行文技巧与规范要点

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,1,行文技巧与规范,2,公文的含义,1,公文的特征,2,公文的种类,3,公文的格式,4,公文的行文关系,5,公文写作的基本要求,6,公文拟写的步骤与方法,7,几种常用公文的写作技巧,8,培训内容,3,公文的含义,1,公文就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。,公文的特征,2,有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言，代表机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。,4,公文的种类,3,公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的,国家行政机关公文处理暂行办法,将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种可分为上行文、平行文、下行文：,1,2,3,上行文：下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。,平行文：平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。,下行文：上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。,5,公文的格式,4,标题,1,主送机关,2,正文,3,发文机关,4,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成,如：,*,局关于捐款的通知,主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。,正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。,请示问题应当一文一事，不要一文数事。,写在正文的下面偏右处，又称落款。,发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。,机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。,公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。,6,抄报、抄送单位,7,送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送,。,抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。,发文日期,5,主题词,6,发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。,发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。,发文日期一般以领导人签发的日期为准。,一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等。,词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。,7,文件版头,8,公文编号,9,签发人,10,正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。,版头以大红套字印上“,（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。,一般包括机关代字、年号、顺序号。,几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。,有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。,许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。,签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：,”,。,8,机密等级,11,紧急程度,12,机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。,密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。,机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。,这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。,紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。,附件,13,这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。,附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。,公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件,件”。,9,行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：,要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。,受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题。,上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。,平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。,下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。,公文的行文关系,5,10,不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：,公文写作的基本要求,6,条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。,造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。,正确使用顺序号,一、（一）、,1,、（,1,）,。,公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。,词章必须准确、严密、鲜明、生动。,注意几点,：,11,明确发文主旨,文件的中心内容是什么？,根据文件内容，准备采用什么文种？,明确文件发送范围和阅读对象。,明确发文的具体要求。,公文拟写的,步骤与方法,1,2,3,4,拟出提纲，安排结构,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲要仔细推敲,由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲,落笔起草、拟写正文,要观点鲜明，用材得当。,要语句简练，交代清楚。,反复检查，认真修改,关于主题的修改。,关于观点的修改。,关于材料的修改。,关于结构的修改。,关于语言的精练。,公文拟写的步骤与方法,7,12,几种常用公文的写作技巧,8,请 示,报 告,常见公文,的,形式,通 知,公 告,会议纪要,电子公文,述职报告,工作计划,13,1,、请 示,常见公文的形式,请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。,请示的特点：,针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，才可用,请示,行文。,呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的,批复,回文。,单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。,时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。,请示的分类：,请求指示性请示。,请求批准性请示。,请求批转性请示。,14,1,、请 示,常见公文的形式,请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。,请示的结构、内容和写法：,首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。,1,、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如,*,组关于*的请示,；另一种是由事和文种构成，如,关于*的请示,2,、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。,正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。,尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。,1,、开头。主要交代请示的理由。,2,、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分只宜请求一件事。,3,、结语。另起一段，其习惯用语有,当否，请批示,、,妥否、请批复,、,以上请示，请予审批,、,以上请示，呈请核准,或,以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行,。,15,2,、报 告,常见公文的形式,报告,是行政公文中的上行文种，撰写,报告,的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作决策提供依据。,报告,的,特点,报告,的,写法,一、它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，,二、报告中一般不提建议或意见。,三、报告在内容上不像,请示,那样有,一文一事,的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。,报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成,1,一、汇报性报告,汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：,1,、综合报告。,这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。,2,、专题报告。,这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。,2,二、答复性报告,这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。,3,三、呈报性报告,呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。,4,四、例行工作报告,例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。,16,3,、通 知,常见公文的形式,通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。,一般性通知。,在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。,会议通知。,上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。,任免通知。,上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。,批示性通知,指示性通知,一般性通知,会议性通知,任免通知,1,2,3,17,3,、通 知,常见公文的形式,通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。,1,被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。,2,如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。,3,关于通知的注意事项：,18,4,、公 告,常见公文的形式,公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文，它严肃、庄重，内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。,标题。,公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如,公告,，标题之下，有时可依公告单独编号。,正文。,正文一般由主旨与说明构成。,主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。,说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用,特此公告,作为结语。,落款及日期。,公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。,公 告 的 写 法,1,2,3,19,5,、会议纪要,常见公文的形式,会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文，可以多向行文。,首部。,这部分的主要项目是标题。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如,*,公司*会议纪要,。,正文。,前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、