现代企业档案管理培训课件

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目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）或国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。,3.2 页边与文字区尺寸,卷内目录用纸，上白边（天头）宽200.5mm,卷内目录用纸，下白边（地脚）宽150.5mm,卷内目录用纸，左白边（订口）宽250.5mm,卷内目录用纸，右白边（翻口）宽150.5mm,装订注意事项：,1、装订时文件格式须一致（如打孔时会把字打掉）。,2、活页文件存放时，多于2页的文件须标明页数，以防丢失。,3、不要用铁制文件夹；重要文件不要订，书钉会生锈。,4、装订时不要压着字体，不然可能会有腐蚀损坏。,5、卷内文件目录须含以下项：顺序号、文件号、责任者、题名、日期、页号、备注。,20,卷内文件目录格式3.1 目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开,档案如何分类管理,A、时间分类法：,1、年度分类法,2、时期分类法。,B、来源分类：,1、组织机构分类法,2、作者分类法,3、通讯者分类法。,C、内容分类法：,1、技术分类法,2、文书分类法,3、媒体分类法,D、形式分类法：,1、按文件种类分类,2、按载体形态分类,3、按形状规格分类。,分类的一般方法有：,21,档案如何分类管理A、时间分类法：分类的一般方法有：21,编制档案检索工具的基本要求,全，指信息存贮丰富，资料齐全,准，指检索准确，无歧意或重复,快，指迅速，快捷找到所需资料,便，指检索要方便，不繁琐,22,编制档案检索工具的基本要求全，指信息存贮丰富，资料齐全22,文书文件归档的整理方法与步骤,文件材料的分类,采用复式分类法，主要形式为：,年度问题（机构）-保管期限（=要求的保存期限+1年）,年度保管期限,归档文件保管期限的界定,1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期。,2、界定原则：,A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管。,B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值地，列为,长期保管。,C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地，列为短期保管。,排列：,分年度、分保管期限、分类别。,编号：,归档规格及填写要求；修整与装订。,23,文书文件归档的整理方法与步骤文件材料的分类23,1、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日期、页数、备注等。,2、档案盒盒脊项目填表，包括：全宗号、年度、保存期限、机构、起止件号、盒号等。（文件夹均需编号，然后在文件柜的检索表上只体现文件夹的编号即可）,3、档案盒封面填写。,4、备考表填写。备考表必须要有，档案如有变更，须在备考表上作好记录。原稿文件不能丢，盖作废参考章保留。,文书文件归档的整理方法与步骤,24,1、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日,部分名词释意和说明：,1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。,2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。,3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。,4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。,5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。,6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复、折叠等工作。,7、档案装订打孔时，要在一条直线上。,8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。,9、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题，具体根据分类方案。,10、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最好不要超过5种；排排档案之间应有30公分的距离，以防潮。,11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。,25,部分名词释意和说明：25,档案保管的基本要求,以防为主，防治结合,加强重点，照顾一般,自力更生，勤俭节约,立足长远，保证当前,26,档案保管的基本要求以防为主，防治结合26,温湿度控制,档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24，有设备的库房日变化幅度不超过2；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。,保存母片的胶片库，温度应控制在13-15 ，相对湿度应控制在35-45%。（超过此范围，会自然氧化，褪色掉了）,各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。,空调、除湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。,档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10cm，柜侧间距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。（柜内可根据需要放置一些袋装石灰粉，用以防潮、消毒）,新建库房竣工后，应经6-12个月干燥后，方可将档案入库。,27,温湿度控制档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-2,虫霉防治与除尘,档案库区必须配备适合档案用的消防器材，如干粉灭火器，并按设备要求定期检查、更换。,安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。,档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。,定期防虫，可每个季度放置一次卫生球。,若文件发霉，不能晒，以防破碎。可将其扫描、打印、保存。,档案室除尘时需注意：昼量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太多的湿拖布拖地和用太湿的抹布擦拭文件柜，以便防潮。档案室除尘最好使用吸尘器。,28,虫霉防治与除尘档案库区必须配备适合档案用的消防器材，如干粉灭,照明管理,档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不要超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。,档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。,档案在任何情况下均应避免阳光直射。因为档案纸是氯气漂白地，日晒后会变黄易碎。,29,照明管理档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不要超过10,档案保管状况检查,对库藏档案应该经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。,每年定期对库藏档案进行一次抽检检查，比例20%以内即可，掌握档案保管情况，为科学地管理积累资料。,档案管理是最基本地，须有有力的监督机制和有效的监督才行。监督机制必须是长期地，看得见地，数字化地，且与绩效挂钩地。,案卷的规范化整理与编目,调整,定卷,卷内,文件,排列,拟写,案卷,题名,卷内,文件,编号,填写,文件,目录,填卷,内备,考表,填写,案卷,封面,装订,案卷,编制,案卷,目录,存档,30,档案保管状况检查对库藏档案应该经常进行检查，发现问题及时报告,科技文件归档整理,科技文件以卷为整理单位,科研文件按课题组卷,基建文件按项目组卷,设备文件按型号组卷,案卷质量标准执行科学技术档案案卷构成的一般要求，编号GB/T118922-2000。,31,科技文件归档整理科技文件以卷为整理单位31,科技文件归档整理,科技文件组卷的原则及要求,1、原则：组卷要遵循科技文件材料形成的规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。,2、组卷要求：,-案卷内科技文件材料的内容，必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。,-案卷内的科技文件材料，须齐全、完整。,-案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的的字迹。,-案卷及卷内文件不重份，同一卷内若有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。,32,科技文件归档整理科技文件组卷的原则及要求32,项目文件归档,项目文件的收集,项目文件的形成和积累,项目建设各阶段文件的收集及其责任,项目竣工文件的编制,项目文件的整理与归档,项目档的整理与移交,33,项目文件归档项目文件的收集33,建设工程文件归档整理规范,建设工程项目,立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,勘查、测绘、设计文件,招投标文件,开工审批文件,监理文件,施工文件,原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告,施工试验记录,竣工图,竣工验收文件,34,建设工程文件归档整理规范建设工程项目34,其他归档文件的整理,业务档案,按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的方法组卷。,会计档案,按会计核算材料分类，以册、本为整理单位，分年度，编号排列。详见会计档案管理办法,声像档案,按载体-问题分类，以盒、张为整理单位。详见声像档案管理办法。,实物档案,按材料分类，排列编号，登记编目。,35,其他归档文件的整理业务档案 按问题分类，以卷为整理单位，采,电子档案管理,主要内容,概述,文件,文件目录,文件的组织与数据存储,文件系统的其他功能,36,电子档案管理主要内容36,概述,文件系统出现的原因,1、用户直接操作和管理辅助性存储器上的信息，繁琐复杂，易于 出错，可靠性差。,2、多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器。,文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块，它用统一的方式管理用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和保护，并为用户提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。,文件系统的功能,1、文件的按名存取（基本功能）,2、文件目录地建立和维护（用于实现上述基本功能）,3、实现逻辑文件到物理文件的转换（核心内容）,4、文件存储空间的分配和管理,5、数据保密、保护和共享,6、提供一组用户使用的操作,37,概述文件系统出现的原因文件系统的功能37,文件,一、文件,文件是由文件名字标识的，一组信息的组合。,二、实现按名存取的文件系统的优点,1、将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来,2、可对文件提供各种安全、保密和保护措施,3、实现文件的共享（同名共享、异名共享）,三、逻辑文件和物理文件,大概来说，物理文件是实际存放数据的文件，就是在磁盘上具体对应的文件，逻辑文件LF是物理文件的一个视图，按定义的Key键值对数据进行了排序。也可以理解成，在所有 Transact-SQL （存贮过程）语句中引用文件时所使用的名称。 如果还不好理解的话，那么用数据表来代表物理文件，逻辑文件就是视图。当然实际上sql（结构化查询语言）中用的表也是,物理数据加上数据的逻辑结构表示而成的。,38,文件一、文件38,文件的命名,各操作系统的命名规则略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否区分大小写等）和长度上存在差异。,通常，文件名字由文件名和展名组成，中间用“.”分隔。前者表示文件内容，后者表示文件特性。,通配符，“？”和 “*” 两种。”?”代表任何一个符合文件命名要求的合法字符；”*” 代表任何一个合法的字符串。,文件名中一般不要加特殊符号，因为可能会使文件变为乱码。（如果遇到文件变为乱码的情况，可把该文件的文件名改为数字或其它试一下，也许能恢复。）,Word文档后面的 “.doc ”不要动，因为有的电脑不认这个扩展名，如果去掉，文档就变了。可把扩展名隐藏。,39,文件的命名各操作系统的命名规则略有不同，在文件名字的格式（如,分件的分类,按用途,系统文件、库文件、用户文件等,按保护级别,只读文件、读写文件、不保护文件等,按信息流向,输入文件、输出文件、输入/输出文件,按存放时限,临时文件、永久文件、档案文件,按存放设备类型,磁盘文件、磁带文件、软盘文件,40,分件的分类按用途40,文件的属性,用于文件的管理控制和安全保护,分为：,1、基本属性：文件名、所有者、授权者、长度等,2、类型属性：普通文件、目录文件、系统文件、隐式文件、设备文件等,3、保护属性：读、写、可执行、可更新、可删除、可改变保护、归档等,4、管理属性：创建时间、最后存取时间、最后修改时间等,41,文件的属性用于文件的管理控制和安全保护41,文件的存取方法和使用,一、文件的存取方法,顺序存取：按记录顺序进行读/写操作的存取方法。可分为：固定长度记录，可变长度记录。,直接存取：以任意次序（随机）直接读取某个记录,索引存取：是基于索引文件的存取方法。（实际系统中，大多采用多级索引，以加速记录的查找过程。）,二、文件的使用,两类接口,1、操作或控制台命令，如dos命令、dir、cd等,2、系统调用（API），如open、write等，功能包括：建立文件、打开文件、读/写文件、文件控制、关闭文件、撤消文件等。,42,文件的存取方法和使用一、文件的存取方法42,文件目录,文件目录,1、是文件系统建立和维护的关于系统的所有文件的清单，每个目录项对应一个文件的信息描述，该目录项又称为文件控制块（FCB）。,2、目录信息也以文件的形式存放，称为目录文件。,文件控制块的基本内容,1、文件存取控制信息，如文件名、用户名、文件主存取权限等,2、文件结构信息，文件逻辑结构、文件的物理结构等,3、文件使用信息，已打开该文件的进程数、文件的修改情况等,4、文件管理信息，文件建立日期、文件访问日期等,文件目录的分层要求,：,文件档案的目录最好不要超过5层，超过5层后，不好检索。其结构最好同纸档案架构一致。,43,文件目录文件目录43,文件目录,如何实现按名存取,当用户要求存取某个文件时，系统查找目录文件，获得对应的目录。,在文件目录中，根据用户给定的文件名，寻找到对应该文件的文件控制块（文件目录项）。,通过文件控制块所记录的该文件的相关信息（如，文件信息存放的相对位置，或文件信息首块的物理位置），依次存取该文件的内容。,44,文件目录如何实现按名存取44,文件目录结构,1、一级目录：一级目录为主文件目录，用于管理所有用户文件。,缺点：1）、重名问题（当多用户共享一个目录时）,2）、难以实现文件共享（异名共享问题）,2、二级目录：为用户的文件目录，用于管理每个用户下的文件。,3、树形目录结构：二级目录结构推广成多级目录结构。该结构像一倒置的有根树，从根向下，每个树枝都是一个子目录，而树叶就是文件。所以又称树形目录结构。,4、树形目录结构的优点：,1）、较好地反映现实世界数据集合之前的层次关系,2）、不同文件可以重名，只要不在同一个目录中,3）、容易以目录为单位进行文件的保护、保密和共享,5、文件的全名，应该从根目录开始，到该文件名为止，目录路径+文件名。,45,文件目录结构1、一级目录：一级目录为主文件目录，用于管理所有,文件组织与数据存储,与文件组织和存储相关的概念,1、卷：是物理存储介质的单位，如一盘磁带、一张光盘等。对于存储介质和存储设备可分,离的存储器，物理卷和物理设备不总是一致。,2、块：存储介质上连续信息所组成的一个区域，也叫物理记录，是主存储器与辅助存储器,进行信息交换的单位。,3、逻辑记录：文件中按信息在逻辑上的独立含义划分的一种信息单位。应用程序处理的单,位。,4、存储记录，指附加了操作系统控制信息的逻辑记录。文件管理程序处理的单位。,文件的逻辑结构,1、从用户的角度出发，在用户概念中抽象信息的组织方式，以及用户可见并可处理的数据,集合。,2、文件按逻辑结构分为两种形式,1）、流式文件：指文件内的数据不再组成记录，只是依次的一串信息集合。数据不会,再生。（无结构）,2）、记录式文件：是一种有结构的文件，包含若干逻辑记录。,注：逻辑记录是文件中按信息在逻辑上的独立含意划分的一个信息单位,46,文件组织与数据存储与文件组织和存储相关的概念46,文件的物理结构：逻辑文件在物理存储空间中的存放方法和组织关系。,1、文件的存储结构涉及：块（物理记录）的划分、记录的排列、索引的,组织、信息的搜索。,2、常见的构造物理结构的方法有：,* 计算法：设计映射算法，如线性计算法、杂凑法将逻辑地址（记录,键）转换成对应的物理地址。,* 指针法：设置专门的指针，指明相应记录的物理地址，或表达各记录,间的关联关系。,3、几种常见的文件物理结构：,顺序文件，连续存储；,连接文件,直接文件 非连续存储,索引文件,文件组织与数据存储,47,文件的物理结构：逻辑文件在物理存储空间中的存放方法和组织关系,文件的组织与数据存储,顺序文件：,紧凑顺序文件，逻辑记录连续存储在有储介质的相邻物理块上。,几种顺序文件的变种：扩展顺序文件、连接顺序文件、划分顺序文件。,连接文件：,使用连接字或指针来表示文件中各记录之间的串联关系，又称串连文件。,特点：逻辑记录顺序独立于物理记录顺序，增、删、改方便，但性能较低。,直接文件：,在记录的关键字与其存储的物理地址之间建立某种对应关系（通常采用散列函数），又称散列文件。,关健问题：对应关系的冲突问题。,直接散列法：将记录键作为记录的存取地址。,索引文件：,系统为每个文件建立一张索引表，每个表目标包含一个记录键（或逻辑记录号）及其对应的存储地址。,索引可分为：稠密型索引、稀疏型索引。,文件,目录项,记录1,记录2,.,记录N,块,块,块,地址,关健字或逻辑记录号,48,文件的组织与数据存储顺序文件：文件记录1记录2.记录,文件系统的其他功能,文件卷的安装和使用,1、文件卷，又称文件子系统，存放文件和目录信息，也存放文件属性、空闲区域信息。通常，存储介质的物理单位为一个卷。（硬盘的一个分区为一个卷）,2、Windows/Dos系统中，不需用户显示地进行文件卷安装操作。,3、Unix/Linux系统中，每个文件卷需要安装才能使用。文件系统可分为基本文件系统和可装卸的子文件系统两部分。（mount操作）,文件共享,1、文件共享是指不同用户（进程）间共同使用同一个文件。,2、文件共享还可以节省大量的外存空间，有效减少文件复制而增加的访问外存次数。,3、UNIX系统中常见的共享文件方式：静态共享、动态共享、符号连接共享。,49,文件系统的其他功能文件卷的安装和使用49,文件系统的其它功能,一、辅存空间管理：,1、辅存空间常见的分配方法,1）、连续分配，文件被存放在辅存空间的连续存储区。,2）、非连续分配：按块（扇区）为单位非连续分配；按簇为单位的非连续分配。,2、文件存储空间管理方法：位示图、空闲区表、空闲块链、成组空闲块链。,二、虚拟文件系统：,1、目标：,同时支持多种文件系统,系统中可安装多个文件系统,为用户提供一致的接口,提供网络共享文件支持,可扩充新的文件系统,2、基本思路：,1）、对多个文件系统的共同特征进行抽象组合，形成一个与具体文件系统无关的虚拟,层，并在此层上定义对用户的一致性接口。,2）、在文件系统具本实现层，使用类似开关的技术进行文件系统的转接。,50,文件系统的其它功能一、辅存空间管理：50,保管要求,归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件,1、归档载体应作防写处理。避免擦、划及触摸记录涂层。,2、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。,3、存放时应远离强磁场、强热源、并与有害气体隔离。,4、环境温度17,20；相对湿度3545%。,5、磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率,不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。,6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年一次。原载体同时保留时,间不少于4年。,7、光盘擦拭时，应用专业的擦拭工具。如麂皮。,8、移动硬盘存放时，须把数据线拔掉，把插口粘起，用防静电的袋,子装起来。（也可用自封口塑料袋）,51,保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合,照片档案的保管,底片袋：应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2-9.5之间，,-纤维素含量应高于87%。,底片袋子应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。,底片册、照片册：所有封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2-9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。,底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。,储存柜应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。储存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对储存的底片、照片无有害影响。,照片放置时，不能面对面或背对背，以防粘滞损坏。,对储存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。,52,照片档案的保管底片袋：应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性,磁性载体档案的管理与保护,磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。,长期储存的磁性载体档案的信息要经过清洁的设备录制。,储存前，检查磁带缠绕是否规整，边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续的重新缠绕，缠绕张力为1.7-2.2N（牛顿）。,应将磁带在干燥的环境中（相对湿度小于40%）快封到塑料袋中或密封容器中，以防粘合剂、润滑剂挥发。,温湿度变化范围：温度应在15-27，相对湿度40-60%。在此范围内选定一组值，选定后，在24小时内温度变不得超过+/-3 ；相对湿度变化不得超过+/-5%。最佳环境温度是18 ，相对湿度是40%。,53,磁性载体档案的管理与保护磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁,清洁及防水、防火要求,不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉制手套操作；,不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等。,装磁带（软磁盘）的装具，应洁净无尘。,库房地面不应打蜡和铺地毯。,吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外。,库房中禁止使用打印机。,库房内的设备要避免水淹，磁带架最低一层搁板应高于地面30cm以上。,库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品。,库房内严禁出现明火。,库房中应配备CO,2,灭火器。（干粉灭火器）,库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障。,重要档案应专柜存放。,54,清洁及防水、防火要求不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉制手,防磁要求,磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm。,可使用软磁物质（软铁、铁镍合金等）构成容器或箱柜，对磁场进行屏蔽。,磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内壁至少26mm。,使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76mm。,不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房。,在存放重要档案的库区，应设置测磁设备，以防止有隐藏磁场存在。,档案室应远离变压房。,55,防磁要求磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间,工作间要求,工作间应是清洁的，且温、湿度可控。,工作间应使用稳压、稳频电源。,直接工作区内禁止吸烟、喝饮料及进食。,卷轴（包括空轴）应放在专门的保护容器内,不应把磁带（软磁盘）放在热的地方，比如接近热源或阳光直射处。,定期对工作间的磁带机、软盘驱动器的机械、电气部分进行系统的检查。,应保持磁带机、软盘驱动器中全部磁带、软磁盘接触面的清洁。,工作间应备有磁带清洗机和检验器，并用来清洁和卷绕磁带。,载体文件目录清单应含：盘带号、序号文件、题名档号,56,工作间要求工作间应是清洁的，且温、湿度可控。56,感谢各位！Thanks!,57,感谢各位！Thanks!57,