商务礼仪电子邮件篇课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,二级,三级,四级,五级,2020/3/26,#,电子邮件,篇,人力资源部,电子邮件篇人力资源部,1,美国时代周刊2006年年度人物网民,截至2008年底，中国网民规模达到2.98亿人，较2007年增长41.9%，互联网普及率达到22.6%，略高于全球平均水平（21.9%）,2008年6月，中国网民规模超过美国,美国时代周刊2006年年度人物网民,2,商务礼仪电子邮件篇课件,3,网络的普及诞生了电子邮箱。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。,电子邮件（electronic mail，简称E-mail,标志:,也被大家昵称为“伊妹儿”）又称电子信箱、电子邮政，它是种用电子手段提供信息交换的通信方式。,网络的普及诞生了电子邮箱。特别是职业人士，还拥有使用公司域名,4,电邮的特点,使用简易,投递迅速,收费低廉,易于保存,全球畅通无阻,一对多的发送,电邮的特点使用简易,5,电邮极大改变了我们的交流方式,今天还有多少人在亲笔写信？,电邮极大改变了我们的交流方式,6,职业人士利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别职场邮件礼仪。,据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。,“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。,职业人士利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别职场邮,7,商务礼仪电子邮件篇课件,8,商务礼仪电子邮件篇课件,9,写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。,写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封E,10,关于主题,主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。,关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使,11,不要空白标题（无标题），这是最失礼的,标题要简短，不宜冗长,标题要反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”,一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理,不要空白标题（无标题），这是最失礼的,12,可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。,回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。,可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引,13,关于称呼与问候,恰当地称呼收件者，拿捏尺度,邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.,关于称呼与问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度,14,如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚,不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“,Dear xxx,”，显得很熟络,如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理”；如果不清楚职,15,Email开头结尾最好要有问候语,最简单的开头写一个“,HI,”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个,BestRegards,，中文的写个“祝您顺利”之类的祝福语,“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待,Email开头结尾最好要有问候语,16,关于正文,Email正文要简明扼要，行文通顺,Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述,正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧,关于正文Email正文要简明扼要，行文通顺,17,注意Email的论述语气,根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适,尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。,电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！,注意Email的论述语气,18,邮件门,两位当事人,陆纯初(Loke Soon Choo)，男，新加坡人。EMC公司大中华区总裁，统管EMC在中国的所有运营业务。据悉，陆拥有新加坡大学工商管理学位，是名资深的IT专业人士，也曾出任IBM、西门子等知名国际企业的高管。在赴EMC履新之前，他曾担任甲骨文大中华区总裁。,瑞贝卡是他的高级秘书：曾经历过EMC大中国区多任总裁，属于相当高级的“大秘”，在北京已经可以列入高级白领阶层。,邮件门 两位当事人,19,下班锁门引起总裁不满：总裁写了一封措辞严厉的“谴责信”,4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。陆纯初难抑怒火，在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。,陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！”陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。,邮件门：女秘书单挑外企老板,下班锁门引起总裁不满：总裁写了一封措辞严厉的“谴责信”邮件门,20,秘书回了咄咄逼人的邮件：瑞贝卡赢得“史上最牛女秘书”的称号,瑞贝卡最终为她在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。两天后，她在邮件中回复说，“首先，我做这件事是完全正确的”,一封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（广州）、EMC（上海）”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件,邮件门：女秘书单挑外企老板,秘书回了咄咄逼人的邮件：瑞贝卡赢得“史上最牛女秘书”的称号邮,21,邮件被数千人转发：有人称“解气”“骂得好”,邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书，瑞贝卡也离开了公司。EMC内部对此噤若寒蝉，一些参与转发邮件的员工挨个儿被人事部门找去谈话,尽管无论是邮件附加的个人点评还是BBS上的讨论，力挺瑞贝卡的声音都超过了八成，但外企人力资源部的管理层却并不买账。记者在电话中表明身份，瑞贝卡就明白了，“这事儿闹得太厉害，我已经找不到工作了”。她没有料到邮件会被转发出去，也没有料到目前的局面,邮件门：女秘书单挑外企老板,邮件被数千人转发：有人称“解气”“骂得好”邮件门：女秘书单挑,22,Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确,如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论,Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确,23,一次邮件交待完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。,一次邮件交待完整信息,24,尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查,这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字,在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误,尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查,25,合理提示重要信息,不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度,合理提示重要信息,26,合理利用图片，表格等形式来辅助阐述,对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴,合理利用图片，表格等形式来辅助阐述,27,不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻,BusinessEmail不是你的情书，所以：）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-：）,不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较,28,附件,如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件,附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名,正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时,附件数目不宜，超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件,如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用,如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送,附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件,29,语言的选择和汉字编码,只在必要的时候才使用英文邮件,英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书,语言的选择和汉字编码只在必要的时候才使用英文邮件,30,尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件,如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复,对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决,尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件,31,选择便于阅度的字号和字体,中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件,选择便于阅度的字号和字体,32,结尾签名,每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息,虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作,结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件,33,签名信息不宜过多,电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系,引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体,签名信息不宜过多,34,不要只用一个签名档,对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些,不要只用一个签名档,35,回复技巧,及时回复Email,收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件,对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时,如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了,如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作,回复技巧及时回复Email,36,进行针对性回复,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，