易效能时间管理分析课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,易效能时间管理课程,2015-02,时间管理的目标,什么是易效能？,人生规划的“六个高度”,时间管理的“五个流程”,时间管理的“四象限法则”,时间管理与,GTD,学习资源,时间管理的目标,1,，用最少的时间，做最有效的事情,2,，把握自己的生活，达到生活、工作、家庭、社会各个方面的平衡,1,，提高单位时间的投入产出比,2,，减少不必要的事务,平 衡,黑 洞,时间管理的目标,效 率,每天工作的三种状态,“精力集中的工作”、“真正的休息”、“浪费的时间”（时间黑洞）,什么是易效能？,1,，“易”字是从,易经,而来，大道至简，我们的要义是玩物而索得,2,，将时间管理知识转化为大家的能力，获得行为的改变,3,，养成高效与慢生活的习惯,道：忙的最大原因是没有预测力，用人生的六个高度助你检视与规划,术：人生不在于做多少事，用人生的五个流程找到重要的事情,器：要想学会时间管理，从学会运用四象限法则开始,用：大量重复持续练习，通过实践养成优秀习惯,易效能,核 心,易效能方法是什么？,要 点,1,，清空你的大脑,2,，把任务和项目具体成行动,六个高度,易效能方法是什么？,五个流程,四象限法则,人生规划的“六个高度”,戴维,艾伦提出，我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的。,规 划,人生的“六个高度”,原则（五万米）,自己的价值观、原则和目标，这是你工作生活的灵魂所在。,目标（三万米）,比愿景更细化，通常为一年内的阶段性成果。,任务（一万米）,所有需要一步以上完成的事情都是一个任务,愿景（四万米）,35,年的目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等,责任范围（两万米）,工作上的角色，如销售、管理等；生活中的角色、如父亲、子女等。,下一步行动（跑道）,这是最为细枝末节的事件，我们要将他们全部放进清单，一一消灭。,1,，自己的价值观、原则、人生目标,2,，据此对人、事、物作出评估，决定什么是最重要的，值得花费多少时间,3,，价值观不在你的记忆里，需要从你的经验中去提炼,原 则,人生的“六个高度”,愿 景,目 标,1,，根据价值观，确定三到五年内的各方面（健康、事业、生活、财富等）的愿景,2,，描绘蓝图：（,1,）我的目标是什么？（,2,）达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的？不断回顾蓝图，增强完成目标的愿望和动力。,1,，比愿景更细化，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果,2,，好的目标给人以明确的方向，能激发出人的潜能,3,，好的目标，应当符合,SMART,原则,好目标,=SMART,人生的“六个高度”,Specific,具体的目标明确,Measurable,可测量可以度量,Attainable,可实现具备能力,Realistic,可实行有现实条件,Time-base,时间线有截止时间,S,M,A,R,T,我要学好英语,我要在,60,天内完全掌握,新英语,900,句,，每天我花一个小时练习应该掌握的,15,句话，达到在,90,秒内将当天所学全部脱口说出。,具体的,掌握,新英语,900,句,可测量,每天,90,秒内脱口说出所学内容,可实现,每天才花费一个小时,可实行,每天只需掌握,15,句话,有时限,在,60,天内完成,X,X,X,X,X,针对目标进行层层分解，才能保证目标顺利实现,人生的“六个高度”,目标,计划,目标,步骤,月计划,周计划,1,，每个人都是很多角色的集合体，也在很多角色中转换,2,，每个角色的使命、目标、心态和处事方法都不相同,3,，没有进入当下角色，没有正确的心态，影响执行力,角 色,人生的“六个高度”,角色决定心态,心态决定成果,人生的“六个高度”,任 务,下一步,行动,1,，一系列行动的组合，可分解为若干行动,2,，从战略上总揽全局,“做正确的事”,1,，单一的可以立即执行的事情，由任务分解而来,2,，专注地采取正确的行为,“把事做正确”,时间管理的“五个流程”,时间管理的“五个流程”,收集,处理,组织,回顾,执行,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,，将“一切引起我们注意的东西”放在”收集篮”里,2,，在清空大脑的同时达到”心如止水”的境界,目 的,来 源,要 点,1,，使用的工具越少越好,2,，在,5,秒钟内拿出工具,3,，定期清空工具,1,，由目标分解而得到的各种计划和项目,2,，个人的突发奇想和各种突发事件,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,，对任务打上”可以执行”或”不能执行”的标签，并对任务进行分类,2,，处理过程在大脑中进行，不需要写在收集篮里,处 理,原 则,1,，从最上面一项开始，逐项处理,2,，一次只处理一件事情,3,，处理过不要再放回收集篮（被迫中断的除外）,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,不可执行,可以执行,1,，,2,分钟能搞定,立即去做,2,，需要多个步骤的项目,记入清单，任务分解,3,，指派给别人完成的事,把猴子甩到别人身上,4,，特定时间做的事,记入日程表,5,，待办事项,有空就立即搞定,1,，垃圾,浪费时间，千万别做,2,，将来某时,/,也许,时机不成熟，计入清单,3,，参考资料,无需处理，分类归档,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,按照处理的分类结果，将收集篮中的材料分别放入对应的工作清单中,组 织,3+1,清单,1,，收集篮,2,，将来某时,/,也许清单,3,，待办事项清单,4,，项目清单,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,回顾,将来某时,/,也许清单,回顾,待办,事项,清单,回顾,项目,清单,回顾,目标,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,，站在,3,万英尺的高度去看待问题,2,，让灵感应运而生,时 间,作 用,1,，每天工作第一眼,2,，每周定期做回顾,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,，采取柳比歇夫记录法，随手记录,2,，为后续的时间分析提供充分的素材,时间日志,分 析,作 用,1,，自己的高效时段在哪个时间段？,2,，本周主要完成的任务是什么？,3,，是否按照事情的重要程度来进行处理？,4,，影响工作效率的罪魁祸首是哪些事情？,5,，对于重要任务进行回顾，思考提高改善的方法。,6,，查看是否休息的时间是否充分？,1,，分析自己的时间投入与产出,2,，找到自己的最高效时间段,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,根据价值观和四象限工作法选择下一步行动,重要性,环 境,1,，根据环境对任务进行分类：打电话、计算机旁、外出等,2,，将相同环境下的任务集中处理，可以提高效率,1,，注意调节工作节奏，将难度大、耗费精力的任务与简单任务交替安排,2,，有利于集中精力，有效防止疲劳,精 力,时 间,1,，考虑现在有多长可利用时间,2,，根据时间长短，选择合适任务,时间管理的“四象限法则”,1,，由著名管理学家史蒂芬,科维,(Stephen R.Covey),提出的时间管理理论,2,，把工作按照重要和紧急两方面的程度，划分为四个象限,四象限,时间管理四象限法则,紧迫程度,根据任务的时间底线确定事情的紧迫程度,重要程度,根据职业价值观评估一件事情的重要程度,把自己所有的日常事务放到四象限中分析,具 体,分 析,时间管理四象限法则,重要且紧急,不重要且不紧急,不重要且紧急,重要且不紧急,对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理原则,对 策,时间管理四象限法则,立即去做,1,，工作压力和生活危机的主要来源,2,，是一个雷区，越少进入越好,3,，,80%,的事务都来自于第二象限没有被处理好的事务,交给别人去做,1,，我们忙碌而且盲目的源头,2,，放权交给别人去做,3,，通过委婉拒绝减少这类事务产生,有计划去做,1,，进行任务分解，制定时间表；每次投入很少时间，就可以完成庞大任务,2,，处理好的话，会减少第一象限,80%,的事务,尽量别去做,1,，用于缓冲调整，在疲惫时用来调整心态和身体,2,，投入太多精力，则是浪费生命,1,，第二象限的工作是四象限的核心和最终目的,2,，要将自己主要的时间和精力投资在第二象限,3,，关键是做好工作相关的目标描述和任务分解,第 二,象 限,时间管理四象限法则,1,，一篇文章,猴子背在谁身上,，,哈佛商业评论,1974,年,11-12,月期，作者,Willam Oncken Jr.,和,Donald L.Wass,，被要求重新刊载次数最多的文章,2,，一本书,别让猴子跳回背上,，作者,Willam Oncken Jr.,，从上篇文章扩展而来,猴 子,法 则,时间管理四象限法则,3,，猴子法则,虽然管理者将猴子（任务）分配给了下属，但是一旦任务执行发生困难，猴子（任务）就会又跳回管理者的背上。而管理者摆脱负担的方法就是应该将注意力放在分配与掌控猴子（任务分配）的工作上,1,，对管理人员来说，应该多做重要的、擅长的事情，尽量把别人能做和别人擅长的事情分配出去。这样效率才会更好。如果事无巨细，事必躬亲，只会把自己累死,时间管理四象限法则,2,，对于普通人来说，要学会拒绝无关紧要和自己不相关的事情。如果任何事情都追求完美，不知道选择和放弃，会在生活中遇到很大问题,猴 子,法 则,时间管理与,GTD,学习资源,时间管理与易效能知识云图,六个高度,五个流程,易效能,四象限法则,猴子法则,时间黑洞,柳比歇夫记录法,3+1,清单系统,有效培养习惯,Unbroken Time,80/20,法则,突发事件的处理原则,建立高效办公区,时间也是一种投资,筷子式清单,任务的分解,SMART,目标,提高执行力,职业价值观,目标的制定,衣柜整理法,时间管理,每日回顾,2,分钟原则,清空大脑,易效能学习要点总结,当你把所有事情都交给大脑思考时，大脑就会停止响应。当你把大脑有效清空时，大脑才可以用来有效思考。,不管是列清单、写目标、还是做计划，都要写下来。这是一种态度，也是一种方法。,造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把”项目”当成了”行动”！什么是项目？它是由若干个单一的行动所组成的。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。,脑袋里只装一件事，也就是一时一事。至少有这么几个好处：,1,，专注。,2,，成就感。,3,，摆脱压力。,4,，更好的结果。,任何复杂的项目都是由简单的”下一步行动”组成的。,找出”下一步行动”的秘诀：一：动词开头。二：内容清晰。三：描述结果。四：设定开始时间、周期、最后期限。,易效能学习要点总结,将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的同事采用。时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎,100%,的干扰都是来自于同事。可以想象一下，每天与同事的接触就像是搭积木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？不能！除非你和同事都是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。,你需要合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。写下第二象限优先级最高的事，然后像巴菲特那样坚信自己的长期投资，只要认为这是有价值的，就集中精力去做；当你集中精力做完这件事以后，再去做下一件。,把大量的时间花在了如何制定一个完美的人生规划上，而恰恰忘了去执行。这世界上的绝大多数人都经历过一段这样的愚蠢期。,不要做一个收藏家，而要做一个建筑工。,大家一起简单高效！,