《办公用品管理》PPT课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公用品管理,学习目标,能够购买或租用办公设备以及消耗品。,能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。,能够实施办公资源的保管、发放和利用。,能够实施办公设备和办公用品的库存监管。,某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品，采购单上列有如下用品：货架,2,个，储藏文件夹,2,个，打印纸,5,箱，打印墨盒,15,个，信封,300,个，记事本,200,本，稿纸,300,本，铅笔、油笔、签字笔各,10,盒，大头针、曲别针各,40,盒，订书器,10,个，碎纸机,2,台，备忘录,100,个，纸篓,20,个。,训练（1）写出采购以上商品的程序。,训练（2）如何办理进货入库手续？,技能训练,任务情景,小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作，小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。,思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基本原则？,一、办公用品的种类,（,1,）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白纸，带单位抬头的用纸,（,2,）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液,（,3,）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机,（,4,）归档用品：文件夹，档案袋,办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘,办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类：办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等,二、办公用品的购买或租用,获得的方法,会计程序,优点,缺点,购买,购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中,设备归购入组织。通常在一段时间内较便宜，例如,23,年。,维护和修理是附加的费用。设备可能很快过时。最初费用昂贵,租用,租用费用计算为运营成本，为纳税目的可计算为支出,较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。租用协议通常包括维护和修理。新的设备出现在市场上时，能更换和升级。,租期几年将显得更加昂贵。租用协议把公司锁定在昂贵的租期合同上。,一、办公用品的购买程序,（,1,）由需要购买货物的人填写公司内部的,购买申请表,并签字，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。,（,2,）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选。,（,3,）,填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。,（,4,）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计部门,（,5,）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库,（,6,）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当相符，经财会主管签字批准，支付款额。,采购过程中的各类函件与表格,(,见教材,P20),采购过程中的各类函件与表格,采购过程中的各类函件与表格,办公设备和易耗品的订购方式,(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。,(2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。,(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。,(4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。,采购人员对供应商进行比较筛选,提供的价格和费用,质量和交货,售后服务,安全可靠性,任务实施,(1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品，并查看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。,(2)得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报价函一起上交给购物部门负责人，审核批准采购申请。,(3)得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照购置物品程序向对方公司发出订购单。,(4)做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，二者相符后，填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。,(5)收藏好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。,任务情景,小张是公司的办公室秘书，管理着办公用品的采购、保管和分发。长期以来，公司办公用品的管理一直处于无序状态，办公用品管理比较模糊，漏洞比较大，完全不正规，差什么就去采购什么，没有一个大的计划。发放就更不用说了，哪个部门缺少什么派个人就来领，也不用办理什么领取手续。一年下来，统计办公用品的消耗或费用根本无法准确清晰地反映出来，领导要求严格整顿办公室物品的管理，建立健全规范的办公用品、办公设备的管理制度。,思考：小张接下来应该如何做？,三、办公用品的接收,(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。,(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。,(3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。,(4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中。,(5)接收后，要及时更新库存余额。,(6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。,(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。,四、办公用品的保管,（,1,）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。,（,2,）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品,（,3,）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保证物品不会因过期而不得不销毁,（,4,）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故危险的可能,（,5,）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取,（,6,）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。,（,7,）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到,五、办公用品的发放,（,1,）指定专人发放,（,2,）按照公司规定的发放时间发放,（,3,）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放,（,4,）必须填写物品申请表，并由领导签字批准,（,5,）物品申请表重的申请表编号、申请部门、物品名称、数量、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期等要填写清楚,（,6,）清点核实所发放的办公用品,（,7,）提醒使用人注意节约，杜绝浪费,库存物品分类记录表,物品申领表,任务情景,小张负责公司A4文件纸张的购买，企业已经确定该种纸张的最大库存量为100令，最小库存量为15令，再定货量为25令。,思考：小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织订购新货？这种文件纸张库存还剩多少时就会出现供不应求的现象，会影响企业的正常运转？,六、办公用品的库存控制,最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量，这个数字的确定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。,最小库存量。当库存余额达到最小库存量时，就必须采取紧急行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。,再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间长短来确定的，当库存余额与再定货量接近时，就意味着必须订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的正常运行。,库存控制的优点,(1)大量的资金不被不必要的库存占用。,(2)空间不被用来存储不必要的货物。,(3)能监督个人和部门对物品的使用。,(4)避免物品被破坏或因过期而作废。,(5)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。,(6)可利用准确的库存进行估价。,七、办公用品的库存监督,检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止物品的过度使用，这种库存监督可能每,2,个月,1,次。,定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量；也通过监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常,1,年检查,2,次,检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗；准确计算库存价值；剔除那些从未使用的物品；发现和纠正库存记录的不正确填写。这种监督通常有规定的时间间隔，例如,1,年,4,次。,八、建立库存目录,(1)库存目录系列序号。(2)财产描述。(3)财产消耗。(4)供应商名称。,(5)接收日期。(6)存放位置。,要,学会填写库存记录卡,库存记录卡 库存参考号,B4,纸最大库存量,100,令,项目,A4,白文件纸 最小库存量,15,令,单位数量令（,1,令,=500,页）再定货量,25,令,日期,接 收,发 放,数量,发票号,供应商,数量,申请号,个人部门,余额,原材料库存月报表,年 月 日,库存物品分类记录表,编号：类别；办公文具 第,23,页,九、办公设备建档,1.,对日常用品、办公用品、办公家具、各类设备的数量、现状和使用情况调查的清清楚楚，然后进行分类建档。包括名称、制造商、购买时间、放置地点等,2.,设备的操作、保修和维护信息,3.,设备的故障排除和零部件更换信息，发生故障的日期，情况，报告人等,4.,设备的使用情况登记。,任务实施,通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100令，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25令时候，小张就要组织再次订购新货了。如果A4文件纸数量少于15令时小张还没有去购买这种纸，那就是小张的失职了。,班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。你打算从哪几个方面做好这件事？,技能训练,秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。,分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？,案例分析,你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室的秘书，要负责办公用品和办公设备的采购和分发，为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏，你休假前应该做些什么？,案例分析,2008,年,9,月,8,日星期一上午,8,：,30,，宁波市慈铭健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔,7,支，文件夹,4,个，他该如何领用呢？,技能训练,