高效会议的操作技巧(ppt 47页)

标题,第一层,第二层,第三层,第四层,*,高效会议的操作技巧,目录,第一部分 会议前的准备,第二部分 会议进行的流程,第三部分 会议后的记录及跟进,第四部分 团队解决问题的技巧,1,讨论1：,为何有效的会议技巧对职业人士至关重要？随着事业的发展，你认为你的工作中花在会议上的时间比例将会增加还是减少，原因是什么？,讨论2：,你平均每周开多少个会议？,平均每个会议的时间是多少？,会议的时间占了你整体工作时间的比例为多少呢？,你参加的会议是否每一个都是有效的？会议怎么样才算有效？,2,会议通常什么地方会出错,会议前：,通知未能及时发出，无流程、无准备,会议目标及目的不明确,召集不好，后勤不好,来错人,会议中,“三走”：,开小会,没有阶段性总结,会议时间过长,没有会议记录,会议后：,走题、走人、走神,3,会议通常什么地方会出错,会议后：,没有跟踪行动要点,根本无行动计划,没有执行已达成的共识,4,请评价一下大家以往主持或参加过的会议。,80分以上：恭喜你，你参加了一个高质量的会议,60分以上：会议效果不错,50分以上：会议效果尚可,50分一下：会议质量不尽如人意，需要作出努力,5,何为有效的会议,会议前：,明确会议目的,制定并发放会议议程,确定并检查会议的时间、地点以及设备,邀请适当与会者，给予与会者足够的时间评价,及建议会议议程,6,何为有效的会议,会议中：,与会者清楚会议目标,有效的会议领导,与会者充分沟通、表达意见,会议有建设性、气氛良好,有效总结与会者的意见、决定、提出的问题,及行动要点,有效记录会议,有效控制时间,确定如何跟进、追踪行动要点,决定下次会议日期,7,何为有效的会议,会议后：,与会者执行并追踪行动要点,8,会议流程图,计 划,开 始,执 行,结 束,跟 进,9,会议计划,1.1 明确会议的目标与收获,1.2 清晰会议的与会者,1.3 选择用以下方法达到会议目的,头脑风暴,报告,分析信息何数据,表决、决策,1.4 设计会议议程，对每一项议题,设置起始时间,1.5 把会议议程提前发给与会者,1.6 安排会议室和设备,10,会议议程,定义：议程是会议的计划和流程,目的：提高会议效率、使会议的收益有所改善,内容包括：,目 的,预计时间,议 题,会议角色,方 法,收 益,会议开始前回顾议程并调整议程,11,会议议程,会议议程样本,练习一,12,目录,第一部分 会议前的准备,第二部分 会议进行的流程,第三部分 会议后的记录及跟进,第四部分 团队解决问题的技巧,13,会议开始,2.1 热身,2.2 回顾议程,会议目的,预期结果,讨论议题,采用方法,时间安排,2.3 制定、回顾会议的基本规则,2.4 明确与会者的角色：,主持人/协调员,书写员,计时员,记录员,14,热身,定义：在会议刚开始时将与会者很快的分成小组，,大家分享主意、问题或信息。,例如：,本次会议我想到的一些问题和疑虑,为此次会议我事先准备了,我对此次会议的期望,15,会议基本规则,定义：统一与会人员的行为规则，使会议进展得更,为有效。但并不用来扼杀创造力和自然力。,例如：,会议中不接任何电话,不随便打断别人的发言和意见,发言机会均等,保密性要求,16,会议的角色,会议角色,职责,主持人/协调员,会议的主持、沟通与指引,书写员,把会议中的讨论建议写到纸板上,以引导讨论,记录员,将会议中达成的共识予以记录,计时员,控制会议时间,17,会议执行,3.1 每次讨论议程中的一个议题,3.2 制定一个恰当的会议进展速度,3.3 用合适的方法展开讨论,3.4 保证讨论不偏题,3.5 管理与会者的参与度,3.7 阶段性总结及结束讨论,3.6 检测决策,18,不受欢迎的会议,请列出你参加过的会议中令你烦恼的5件事情。,会议特征,离题,准备不足,值得怀疑的效率,注意力分散,与会者发言罗嗦,会议持续时间长,缺乏参与,令人烦恼程度,83,77,74,68,62,60,51,一组数据：,19,处理困难的会议,如何激发讨论,如何处理困境,如何协调冲突,详细信息请参见教材,20,会议结束,4.1 对作出的决策进行总结,4.2 在行动计划上达成一致,需要作些什么事？,由谁来做？,什么时候完成？,4.3 起草下次会议的议程,4.4 评估会议的有效性：,哪些方面做得好,哪些方面可以改进,4.5 感谢每个人的贡献与参与,21,如何评价会议,1、会议目标清晰,2、选择适合的设备和房间布置,3、采用适当的领导方式,4、保证与会小组在会议议程、时间、目标和基本,规则上达成一致,5、不允许小组匆忙得出结论，推出作出判断并寻找,替代方案,22,如何评价会议,6、在把各种观点和看法统一前，先通过头脑风暴展开讨论；,7、当信息较分散、决策缺乏支持时，应寻求与会小组的一致意见；,8、当看法和行为不一致、提不出意见或会议看来没有什么成效时，,就要检查与会人员之间的相互作用；,9、坚持作出行动的承诺，而这些行为在应做什么、如何跟进、,谁负责任等方面都是很具体的；,10、评价每次会议，以寻求日后会议的改进步骤。,23,目录,第一部分 会议前的准备,第二部分 会议进行的流程,第三部分 会议后的记录及跟进,第四部分 团队解决问题的技巧,24,会议跟进,5.1 迅速派发会议记录,5.2 把会议议程、会议记录和,其他重要文件归档,5.3 执行会议中达成的共识,5.4 安排时间做下次会议的,会前计划,25,会议记录,示 例,标准格式,包含内容（,Action Points,）,26,27,28,目录,第一部分 会议前的准备,第二部分 会议进行的流程,第三部分 会议后的记录及跟进,第四部分 团队解决问题的技巧,29,问题哪里来,目标没有达成问题就出现了。,问题,事情的现状,事情应该出现的状况,解决问题,消除屏障,30,问题陈述/确定屏障,信息,事实、观点、见解、预感、传闻,屏障的一边：“问题”,事情目前的状况,屏障的另一边：“解决”,事情应该出现的状况,S症状,O目标,C原因,C条件,SCOC,31,计划,行动结果,问题,问题解决,计划的核心问题是目标.,决策的核心因素同样也是目标.,想要解决,某个问题的时候，,通常这样开始：,我们的目的是什么？,32,Important,(,重要),Not,Important,(,不重要),Urgent,(紧,急),Not Urgent,(,不紧急),Crisis 危机,Urgent problems,急迫的问题,Increase volume 增进产量,Plan with deadlines,有时间限期的计划,Sudden visitors,不速之客,Some telephone call,某些电话,Some letters and reports,某些信件与报告,Necessary but not important meetings,必要而不重要的会议,Routines 烦琐,的工作,Some phone calls,某些电话,Some letters,某些信件,Time wasters 浪费时间,之事,Interesting activities,有趣的活动,Hobby Magazines,看消闲杂志,Preventive 预防,Improve productivity 改进产能,Build relationship,建立人际关系,Develop opportunity 发掘新机会,Planning,rest 规划、休闲,Family 与,家人一起,Sports 运动,A,B,C,D,对问题进行划分,33,区分事实信息与评价,看法数据,观察数据,过程数据,结果数据,客观性,科学性,34,头脑风暴法,定义：是一种快速的收集各方面建议的方法,目的：,激励创造力,使每个人都投入,聚集能量和激昂的气氛,把所有的建议与具体的人员分开,35,头脑风暴法,使用建议：,聆听,、不需争执,从“思考”开始,把所有的事宜都记下来,不进行评价,在建议的基础上提出越多的想法越好,把所有的想法都能及时展示出来,可以按顺序每个人每一轮提出一点,36,皮带的用途,37,扩散性思维与收敛性思维,第一阶段,软扩散,第二阶段,硬集中,求新,做事,What if？,Why not？,What associations can we find？,What rules can we break？,What assumptions are at work？,What is this like？,What analogy could we use？,What metaphor suggests itself？,Suppose the problem were a solution？,Will it work？,Can we do it？,Has it been tried before？,Does it fit in？,Have we got the resources？,Is the timing right？,Who can help？,How much will it cost？,Suppose it fails？,38,开发一个模型,对模型的要求：,简单，最多只有五、六个步骤,用明白实用的语言来表达,一旦你建立了模型，你必须坚持使用它直到它成为你思维中天然的一部分,39,期望安装同时进行,导致软件测试,和分配安装,需要很长时间,安装指引,重要级低,安装指引,没有准备,安装指引,作用缺乏,精细部份没有,在停产时安排,人员安装,相同的员工做,测试和安装,工作没有被认知,或得到肯定,相同的员工做,测试和安装,工作没有被认知,或得到肯定,安装指引,重要极低,仅项目负责人,检查更新安排表,理解有困难,简洁的安排表,难于理解,安装指引,重要级低,没有及时跟进安装,跟进有困难,由加班人员完成,在精细部份结构复杂,国内范围协调,安排有困难,办事处职权有限,更新,变化,输出,模式,维修与补充在,停时优先安排,旧软件能正常运行,不理解收益,安装非重要领域,延误安装软件的原因结果图,鱼骨图,40,问题树,增加,销售,改善销,售策略,改善营,销策略,降低单,位成本,销售队伍组织,销售队伍组织技术基础,促销策略,产品质量,包装,消费者广告策略,原材料的获得,生产程序,分销系统,41,MIND MAPPING,练 习,请各小组挑选一个目前遇到的问题并用鱼骨图或问题树进行分析。,43,“施乐”问题解决六步曲,找出和挑选问题,分析问题,制定解决方案,挑选和计划解决方案,实施方案,评价方案,我们要解决什么问题？,是什么阻碍了我们达,到所期望的状态？,我们怎样改变？,哪个方案最好？,我们有没有根据计划去做,我们完成得怎么样？,44,六顶思考帽子,白色思考帽子：白色显得中立而客观。白色思考帽,代表客观的事实与数字。我们有什么信息？我们需,要得到什么信息？,红色思考帽：红色暗示着愤怒、狂暴与情感。红色思考帽代表情绪上的感觉、直觉和预感。现在你感觉这个怎么样？但你不必可以去证明你的感觉。,黄色思考帽子：黄色是耀眼的、正面的。黄色思考帽代表乐观，包含着希望与正面思想。为什么这个值得做？利益是什么？为什么可以做这件事情？它为什么会起作用？,45,黑色思考帽子：黑色是阴沉、负面的。黑色思考帽也就是考虑事物的负面因素，它是对事物负面因素的主义、判断和评估。这是真的吗？它会起作用吗？缺点是什么？它有什么问题？问什么不能做？,绿色思考帽子：绿色是草地，生意盎然、肥沃丰美。绿色思考帽子代表创意与创造性的想法。有什么不同的想法？新的想法、建议和假设是什么？可能的解决办法和行动过程是什么？选择是什么？,蓝色思考帽子：蓝色是冷静的，它也是天空的颜色，在万物上方。我们走了多远？下一步采取什么？蓝色思考帽子代表思维过程的控制与组织。它可以控制其他思考帽子的使用。,六顶思考帽子,46,谢谢大家！,47,