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单击以编辑母版标题样式,单击以编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,49, 精品资料网,会务组织与管理,主讲人：周玲秀,2000年8月,会议的组织和管理 目录,一、会前准备,二、会务实施,三、会后总结和决算,四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会前准备 - 目录,会前准备, 策划案的内容, 小组, 会场勘察, 起草协议, 会务分工, 制定会议费预算,精品资料网,会议的组织和管理 目录,前四周,前一周,汇款 ;,物资备齐,前二周,与宾馆签协议;,起草预算并通过,前三周,策划案定稿;,会务组成立;,会场勘察,开会日期,策划案起草 ;,成立会议;,会务准备开始,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,目的、主题、时间、参会人员（类型、人,数）、地点、会议日程、议程、人员分工、,各项工作负责人、各项活动的推进时间等,会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。,策划案的内容,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,案例：99年代理会及,联欢会策划实施案,会议的组织和管理 会前准备 - 成立组,组织落实，成立组,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,会务工作要保证策划案,的顺利实现 会务工作五个意识：,全局意识、 客户意识,补台意识、 奉献意识,创新意识,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,会场勘察,会场院勘察俗称“踩点”,是会前必须要做,的基础性工作,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,原则,勘察原则：,会务工作为会议内容服务,以策划案为依据，方便操,作、节约资金，保证会议,顺利进行,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,会场方面,宾馆的软硬件,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,餐饮方面,租车问题,价格问题,起草协议的内容和注意事项,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,协议是会务组与,宾馆合作的基础和标,准，要细致、全面、,对等、无漏洞。,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,1、 会议日期,2、 住房标准及费用,3、 场地安排及费用,内容涉及,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,4、 餐饮及费用,5、 甲方对乙方的规定,6、 乙方对甲方的规定,7、 结算等,内容涉及,会前准备 - 起草协议,会议的组织和管理,案例：2000与成都银河,王朝酒店的协议,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,会务组的分工,精品资料网,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：99代理会人员分,工职责,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：2000年代理会邀,请信,内容：,1、前言 2、会议日程,3、注意事项,4、入住宾馆地点及电话,5、回执,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,邀请,流程,1、北京制定原则、分配名额；,2、大区操作定名单；,3、 参会代理；,4、代理填个人资料回执发大区；,5、大区审核北京；,6、北京终审、给编号；,7、编号分别发大区；,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：2000代理会,物资准备清单,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工, 工作认真负责、细心、耐心, 沟通协调能力强, 任劳任怨能连续作战, 服从分配协作意识好, 原则性强, 应变能力强,对会务人员的要求,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,年初有预算；,全面、精细、节约；,距开会日期前两周，做出预,算送审批；,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；,提前行文，写明规则。,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,案例：99年代理会预算表,会议的组织和管理 案例,案例：99代理会费申请报告,99代理会费用使用、审批、,报销规定,关于参加西安活动的人员,通知,会议的组织和管理 目录,一、会前准备,二、会务实施,三、会后总结和决算,四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会务的实施,会务的,实施, 会务组：出发时,间及工作内容, 签到注意事项, 会议期间的工作, 会议结束的工作,会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间,会务组的工作, 提前两天出发, 熟悉环境检查工作, 熟悉各自接口人, 购物及准备工作, 开预备会,精品资料网,注意 事项,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,关键点：住房钥匙,签到台,住房分配,其它,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,案例：,签到程序界面演示,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间,开会期间的工作, 与餐厅的联系, 与会场的联系, 与服务台的联系, 与客房部的联系, 处理突发事件,会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束,会议结束的工作,1 退房； 整理物品；,结帐； 回收问卷。,会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束,案例：意见反馈样式,会议的组织和管理 目录,一、会前准备,二、会务实施,三、会后总结和决算,四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,会后的总结和决算,案例：汇款、99年总结、会,务人员考核标准,会议的组织和管理 会后总结和决算,统计分析参会情况,会后的总结和决算,案例：2000年代理会分析,会议的组织和管理 其它,代理签到情况,会议的组织和管理 其它,代理入住情况,精品资料网,会议的组织和管理 其它,代理地域分布,会议的组织和管理 会后总结和决算,会议费的报销、决算和,分摊,会后的总结和决算,案例：99决算,会议的组织和管理 目录,一、会前准备,二、会务实施,三、会后总结和决算,四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 中小型会议的会务实施,中小型会议的会务实施,会务工作程序,会议准备检查表,会议主持人自我,检查表,目标管理 为什么实行目标管理,1、会议目的：,2、会议的形式：,3、会议的时间：,4、会议议程及主持人：,5、会议地点；,6、会场如何布置；,7、出席人数；,8、出席者名单；,9、出席者座位安排；,10、是否准备座签；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,举例：会务准备检查,目标管理 为什么实行目标管理,11、是否安排出席人员往返会场的,交通工具；,12、会议是否安排出席人员住宿问题；,13、有无资料随会议通知预先发出；,14、准备那些必要的辅助视听器材；,15、准备文具（文件夹、订书机、订书,针、胶带纸等）；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,精品资料网,目标管理 为什么实行目标管理,16、准备会议场所周边位置图（行车路,线、洗手间、茶水间、休息室、餐,厅等；,17、是否要求与会者准备资料及副本的,份数；,18、安排食宿及床位及娱乐项目；,19、其他：是否有少数民族、是否有人,吃素、是否有翻译、是否有记者参,加；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,会议的组织和管理 其它,其 它,会务指南,会场安排一览表,各会场布置要求一览表,会议的组织和管理 谢谢大家,课讲完了，,对大家有用吗？,谢 谢 大 家！,休 息，,休息一会儿！, 精品资料网,
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