秘书理论与实务－秘书信息管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,信息管理,一、信息的收集,二、信息的筛选,三、信息的分类,四、信息的校核,五、信息的传递,六、信息的存储,课程内容,事务管理,试题解析,信息管理,单项选择题例如,秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是 。,A感觉法,B认识法,C观察法,D体验法,事务管理,试题解析,信息管理,多项选择题例如,信息传递的要素包括 。,A信码,B信源,C信号,D信宿,事务管理,试题解析,信息管理,工作实务题例如,背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。15分,便 条,钟苗：,公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。,谢谢。,行政经理 苏明,二六年十二月六日,信息的概述,1、信息工作的意义,信息工作的一切行政工作的根底,信息是领导决策的依据,信息工作是增进秘书才能的最正确途径,案例,1,达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。,此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？,1,、秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？,2,、根据案例，思考信息有何特点？,案例,1,分析,秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。,小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，,帮助拟订具有操作性的产品推广方案，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。,2,、信息的特点,1,、客观性,2,、时效性,3,、可塑性,4,、共享性,5,、依附性：信息的载体有哪些？,6,、传递性,7,、开发性,8,、无限 性,1,、文字形态,2,、声像形态,3,、记忆形态,信息工作流程图,收集整理传递存储利用开发,反响,做为一个秘书，经常接触到哪些信息？,P201,一、信息的收集,1,、秘书工作中，信息收集的主要范围,政策法规信息,企业信息,客户信息、,贸易信息、,国际金融信息,国际市场信息,同级相关信息：平行单位间信息,一、信息的收集,2、信息收集的渠道：,1群众传播媒介,2图书馆,3联机信息检索渠道搜索引擎,4供给商和客户,5贸易交流渠道,6信息机构渠道,7关系渠道,8调查渠道,3、信息收集的要求,1价值性,2时效性,3层次性,4针对性,5全面性,一、信息的收集,3、信息收集的方法,1观察法,2阅读法,3询问法,4问卷法,5网络法,6交谈法,7购置法,一、信息的收集,二、信息的筛选,筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。,二、信息的筛选,案例,秘书钟苗注意信息的收集，但凡工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟苗找了半天也没个结果。,思考：钟苗的工作存在什么问题？,做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？,秘书常备的信息资料,参考书字典、年鉴、百科全书等,报纸期刊,统计资料,地图集,内部文献,常用人名联系方式,行业相关政策汇编、法律法规汇编,二、信息的筛选,标记说明,摘记,复印、裁剪,留意标题,筛选信息资料的方法,二、信息的筛选,筛选信息资料的要求：,分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见未来开展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息,二、信息的筛选,信息筛选的程序,看来源看标题看正文决定取舍,1,、突出主题思想,2,、选择典型性、淘汰一般,3,、有时效性、充满新意,4,、从实际出发，有特点,5,、选择宏观、淘汰微观,三、信息的分类,信息的分类方法,字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等,地区分类法,主题分类法,数字分类法,时间分类法按信息形成先后,根据工作需要，将各种分类方法结合使用,三、信息的分类,信息分类的本卷须知,1、利用颜色、标签区分类别,2、建立交叉参照卡,交叉参照卡,名称,/,主题：,详见：,相关名称,/,主题,四、信息的校核,信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。,信息校核的要求：,1、以原始数据为根底,2、要排除主观因素的干扰,四、信息的校核,信息校核的程序：,确定内容选择校核方法核实分析信息作出判断,1、溯源法,2、比较法,3、核对法,4、逻辑法,5、调查法,6、统计法,核对,计算,定性、定量分析,逻辑推理,判断真伪,信息的传递,信息传递的要求,迅速、准确、保密,信息传递的途径,信源信道信宿,信息传递的方向,内向传递：在单位内部进行信息交流沟通,外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息,信息传递实战演练,内向传递 外向传递,新闻稿 备忘录,文件传阅单 新闻发布会,报刊声明 公司人事会议,单位规章制度 股份公司股东大会,员工嘉奖令 处分通告,信息传递方法,语言传递,文字传递,电讯传递,可视化辅助物传递,信息的储存,信息储存的载体,纸质载体,磁性载体：,缩微品：,信息存储的设备：,文件夹、文件盒、文件袋、,有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫,科学地存放排列,信息的储存,信息储存管理系统,:,1,、信息集中管理系统,2,、信息分散管理系统,3,、信息计算机辅助管理系统,信息储存要求：,1,、保存有价值的信息,2,、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理,3,、对信息分类,4,、防止信息泄密、损坏,5,、便于查找,信息储存程序,登记编码排列保存保管,信息的储存,信息储存程序,登记编码排列保存保管,1,、手工储存,2,、计算机储存,3,、电子化储存,4,、缩微胶片储存,谢谢！,