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,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Part 8,管理群体与会议,Part 8 管理群体与会议,1,学习目的：,了解组织中的群体沟通,明确会议的目的与类型,掌握有效会议的策略,学习目的：了解组织中的群体沟通,2,第一节 群体沟通,讨论1,某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：,第一节 群体沟通讨论1,3,策略一，,与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；,策略二，,告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；,策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标,4,策略三，,对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。,结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。,策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标,5,启示？,基于充分的沟通后，员工的自我管理能力、创新能力、信息共享、员工参与程度和工作绩效都比传统的管理方式下的员工要好。,启示？,6,群体沟通指组织中两个或两个以上相互作用、相互依赖的个体，为了达到基于各自目的的群体特定目标而组成集合体，并在此集合体中进行交流的过程。,正式群体与非正式群体,群体沟通指组织中两个或两个以上相互作用、相互依赖的个体，为了,7,群体的不同阶段,第一阶段：群体的形成,第二阶段：群体的震荡,第三阶段：群体成熟,第四阶段：群体衰老,第五阶段：群体解散,群体的不同阶段第一阶段：群体的形成,8,影响群体沟通的因素,(,一）群体变量,（二）环境变量,（三）任务变量,影响群体沟通的因素 (一）群体变量,9,（一）群体变量,群体规模,群体的凝聚力和士气,成员的身份和角色,领导风格,（一）群体变量,10,群体凝聚力,领导的要求与压力,成员的共同性,群体的规模,信息沟通的程度,群体与外部的关系,成员对群体的依赖性,群体的地位,目标的实现,群体凝聚力领导的要求与压力,11,群体士气,对组织目标的认同,合理的经济报酬,对工作的满足感,优秀的管理者,同事间和睦的关系,良好的沟通,奖励方式得当,良好的工作心理环境,群体士气对组织目标的认同,12,群体沟通中成员的角色,1,、工作维护性角色（以任务为中心）,2,、组织维护性角色（以结构为中心）,3,、自我维护性角色,群体沟通中成员的角色1、工作维护性角色（以任务为中心）,13,（二）环境变量,群体自然位置（,个人空间与人际状况,）,群体在组织等级制度中的位置,群体间的关系,（二）环境变量,14,（三）任务变量,任务的性质、难度、任务要求,（三）任务变量,15,群体决策,优点,：,产生更多的承诺,产生更好的决策,缺点,：,时间和效率,群体压力：从众心理,专家和领导压力,推卸责任：说而不做,群体决策优点：,16,群体决策的模式,头脑风暴,-,尽可能多的创造性,德尔菲法,群体决策的模式头脑风暴-尽可能多的创造性,17,第二节 组织和参加会议,第二节 组织和参加会议,18,为什么会议如此重要,?,为什么会议会失败,?,如何在会前作充分的准备,?,如何计划会议,影响会议成效的因素有哪些？,什么是有效会议沟通的策略？,经常困惑人们的会议沟通问题,为什么会议如此重要?经常困惑人们的会议沟通问题,19,群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。,普遍性,目的性,组织性,集体性,一、会议的定义,一、会议的定义,20,不开会的原则,如果已经有每周的例会,如果会议的成本过高,如果还有比开会更好的方法,如果没什么特别重要的事,如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人,不开会的原则如果已经有每周的例会,21,如果必须把信息同是传达给很多人,如果需要当众表扬或批评一些人,如果要让多些人参与决策的问题,如果需要听取部门汇报工作,如果要给小组委派任务,开会的原则,如果必须把信息同是传达给很多人开会的原则,22,二、明确会议目的,交流信息,通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。,给与指导,企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。,解决问题,会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。,作出决策,会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。,二、明确会议目的交流信息,23,三、,Type of meeting,谈判,目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。,通知,目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。,解决问题,目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。,决策,目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。,交流,目的是在于集思广益，常采用,“,头脑风爆法,”,讨论，即安排,5-7,人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。,三、Type of meeting 谈判,24,四、会议沟通模式,谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人?,四、会议沟通模式谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话,25,五、确定与会者构成,同质性和相异性的平衡,竞争性和合作性的平衡,任务导向和过程导向的平衡,五、确定与会者构成,26,六、明确与会者角色职责,自我检测,根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?,六、明确与会者角色职责自我检测,27,会议主席角色,情形一：,某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从,“,以巩固国内市场为主,”,转向,“,以开拓国际市场为主,”,。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用,“,各个击破,”,的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。,如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对,“,市场营销的重点,”,问题作总结?,会议主席角色情形一：,28,会议主席角色,情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开,“,中国二十一世纪的管理教学发展趋向,”,的研讨会。会议进行期间，就,MBA,教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为,MBA,教学应该以,“,案例教学,”,为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；,这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难,“,刹车,”,。,如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?,会议主席角色情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一,29,会议主席的职责,会议控制,决定讨论主题；,明确讨论范围；,确保人们围绕主题依次发言；,公正，尽全力避免与会者的争论；,确保其他成员了解会议进展情况。,会议引导,识别主题/问题；,交换和开发建议；,评价不同方案；,选择行动计划（5,W1H）。,会议主席的职责 会议控制,30,会议主席的职责,促进讨论,讨论，提问,处理不同意见,澄清观点；,分析分歧原因；,了解协调的可能性；,展开全面的讨论，把会议引向深入；,若分歧难以弥合，那就暂时放下；,作出决定,会议主席的职责 促进讨论,31,会议开始,常用的介绍方法：,自我介绍,互相介绍,主席介绍,名片介绍,会议中可应用的技巧：,造成“我群感”；,深究所有与会者参加会议的，归类；,处理好会议的显在目标与潜在目标的关系；,利用与会者的经验、专长；,对与会者的错误采取宽容态度。,会议开始 常用的介绍方法：自我介绍,32,得分为27分或27以下，您的会议主持得很好,得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题,33,2.其他,与会者的角色,决定是否需要出席会议,准备,准时与会,就某些疑点或模糊问题征询清晰解释,给出信息时，力求精确切题,倾听,支持他人,确保公平参与,反对要有根据,以能提高团队绩效的方式行事,2.其他与会者的角色 决定是否需要出席会议,34,七、会议的组织准备工作,1.确定会议主题和目标 2.制订会议活动计划 3.制订会议议程 4.发放会议举办通知 5.会场布置安排,会场的选定,会场内设备的准备,会场的布置,七、会议的组织准备工作 1.确定会议主题和目标,35,八、会议议程,“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”,会议时间(开始时间、结束时间)和地点,会议目的,会议议题的顺序,八、会议议程“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事,36,表7.4 会议议程实例,M,计算机公司 一号项目检查会议,日期：2019年12月4日，星期五 时间：下午2：30,3：45 地点：,B,大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况,议程,1公司第四季度销售情况；2上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；4关于,CPU,进展报告；5关于,Case,设计进展报告；6关于软件进展报告；7下次会议日期、时间、地点。,附件,1软件进展报告，第7号；2,Case,设计进展报告，第2号；3关于软件问题的短文。,表7.4 会议议程实例,37,议程设计的原则,明确议题,确定主次,注重实效,适时调整,提供背景资料,议程设计的原则明确议题,38,会议记录,充分了解会议主题、目的和议程,可以采用多种方式记录,记录时要紧跟会议进程,及时确认要点，澄清含糊不清的观点,避免夹杂自己的主观意见,会后校对,会议记录充分了解会议主题、目的和议程,39,会议记录,（表7.5 会议记录形式实例）,M,计算机公司,一号项目第6次检查会议纪录,时间、地点：会议于2019年12月4日(星期五)在,B,大厦第二会议室举行，下午2：30开始。,出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。,上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。,上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。完成的时限：下次会议前。,进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。完成的时限：2019年12月21日,下次会议的时间，地点：下次会议：2019年1
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