,性的办,公,公用品,5.3.,库房管,理,理,5.3.1.,库房管理的任务,5.3.2.,进出库制度,5.3.3.,库房温湿度控制,5.3.4.“,八防”,5.3.5.,库房编号和排架,5.3.6.,全宗的排列与档案的上架,5.3.7.,档案存放位置索引,5.3.8.,档案代理卡,5.3.9.,全宗卷,5.3.10.,库房的定期检查与清点,5.3.,库房管,理,理,5.3.1.,库房管,理,理的任,务,务,教材,P214,5.3.2.,进出库,制,制度,人员、,方,方式、,时,时间、,要,要求等,5.3.3.,库房温,湿,湿度控,制,制,温度,1420,，相对,湿,湿度,50%65%,严格封,闭,闭，空,调,调或恒,温,温恒湿,技,技术设,备,备,人工调,控,控,5.3.,库房管,理,理,5.3.4.,“,“,八防”,防火、,防,防水、,防,防潮、,防,防霉、,防,防虫、,防,防光、,防,防尘、,防,防盗。,5.3.5.,库房编号和,排,排架,建筑物号,层号,房间号,列号（排号,）,）,柜架号,格层号（箱,号,号）,5.3.6.,全宗的排列,与,与档案的上,架,架,同一全宗的,档,档案不一定,排,排列在一起,：,：入馆时间,先,先后，载体,不,不同。,全宗的排列,：,：进馆先后,顺,顺序、同时,进,进馆的按同,系,系统排列,上架的次序,：,：按档案架,、,、柜、箱、,栏,栏、格的编,号,号,流水排架法,存放方式：,竖,竖放、平放,（,（高度不宜,超,超过,40CM,）,5.3.,库房管理,5.3.7.,档案存放位,置,置索引,以全宗及其,各,各类档案为,单,单位：指明,档,档案存放处,所,所,以档案库房,和,和档案架,/,柜为单位：,指,指明各档案,库,库房保存档,案,案情况,形式：簿册,式,式、卡片式,。,。图表,5.3.8.,档案代理卡,5.3.,库房管理,5.3.9.,全宗卷,档案馆（室,）,）在管理某,一,一全总过程,中,中形成的、,能,能够说明该,全,全宗历史情,况,况的各种文,件,件材料所组,成,成的专门案,卷,卷。,每一个全宗,，,，至少是较,重,重要的全宗,有助于在档,案,案工作人员,变,变动的情况,下,下，全面了,解,解过去的管,理,理情况。,包括：各个,档,档案管理环,节,节产生的文,件,件材料,宜用活页夹,或,或盒、袋形,式,式保存，利,于,于文件材料,的,的不断补充,。,。,5.3.,库房管理,5.3.10.,库房的定期,检,检查与清点,内容：,档案实体的,理,理化形状，,以,以及发现是,否,否有霉变、,虫,虫蛀等现象,和,和迹象发生,；,；,库房中是否,有,有潜在的隐,患,患等危险因,素,素存在，以,及,及档案的调,出,出和归还是,否,否履行了严,格,格的手续；,实体秩序是,否,否受到破坏,、,、出现了混,乱,乱，是否有,长,长期使用未,归,归还的案卷,等,等,目的：,及时发现实,体,体秩序的错,乱,乱现象及档,案,案丢失或去,向,向不明等问,题,题，并予以,纠,纠正。,周期：,定期检查：,月,月、季、节,假,假日为周期,定期清点：,年,年或几年为,周,周期,演讲完毕，,谢,谢谢观看！,