时间管理与工作效率

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理与工作效率,时间与工作效率,工作效率,=,有效工作量,/,工作时间,有效工作：符合目标要求,符合质量要求,符合时效要求,工作效率与工作效能,效率：快捷,效能：既快又好,效能与效率的区别：,1,、用正确的方法做错误之事。,2,、用正确的方法做正确之事。,3,、用错误的方法做正确之事。,4,、用错误的方法做错误之事。,一、时间与时间管理,（一）,时间的特点：一维性,1,、时间是一种一次性消耗的稀缺资源，既不能再生,也不能被储存。,2,、时间对每个人都是均等的，但又是有限的。,“时间是最不偏私的，给任何人都是,24,小时；同时时间是最偏私的，给任何人都不是,24,小时。”（英国博物学家赫胥黎）,（二）现代时间观念： 时间就是生命,人生工作时间测算（,20,岁,-80,岁）：,睡眠：,20,年（,7300,天） 吃饭：,7,年（,2190,天）,穿衣梳洗：,5,年（,1825,天） 娱乐：,8,年（,2920,天）,上下班、旅行：,5,年（,1825,天）,生病：,3,年（,1095,天） 等待：,3,年（,1095,天）,打电话：,1,年（,365,天） 照镜子：,70,天,擦鼻涕：,10,天,工作时间：,8,年另,285,天（共,3205,天）,（二）现代时间观念： 时间就是金钱,（美）本杰明,.,富兰克林：“记住，时间就是金钱。假如说，一个每天能挣,10,个先令的人，或躺在沙发上消磨了半天，他以为在娱乐上仅仅花了,6,个便士而已。不对！他还失掉了他本可以挣得的,5,个先令。,如果谁毁掉了,5,个先令的钱，那就是毁掉了它能产生的一切，也就是说，毁掉了一座英镑之山。”,（二）现代时间观念： 时间就是金钱,贝尔在研制电话机时，格雷也在研制。两个人几乎同时获得了突破。但是贝尔到达专利局比格雷早了两小时，贝尔就因这,120,分钟取得了成功。,比尔盖茨不会弯腰拾取地上丢失的,10000,元，因为他每秒可挣,2500,元，弯腰拾钱需要,5,秒时间。,（二）现代时间观念：,时间就是现代社会,托夫勒：,20,年来，计算机科学家已经经历了从毫秒（千分之一秒）到毫微秒（十亿分之一秒）的归时间的压缩。这就是说，一个人的全部工作寿命，就算,80000,个工作小时（,40,年，每年,2000,小时）可以压缩为,4.8,分钟。,社会学家统计：今天社会,3,年内的变化，相当于本世纪初,30,年内的变化、牛顿以前,300,年内的变化、石器时代,3000,年内的变化。,（三,),时间管理,1,、时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。,2,、时间管理就是自我管理。自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效。,3,、时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。,时间窃贼,1,、缺乏明确的目标,2,、拖延,3,、缺乏优先顺序,4,、想做的事情太多,5,、做事有头无尾,6,、 不会授权,7,、不会拒绝别人的请求,8,、匆匆决定，匆匆放弃；,9,、行动缓慢,10,、懒惰,（四）时间管理的内容,1,、合理安排自己的时间,2,、不要浪费时间,3,、不要让别人浪费你的时间,4,、找出隐藏的时间,（五）时间管理学,第一代时间管理理论：备忘录型 备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。,优点：应变力强，没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。 缺点：忽略了整体性的组织规划，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。,（五）时间管理学,第二代时间管理理论：强调“规划与准备” 特点是制定时间表，记录应该做的事情，标明应该完成的期限。 优点：通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。 缺点：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。,（五）时间管理学,第三代时间管理理论：强调规划并制定优先顺序。,特色：将每天活动写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。主要是为了提高工作和生活效率。 优点：强调以价值为导向的生活工作方式。能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，提高效率。 缺点：忽略了自然法则，缺乏远见。,（五）时间管理学,第四代时间管理：强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。,特色：它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。 在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。,二、时间管理的原则,（一）目标原则,1,、设立明确的目标：写出年度,4,到,10,个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。,2,、进行目标切割； （,1,） 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情； （,2,） 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来； （,3,）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； （,4,）每天晚上把第二天要做的事情列出来。,二、时间管理的原则,（二）二八原则（帕累托原则）： 用,80%,的时间做,20%,最重要的事情。,由,19,世纪意大利经济学家帕累托提出。其核心内容是生活中,80,的结果几乎源于,20%,的活动。比如，总是那些,20,的客户给你带来了,80,的业绩，可能创造了,80,的利润；世界上,80,的财富是被,20%,的人掌握着，世界上,80,的人只分享了,20,的财富。因此，要把注意力放在,20,的关键事情上。,时间“四象限”法,美国管理学家科维提出：,“四象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。,重要而紧急的事马上做，尽快完成。,主要精力和时间放在处理重要但不紧急的事情上。,紧急而不重要的事，要学会说“,不,”。,不重要也不紧急的事，尽量不去做。,二、时间管理的原则,（三）授权原则：,列出你目前工作和生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找适当的人予以授权处理，以此提高工作效率。,二、时间管理的原则,（四）自主原则：,每天至少要有半小时到,1,小时的,“,不被干扰,”,时间。 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。,二、时间管理的原则,（五）合并使用原则：,在安排工作时间时，应当把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动。假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考,用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。,三、时间管理的方法,（一）如何合理安排自己的时间？,1,、一定要抓住今天。“今天信念”：,就在今天，我要开始工作,就在今天，我要拟订目标和计划,就在今天，我要考虑只能活到今天,就在今天，我要健全身心,就在今天，我要走向成功,（一）如何合理安排自己的时间？,2,、每天开始都有一张时间安排表：,（,1,）列出一天必须完成的事项。,（,2,）用符号标出事项的轻重缓急程度。,（,3,）排列事项完成的先后顺序。,（,4,）按照排列顺序处理有关事项。,（,5,）每天晚上检查事项完成情况，列出第二天的时间安排表。,六点优先工作制,该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了,5,年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了,2.5,万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值,2.5,万美元的时间管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从,1,到,6,标出,6,件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“,1”,的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“,2”,的事，依此类推,艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成,6,件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。,（一）如何合理安排自己的时间？,3,、制作中长期计划表：,（,1,）对全年的目标管理任务按季、按月制订进度表。,（,2,）一周一安排，与进度表紧密衔接。,（,3,）每周抽出半天时间检查本周任务完成情况。,（,4,）对个人进修项目和进度也要作出相应安排。,（一）如何合理安排自己的时间？,4,、做好与上下级时间安排的衔接：,（,1,）仔细了解上级的时间安排信息和安排习惯。,（,2,）要求并帮助下级制作时间安排表。,（二）如何做到不浪费时间？,1,、不值得做的，千万别做：,（,1,）不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。,（,2,）不值得做的事会消耗时间和精力。,（,3,）不值得做的事会浪费生命。,（,4,）不值得做的事会生生不息。,（二）如何做到不浪费时间？,2,、不要轻言放弃：,最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常做了,90%,的工作后，放弃了最后可以让他们成功的,10%,。这不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后努力而发现宝藏的喜悦。（“积土为山，功亏一篑”；开罗博物馆陈列的法老墓宝藏发现于最后一锤的努力。）,（二）如何做到不浪费时间？,3,、适时知难而退：,（,1,）你可以取得更多信息吗？,（,2,）是否有无法克服的困难？,（,3,）你的本钱有多少？,（,4,）有没有暗盘、手脚？,（二）如何做到不浪费时间？,4,、适时见好就收：,（,1,）按照“满意”原则，控制期望值。,（,2,）按照“物极必反”大规律，把握事物发展的“度”。,（二）如何做到不浪费时间？,5,、果断决策：,（,1,）清楚地了解决策目标。,（,2,）明确价值准则。,（,3,）将各种可行方案写出来，列出优缺点，分别打分，作出选择。,（,4,）尽量规避风险。,（二）如何做到不浪费时间？,6,、不要时断时续：,（,1,）在自己和经常打断你工作的人们之间安置一个人。,（,2,）安排一段时间让同事随时找你。,（,3,）学会在大段时间内工作（,4-6,小时）。,（,4,）办公室的设计应能避免干扰。,莫法特休息法,圣经新约,的翻译者詹姆斯,.,莫法特的书房里有,3,张桌子：第一张摆着他正在翻译的,圣经,译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。,（二）如何做到不浪费时间？,7,、注意会议时间管理：,（,1,）准时开会，惩罚迟到者，不要用等候迟到来惩罚准时到会的人。,（,2,）印制会议议程，不要离题。,（,3,）为了控制会议时间，可以考虑站着开会、设倒计时钟、规定到时可以退场的制度。,（,4,）计算会议时间成本：每小时产值,X3X2X,与会人数,X,会议时间,（二）如何做到不浪费时间？,8,、防范因为粗心大意而浪费时间：,（,1,）物尽其所，物归原处。,（,2,）不要藏东西。,（,3,）借助记性好的朋友。,（,4,）细心标示挡安与文件夹。,（,5,）贵重物品上写上姓名、地址、电话和招领奖赏。,（,6,）训练“三思而后行”。,（三）如何不让别人浪费你的时间？,1,、认识并避开时间大盗：,（,1,） 浪费别人的时间就是浪费别人的生命。,（,2,） 不要成为别人的时间的人质。 （人们一般每,8,分钟受一次干扰，每小时,7,次，每天,50-60,次，平均每次,5,分钟，总共,4,小时。大约,50-80%,的打扰是无意义或极少价值的）,麦肯锡,30,秒电梯理论,麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备也无法在电梯从,30,层到,l,层运行,的,300,秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在,3,条以内。这就是如今在商界流传甚广的“,30,秒电梯理论”或称“电梯演讲”。,（三）如何不让别人浪费你的时间？,2,、方法：,（,1,）不接烫手的山芋。,（,2,）懂得说“不”。,（,3,）学会利用时间暗示：限时暗示、肢体暗示、串通暗示、找东西暗示、结语暗示、沉默暗示。,（,4,）在接待室接待来访者。,（四）如何找出隐藏的时间？,1,、善用等候和空挡的时间。,2,、善用通勤时间。,3,、创造时间区：早到或迟退、远离杂务、技术隔离。,4,、逆势操作。,5,、“,5,点钟俱乐部”,6,、挑灯夜读一小时。（,3-5,年可以读完全日制大学课程，成为专家）,时间管理水平自测,选择“从不”记,0,分，选择“有时”记,1,分，选择“经常”记,2,分，选择“总是”记,3,分。,1,、我在每个工作日之前都能为计划中的工作做些准备。,2,、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。,3,、我利用工作进度来书面规定工作任务与目标。,4,、我尽量一次性处理完毕每份文件。,5,、每天列出应办事项清单，按重要顺序排列并依次办理。,6,、尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然约会。,7,、我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作。,8,、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。,9,、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”。,结 论,0-12,分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。,13-17,分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。,18-22,分：你的时间管理状况良好。,23-27,分：你是值得学习的时间管理的典范。,谢 谢,联系电话：,13706299112,